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Fahrzeugverwaltung mit einer Software: Digitale Lösungen optimal nutzen

Die manuelle Fahrzeugverwaltung hat sich in vielen Unternehmen über einen langen Zeitraum hinweg bewährt. Doch digitale Lösungen sind nicht ohne Grund auf dem Vormarsch und setzen sich immer weiter durch. Erfahren Sie jetzt, wie sich digitale Lösungen mit vielseitigen Funktionen optimal nutzen lassen.

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December 9, 2023
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In diesem Artikel erfahren Sie: 

1. Einsatzgebiete einer Software: Wo und in welchem Ausmaß eine Fuhrparksoftware unterstützen kann.

2. Relevante Aufgaben der Fahrzeugverwaltung erkennen: Digitale Lösungen für Termin- & Kostenmanagement, Führerscheinkontrolle und Co. nutzen

3. Digitale Lösungen für jeden Fuhrpark finden: Intelligente, individuelle Optionen führen zur effizienten Fuhrparkverwaltung.

Die Fahrzeugverwaltung mit einer Software stellt eine moderne, zeitsparende Lösung dar. Allerdings eignet sich nicht jede Art der Software für jeden Bereich, sodass hier genau die Funktionen und möglichen Einsatzgebiete zu überprüfen sind. Vor allem in einem Fuhrpark gibt es die Option, die Fahrzeugverwaltung mit einer Fuhrparksoftware zu lösen. Mit dieser Möglichkeit gehen zahlreiche Vorteile einher, die im Folgenden genauer vorgestellt werden.

So lassen sich Fahrzeuge digital optimal verwalten

Zu unterscheiden ist vor allem in die Option einer Fuhrparksoftware für Unternehmen und einer Software für das Bestandsmanagement im Autohandel. Eine Fuhrparksoftware lässt sich für den Autohandel genau wie für Unternehmen mit einem Fuhrpark nutzen. Es ist jedoch wichtig, wesentliche Unterschiede zwischen einer Software und einer speziellen Fuhrparksoftware zu kennen.

Häufig wird angenommen, dass es vor allem eine Fuhrparksoftware als digitale Lösung für Unternehmen gibt.Dabei wird aber die klassische Software vergessen, die vor allem für das Bestandsmanagement von Bedeutung ist. An dieser Stelle sollen die wesentlichen Unterschiede zwischen einer Software und einer speziell auf den Fuhrpark zugeschnittenen Fuhrparksoftware herausgestellt werden. Im Fokus steht an dieser Stelle die optimale digitale Verwaltung von Fahrzeugen, da die Fahrzeugverwaltung mit einer Software aus guten Gründen bei immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommt.

Fahrzeugverwaltung Einsatzgebiete
Fahrzeugverwaltung: Einsatzgebiete erkennen

Merkmale der Software

Eine klassische Software ist besonders für Autohändler von Interesse. Diese verkaufen auf anderen Plattformen weiter oder mieten und sind daher am Bestandsmanagement der Software interessiert. Eine solche Software ist jedoch nicht für den Fuhrpark interessant, da nicht ausreichend Funktionen für die intelligente Fuhrparkverwaltung vorhanden sind. Für das Bestandsmanagement reicht eine Software jedoch aus, sodass gerade Autohändler bevorzugt auf eine solche zurückgreifen.

Einsatzgebiete einer Fuhrparksoftware

Eine Fuhrparksoftware ist speziell für den Fuhrpark entwickelt worden. Dabei richtet sich die Fuhrparksoftware an Unternehmen, die im Rahmen des täglichen Geschäfts die Fahrzeugverwaltung benötigen. Umgekehrt kommt aber eine Fuhrparksoftware auch im Autohandel bei Bedarf zum Einsatz. Eine Vielzahl von Funktionen erleichtern die Fahrzeugverwaltung mit der speziell entwickelten Software. Im Rahmen der üblichen Funktionen fällt es leichter, Fahrzeuge zu beschaffen, Kosten zu überprüfen, zu senken und einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen. Doch auch die Umsetzung klassischer Aufgaben im Fuhrparkmanagement wie die Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung nach UVV lassen sich zeitsparender und zuverlässig mit der passenden Fuhrparksoftware umsetzen.

