Dans cet article, vous apprendrez :

1. Le métier de gestionnaire de flotte : définition du métier et principales tâches d'un gestionnaire de flotte.

2. L'aide apportée par un logiciel de gestion de flotte : comment le logiciel facilite le travail du gestionnaire de flotte dans la pratique.

3. Les tâches prises en charge par le logiciel Avrios : dans quels domaines le logiciel peut-il réellement aider le gestionnaire de flotte ?

Le gestionnaire de flotte gère l'ensemble du parc automobile de l'entreprise de la manière la plus efficace et la plus rentable possible. Le métier polyvalent de gestionnaire de flotte comprend des domaines tels que l'acquisition de véhicules, les tâches liées à la responsabilité du propriétaire, la gestion des coûts et l'organisation de l'entretien et des réparations, pour n'en citer que quelques-uns. Dans la pratique, il peut être difficile de réaliser ces tâches manuellement, selon la taille et l'organisation du parc automobile. Dans de nombreuses entreprises, les gestionnaires de flotte ont donc tendance à s'appuyer sur un logiciel intelligent pour gérer leur flotte.

Responsable de flotte : définition du métier

Un responsable de flotte est la personne chargée, au sein d'une entreprise, de la gestion complète de tous les véhicules de l'entreprise. Cela comprend les véhicules utilitaires ainsi que les voitures de fonction attribuées de manière fixe, le cas échéant. Le responsable de flotte (également appelé gestionnaire de flotte) gère tous les véhicules de la flotte en tenant compte des coûts, de l'entretien et des possibilités d'utilisation des véhicules. Étant donné qu'une flotte engendre des coûts élevés et que le gestionnaire de flotte peut réaliser des économies considérables grâce à une gestion et une stratégie appropriées, il s'agit d'un métier à haute responsabilité. Pour les entreprises disposant d'une flotte, le gestionnaire de flotte est essentiel pour éviter les coûts élevés qui peuvent survenir en cas de gestion insuffisante ou inexistante. En effet, les réparations sur les véhicules, tout comme la conduite sans permis ou le non-respect des entretiens, peuvent coûter très cher. Le gestionnaire de flotte est donc chargé de la gestion efficace, conforme à la législation et économique du parc automobile, avec toutes les tâches qui y sont liées.

Tâches principales d'un gestionnaire de flotte

Les tâches variées d'un gestionnaire de flotte se répartissent en plusieurs tâches principales, qui comprennent elles-mêmes différentes tâches plus petites :

Gestion des données

Toutes les données relatives aux véhicules, aux contrats tels que les contrats de leasing et les assurances, ainsi qu'aux conducteurs des véhicules doivent être disponibles et accessibles. Une gestion efficace des données comprend également l'attribution des coûts et l'enregistrement des dommages, des travaux d'entretien et de tous les coûts associés.

Approvisionnement

Une autre tâche principale des gestionnaires de flotte consiste à se procurer des véhicules par le biais de contrats de leasing ou d'achat. Le financement, la comparaison des offres et la commande des véhicules en temps voulu garantissent la mobilité des conducteurs. L'approvisionnement est donc une tâche importante qui comprend de nombreuses petites tâches. La restitution des véhicules fait également partie des tâches à ne pas négliger, car elle peut entraîner des frais de restitution élevés si les conditions ne sont pas vérifiées avec précision.

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Responsabilité du détenteur et conformité

La responsabilité du propriétaire et la conformité constituent un domaine sensible pour le gestionnaire de flotte. Le non-respect ou la mauvaise exécution des tâches associées peuvent entraîner des coûts élevés et des conséquences juridiques. Les tâches dans ce domaine comprennent notamment le contrôle régulier des permis de conduire, la formation des conducteurs conformément à l'UVV et, dans la mesure du possible, l'élaboration d'une politique automobile et d'un contrat de mise à disposition de véhicules de fonction, pour ne citer que quelques exemples.

Gestion des sinistres

Tout parc automobile peut être confronté à un sinistre, qui doit être traité dans l'intérêt de l'entreprise dans le cadre de la gestion des sinistres. De la réparation des véhicules à la communication avec toutes les parties concernées par le règlement du sinistre, ce domaine comprend de nombreuses tâches. L'analyse des sinistres et l'adaptation des consignes aux conducteurs sont tout aussi importantes que l'examen du taux de sinistralité, qui influe à son tour sur le coût de l'assurance du parc automobile.

