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flaschenpost SE – Passgenaue digitale Prozesse unterstützen Wachstum

Ergebnisse

Zeit- und Kosteneinsparung durch integrierte Reparatur- und Werkstattprozesse

Digitalisiertes Bußgeldmanagement

Datenanalyse zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen

Ziele

  • Digitale und integrierte Werkstattbeauftragung 
  • Vereinheitlichung und Transparenz bei Ordnungswidrigkeiten 
  • Intelligentes Dokumentenmanagement

Herausforderung

Beschleunigung der Reparatur- und Werkstattabwicklung sowie Zentralisierung von Bußgeldern und Ordnungswidrigkeiten

Das Münsteraner Startup flaschenpost SE versteht sich sowohl als Logistik- als auch Digitalunternehmen. 2016 gegründet, garantiert das Unternehmen an aktuell 23 Standorten in Deutschland eine Getränkelieferung innerhalb von 120 Minuten an die Wohnungstür. Die flaschenpost SE ist innerhalb weniger Jahre rasant gewachsen, was sich auch in der Flottengröße widerspiegelt. Das Unternehmen startete mit 40 Fahrzeugen am Standort Münster, Ende 2020 umfasst der Fuhrpark 1.500 Fahrzeuge und etwa 100 Dienstwagen. Bis Anfang 2020 wurde der Fuhrpark mit Hilfe von Excel-Tabellen und einer externen Bereitstellung von Daten und Informationen verwaltet. Der Zeitaufwand für das mittlerweile vierköpfige Flottenmanagement Team war enorm.

Die Entscheidung für eine Flottenmanagement Software machte Fuhrparkleiter Stephan Zech vor allem von zwei Bedingungen abhängig. Zum einen sollte die Lösung auf das schnelle Wachstum des Fuhrparks und die damit zwangsläufig verbundenen Werkstattbesuche zugeschnitten sein, zum anderen mussten die bislang an den einzelnen Standorten dezentral verwalteten Ordnungswidrigkeiten digitalisiert und zusammengeführt werden. „Für uns ist es wichtig, dass wir an jedem neuen Standort sofort reagieren können“, erklärt Stephan Zech. „Das gilt besonders bei Schäden und Wartung. Der gesamte Prozess – von der Reparaturaufnahme bis zur Werkstattbeauftragung – muss den Workflow der flaschenpost SE unterstützen.“

Lösung

Intelligente Datenintegration und OCR

Die agile Flottenmanagement-Plattform von Avrios vereinfacht und beschleunigt die Prozesse bei der flaschenpost SE erheblich. Die Basis dazu ist die vollständig digitale Datenintegration. Sämtliche Daten aktualisieren sich automatisch und können in Echtzeit auch mobil abgerufen und bewertet werden. Die gesamte Werkstattabwicklung wird dadurch vereinfacht. So kann Stephan Zech anhand der Fahrzeugdaten und Schadensbilder nicht nur die im Schadenfall beste Werkstatt herausfiltern, sondern auch sehr schnell Entscheidungen treffen. „Wenn wir einen sehr hohen Bedarf an Fahrzeugen haben, kann ich eventuell die Wartung verschieben oder kleinere Reparaturen mit der nächsten Wartung zusammenlegen. All das verringert Stillstände, spart Zeit und senkt letztendlich auch die Kosten.“ 

Ein großes Problem stellten für das Unternehmen in der Vergangenheit Ordnungswidrigkeiten dar. Angesichts von rund 7.000 Fahrern, die im Wechsel mit 1.500 Auslieferfahrzeugen im Einsatz sind, war nicht nur die Strafzettel-Quote sehr hoch, sondern auch deren Verwaltung äußerst zeitaufwändig. 

Die Lösung in diesem Fall hieß OCR-Technologie. Eingehende Strafzettel werden jetzt automatisch eingelesen und in die Plattform integriert. „Durch die Zentralisierung und Vereinheitlichung ist dieser Bereich völlig transparent. Für uns war wichtig, dass der Datenschutz zu 100 Prozent eingehalten wird und das ist bei Avrios der Fall“, betont Fuhrparkleiter Stephan Zech. 

Für uns ist es wichtig, dass wir an jedem neuen Standort sofort reagieren können.
Die Avrios Plattform mit ihrer agilen Entwicklung liefert die perfekten Tools, die wir als schnell wachsendes Unternehmen brauchen. Gerade wenn es darum geht, neue Standorte zu eröffnen oder zusätzliche Fahrzeuge zu beschaffen, ist eine schnelle und einfache Integration entscheidend.

Stephan Zech

Fleet Manager, flaschenpost SE

Vorteile

Dokumentenmanagement und Datenanalyse

Avrios macht die Analyse einfacher. Das betrifft vor allem das Dokumentenmanagement. Alle relevanten Informationen und Daten aus Leasing- und Versicherungsverträgen stehen Stephan Zech jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. 

Auffälligkeiten oder Kostentreiber und damit Einsparpotenziale lassen sich sofort identifizieren.

Riskmanagement ist in allen Fuhrparks ein wichtiges Thema. Stephan Zech und sein Team nutzen auch in diesem Fall die Möglichkeiten der Plattform. So werden regelmäßig Informationen zu den einzelnen Fahrzeugen abgerufen und ausgewertet. „Wir schauen uns an, in welchen Fahrzeugen es beispielsweise Rückfahrkameras oder Parkpilot gibt und wie hoch die Schadenquote einzelner Fahrzeuge ist. Anhand der Daten kann ich entscheiden, ob und welches Assistenzsystem sinnvoll ist oder nicht.“

Die gesamten Prozesse im Fuhrparkmanagement wurden nicht nur beschleunigt, sondern sind auch einfacher und übersichtlicher geworden. Den großen Vorteil sehe ich in den vielfältigen und individuellen Analysemöglichkeiten. Ich kann jederzeit auf die Daten zugreifen, die ich für meine Entscheidung benötige.

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