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Der Fuhrparkleiter: Ein spannender Beruf voller Verantwortung

Das Aufgabenfeld eines Fuhrparkleiters reicht von strategischen Überlegungen bis hin zum operativen Tagesgeschäft und beinhaltet die Zusammenarbeit mit Fahrern, der Geschäftsführung und so ziemlich allen Abteilungen eines Unternehmens. Dabei ist der Fuhrparkleiter ein echtes Organisationstalent und beeindruckt durch Koordination, eine effiziente Verwaltung und einen Blick auf die Kosten. Heute betrachten wir das Berufsbild, die Aufgaben sowie die Gründe, warum es ohne den Fuhrparkmanager nicht geht. Zumindest gilt das, sobald ein Fuhrpark im Unternehmen vorhanden ist.

September. 20, 2021

Unternehmen benötigen für den Transport von Produkten und Waren sowie für viele Mitarbeiter im Außendienst eigene Fahrzeuge, die der Fuhrparkleiter überwacht. Ein Fuhrpark ist immer so umfangreich, wie es für das Unternehmen Sinn macht und geht mit verschiedenen Kosten einher. Aufgabe des Fuhrparkleiters ist es, die Kosten im Blick zu haben, möglichst zu reduzieren und zusätzlich Pflichten und Verantwortungen im Fuhrpark zu erfüllen. Der Beruf als Fuhrparkleiter ist damit spannend, steckt voller Verantwortung und bietet zudem viele Möglichkeiten für Innovationen im Unternehmen.

Das Aufgabenfeld reicht von strategischen Überlegungen bis hin zum operativen Tagesgeschäft und beinhaltet die Zusammenarbeit mit Fahrern, der Geschäftsführung und so ziemlich allen Abteilungen eines Unternehmens. Dabei ist der Fuhrparkleiter ein echtes Organisationstalent und beeindruckt durch Koordination, eine effiziente Verwaltung und einen Blick auf die Kosten. Heute betrachten wir das Berufsbild, die Aufgaben sowie die Gründe, warum es ohne den Fuhrparkmanager nicht geht. Zumindest gilt das, sobald ein Fuhrpark im Unternehmen vorhanden ist.

Was ist ein Fuhrparkleiter?

Viele Unternehmen verfügen über einen Fuhrpark, der je nach Ausrichtung, Mitarbeiterzahl und Anzahl von Standorten unterschiedlich groß ausfällt. Die Verwaltung aller Fahrzeuge, die Überwachung von Kosten, von Fahrern und vom Status der Flotte ist eine umfangreiche Aufgabe. Dabei ist es gar nicht entscheidend, ob nur 5, 50 oder 500 Fahrzeuge zur Flotte gehören. Unternehmen brauchen einen qualifizierten Fuhrparkleiter, der die Verwaltung, die Kontrolle der Kosten sowie die Überwachung aller mit den Fahrzeugen verbundenen Tätigkeiten übernimmt. Andernfalls kann es schnell teuer werden. Fehlende Versicherungen, falsche Abwicklung von Schäden, Fahren ohne Führerschein oder das Überschreiten vereinbarter Laufleistungen. Die genannten Beispiele sind nur ein erster Eindruck der Kostentreiber in der Flotte. Der Fuhrparkleiter leitet damit seinen Fuhrpark mit allen Fahrzeugen, die in Summe als Flotte bezeichnet werden. Daraus ergibt sich ein sehr umfangreiches Aufgabengebiet, eine hohe Verantwortung und die Chance auf erhebliche Einsparungen für Unternehmen. Details schauen wir uns jetzt genauer an.

Worin bestehen die Aufgaben eines Fuhrparkleiters?

Die Arbeit eines Fuhrparkleiters lässt sich in strategische und operative Aufgaben unterteilen. Es gibt Aufgaben wie die Kontrolle des Führerscheines, die nur ein oder zweimal im Jahr anfallen und andere, denen man sich häufiger widmen muss. Die wichtigste Aufgabe besteht in der Überwachung und Kontrolle des Fuhrparks, der einen hohen Kostenfaktor für Unternehmen darstellt. Die Fahrzeuge sind so wirtschaftlich wie nur möglich einzusetzen, wodurch eine hohe Auslastung ermöglicht wird. Dennoch ist es wichtig, dass stets bei Bedarf das passende Fahrzeug vorhanden ist, um den Ablauf im Unternehmen nicht zu stören.