Gestion des coûts

L'une des principales tâches d'un gestionnaire de flotte est la gestion des coûts en vue de réduire et d'optimiser les différents types de coûts. Les coûts liés à la flotte étant élevés et limitant la rentabilité d'une entreprise, il est particulièrement important de les contrôler. Cela comprend l'affectation précise des coûts à chaque véhicule, la comparaison des offres et des véhicules, ainsi que la répartition entre les coûts d'acquisition et les coûts d'exploitation. En outre, il est important de pouvoir établir à tout moment des rapports sur les coûts encourus par le parc automobile. La gestion des coûts représente donc un domaine d'activité très vaste dans le domaine des parcs automobiles.

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Un logiciel de gestion de flotte aide les gestionnaires de flotte dans leur travail quotidien

Les principales tâches d'un gestionnaire de flotte présentées précédemment montrent la polyvalence de ce métier ainsi que les exigences élevées auxquelles il doit répondre dans la pratique. Il est difficile de mener à bien toutes ces tâches à la main. Il reste alors peu de temps pour réfléchir aux objectifs et aux stratégies de la flotte ou pour se pencher sur les objectifs environnementaux, les modes de propulsion alternatifs et la réduction des coûts. Un logiciel de gestion de flotte peut toutefois soulager les gestionnaires de flotte dans leur travail quotidien et garantir que toutes les tâches soient accomplies malgré la charge de travail élevée. Grâce à la numérisation et à l'utilisation des fonctions adaptées d'un logiciel de gestion de flotte, de nombreuses tâches sont supprimées et il est possible de se concentrer sur la gestion efficace de la flotte.

Les principaux avantages d'un logiciel de gestion de flotte pour les gestionnaires de flotte :

• Lecture numérique des données avec mise en relation de celles-ci
• Contrôle permanent de la flotte, des coûts et des rendez-vous
• Utilisation simple avec accès centralisé aux données en un clic
• Mise en œuvre de différents processus sous forme numérique pour une réduction significative de la charge de travail liée à différentes tâches
• Gestion très efficace des coûts avec possibilité de réaliser des économies considérables sur le parc automobile
• Simplification considérable de la gestion du parc automobile en toute sécurité juridique
• Meilleure organisation des rendez-vous
• Gestion efficace des sinistres, y compris la communication associée
• Réduction significative du taux d'erreurs par rapport à la gestion manuelle du parc automobile
• Réduction de la charge de travail quotidienne, ce qui laisse plus de temps pour les stratégies et les objectifs du parc automobile
• Collaboration facile avec d'autres services grâce à l'utilisation des données d'un logiciel de gestion de parc automobile
• L'organisation de l'ensemble de la gestion du parc automobile est plus simple et plus rapide à mettre en œuvre

Solutions Avrios pour les gestionnaires de flotte

Le logiciel de gestion de flotte Avrios soulage les gestionnaires de flotte à différents niveaux. Les données sont lues numériquement, attribuées aux véhicules et reliées de manière à ce que les informations nécessaires soient disponibles en un clic. Cela permet de réaliser de manière claire et rapide des tâches telles que la gestion des données, la gestion des coûts, l'approvisionnement, la gestion des sinistres et le domaine sensible de la conformité. Les gestionnaires de flotte consacrent nettement moins de temps aux différentes tâches et processus liés à la flotte. Grâce à Avrios, les nombreux défis liés à la gestion de flotte sont plus faciles à relever, ce qui laisse plus de temps pour élaborer des stratégies et définir des objectifs pour la flotte.

Avrios propose les solutions suivantes pour relever les défis liés à la gestion de flotte :

• Gestion des données

Avrios lit automatiquement les données et les classe. La gestion manuelle des données, source d'erreurs, devient ainsi superflue. En un clic, vous disposez des données importantes, des contrats, des coûts et des informations relatives aux véhicules et aux conducteurs.

• Approvisionnement

Dans la pratique, les gestionnaires de flotte n'ont généralement pas le temps de demander des devis à différents fournisseurs. Demander des devis, comparer les coûts et les conditions, négocier et garder une vue d'ensemble de toutes les offres s'avère être une tâche fastidieuse. Avrios peut vous aider dans ce domaine, car le logiciel facilite la demande de devis et la comparaison de différents fournisseurs. L'ensemble de la communication peut également se faire par voie numérique, de sorte que les offres souhaitées sont disponibles très rapidement lors de l'approvisionnement.

• Gestion des sinistres

La gestion des sinistres a un impact important sur les coûts d'une flotte. Une gestion rigoureuse des sinistres permet également d'éviter souvent des conséquences juridiques. Avrios crée un dossier numérique qui est utilisé pour l'ensemble du traitement du sinistre, y compris la communication. Cela permet de réduire les coûts et de traiter les sinistres de manière beaucoup plus claire qu'sans le logiciel.

