Les 5 situations les plus épuisantes en matière de gestion de flotte

Le quotidien d'un gestionnaire de flotte est un véritable numéro de jonglage : il faut gérer mille priorités de front sans jamais perdre de vue l'essentiel. Même si vous êtes passionné par le contact humain, la gestion des véhicules et le suivi administratif, certaines situations peuvent vite devenir usantes. Nos conseils et astuces ont été précisément conçus pour ces moments de rush ! L'objectif ? Vous aider à garder votre calme aujourd'hui, et à anticiper ces urgences à l'avenir.

1 - Courir après un kilométrage manqué

L'une des principales missions du gestionnaire de flotte est de contrôler les écarts kilométriques (surkilométrage et sous-kilométrage) des véhicules en location. Cela luipermet de prendre des contre-mesures à temps et d'éviter les mauvaises surprises et les coûts supplémentaires à la fin du contrat. Pour ce faire, il est essentiel d'avoir une vue d'ensemble du kilométrage actuel de tous les véhicules de la flotte. En réalité, la majorité des gestionnaires de flotte souffrent d'un manque crucial de données kilométriques à jour. Un véritable défi au quotidien : il faut relancer inlassablement les conducteurs pour obtenir leurs relevés, aller inspecter les compteurs directement sur le parking, ou encore éplucher manuellement les factures de cartes carburant...

C'est là que les logiciels de gestion de flotte peuvent vous aider. Avec Avrios, le kilométrage est automatiquement lu via l'intégration de la carte carburant et le kilométrage actuel est toujours disponible dans le système pour chaque véhicule. Apprenez-en plus sur le sujet ici.

2 - Traitement fastidieux des sinistres

Rassembler toutes les informations liées à un sinistre — coordonnées, circonstances du sinistre, photos des dégâts — exige déjà un temps et une énergie considérables. Vient ensuite l'étape du traitement : faut-il déclarer le sinistre à l'assurance ? Si oui, il faut lui transmettre l'intégralité du dossier. Pendant ce temps, le conducteur, lui, attend une réparation rapide. Pour le gestionnaire de flotte, commence alors une course contre la montre : solliciter des devis, mandater le bon atelier et, souvent, organiser un véhicule de remplacement. Piloter tout ce processus demande un suivi constant et rigoureux... une mission qui vire au casse-tête lorsque plusieurs sinistres surviennent en même temps.

C'est là qu'un logiciel comme Avrios fait toute la différence : le conducteur peut photographier les dégâts directement avec son smartphone et les importer dans le rapport des dommages de l'application. Il signale ainsi précisément chaque impact sur le véhicule en quelques clics. L'intégralité du cycle de gestion des sinistres se retrouve ainsi centralisé : de la déclaration imagée sur le terrain à la gestion électronique des documents, en passant par le suivi en temps réel de l'état du parc et le lancement des ordres de réparation en atelier. Il n'y a rien de plus facile.

‍

3 - Payer des amendes

Une ou deux contraventions pour excès de vitesse ou des amendes de stationnement font partie de la vie, que vous utilisiez votre voiture privée ou votre voiture de société. En tant que responsable de flotte qui gère un grand nombre de véhicules, vous faites régulièrement face aux amendes reçues par vos conducteurs. Cela fait partie de votre tquotidien. Pour autant, subir les retards de traitement, courir après les délais et accumuler les majorations ou les frais de rappel n'a rien d'une fatalité. D'autant que ces contraventions doivent être réglées directement par le conducteur responsable et non par l'entreprise. En l'absence de processus automatisé, leur gestion — de la réception au contrôle, jusqu'à la désignation du chauffeur — génère une charge administrative lourde et des coûts cachés évitables.

Pour y remédier, une solution de gestion de flotte avec gestion automatique des amendes est une bonne idée, afin qu'aucune amende ne soit perdue ou ne soit payée à temps par la personne qui l'a infligée.

4 - Effectuer des contrôles de permis de conduire

En France, l'employeur a une obligation de sécurité envers ses salariés. Si un collaborateur commet un accident grave au volant d'un véhicule de société alors que son permis était suspendu ou annulé, la responsabilité pénale du dirigeant (ou du gestionnaire de flotte par délégation) peut être engagée.

Avrios automatise entièrement le contrôle des permis en envoyant des rappels aux conducteurs, qui n'ont plus qu'à photographier leur document depuis leur smartphone. La plateforme analyse ensuite sa validité et centralise le statut de conformité de la flotte sur un tableau de bord en temps réel, protégeant ainsi l'entreprise sur le plan juridique sans aucun effort manuel. Vous avez envie d'en savoir plus sur le sujet ? Cliquez ici.

5 - Obtenir et comparer les offres de crédit-bail

La matinée commence par un rappel d'Outlook indiquant qu'un contrat de leasing expire dans six mois et que le gestionnaire de flotte a besoin d'une deuxième tasse de café immédiatement. Chaque achat nécessite toujours beaucoup d'efforts : obtenir des offres différentes, puis trouver et comparer les bons chiffres sur de grandes quantités de papier. C'est une mission qui peut s'avérer être un véritable défi.

Le problème : Quand un gestionnaire veut intégrer un nouveau véhicule, il doit contacter plusieurs concessionnaires ou loueurs, récolter les devis, essayer de les comparer alors qu'ils ne sont pas présentés de la même façon, et gérer de multiples allers-retours. C'est long et fastidieux.

La solution Avrios : La plateforme digitalise tout ce tunnel d'achat. Le gestionnaire lance un appel d'offres en quelques clics, l'outil centralise les propositions des fournisseurs, harmonise les données et permet de comparer les prix et les options en un coup d'œil pour faire le meilleur choix.