Dans cet article, vous apprendrez :

1. L'importance du contrôle régulier des permis de conduire : dans les entreprises disposant d'un parc automobile, il est essentiel de vérifier régulièrement que seuls les employés autorisés conduisent les véhicules.
2. Méthodes et défis du contrôle des permis de conduire : il existe des méthodes manuelles et électroniques pour vérifier les permis de conduire. Les contrôles manuels peuvent être fastidieux et poser des problèmes en matière de protection des données.
3. Avantages des solutions numériques : les contrôles électroniques du permis de conduire offrent efficacité, sécurité juridique et sont souvent conformes au RGPD. Ils s'intègrent parfaitement dans les systèmes de gestion de flotte existants.

Contrôle du permis de conduire dans la flotte – Contexte et conseils

Le contrôle régulier du permis de conduire fait partie du quotidien de toute entreprise qui dispose d'une flotte de véhicules. Dès qu'une entreprise met à disposition des véhicules de tout type pour des déplacements professionnels, le contrôle des permis de conduire par l'employeur est obligatoire. Ce dernier doit veiller à ce que seuls les employés autorisés, c'est-à-dire ceux qui possèdent le permis de conduire requis, conduisent ces véhicules. L'obligation de contrôle protège les entreprises contre les actions en responsabilité, est importante pour les assurances et contribue enfin à la sécurité de l'entreprise. De plus, elle est prescrite par la loi.

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Base juridique du contrôle du permis de conduire

L'obligation de contrôler le permis de conduire n'est pas clairement définie par la loi. Toutefois, l'article 21 du code de la route allemand (StVG) explique les conséquences possibles de la conduite sans permis. Selon cet article, une « peine d'emprunt de liberté pouvant aller jusqu'à six mois ou une amende pouvant aller jusqu'à 180 jours-amende » est prévue.

Dans ce cas, l'entreprise agit en tant que détenteur du véhicule. Cela signifie également qu'elle est tenue responsable si ses employés utilisent sans autorisation les véhicules mis à leur disposition.

Méthodes de contrôle du permis de conduire

Il existe deux possibilités pour vérifier le permis de conduire : le contrôle manuel, c'est-à-dire physique, sur place, et le contrôle électronique du permis de conduire.

Dans le cas d'un contrôle manuel, le gestionnaire de flotte fixe généralement un rendez-vous afin de vérifier l'authenticité du permis de conduire. Le contrôle du permis de conduire est documenté et signé par les deux parties.

Les défis du contrôle manuel des permis de conduire

Ce qui semble simple à première vue peut s'avérer complexe. Dans les grandes flottes, le contrôle manuel prend beaucoup de temps et engendre des coûts élevés. Cela est d'autant plus vrai dans les entreprises qui ont plusieurs sites. Il est alors souvent nécessaire que les employés se rendent au siège social. Il est également possible de convenir d'un rendez-vous pour le contrôle des permis de conduire sur place, auquel cas c'est le responsable du parc automobile qui se déplace. Ces deux scénarios sont peu pratiques dans le quotidien professionnel. À cela s'ajoute le fait que les listes gérées manuellement peuvent contenir des erreurs et que leur numérisation demande beaucoup de travail. Les exigences en matière de protection des données imposent également un stockage sécurisé, ce qui nécessite de l'espace.

Dans les petites entreprises, le contrôle manuel des permis de conduire peut être une solution efficace qui ne demande que peu d'efforts. Cependant, le défi du stockage conforme à la protection des données se pose également dans ce cas.

Le passage à la version numérique en vaut la peine

Le contrôle électronique des permis de conduire réduit considérablement le travail de vérification. L'assistance numérique permet de réaliser efficacement le contrôle lui-même ainsi que la documentation. À l'aide d'un logiciel, l'authenticité et la validité du permis de conduire sont vérifiées. Le système transfère automatiquement les résultats dans un dossier électronique. Le processus de contrôle est particulièrement simple à réaliser via une application. Les employés scannent ou photographient les permis de conduire. Les données sont immédiatement vérifiées et enregistrées.

Avantages du contrôle électronique des permis de conduire

Le contrôle électronique des permis de conduire réduit au minimum la charge de travail des employés et de la gestion du parc automobile. Il n'est plus nécessaire de prendre rendez-vous ni de tenir des listes manuelles. Cela permet d'économiser du temps, des efforts et des ressources humaines.

De plus, le contrôle électronique des permis de conduire par logiciel offre généralement d'autres fonctions pratiques. Les gestionnaires de flotte peuvent ainsi recevoir des rappels pour les contrôles à effectuer. Les données peuvent être transférées vers un logiciel de gestion de flotte et utilisées, par exemple, pour la planification des missions. Cela s'avère pratique lorsque des employés titulaires de certaines catégories de permis de conduire sont nécessaires.

Grâce à la vérification numérique des permis de conduire, les entreprises sont également en conformité sur le plan juridique et en matière d'assurance. Elles peuvent à tout moment prouver que la vérification a bien eu lieu et qu'elle a été effectuée avec succès.

Il existe différentes solutions logicielles pour le contrôle électronique des permis de conduire. Des fournisseurs tels qu'Avrios proposent des solutions de vérification numérique dans le cadre de leur logiciel de gestion de flotte ou sous forme d'interface.

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Déroulement du contrôle du permis de conduire

Avec la solution Avrios, il est nécessaire de télécharger une photo en temps réel du permis de conduire dans l'application de contrôle. Une photo plus ancienne n'est donc pas autorisée. Cela renforce la sécurité juridique. Des fonctions de rappel garantissent des cycles de contrôle sans faille. Les conducteurs saisissent les données de leur permis de conduire et téléchargent la photo. Le système vérifie les données, signale le contrôle effectué à la direction du parc automobile, qui procède à une confirmation finale.

