Januar. 13, 2022
Die Übersicht über private und dienstliche Fahrten sowie die Anzahl, Entfernung und mit den Fahrten zusammenhängenden Kosten lassen sich in einem Fahrtenbuch festhalten. Ohne ein solches Fahrtenbuch können Unternehmen zwar Dienstwagen vergeben, haben jedoch keine weitere Kontrolle über entstehende Fahrten. Gerade Unternehmen mit einer umfangreichen Flotte haben dann Probleme, eine korrekte Abrechnung durchzuführen. Die genaue Zuweisung von einzelnen Fahrten zu den jeweiligen Kosten macht jedoch in vielen Fällen Sinn und sorgt für eine genauere Kontrolle der anfallenden Kosten. Um Zeit zu sparen und eine bessere Kontrolle zu erhalten geht der Trend immer mehr in Richtung von einem elektronischen Fahrtenbuch. Wir schauen uns einmal genauer die Chancen und Vorteile von einem Fahrtenbuch an, genau wie die möglichen Herausforderungen, die hier zu beachten sind.
Was ist ein Fahrtenbuch im Fuhrpark?
Im Fuhrpark lässt sich ein Fahrtenbuch so anpassen, dass es immer genutzt wird, wenn gerade ausreichend Zeit vom Fahrer vorhanden ist. Fahrten im Fuhrpark zu erfassen bietet verschiedene Vorteile, da sonst die mit dem Fahrzeug zusammenhängenden Kosten nicht genau ersichtlich sind. Es handelt sich daher bei einem Fahrtenbuch im Fuhrpark um eine Form der Aufzeichnung der Fahrten, um Kosten für Benzin sowie Kilometerstände zu erkennen. Ohne eine solche Aufzeichnung gibt es keine Möglichkeit, die Kosten genauer dem Fahrzeug zuzuordnen. Zwar lassen sich Fahrten anderweitig planen, Tankkarten unterstützen bei der Abrechnung, doch die Dokumentation ist nicht vollständig. Im Fuhrpark unterstützt das Fahrtenbuch daher dabei, zu erkennen, welche Fahrten für das Unternehmen zurückgelegt werden.
Chancen einer genauen Erfassung aller Fahrten
Im ersten Moment klingt es für Fahrer wenig attraktiv, sich mit einem Fahrtenbuch auseinanderzusetzen. Die klassische Form der Dokumentation in Form von handschriftlichen Notizen oder einer Excel-Tabelle ist hier sicherlich wenig attraktiv. Zum Glück gibt es heutzutage moderne Optionen. Die Aufzeichnung der Fahrten hilft dabei, eine bessere Abrechnung zu erzielen. Darüber hinaus ist es gerade für Unternehmen mit einem Lieferservice oder ähnlichen Geschäftsmodellen von Vorteil, die exakten Kosten der Fahrten zu kennen. Gleiches gilt für die Anzahl der Fahrten und die Auslastung der Flotte. Auf diese Weise lassen sich die Kosten pro Fahrt und pro Kilometer berechnen. Das hilft bei einer genauen Kalkulation. Ohne diese Daten ist es kaum möglich, genaue Kosten zu erkennen oder eine realistische Kalkulation durchzuführen. Die Berechnung der Gewinne, der anfallenden Kosten und die Umlage auf Produkte oder Dienstleistungen ist damit einfach möglich. Oder in jedem Fall einfacher als ohne die Möglichkeit, jede Fahrt exakt nachzuverfolgen.
Vorteile von einem Fahrtenbuch in der Praxis
Der größte Vorteil von einem Fahrtenbuch ist die genaue Kontrolle über anfallende Kosten. Benzinkosten lassen sich zum Beispiel auf den Kilometer umlegen. Im Rahmen einer Geschäftsprüfung oder für die Vorlage beim Finanzamt sind genaue Daten wichtig. Zu beachten ist dabei, dass bei privaten Fahrten mit einem Dienstwagen Steuern anfallen. Fahrer, die Dienstfahrten mit dem Fahrzeug der Flotte durchführen, erhalten Geld zurück. Daher muss bei der privaten Nutzung von Fahrzeugen des Unternehmens ein Nachweis vorhanden sein. Grund dafür ist, dass es sich bei einem Dienstwagen um einen Geldwerten Vorteil handelt. Diese Daten sind mit genauen Aufzeichnungen erkennbar. Ohne ein Fahrtenbuch fällt es damit schwer, genaue Aufzeichnungen zu tätigen. Oder nachzuvollziehen, wann eine private Fahrt und wann eine dienstliche durchgeführt wurde. Der Nachweis ist für Fahrer gegenüber dem Unternehmen genauso wichtig wie für Fuhrparkmanager gegenüber der Geschäftsführung.