• Gestion des coûts

Avrios identifie également les coûts cachés, les attribue à chaque véhicule et aide à garder un œil sur les coûts. L'évolution des coûts peut être observée de la même manière que les coûts générés par chaque véhicule. Avrios est également utile dans ce contexte pour créer des rapports, ce qui est possible en un seul clic.

• Conformité/responsabilité du propriétaire

Le logiciel Avrios apporte son aide dans le domaine sensible de la responsabilité du propriétaire et de la conformité. Du contrôle électronique des permis de conduire à la formation des conducteurs selon les règles de sécurité, le logiciel offre une assistance pour toutes les tâches associées. La gestion numérique des rendez-vous garantit en outre qu'aucun rendez-vous important ne sera oublié.

Conclusion

Le métier de gestionnaire de flotte se caractérise par des tâches variées et à haute responsabilité. Tous les véhicules doivent être entretenus régulièrement et réparés en cas de panne. Les permis de conduire des conducteurs doivent être contrôlés et il faut veiller au respect des consignes de conduite ainsi qu'à la sécurité en général. Les données importantes doivent être disponibles, tout comme les rapports et un aperçu de tous les coûts encourus, qui doivent être attribués autant que possible à chaque véhicule. Le logiciel de gestion de flotte Avrios peut être d'une aide précieuse pour ces tâches. Les tâches mentionnées peuvent être effectuées de manière sûre, fiable et avec beaucoup moins d'efforts que lors d'une mise en œuvre manuelle.

La démonstration du produit Avrios montre les possibilités qui s'offrent aux gestionnaires de flotte qui souhaitent bénéficier d'une aide pour la gestion de leur flotte. Même les flottes de taille moyenne et grande peuvent ainsi être gérées de manière fiable et rapide. En période de hausse des coûts, la réduction des coûts réels liés à la flotte grâce à la gestion numérique présente des avantages indéniables pour les entreprises. Le gestionnaire de flotte est donc responsable de la sécurité et de la disponibilité de tous les véhicules de la flotte au moment voulu. La gestion de la flotte s'accompagne de nombreuses tâches principales exigeantes, qui rendent l'assistance numérique si importante.

Questions fréquentes sur le gestionnaire de flotte

1. Quelles sont les responsabilités du gestionnaire de flotte dans l'entreprise ?

Le gestionnaire de flotte est responsable de la gestion de la flotte, qui comprend tous les véhicules de l'entreprise. La gestion de la flotte va de l'achat des véhicules à la formation des conducteurs, en passant par les réparations en cas de dommages. Le financement des véhicules et leur utilisation relèvent tout autant de la responsabilité du gestionnaire de flotte que la gestion des coûts du parc automobile. La tâche d'un gestionnaire de flotte consiste donc à s'assurer que tous les véhicules de l'entreprise sont en état de marche, entre de bonnes mains et utilisés de manière rentable.

2. Quelles sont les principales tâches d'un gestionnaire de flotte ?

Les principales tâches d'un gestionnaire de flotte comprennent l'acquisition des véhicules, y compris le financement, la souscription et le contrôle des assurances. La gestion des véhicules, y compris les travaux d'entretien et la gestion des coûts et du carburant, fait également partie de ses tâches. La responsabilité du propriétaire et la gestion des risques font également partie des tâches principales d'un gestionnaire de flotte. En outre, un gestionnaire de flotte coordonne l'utilisation des véhicules et toutes les tâches associées, de la remise des clés au contrôle des permis de conduire et à la formation des conducteurs sur le véhicule concerné.

3. Comment un logiciel de gestion de flotte peut-il aider les gestionnaires de flotte ?

Un logiciel de gestion de flotte peut aider les gestionnaires de flotte en automatisant divers processus et tâches. Le taux d'erreur est nettement inférieur grâce à la gestion numérique de la flotte par rapport à la gestion manuelle. De plus, toutes les données sont disponibles en un clic, ce qui simplifie considérablement les rapports. Parmi les aides possibles, on peut citer le contrôle électronique des permis de conduire, la formation des conducteurs sous forme d'apprentissage en ligne et l'aide à la planification des rendez-vous importants. Un logiciel de gestion de flotte peut assister un gestionnaire de flotte dans toutes ses tâches principales, ce qui lui laisse plus de temps pour se consacrer à d'autres tâches essentielles dans la pratique.

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