Operative Aufgaben im Fuhrpark

Zu den operativen Aufgaben im Fuhrpark gehören die Beschaffung von Fahrzeugen, sowie die Verwaltung und Finanzierung von diesen. Außerdem werden Fahrzeuge nicht nur beschafft, sondern ebenfalls an die Fahrer zugewiesen. Die Wartung muss organisiert werden, die Car Policy ist auf den Fuhrpark abzustimmen und mögliches Leasing ist zu organisieren. Zusätzlich sind Themen wie UVV, die Führerscheinkontrolle sowie rechtliche Aspekte rund um die Haftung bei Schäden zu beachten. Das Tagesgeschäft im Fuhrpark bietet daher deutlich mehr Abwechslung als die reine Zuweisung von Fahrzeugen an die Fahrer oder der Kauf sowie der Verkauf von Fahrzeugen. Kosten sind im Blick zu behalten, die Verwaltung ist mit Aufgaben verbunden, die in viele Bereiche hineinfällt.

Folgende Themen beschreiben die operativen Aufgaben in Kurzform, die dazu führen, dass der Fuhrparkleiter eine interessante Position im Unternehmen innehat:

  • Kauf und Verkauf von Fahrzeugen
  • Finanzierung und Leasing
  • Versicherungen
  • Kontrolle und Reporting von Kosten
  • Halterhaftung
  • Abwicklung von Schäden und Unfällen
  • Bearbeitung von Strafzetteln
  • Verkehrssicherheit und Unfallverhütung (UVV)
  • Allgemeine Verwaltung der Flotte

Strategische Aufgaben im Fuhrpark

Von den genannten operativen Aufgaben im Fuhrpark sind strategische Aufgaben abzugrenzen, die sich mit Chancen und Risiken des Fuhrparks befassen. Die Umsetzung der Unternehmensstrategie im Fuhrpark ist Teil der Aufgaben eines Fuhrparkleiters. Damit gehört es bspw. zum Fuhrparkmanagement, zu betrachten, ob der Umstieg auf alternative Mobilitätsformen (elektrische Fahrzeuge, Car Sharing, etc) lohnenswert wäre. Überhaupt ist das Thema Nachhaltigkeit von großer Bedeutung und spielt in Bezug auf Kosten und die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben eine große Rolle. Welche Risiken der aktuelle Fuhrpark mit sich bringt, sind ebenfalls zu beachten. Zu den strategischen Aufgaben gehört damit genauso der Blick auf mögliche Verbesserungen bei der Eingrenzung von Risiken, die durch die Fahrer im Fuhrpark entstehen. Strategische Entscheide wirken sich, wenn auch mit einer gewissen Verzögerung, unweigerlich wieder auf das operative Tagesgeschäft aus. Ohne die passende Strategie im Fuhrparkmanagement veraltet die Flotte, die Risiken nehmen zu und Kosten steigen.

Das Fuhrparkmanagement: Die effiziente Taktik für den Erfolg

Wenn es Unternehmen darum geht, den Fuhrpark so effizient wie nur möglich zu verwalten und Risiken genau wie Kosten zu reduzieren, führt kein Weg am Fuhrparkmanagement vorbei. Das gilt immer, sobald einige Fahrzeuge vorhanden sind, die vom Unternehmen gekauft oder geleast wurden. Es gibt damit keine feste Aussage, ab welcher Größe der Flotte professionelles Management von dieser erforderlich ist. Selbst 4 oder 5 Fahrzeuge gehen mit einer Vielzahl von Aufgaben einher, die den ungeschulten Mitarbeitern häufig nicht bewusst sind. Stellen Sie sich dafür einfach vor, welche Bereiche bei einem Auto relevant sind. Kauf, Verkauf, Versicherungen, Wartungen, Schäden, Strafzettel, Leasingverträge, etc. Im Fuhrpark kommt das hundertfach vor. Dabei muss dann aber auch noch der Überblick behalten werden. Es gibt genug Firmen, bei denen Schäden an der Tagesordnung sind. Intensiver wird es, wenn die Fahrzeuge Teil des Kerngeschäfts sind und jeder Ausfall mit dem Ausbleiben von Umsätzen einhergeht.

Wie soll beispielsweise ein Versandhaus wie vielleicht Amazon funktionieren, wenn hier keine professionellen Lösungen vorhanden sind? Der regelmäßige Umgang mit Schäden, Versicherungen und die Vorbeugung von Unfällen erfordert die richtige Taktik. Diese bieten Sie als Fuhrparkleiter und besitzen damit einen Posten voller Verantwortung.

Vielseitige Fuhrparkleiter Aufgaben und eine hohe Verantwortung

Ein Fuhrparkleiter muss die gesamte Flotte verwalten, die Finanzierung, die Versicherungen sowie den Einsatz der Fahrzeuge. Die Verantwortung ist damit aufgrund der vorhandenen Kosten enorm hoch, die Aufgaben sind anspruchsvoll und es handelt sich um eine oft unterschätzte Tätigkeit. Dabei ist der Fuhrparkleiter für das Unternehmen entscheidend und kann die allgemeine Wirtschaftlichkeit durch eine Senkung der Kosten verbessern. Zu beachten ist ebenfalls, dass der Fuhrpark in jedem Unternehmen anders ist und der Blick auf die nötige Handlung nur vorhanden ist, wenn genug Erfahrung von Seiten des Fuhrparkleiters vorhanden ist.

