Fuhrpark- vs. Mobilitätsmanagement: Ein Blick in die Zukunft

Aktuell wird in Unternehmen noch oft von Fuhrpark- statt Mobilitätsmanagement gesprochen. Ein Blick auf die zwei Ziele von Fuhrparks in Unternehmen zeigt aber, dass dies in naher Zukunft anders sein wird: Erstens dienen Fuhrparks der Mitarbeitermobilität und zweitens dienen sie als Motivationsinstrument im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter. Da beide Ziele unter Berücksichtigung neuer Mobilitätslösungen besser erreicht werden können, führen Unternehmen diese neuen Mobilitätslösungen zunehmend ein. Üblicherweise handelt es sich dabei um eine Kombination aus Kurzzeitmieten zusammen mit Car-Sharing, Uber, E-Bikes, selbstfahrende Autos und Elektrofahrzeugen. Die Adaption dieser neuen Lösungen führt zu neuen Herausforderungen und einem sich ändernden Aufgabenkatalog des Fuhrparkmanagers – der Fuhrparkmanager wird zum Mobilitätsmanager.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, in welche Richtung sich das Fuhrparkmanagement entwickelt, welche Herausforderungen dabei auf Sie zukommen und wie Sie diesen Herausforderungen optimal gegenübertreten können.

Vom Fuhrparkmanager zum Mobilitätsmanager

Aufgrund des sich verändernden Umfelds erweitert sich der Aufgabenbereich eines Fuhrparkverantwortlichen – er wird zum Mobilitätsmanager. Doch wie gestalten sich die Aufgaben eines Mobilitätsmanagers im Vergleich zu jenen eines Fuhrparkmanagers?

Aktuelle Situation

Heute stellt sich bei der Bereitstellung von Mobilitätslösungen in Unternehmen primär die Frage, welcher Fahrzeugtyp in welcher Finanzierungsmethode und wie lange für welche Mitarbeiter geeignet ist.  Sollen Fahrzeuge gekauft, geleast oder doch gemietet werden? Wer darf welche Extras wählen und ab wann sollten die Fahrzeuge ersetzt werden? Bereits diese Evaluation ist komplex. Jedoch gilt es weiter zu garantieren, dass jeder Mitarbeiter stets den richtigen Fahrzeugtyp für die jeweilige Aufgabe zur Hand hat. Notfalls benötigt er just-in-time ein Mietfahrzeug, um stets produktiv bleiben zu können. Dann kommen noch steuerliche und haftungsrechtliche Fragestellungen sowie persönliche Bedürfnisse der Mitarbeiter hinzu. Kurz zusammengefasst, das Aufgabengebiet ist auf nur eine Kategorie von Fortbewegungsmitteln beschränkt und dennoch hochkomplex. Ohne Fuhrparksoftware ist es kaum mehr möglich, den Überblick zu behalten.

Zukünftige Situation

Bedingt durch die Digitalisierung und den technologischen Fortschritt steigt die Bandbreite an Mobilitätsangeboten an. Weiter werden die Bedürfnisse der jeweiligen Mitarbeiter vielseitiger. Welches Mobilitätsangebot gewünscht wird, hängt von Faktoren wie der beruflichen sowie der familiären Situation des Mitarbeiters, dessen Wohnort sowie Lebenseinstellung ab. Insbesondere junge, gut ausgebildete Fachkräfte wünschen zunehmend neue Mobilitätslösungen und suchen nach innovatien Arbeitgebern, welche auf diese modernen Mobilitätslösungen setzen. Aber auch im Stadtverkehr ermöglichen neue Mobilitätslösungen oft ein schnelleres und einfacheres Fortbewegen als Firmenwagen – man muss keinen Parkplatz suchen, hat aber stets ein Fahrzeug oder ein anderes Fortbewegungsmittel zur Hand.

