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Flottenverwaltung

Schadenmanagement für Zeitersparnis: Arbeitszeit reduzieren

Das Schadenmanagement im Fuhrpark geht mit einem hohen Zeitaufwand einher. Wir stellen Herausforderungen sowie Zeitfresser in der Praxis genau wie sinnvolle Alternativen für eine effiziente Umsetzung vor.

Oktober. 28, 2021

Ein Schaden an einem Fahrzeug ist immer ärgerlich, doch das Thema Schadenmanagement für Zeitersparnis geht in einem Fuhrpark weit über einzelne Schäden hinaus. Hierfür ist vor allem zu beachten, dass in einer Flotte häufiger Schäden anfallen als es bei einem einzelnen Privatfahrzeug der Fall ist. Jeder Schaden geht mit Reparaturen einher, oft sind Gegenseiten betroffen, sodass ein Fuhrparkleiter viel Arbeitszeit für die Bearbeitung aufwenden muss. Schauen wir uns einmal an, warum Schadenmanagement im Fuhrpark so wichtig ist, welche Punkt zu beachten sind und wie sich der vorhandene Zeitaufwand reduzieren lässt.

Schadenmanagement für Zeitersparnis: Die Bedeutung für Fuhrparkleiter

Das Schadenmanagement im Fuhrpark ist von hoher Bedeutung für jeden Fuhrparkleiter. Vor allem beim Thema Schadenmanagement für Zeitersparnis ist es wichtig, dass der tatsächliche Zeitaufwand bei einem Schaden bewusst ist. Schließlich verursachen Schäden einen hohen administrativen Aufwand. Viele Personen, die am Schaden beteiligt waren, müssen verwaltet und koordiniert werden. Wenn es sich um einen Schaden handelt, bei dem eine gegnerische Partei involviert ist, kommen schnell einige Anspruchsgruppen zusammen. An dieser Stelle finden Sie eine Aufzählung der wichtigsten Parteien, die zeigen, wie heikel dieses Thema zu betrachten ist:

  • Fahrer
  • Interne Stellen (Personalabteilung, Vorgesetzter, Flottenmanagement)
  • Die eigene Versicherung
  • Die gegnerische Versicherung
  • Der eigene Anwalt
  • Unter Umständen gegnerischer Anwalt
  • Werkstätten
  • Mietfahrzeuganbieter
  • Polizei
  • Zeugen

Diese blosse Aufstellung zeigt bereits, dass der Aufwand für die Kommunikation bei einem Schaden besonders hoch ausfallen kann. Der genaue Aufwand ist hier immer vom jeweiligen Schaden abhängig. Nicht selten verursachen Schäden mehrere Stunden Zeitaufwand und einen großen Stapel Dokumente, die abzulegen sind. Es wird schnell deutlich, dass das Suchen und Finden von Daten, das Erfassen eines Schadens, Koordinieren und das saubere, rechtssichere Abwickeln zu einer Mammutaufgabe werden kann.

Kurz zusammengefasst: Schäden sind meist mit erheblichen Kosten für Sach- oder Personenbeschädigungen verbunden. Ausserdem ist im Falle eines Schadens immer ein Halterhaftungsrisiko vorhanden. Um Ansprüche geltend zu machen und unberechtigte Forderungen abzuweisen, Kosten zu reduzieren und Haftungsansprüche zu vermeiden, ist ein profundes Schadenmanagement unerlässlich. Das sorgfältig durchgeführte Schadenmanagement im Fuhrpark reduziert damit Kosten und schützt vor Ansprüchen, die nicht rechtmäßig sind.

Herausforderungen in der Praxis

In der Praxis zeigt sich, dass es beim Schadenmanagement im Fuhrpark unterschiedliche Herausforderungen geben kann. Oft sind Flottenverantwortliche bereits unsicher, was in einem Schadenfall zu tun ist. Hinzu kommt, dass für die Erfassung von Schäden in der heutigen Zeit diverse Kommunikationskanäle verwendet werden:

  • Emails mit Bildern und Schadenformularen
  • WhatsApp
  • Telefonanrufe
  • Post
  • Etc.

Der Flottenverantwortliche muss so unterschiedliche Informationsquellen bündeln. Das macht die Überlegung, wie sich Schadenmanagement für Zeitersparnis sinnvoll umsetzen lässt, so interessant. Der Zeitaufwand ist hier schließlich enorm. Außerdem ist hier sicherstellen, dass Daten und Informationen korrekt übermittelt werden und nichts verloren geht. Zusätzlich muss der Flottenverantwortliche die langfristige Dokumentation sicherstellen, damit in der Zukunft Fragen zum Schadensfall beantwortet werden können. Dabei entsteht üblicherweise ein riesiger Papierberg oder eher unübersichtliche digitale Ordnerstrukturen. Diese lassen sich wiederum nur manuell durchsuchen. Was in Zukunft ebenfalls mit einem hohen Zeitaufwand einhergeht. Letztendlich ist es daher unwichtig, ob mit Excel, mit digitalen Ordnern oder mit einer Erfassung in Form von Papieren vorgegangen wird. Der Arbeitsaufwand ist immer so, dass er zu einer echten Herausforderung in der Praxis wird.