Folgende Aufgabenbereiche sind besonders hervorzuheben:

Die Halterhaftung

Die Kontrolle der Fahrerlaubnis, die Fahrerunterweisung nach UVV und die allgemeine Regelung der Halterhaftung gehören mit zu den wichtigsten Aufgaben, die anfallen. Wenn diese Aufgaben nicht korrekt gehandhabt werden, können hier schnell rechtliche Schwierigkeiten auf das Unternehmen zukommen. 

Das Risikomanagement

Im ersten Schritt geht es um die Prävention von Schäden. Im Rahmen des Risikomanagements müssen Gutachter bestellt, Schäden erfasst, beglichen und bearbeitet werden. Ein Schutz vor Diebstählen ist einzurichten und die Zusammenarbeit mit Werkstätten gehört mit zu diesem Aufgabenbereich. Aber auch Risiken, die sich im Rahmen der Beschaffung (bspw. die Lieferantenstruktur) ergeben, spielen eine wesentliche Rolle.

Kostenkontrolle und Reporting der Kosten

Welche Kosten entstehen im Fuhrpark, wie lassen sich diese zuordnen, wie hoch ist der Kraftstoffverbrauch, wie hoch die Auslastung? Das Management und die Kontrolle der Kosten sowie das Reporting gegenüber der Geschäftsführung sind wesentliche Fuhrparkleiter Aufgaben.

Verwaltung der Fahrzeuge sowie von Wartungsarbeiten

Sämtliche Fahrzeuge müssen verwaltet, regelmäßig gewartet und gereinigt werden. Außerdem ist hier je nach Ausrichtung des Unternehmens entscheidend, dass die Fahrten geplant, die Schlüssel verwahrt und der richtige Einsatz der Fahrzeuge gegeben ist. Fahrzeuge und Fahrer müssen außerdem gleichermaßen koordiniert werden. Gesetzlich relevante Termine (UVV Prüfung, TÜV, etc.) sind zudem besonders wichtig.

Das Kraftstoffmanagement

Wie viel Kraftstoff wird benötigt, wie hoch sind die Kosten? Der Einsatz von Tankkarten ist besonders üblich, doch der Fuhrparkleiter muss diesen Posten verwalten, auswerten und, falls möglich, Verbesserungen vornehmen.

Fahrzeugmanagement im Allgemeinen

Zum allgemeinen Fahrzeugmanagement gehört ein Blick auf die Beschaffung, auf erforderliche Versicherungen, Steuern, Bußgelder und sonstige Verträge. Hier ist ein gewisses Organisationstalent wichtig.

Unterweisung und Unterstützung der Mitarbeiter

Der Fuhrparkleiter stellt eine Schnittstelle zu vielen Bereichen des Unternehmens dar. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit Fahrern und Mitarbeitern in Form der Unterstützung sowie der regelmäßigen Unterweisung in Bezug auf das Fahrerverhalten, das Verhalten im Schadensfall und den Umgang mit diesem. Sie helfen dabei, Fahrzeuge auszuwählen und die Einhaltung von Ruhe- und Pausenzeiten bei Berufsfahrern zu prüfen.

Hohes Einsparpotenzial: Darum braucht das Unternehmen den Fuhrparkleiter

In vielen Unternehmen stellt der Fuhrpark einen großen Kostenfaktor dar. Je nach Ausrichtung des Unternehmens rangieren die Fuhrparkkosten in den top 3 oder 5 der gesamten Unternehmenskosten. Nehmen Sie einmal an, dass die Kosten für den Fuhrpark pro Fahrzeug und Jahr bei durchschnittlich 10.000 Euro liegen. Davon sind 100 Fahrzeuge vorhanden, die eine umfangreiche Flotte ergeben, die im Jahr Kosten von etwa 1 Million erzeugen. Der Fuhrparkleiter verwaltet die Flotte nicht nur, setzt sie ein, weist Fahrzeuge zu und bemüht sich, die Schäden möglichst gering zu halten. Zusätzlich ist die Bemühung vorhanden, die Kosten zu reduzieren, was durch eine professionelle Verwaltung und die Ausübung aller beschriebenen Aufgaben möglich ist.