Der ohnehin nur schwer zu meisternde Aufgabenbereich des Fuhrparkmanagers beschränkte sich bisher auf eine Kategorie an Fortbewegungsmitteln. Künftig kommen schlagartig zahlreiche unterschiedliche Fortbewegungsmittel hinzu. Bei genauerer Betrachtung weist jedes dieser neuen Fortbewegungsmittel für den Unternehmensalltag ähnlich komplexe Prozesse auf, wie heute der Fuhrpark. Die Aufgaben und Prozesse des Mobilitätsmanagements werden deshalb zunehmend unübersichtlicher. Die Fragen, die sich dann stellen, sind beispielsweise:

• Fahrzeug mit Verbrennungsmotor, elektrische Fahrzeuge oder E-Bikes?
• Wird eine und ggf. welche Ladestation installiert werden?
• Persönliche Fahrzeuge, Poolfahrzeuge oder Ride-Sharing?
• Leasing, Kauf, Langzeitmiete oder Kurzzeitmiete?
• Frei einsetzbares monatliches Mobilitätsbudget (zum Beispiel für ÖPNV, Taxi und Uber) oder fixe Monatskarte für ÖPNV?
• Wie garantiere ich als Mobilitätsmanager, dass trotz des breiten Angebots alle Mitarbeiter stets ein funktionierendes Fortbewegungsmittel haben?

Welche Herausforderungen bringt dieser Wandel mit sich?

Der Einsatz neuer Mobilitätslösungen führt für das Mobilitätsmanagement zu zunehmender Prozessvielfalt sowie neuen Herausforderungen und Aufgaben. Eine dieser Herausforderungen besteht beispielsweise in den Regeln zur Nutzung entsprechender Angebote durch Mitarbeiter. Dies führt zunächst dazu, dass die Car Policy in eine Mobility Policy umgeschrieben werden muss, die diese Regeln genau definiert. Das Schwierige dabei ist, dass die neuen Mobilitätsangebote oftmals in Kombination verwendet werden (zum Beispiel ein E-Bike + Kurzzeitmiete für weite Strecken). Dabei ist es sehr schwer, dem Interesse jedes Mitarbeiters gerecht zu werden.

Eine weitere Herausforderung ist der steigende administrative und koordinative Aufwand. Beispielsweise muss ein Mobilitätsmanager mit bedeutend mehr sowie unterschiedlichen Anbietern in Kontakt stehen und Verträge aushandeln. E-Bikes müssen beispielsweise versichert und mit einem Kennzeichen versehen werden. Weiterhin benötigen sie spezielle Ladestationen und Stromanschlüsse. Auch unterscheiden sich die Wartungsintervalle von elektrischen und benzinbetriebenen Fahrzeugen. Als weiteren Aspekt stellen sich auch neue Fragen in der steuerlichen Behandlung. All dies führt zu Unübersichtlichkeit und Papierkrieg.

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Welche Hilfestellungen bieten sich dem Mobilitätsmanager?

Die mit diesen Herausforderungen mit eingehende Komplexität ist manuell kaum noch zu bewältigen. Für Mobilitätsmanager gibt es jedoch hilfreiche Tools, um diese Herausforderungen zu meistern, Ruhe in das Chaos zu bringen und den administrativen sowie koordinativen Aufwand erheblich zu reduzieren. Besonders geeignet sind hierfür cloudbasierte Mobilitätsplattformen, welche eine Palette an Vorteilen mit sich bringen. Die Vorteile einer solchen Plattform haben sich bereits im Fuhrparkmanagement stark herauskristallisiert – jedoch wird im Mobilitätsmanagement die Tragweite dieser Vorteile noch deutlicher.

So sind die Vorteile einer Mobilitätsplattform beispielsweise:

• Alle Dokumente und Infos in einem System
• Automatisierte Prozesse
• Einordnung des jeweiligen Mitarbeiters in Mobilitätsprofile des Mobilitätsmix
• Mobilitätsprofile zur Erörterung ansprechender Mobilitätsangebote
• Aufnahme neuer Lieferanten in Lieferantenmix durch einen Klick
• Direkter Kontakt mit Anbietern
• Direkter Vergleich verschiedener Offerten
• Annahme von Offerten durch einen Klick
• Reduzierter Kommunikationsaufwand
• Automatischer Datenupload (u.a. Tankkartenfirmen, Leasingfirmen, Telematiksystemen, Fahrzeugherstellern)
• Kostentransparenz und automatisierte Kostenanalyse
• Elektronische Führerscheinkontrolle

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