Sinnvolle Vorgehensweisen im Fuhrpark wählen

Der erste Schritt beim Thema Schadenmanagement für Zeitersparnis muss daher immer sein, diesen Prozess zu optimieren. Durch eine regelmäßige Führerscheinkontrolle oder die Unterweisung der Fahrer nach UVV lässt sich schließlich nicht jeder Schaden verhindern. Wobei diese Schritte durchaus die gesamte Anzahl der Schäden verringern. Wichtig ist hier ein klar definierter interner Prozess, der das Vorgehen in einem Schadenfall erläutert. Ausserdem muss der Fahrer in dem jeweiligen Vorgehen regelmäßig geschult werden. Dieser einfache Schritt sorgt schon für die Verringerung von Missverständnissen und erhöht die Qualität der übermittelten Informationen. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Schadenfall klar in der Car-Policy und dem Dienstwagenüberlassungsvertrag zu regeln. Im Zweifelsfall ist damit kein Diskussionsspielraum vorhanden.

Es gibt als mögliche Alternative externe Dienstleister, die das Schadenmanagement komplett übernehmen. Nicht selten sind mit dieser Dienstleistung jedoch erhebliche Kosten verbunden. In Anbetracht der Tatsache, dass die Versicherungskosten etwa 10 bis 15 Prozent der gesamten Flottenkosten ausmachen können, ist das Auslagern dieser Position mit dem Verlust eines massiven Einsparhebels verbunden. Die hohen Kosten sorgen dafür, dass diese Option nur für wenige Unternehmen die beste Lösung darstellt.

Versicherer bieten teilweise ebenfalls ein Schadenmanagement an. Hier ist jedoch zu beachten, dass sensible Informationen, die dem Versicherer dienen das Risiko zu beurteilen, ungefiltert an den Dienstleister geleitet werden. Ausserdem arbeitet der Versicherer wieder mit Partnern zusammen, deren Arbeit nur schwer kontrollierbar ist. Die beste Lösung ist daher eine interne Lösung, die sich auf den eigenen Fuhrpark bezieht. Dadurch lassen sich weitere Schwierigkeiten vermeiden und es ist möglich, die Kosten deutlich zu verringern, die durch das Auslagern entstehen.

Wie hilft Avrios beim Schadenmanagement für Zeitersparnis?

Das Avrios Schadenmanagement ermöglicht die schlanke, zentralisierte und digitale Verwaltung von Schadensfällen. Fahrern ist es mit der Software möglich, Schäden direkt in einen vordefinierten Schadenformular online zu erfassen. Dabei werden alle relevanten Informationen berücksichtigt. Der Flottenverantwortliche erhält einen digitalen Schadensbericht, den er für die weitere Bearbeitung verwenden kann. Egal ob Gutachten, Werkstattaufträge und -termine, Kontaktdaten von Anwälten oder Zeugen, Polizeiberichte und Dokumente, es ist alles sofort einsehbar.

Ausserdem lässt sich das Schadenmanagement im Fuhrpark bei Bedarf erweitern. Das bedeutet, dass sich verschiedene Dienstleistungen wie Mietwagen oder Transport integrieren lassen. Diese Daten sind dann ebenfalls bei Avrios vorhanden und abrufbar. Durch diese Vorgehensweise sparen Fuhrparkleiter nicht nur Zeit, sondern reduzieren genauso ihre Kosten. Die genaue Zeitersparnis durch die Umstellung auf das System ist nicht exakt einschätzbar. Der Grund dafür besteht in unterschiedlichen Fällen, die zu bearbeiten sind und bei denen nicht abzusehen ist, wie lange die Bearbeitung im Normalfall dauert.

Fazit: Durch moderne Lösungen beim Schadenmanagement wertvolle Zeit sparen

Eine moderne Lösung in Form einer automatischen Erfassung aller Details im System spart viel Zeit. Beim Schadenmanagement für Zeitersparnis ist eine Excel Datei genau wie ein Ordner mit Papieren keine gute Lösung. Zumindest nicht bei dem Blick auf den hohen zeitlichen Aufwand. Fuhrparkleiter verlieren im Alltag viel ihrer wertvollen Arbeitszeit, wenn alle Schadensfälle einzeln erfasst und weiter zu bearbeiten sind. Durch die manuelle Erfassung sind Fehler bei dieser zudem leichter möglich. Wir von Avrios sind daher davon überzeugt, dass einfache, intelligente Lösungen die beste Option für das Fuhrparkmanagement darstellen. Alle Informationen lassen sich so leichter abrufen und sind im Zweifelsfall sofort einsehbar, wodurch keine unnötige Zeit zum Suchen aufzuwenden ist. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account an, um schon bald beim digitalen Fuhrparkmanagement durchzustarten.

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