In der Praxis bietet vor allem ein digitales Fahrtenbuch zahlreiche Vorteile. Es ist einfacher zu führen, kostet weniger Zeit und ist zudem leicht nachvollziehbar. Zudem ist zu beachten, dass die pauschale Abrechnung der Fahrten mit der 1 % Regel nicht immer ideal ist. Diese Regel besagt, dass monatlich 1 % des Bruttolistenpreises im Inland als geldwerter Vorteil zu versteuern ist. Es handelt sich um den Neupreis des Fahrzeuges. Hier ist eine genaue Berechnung der möglichen finanziellen Vor- und Nachteile zwischen der 1 % Regel und dem Fahrtenbuch vorzunehmen. In vielen Fällen sind Fahrer mit der Abrechnung über das Fahrtenbuch günstiger unterwegs. Für Fahrer ergeben sich damit finanzielle Vorteile. Für Unternehmen und für die Fuhrparkverwaltung ergibt sich durch diese Dokumentation eine bessere Gesamtkontrolle.
FAQ Fahrtenbuch im Fuhrpark
Was ist ein Fahrtenbuch?
Es handelt sich um eine Aufzeichnung aller privaten und dienstlich durchgeführten Fahrten mit einem Dienstfahrzeug. Diese Aufzeichnung dient dem Zweck, Kosten zu berechnen, die Nutzung nachzuvollziehen und zwischen einer privaten und dienstlichen Nutzung zu unterscheiden. Darüber hinaus ermöglicht diese Form der Aufzeichnung es Unternehmen, einzelne Strecken nachzuvollziehen. Gerade bei Lieferdiensten oder bei Taxi-Apps ist eine solche Dokumentation damit enorm wichtig für die gesamte Kalkulation des Unternehmens.
Warum führen viele Unternehmen keine Nachweise über die Fahrten?
Einerseits fehlt die Zeit für die Umsetzung und Auswertung einer solchen Dokumentation. Andererseits sind die technischen Voraussetzungen oft noch gar nicht geschaffen. Eine handschriftliche Dokumentation ist nur schwer umsetzbar und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Darüber hinaus macht es nur Sinn, ein solches Fahrtenbuch zu führen, wenn dieses später ausgewertet wird.
Wer führt ein Fahrtenbuch?
Jeder Fahrer eines Dienstwagens führt die Dokumentation im Idealfall selbst. Jeder Fahrer eines Dienstwagens, der den Wagen für Privatfahrten nutzt, führt genauso ein Fahrtenbuch.
Welche Herausforderungen sind in der Praxis zu beachten?
Der Zeitaufwand für das Führen von einem Fahrtenbuch ist enorm hoch, wenn keine moderne Lösung vorhanden ist. In der Praxis ist damit nur eine einfach bedienbare, digitale und mit einer Fuhrparkmanagement Software verknüpfte Lösung von Interesse. Zumindest für Unternehmen, da eine vollständige Auswertung der Daten sonst kaum umsetzbar ist.
Welche Daten werden im Fahrtenbuch festgehalten?
Im Fahrtenbuch ist das Abfahrtsdatum, der Abfahrtsort, der Name des Fahrers und der Zweck der Fahrt festzuhalten. Die Ankunftszeiten sind ebenfalls zu notieren. Das Fahrtenbuch muss zeitnah nach der Fahrt vollständig geschrieben werden, damit es anerkannt wird. Das macht eine handschriftliche Erfassung schwierig. Zu beachten ist außerdem, dass eine handschriftliche Erfassung mit einem Bleistift nicht zugelassen ist.
Besteht die Pflicht für die Aufzeichnungen?
Nein, es besteht keine gesetzliche Pflicht für ein Fahrtenbuch. Es ist aber möglich, eine solche Aufzeichnung zur besseren Übersicht und für die Abrechnung anzuordnen. Sonst besteht die Möglichkeit, die pauschale 1 % Regel anzuwenden, um kein Fahrtenbuch zu führen. Dadurch ist der Aufwand geringer, die finanzielle Belastung kann aber je nach Fall größer sein.
Fazit: Fahrtenbuch im Fuhrpark
Ein Fahrtenbuch im Fuhrpark ist hilfreich, wenn die Kontrolle der einzelnen Fahrten vorhanden sein muss. Das ist gerade bei Fahrten mit einem Wagen der Flotte der Fall, bei denen genau berechnet wird, wie lange diese dauern und welche Kosten damit in Verbindung stehen. Gleiches gilt für Fahrten vom eigenen Zuhause bis zum Arbeitsplatz für die Fahrer, da eine korrekte Erfassung die Abrechnung der Kilometerpauschale erleichtert. Hier ist von jedem Fuhrparkmanager abzuwägen, ob ein Fahrtenbuch im Fuhrpark erforderlich ist, oder ob das nicht der Fall ist. Das hängt ganz klar mit von den Möglichkeiten, von der Umsetzung sowie vom jeweiligen Geschäftsmodell mit ab. Es hängt mit von der Anzahl der gefahrenen Kilometer sowie von der Entfernung ab, ob ein Fahrtenbuch ideal ist oder nicht. In vielen Fällen macht diese Form der Abrechnung in finanzieller Hinsicht einen Unterschied aus.
In jedem Fall stellt eine genauere Überwachung und Zuweisung von Kosten sowie eine umfassende Planung eine deutliche Erleichterung im Alltag des Fuhrparkmanagers dar. Unsere Avrios Software unterstützt dabei, Kosten zu identifizieren, zu senken und dabei Zeit zu sparen. Je besser die Überwachung der Kosten und der Nutzung der Flotte überwacht wird, desto exakter können Flottenmanager analysieren und planen.