Wenn eine Einsparung von nur 2 Prozent der gesamten Flottenkosten pro Jahr erzielt wird, wären das stolze 20.000 Euro Ersparnis. Damit zeigt sich, dass hier durch qualifiziertes Personal ein hohes Einsparpotenzial für Unternehmen gegeben ist. Die Verantwortung ist aufgrund der hohen Kosten für die Flotte ebenfalls sehr groß. Das macht die Arbeit als Fuhrparkleiter zu einer anspruchsvollen Tätigkeit mit großer Verantwortung und Bedeutung für jedes Unternehmen mit einer Flotte. Unternehmen, die diese Position nicht oder nicht mit qualifiziertem Personal besetzen, verlieren damit oft viel Geld. Das Einsparpotenzial sowie eine sicherere, effiziente und durchdachte Verwaltung aller Fahrzeuge ist für Unternehmen der wichtigste Grund für die Einstellung von einem Fuhrparkmanager.

Die besten Weiterbildungsmöglichkeiten für Fuhrparkleiter

Immer neue Bestimmungen in Bezug auf die rechtliche Situation bei der Verwaltung der Flotte sowie auf Vorgaben zu Emissionen und zum Thema Nachhaltigkeit fordern Fuhrparkleiter heraus. Eine regelmäßige und umfassende Weiterbildung ist damit bei dieser Arbeit entscheidend, um nicht den Anschluss zu verpassen. Vor allem Themen wie die Halterhaftung im Fuhrpark oder die Umstellung auf die E-Mobility sind aktuell von großer Bedeutung. Zusätzlich ist es entscheidend, dass Wissen rund um das Risikomanagement, um Kosten, die rechtliche Situation und die Analyse des Bedarfs von Unternehmensseite aus vorhanden ist. Dabei ist zu beachten, dass es sich nicht um einen Beruf handelt, der in einer Ausbildung oder im Studium erlernbar ist.

Noch immer gibt es viele Unternehmen, in denen die Aufgaben des Fuhrparkmanagements einfach unterverteilt werden, da es keinen festen Ansprechpartner gibt. Hier ändert sich bei Unternehmen mit großer Flotte nach und nach die Lage, da die Aufgaben nur mit dem entsprechenden Wissen umsetzbar sind. Sonst gibt es schnell Probleme mit dem Fuhrpark an sich, die durch passendes Personal und die richtigen Weiterbildungen zu vermeiden sind.

Eine beliebte Option für das erforderliche Fachwissen stellt die Weiterbildung zum Fuhrparkmanager dar, die in mehreren Seminaren wichtige Inhalte vermittelt. Hier erfahren Sie, welche Inhalte die Weiterbildung zum TÜV zertifizierten Fuhrparmanager bietet. Eine weitere Option stellt unsere Avrios Academy dar, in der Sie sich in 5 Modulen zum zertifizierten Fuhrparkmanager ausbilden lassen können. Fuhrparkleiter können sich außerdem auch zu weiteren umfassenden Modulen zu speziellen Themen anmelden, in denen beispielsweise die E-Mobility oder Leasing-Ausschreibungen näher erläutert werden. Hier finden Sie Informationen zu aktuellen Webinaren, die Ihnen als Fuhrparkleiter wertvolles Wissen vermitteln.

Fazit: Der Fuhrparkleiter trägt eine hohe Verantwortung

Unternehmen mit einem Fuhrpark stellen in den meisten Fällen einen qualifizierten Fuhrparkleiter ein. Es ist aus Kostengründen sowie zur Vermeidung von rechtlichen Folgen entscheidend, dass diese Stelle mit einer qualifizierten Person besetzt wird. Entsprechende Weiterbildungen sind dafür entscheidend. Diese müssen nicht zwingend die Abwesenheit des Fuhrparkleiters erfordern. Es existieren hervorragende online Angebote. Der Beruf als Fuhrparkleiter wird oft als Traumberuf bezeichnet, da er besonders vielseitig ist und eine hohe Verantwortung beinhaltet. Für Unternehmen ist es besonders wichtig, dass die Halterhaftung geklärt ist und ein gutes Management vorhanden ist, um die wirtschaftliche Nutzung von Fahrzeugen zu ermöglichen. Gerade durch die sehr hohen Kosten, die der Fuhrpark verursacht, können kleine Änderungen im Management sehr viel bewirken.

Wir von Avrios wissen, wie umfangreich die Aufgaben des Fuhrparkleiters ausfallen. Wir glauben an eine transparente, einfach bedienbare und zeitgemäße Lösung zur Verwaltung der Fahrzeuge, die alle relevanten Informationen auf einem Blick bietet. Unsere intelligente Software lässt alle Fäden, die für das Fuhrparkmanagement wichtig sind, zentral zusammenlaufen und bietet dem Fuhrparkleiter die Option, schnell und korrekt zu reagieren. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich kostenlos anzumelden und gemeinsam mit Avrios die Verantwortung für den Fuhrpark bestmöglich zu tragen. 

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