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Fahrtenbuch im Unternehmen: Guideline für den Fuhrpark

Die exakte Erfassung von privaten und dienstlichen Fahrten findet im Fahrtenbuch statt. Doch was ist ein Fahrtenbuch, welche Chancen bietet es und wie lässt sich dieses in der Praxis umsetzen? Wir betrachten im Folgenden das Fahrtenbuch mit allen wichtigen Informationen für Unternehmen.

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January 22, 2024
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In diesem Artikel erfahren Sie:

  1. Bedeutung des Fahrtenbuchs: Ein Fahrtenbuch ist für die genaue Erfassung und Kontrolle von dienstlichen und privaten Fahrten in Unternehmen unerlässlich, insbesondere für steuerliche Zwecke und effiziente Fuhrparkverwaltung.
  2. Steuerliche und mitarbeiterbezogene Aspekte: Die Führung eines Fahrtenbuchs ist oft gesetzlich vorgeschrieben und bietet neben steuerlichen Vorteilen auch Anreize für Mitarbeiter durch die Möglichkeit der Privatnutzung von Firmenwagen.
  3. Digitale Fahrtenbücher: Der Einsatz digitaler Fahrtenbücher vereinfacht die Dokumentation, spart Zeit und verbessert die Genauigkeit der Fahrtenaufzeichnung, was zu einer effizienteren Fuhrparkverwaltung führt.

Die Übersicht über private und dienstliche Fahrten sowie die Anzahl, Entfernung und mit den Fahrten zusammenhängenden Kosten lassen sich in einem Fahrtenbuch festhalten. Ohne ein solches Fahrtenbuch können Unternehmen zwar Dienstwagen vergeben, haben jedoch keine weitere Kontrolle über entstehende Fahrten. Gerade Unternehmen mit einer umfangreichen Flotte haben dann Probleme, eine korrekte Abrechnung durchzuführen. Die genaue Zuweisung von einzelnen Fahrten zu den jeweiligen Kosten macht jedoch in vielen Fällen Sinn und sorgt für eine genauere Kontrolle der anfallenden Kosten. Um Zeit zu sparen und eine bessere Kontrolle zu erhalten geht der Trend immer mehr in Richtung von einem elektronischen Fahrtenbuch. Wir schauen uns einmal genauer die Chancen und Vorteile von einem Fahrtenbuch an, genau wie die möglichen Herausforderungen, die hier zu beachten sind.

Arbeit mit einem digitalen Fahrtenbuch im Fuhrpark

Sind Fahrtenbücher im Unternehmen Pflicht? 

Fahrtenbücher sind in Deutschland für Unternehmen mit Fuhrpark unter bestimmten Bedingungen Pflicht. Sie dienen der Dokumentation der Fahrten von Firmenwagen, was insbesondere für steuerliche Zwecke relevant ist. Dies gilt vor allem dann, wenn Fahrzeuge auch privat genutzt werden. Ein Fahrtenbuch muss alle Fahrten lückenlos und detailliert dokumentieren, inklusive Datum, Kilometerstand, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchten Adressen. Die Anforderungen an ein Fahrtenbuch sind gesetzlich festgelegt, um eine korrekte Besteuerung der Fahrzeugnutzung zu gewährleisten.

Privatnutzung als Bonus für die Mitarbeiter 

Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern häufig die Nutzung von Firmenwagen und Poolfahrzeugen für Privatfahrten, um zusätzliche Anreize und Vorteile zu bieten. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen, da die private Nutzung des Firmenwagens als wertvolles Zusatzprivileg wahrgenommen wird. Außerdem kann es für Mitarbeiter, die häufig dienstlich unterwegs sind, eine praktische Lösung sein, keinen separaten Privatwagen unterhalten zu müssen. Darüber hinaus kann dies auch als Teil eines umfassenderen Mobilitätskonzepts des Unternehmens dienen, das flexible Mobilitätslösungen für die Belegschaft bietet.

Privatfahrt mit einem PKW durch ein Fahrtenbuch im Unternehmen

Gehaltsumwandlung für Firmenwagen: Steuerliche Vorteile und attraktive Mitarbeiterangebote

Firmenwagen werden oft als Teil der Gehaltsumwandlung genutzt, indem Mitarbeiter einen Teil ihres Bruttogehalts in die Nutzung eines Firmenwagens umwandeln. Dies bietet steuerliche Vorteile sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber und kann zu einer effizienteren Gesamtvergütung führen. Die Gehaltsumwandlung macht hochwertige Fahrzeuge für Mitarbeiter zugänglich, die sonst möglicherweise außerhalb ihres Budgets liegen würden.

