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Fahrtenbuch im Fuhrpark: So funktioniert es

Ein Fahrtenbuch im Fuhrpark erleichtert die Dokumentation von Fahrten und lässt sich zur Versteuerung des geldwerten Vorteils einsetzen. Erfahren Sie jetzt, wie das Fahrtenbuch in der Praxis funktioniert und welche Vorteile die Umsetzung bietet.

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Die private Nutzung eines Dienstwagens stellt einen guten Grund für ein Fahrtenbuch im Fuhrpark dar. Doch wie funktioniert es in der Praxis ein Fahrtenbuch zu führen - mit überschaubarem Aufwand und ohne sehr umständliche Erfassung? Ein Fahrtenbuch bringt für viele Fahrer:innen von Dienstwagen finanzielle Vorteile mit. Trotzdem ist häufig eine Umsetzung in die Praxis aufgrund der Erfassung schwierig. Die Lösung: Ein elektronisches Fahrtenbuch, wie es mit Vimcar möglich ist.

Gute Gründe für das Fahrtenbuch im Fuhrpark

Zunächst einmal ist zu prüfen, ob und in welchem Ausmaß ein Fahrtenbuch im Fuhrpark Sinn ergibt. Grundlage der Überlegung ist die sogenannte Versteuerung des geldwerten Vorteils, die Nutzer:innen von Dienstwagen erfüllen müssen. Sobald ein Fahrzeug nicht nur dienstlich, sondern genauso privat nutzbar ist, ist dieser finanzielle Vorteil als geldwerter Vorteil zu versteuern. Für Unternehmen mit einem privaten Nutzungsverbot der Fahrzeuge kann es dennoch interessant sein, sich mit einem Fahrtenbuch im Fuhrpark zu befassen. Fahrten lassen sich dadurch deutlich einfacher und klar nachvollziehbar dokumentieren.

Es besteht bei der privaten Nutzung von Dienstwagen die Option, diese pauschal nach der 1-Prozent-Regelung zu versteuern oder auf das Fahrtenbuch zu setzen. Bei Elektroautos beträgt die Versteuerung nicht 1 Prozent vom Bruttolistenpreis, sondern 0,25 Prozent. Das Fahrtenbuch im Fuhrpark bietet die Option, nur die Fahrten zu versteuern, die tatsächlich angefallen sind. Es findet keine pauschale Versteuerung statt, was für Fahrzeugnutzer:innen nicht nur exakter, sondern in vielen Fällen günstiger ist. Jedoch ist zu bedenken, dass die Dokumentation lückenlos ausfallen muss, um anerkannt zu werden.

Der wichtigste Grund für das Fahrtenbuch im Fuhrpark ist damit nicht direkt die Dokumentation der Fahrten an sich, sondern vielmehr der Kostenaspekt. Vor allem bei eher wenigen Privatfahrten und bei überwiegend dienstlichen Fahrten stellt das Führen eines Fahrtenbuches einen Kostenvorteil dar, der den größeren Aufwand der Dokumentation einzelner Fahrten gerechtfertigt. Eine teilweise deutliche Kosteneinsparung ist damit auf das Jahr gerechnet möglich, sobald Fahrten einzeln dokumentiert werden.

Umsetzung in die Praxis: Das Fahrtenbuch mit Vimcar

Das Finanzamt erkennt zwei Formen von einem Fahrtenbuch an: Ein Fahrtenbuch aus Papier sowie ein elektronisches Fahrtenbuch. Die Erfassung mit Excel ist beispielsweise nicht anerkannt. Sofern der Wunsch nicht besteht, manuell die Fahrten in ein Buch in Papierform festzuhalten, liegt der Gedanke an eine elektronische Lösung nahe. An dieser Stelle kommt die Lösung von Vimcar ins Spiel. Dabei ist anzumerken, dass die Erfassung von einem Fahrtenbuch aus Papier mit einem deutlich höheren Arbeitsaufwand einhergeht, da sämtliche Fahrten penibel aufzuzeichnen sind.

Folgende Daten muss das Fahrtenbuch für eine Anerkennung beim Finanzamt enthalten:

  • Datum und Uhrzeit der Fahrt
  • Zweck und Ziel der Fahrt (dienstliche oder private Fahrt)
  • Kilometerstände sind zu Beginn und zum Ende der Fahrt anzugeben
  • Fahrten sind lückenlos aufzuzeichnen

Die automatische Lösung von Vimcar ist einfach zu installieren und genauso leicht in den Alltag zu integrieren. Sie stecken einen OBD-Stecker im Fahrzeug ein, was aufwendige Installationen unnötig macht. Die Software wurde gemeinsam mit Steuerberatern entwickelt, damit diese vom Finanzamt anerkannt wird. Fahrzeugdaten werden genau aufgezeichnet und können im Anschluss in der Fahrtenbuch-App passend in Dienst- und Privatfahrten kategorisiert werden. Das Führen von einem Fahrtenbuch erfolgt damit genau und erfordert so gut wie keinen zusätzlichen Aufwand für die Fahrer:innen. Eine pauschale Versteuerung ist nicht mehr erforderlich. Für viele Fahrer:innen geht die exakte Abrechnung nach gefahrenen Strecken mit einem finanziellen Vorteil einher.

Diese Vorteile bietet das Fahrtenbuch mit Vimcar:

  • Automatische Aufzeichnung aller Fahrten über den OBD-Stecker
  • Übertragung der Fahrtdaten über die integrierte SIM-Karte auf den Server (kein Smartphone erforderlich)
  • Einfaches Einstecken des OBD-Steckers ohne aufwendige Installation (kein Besuch in der Werkstatt erforderlich)
  • Exakte Ergebnisse durch die Nutzung von genauen Fahrzeugdaten
  • Einfache Kategorisierung der Fahrten über die Vimcar Fahrtenbuch-App
  • Rechtssicherer, besonders einfacher Export der Daten an die Finanzbehörden

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Fazit: Vereinfachte Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

Ein elektronisches Fahrtenbuch im Fuhrpark stellt eine moderne, zeitgemäße Lösung dar. Die Erfassung einzelner Fahrten ist deutlich einfacher als es bei der Variante in Papierform der Fall ist. Außerdem erkennt das Finanzamt eine lückenlose elektronische Dokumentation der Fahrten an. Für die passende Erfassung unter Berücksichtigung aller wichtigen Merkmale sorgt die Software dabei schon selbst. Es lohnt sich vielleicht nicht für alle Fahrer:innen von Dienstwagen, doch gerade dann, wenn dienstliche Fahrten überwiegen, stellt eine pauschale Versteuerung häufig einen Nachteil dar.

Sobald die Entscheidung für das Fahrtenbuch im Fuhrpark fällt, ist die passende Software wichtig. In der heutigen Zeit ergeben automatische Lösungen Sinn, die zeitsparend und genau arbeiten. Die lästige Schreibarbeit können Sie sich mit der Lösung von Vimcar ersparen, die sich unter anderem durch eine besonders einfache Installation auszeichnet. Zusammen mit der intelligenten digitalen Fuhrparkmanagement Software von Avrios ist eine automatische Erfassung und anschließende Arbeit mit allen vorhandenen Daten mit einem Klick möglich. Melden Sie sich für einen ersten Test jetzt für Ihren kostenlosen Account an - und verabschieden Sie sich von aufwendigen Prozessen mit Stift und Papier!

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