Bon à savoir : la vérification du permis de conduire n'est pas réglementée par la loi, pas plus que la fréquence à laquelle elle doit être effectuée. En général, une vérification deux fois par an est considérée comme suffisante par le législateur. Dans certaines circonstances, une vérification plus fréquente peut être nécessaire, par exemple en cas de suspicion de perte du permis de conduire. La vérification doit également être effectuée pour les nouveaux employés et en cas de changement de véhicule.

Protection des données lors du contrôle du permis de conduire

Qu'il s'agisse d'un contrôle manuel ou électronique, la vérification collecte et enregistre des données à caractère personnel. Celles-ci sont soumises au règlement général sur la protection des données (RGPD). Les entreprises doivent donc s'assurer que toutes les informations collectées sont conservées de manière sécurisée et protégées contre tout accès par des tiers.

Cela pose un défi supplémentaire lors du contrôle manuel. Si le gestionnaire de flotte copie le permis de conduire dans le cadre de cette procédure, cela peut être considéré, à strictement parler, comme un faux en écriture. Toutefois, il suffit généralement de consigner la validité dans un formulaire juridiquement valable. Seules les données absolument nécessaires doivent y être enregistrées. Si la documentation est numérique, le formulaire doit être crypté. N'oubliez pas : vous devez toujours obtenir l'autorisation des employés pour le stockage des données.

Du point de vue de la protection des données, il est également plus sûr d'opter pour une solution numérique. Les logiciels appropriés disposent généralement déjà d'une technologie de sécurité conforme à la protection des données et enregistrent automatiquement les informations de manière juridiquement sûre.

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Bonnes pratiques pour des contrôles de permis de conduire efficaces

Le contrôle électronique des permis de conduire s'intègre parfaitement dans le quotidien professionnel : les fonctions de rappel et la possibilité de scanner directement le permis de conduire via une application permettent un gain de temps considérable. Si les données sont en outre transmises à un système centralisé de gestion du parc automobile, le contrôle nécessaire ne nécessite pratiquement plus aucune intervention manuelle.

Malgré la simplification numérique, il est recommandé de sensibiliser le personnel à la nécessité du contrôle des permis de conduire. Cela augmente la volonté de procéder à la vérification lorsque celle-ci est due. Des formations sont disponibles pour garantir le bon déroulement de cette opération. Elles peuvent également être dispensées sous forme numérique et ne nécessitent donc qu'un effort minimal.

Conclusion – Contrôle des permis de conduire pour plus de sécurité dans la flotte

Le contrôle des permis de conduire est l'une des tâches les plus importantes dans une flotte. Grâce à l'assistance électronique, il peut être effectué en toute sécurité juridique et de manière pratique pour toutes les parties concernées. Les rendez-vous de contrôle individuels sont supprimés et les solutions numériques enregistrent automatiquement les données collectées conformément au RGPD. Le contrôle électronique des permis de conduire ne se contente donc pas d'améliorer la sécurité routière. Il protège également les entreprises contre d'éventuelles actions en recours et pertes d'assurance.

FAQ sur le contrôle des permis de conduire

1. Quelle est la base juridique du contrôle des permis de conduire dans les flottes de véhicules ?

L'obligation de contrôler les permis de conduire n'est pas explicitement stipulée par la loi, mais l'article 21 du code de la route (StVG) explique les conséquences de la conduite sans permis. En tant que propriétaires de véhicules, les entreprises sont tenues de s'assurer que seuls les employés autorisés utilisent les véhicules.

2. Quelles sont les méthodes de contrôle des permis de conduire ?

Il existe deux méthodes principales : le contrôle manuel et physique sur place et le contrôle électronique du permis de conduire. Le contrôle électronique s'effectue souvent à l'aide d'un logiciel spécialisé ou d'une application qui vérifie l'authenticité et la validité du permis de conduire.

3. Quels sont les défis liés au contrôle manuel du permis de conduire ?

Dans les grandes flottes, le contrôle manuel est long et coûteux, en particulier lorsqu'il s'agit de plusieurs sites. De plus, la saisie manuelle des données peut être source d'erreurs et les exigences en matière de protection des données nécessitent un stockage sécurisé des données.

4. Quels sont les avantages du contrôle électronique des permis de conduire ?

Le contrôle électronique réduit considérablement la charge de travail, élimine la nécessité de rendez-vous personnels et de listes manuelles. Il offre une sécurité juridique et en matière d'assurance et s'intègre parfaitement aux systèmes de gestion de flotte existants.

5. Comment la protection des données est-elle garantie lors du contrôle des permis de conduire ?

Que ce soit lors d'un contrôle manuel ou électronique, les données à caractère personnel doivent être protégées conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). Les solutions numériques offrent généralement déjà une technologie de sécurité conforme à la protection des données et enregistrent automatiquement les informations de manière conforme à la législation.

Ressources pour le contrôle des permis de conduire

Modèles et livres électroniques

• Modèle PDF pour le contrôle du permis de conduire
• E-book sur la responsabilité du propriétaire dans le parc automobile

Articles

• Contrôle électronique du permis de conduire
• Plus de sécurité dans la gestion de flotte : ce qui compte
• Logiciel de gestion de flotte : 5 avantages du logiciel Avrios pour les gestionnaires de flotte
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• La politique automobile adaptée à votre entreprise
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• Tâches de gestion de flotte : les obligations du responsable de flotte
• Approvisionnement dans le domaine des flottes : les responsables de flotte dans la situation actuelle
• Certificat de qualification du conducteur
• Contrôle des permis de conduire par l'employeur
• Conduite sans permis
• Logiciel de gestion de flotte pour la gestion de la responsabilité du propriétaire

Vidéo de présentation du contrôle des permis de conduire

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