Mobilitätsbudgets statt Firmenwagen

In jüngster Zeit verzichten viele Mitarbeiter jedoch auf Firmenwagen zugunsten alternativer Fortbewegungsmittel und Mobilitätsbudgets. Dieser Trend spiegelt ein wachsendes Umweltbewusstsein und den Wunsch nach flexibleren Mobilitätsoptionen wider. Mobilitätsbudgets ermöglichen es Mitarbeitern, verschiedene Verkehrsmittel wie öffentliche Verkehrsmittel, Fahrräder oder Carsharing-Dienste zu nutzen, was die Abhängigkeit von einem einzelnen Fahrzeug verringert und zur Nachhaltigkeit beiträgt. Mehr Informationen finden Sie in diesem E-Book “Mobilitätsbudget”.

1 Prozent Regelung vs. Fahrtenbuch im Fuhrpark

In Deutschland existieren hauptsächlich zwei Versteuerungsmethoden für die private Nutzung von Firmenwagen und Poolfahrzeugen: die 1-%-Regelung und die Versteuerung mittels Fahrtenbuch. Die 1-%-Regelung basiert auf dem Listenpreis des Fahrzeugs. Hierbei wird monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil anhand der tatsächlichen privaten Nutzung des Fahrzeugs berechnet. Dies erfordert eine genaue Dokumentation aller Fahrten in einem Fahrtenbuch, um den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln.

Fahrtenbuch für Unternehmen

Vor- und Nachteile der Methoden

Die 1-%-Regelung und das Fahrtenbuch bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile für Fahrer von Firmen- und Poolfahrzeugen. Bei der 1-%-Regelung ist der Vorteil die Einfachheit der Berechnung, da monatlich pauschal 1 % des Listenpreises versteuert wird. Dies spart Zeit und Aufwand für die detaillierte Dokumentation. Allerdings kann dies für Fahrer, die das Fahrzeug selten privat nutzen, zu einer höheren Besteuerung führen. Das Fahrtenbuch erfordert eine genaue Dokumentation aller Fahrten, was aufwendiger ist, aber für Fahrer, die den Firmenwagen oder ein Poolfahrzeug selten privat nutzen, kann dies zu einer niedrigeren Besteuerung führen, da nur die tatsächliche private Nutzung versteuert wird. Mehr zu den beiden Methoden bei Poolfahrzeugen erfahren Sie hier: Fahrtenbuch bei Poolfahrzeugen.

Die Rolle von digitalen Fahrtenbüchern im Unternehmen

Die Nutzung eines Fahrtenbuchs im Fuhrpark bietet zahlreiche Vorteile für die genaue Zuordnung und Abrechnung der Fahrzeugkosten. Es ermöglicht die detaillierte Erfassung von Kosten für Benzin und Kilometerstände, was ohne eine solche Dokumentation schwer möglich wäre. Zwar können Tankkarten bei der Abrechnung helfen, bieten aber keine vollständige Dokumentation der Fahrten. Insbesondere für Unternehmen mit Lieferservice oder ähnlichen Geschäftsmodellen ist es wichtig, exakte Kosten, die Anzahl der Fahrten und die Auslastung der Flotte zu kennen. Dies erleichtert die Berechnung von Gewinnen, anfallenden Kosten und deren Umlage auf Produkte oder Dienstleistungen. Die klassische Dokumentation in Form von handschriftlichen Notizen oder einer Excel-Tabelle kann abschreckend wirken, doch moderne digitale Lösungen erleichtern die Fahrtenbuchführung erheblich und machen sie attraktiver für Fahrer.

Arbeit an einem digitalen Fahrtenbuch im Fuhrpark

Vorteile von elektronischen Fahrtenbüchern für den Fuhrpark

In der Praxis bietet ein digitales Fahrtenbuch zahlreiche Vorteile. Es ist einfacher zu führen, kostet weniger Zeit und ist leicht nachvollziehbar. Die pauschale Abrechnung der Fahrten mit der 1-%-Regel, bei der monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises als geldwerter Vorteil zu versteuern ist, ist nicht immer ideal. Hierbei ist eine genaue Berechnung der finanziellen Vor- und Nachteile im Vergleich zur Fahrtenbuchmethode notwendig. Oftmals sind Fahrer mit der Abrechnung über das Fahrtenbuch finanziell besser gestellt. Digitale Fahrtenbücher nutzen häufig einen OBD-Stecker (On-Board-Diagnose), der direkt mit dem Fahrzeug verbunden wird und automatisch alle relevanten Daten wie Fahrstrecke, Zeiten und Geschwindigkeit erfasst. Dies ermöglicht eine präzise und automatisierte Erfassung aller Fahrten, was sowohl für Unternehmen als auch für die Fuhrparkverwaltung eine bessere Gesamtkontrolle bedeutet.

Effizienz neu definiert: Das Vimcar Fleet Fahrtenbuch

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Effizienz in jedem Unternehmensbereich entscheidend. Dies gilt insbesondere für die Verwaltung von Fuhrparks, wo jede Sekunde und jeder Cent zählen. Aber wie kann die Effizienz gesteigert werden, ohne die Qualität der Fahrtenbuchführung zu beeinträchtigen? Die Antwort liegt in der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Hier setzt das Vimcar Fleet Fahrtenbuch an: Eine innovative Lösung, die speziell darauf ausgerichtet ist, die Fahrtenbuchführung für Unternehmen zu vereinfachen, rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten und gleichzeitig Zeit sowie Kosten zu sparen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie das Vimcar Fleet Fahrtenbuch Ihren Fuhrpark transformieren kann.

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FAQ Fahrtenbuch im Fuhrpark

1. Was ist ein Fahrtenbuch?

Es handelt sich um eine Aufzeichnung aller privaten und dienstlich durchgeführten Fahrten mit einem Dienstfahrzeug. Diese Aufzeichnung dient dem Zweck, Kosten zu berechnen, die Nutzung nachzuvollziehen und zwischen einer privaten und dienstlichen Nutzung zu unterscheiden. Darüber hinaus ermöglicht diese Form der Aufzeichnung es Unternehmen, einzelne Strecken nachzuvollziehen. Gerade bei Lieferdiensten oder bei Taxi-Apps ist eine solche Dokumentation damit enorm wichtig für die gesamte Kalkulation des Unternehmens.

2. Warum führen viele Unternehmen keine Nachweise über die Fahrten?

Einerseits fehlt die Zeit für die Umsetzung und Auswertung einer solchen Dokumentation. Andererseits sind die technischen Voraussetzungen oft noch gar nicht geschaffen. Eine handschriftliche Dokumentation ist nur schwer umsetzbar und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Darüber hinaus macht es nur Sinn, ein solches Fahrtenbuch zu führen, wenn dieses später ausgewertet wird.

3. Wer führt ein Fahrtenbuch?

Jeder Fahrer eines Dienstwagens führt die Dokumentation im Idealfall selbst. Jeder Fahrer eines Dienstwagens, der den Wagen für Privatfahrten nutzt, führt genauso ein Fahrtenbuch.

4. Welche Herausforderungen sind in der Praxis zu beachten?

Der Zeitaufwand für das Führen von einem Fahrtenbuch ist enorm hoch, wenn keine moderne Lösung vorhanden ist. In der Praxis ist damit nur eine einfach bedienbare, digitale und mit einer Fuhrparkmanagement Software verknüpfte Lösung von Interesse. Zumindest für Unternehmen, da eine vollständige Auswertung der Daten sonst kaum umsetzbar ist.

5. Welche Daten werden im Fahrtenbuch festgehalten?

Im Fahrtenbuch ist das Abfahrtsdatum, der Abfahrtsort, der Name des Fahrers und der Zweck der Fahrt festzuhalten. Die Ankunftszeiten sind ebenfalls zu notieren. Das Fahrtenbuch muss zeitnah nach der Fahrt vollständig geschrieben werden, damit es anerkannt wird. Das macht eine handschriftliche Erfassung schwierig. Zu beachten ist außerdem, dass eine handschriftliche Erfassung mit einem Bleistift nicht zugelassen ist.

6. Besteht die Pflicht für die Aufzeichnungen?

Nein, es besteht keine gesetzliche Pflicht für ein Fahrtenbuch. Es ist aber möglich, eine solche Aufzeichnung zur besseren Übersicht und für die Abrechnung anzuordnen. Sonst besteht die Möglichkeit, die pauschale 1 % Regel anzuwenden, um kein Fahrtenbuch zu führen. Dadurch ist der Aufwand geringer, die finanzielle Belastung kann aber je nach Fall größer sein.

Fazit: Fahrtenbuch im Fuhrpark

Ein Fahrtenbuch im Fuhrpark ist hilfreich, wenn die Kontrolle der einzelnen Fahrten vorhanden sein muss. Das ist gerade bei Fahrten mit einem Wagen der Flotte der Fall, bei denen genau berechnet wird, wie lange diese dauern und welche Kosten damit in Verbindung stehen. Gleiches gilt für Fahrten vom eigenen Zuhause bis zum Arbeitsplatz für die Fahrer, da eine korrekte Erfassung die Abrechnung der Kilometerpauschale erleichtert. Hier ist von jedem Fuhrparkmanager abzuwägen, ob ein Fahrtenbuch im Fuhrpark erforderlich ist, oder ob das nicht der Fall ist. Das hängt ganz klar mit von den Möglichkeiten, von der Umsetzung sowie vom jeweiligen Geschäftsmodell mit ab. Es hängt mit von der Anzahl der gefahrenen Kilometer sowie von der Entfernung ab, ob ein Fahrtenbuch ideal ist oder nicht. In vielen Fällen macht diese Form der Abrechnung in finanzieller Hinsicht einen Unterschied aus.

In jedem Fall stellt eine genauere Überwachung und Zuweisung von Kosten sowie eine umfassende Planung eine deutliche Erleichterung im Alltag des Fuhrparkmanagers dar. Unsere Avrios Software unterstützt dabei, Kosten zu identifizieren, zu senken und dabei Zeit zu sparen. Je besser die Überwachung der Kosten und der Nutzung der Flotte überwacht wird, desto exakter können Flottenmanager analysieren und planen.

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