Diese Funktionen sind bei der Fahrzeugverwaltung entscheidend

Mit Blick auf eine Fuhrparksoftware zur digitalen Fahrzeugverwaltung sind verschiedene Funktionen besonders wichtig. Von automatischen Reportings bis hin zur zentralen Verwaltung der Fahrzeugdaten an einem Ort gibt es hier verschiedene entscheidende Funktionen. Um die Fahrzeugverwaltung intelligent mit einer Software zu lösen, ist die passende Option genauso wichtig wie ein Blick auf die verschiedenen Funktionen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über entscheidende Funktionen, die bei der digitalen Fahrzeugverwaltung im Fokus stehen sollten.  

Fahrzeugverwaltung digital Flottenmanagement
Fahrzeugverwaltung: digital Flottenmanagement umsetzen

Fahrzeugdaten zentral an einem Ort verwalten

Mit einer Fuhrparksoftware stehen im Rahmen der digitalen Fahrzeugverwaltung alle Flottendaten an einem zentralen Ort zur Verfügung. Ein manuelles Anlegen von Tabellen ist nicht mehr erforderlich, da sämtliche Daten digital, vernetzt und zentral an einem Ort zur Verfügung stehen. Das vereinfacht die Fahrzeugverwaltung und sorgt dafür, dass Fahrzeugdaten mit einem Klick zur Verfügung stehen.

Wichtig sind in diesemZusammenhang folgende Funktionen:

  • Die automatische Erfassung und das Auslesen von Daten
  • Korrekte Zuordnung aller Daten ohne manuellen Aufwand
  • Integration von Tankkarten für ein einfaches Kraftstoffmanagement
  • Daten, Kosten und Kilometerstände von Tankkarten werden automatisch einzelnen Fahrzeugen zugeordnet
  • Die Informationen stehen mehreren Nutzern gleichzeitig zur Verfügung (keine Begrenzung der Nutzer)
  • Die Nutzung der Software ist somit unendlich skalierbar (gilt für Fahrzeuge, Daten und Nutzer gleichermaßen)

Automatische Reportings und Übersichten

Manuell Reportings zusammenstellen ist häufig mit großem Aufwand verbunden. Es dauert Zeit, die Daten zusammenzusuchen, es kann zu Fehlern in der Übersicht kommen und sie stehen nicht auf Knopfdruck zur Verfügung. Das ist bei einer Fuhrparksoftware anders. Hier stehen alle Daten digitalisiert und dem jeweiligen Fahrzeug zugewiesen zur Verfügung. Dadurch lassen sich automatische Reportings und Übersichten mit einem Klick erstellen. Benutzerdefinierte Ansichten sind ebenfalls problemlos umsetzbar.

Folgende Vorteile bieten die Funktionen:

  • Fundierte Basis für Entscheidungen in Bezug auf die Zukunft der Flotte
  • Kontrolle und eine tiefergreifende Übersicht über alle Vorgänge im Fuhrpark
  • Umfassende Analyse der Kosten im Fuhrpark (Gesamtkosten, Fahrzeugbezogene Kosten, Ausreißer etc.)
  • Gezielte Überwachung des Kraftstoffverbrauchs und Steigerung der Effizienz
  • Reportings über die Emissionen und in Bezug auf Umweltziele der Flotte
  • Überblick über die Laufleistung mit exakten Kilometerständen der Flotte
  • Reportings bilden eine optimale Grundlage für Verhandlungen genau wie für die zukünftige Planung des Fuhrparks

Dokumente und Kosten speichern und einsehen

Passend zur vorherigen Funktion ist es wichtig, Dokumente und Kosten zu speichern und später einzusehen. Dadurch fällt die Arbeit im Rahmen der Fahrzeugverwaltung noch leichter und die erforderlichen Daten stehen dann zur Verfügung, wenn sie benötigt werden.

Folgende Funktionen sind hier möglich:

  • Dokumente lassen sich über Aufgaben anfordern
  • Aufgaben lassen sich vom Fuhrparkleiter gezielt erstellen
  • Dokumente lassen sich genau wie Kosten speichern
  • Die Anforderung von Dokumenten ist somit nur möglich, wenn die Aufgaben abgeschlossen wurden
  • Kontrolle über tatsächlich (von Fahrern) abgeschlossene Aufgaben
Fahrzeugverwaltung skalierbar Nutzer
Digitale Fahrzeugverwaltung: skalierbar in Bezug auf Nutzer

Fahrzeugverwaltung: Aufgaben & Termine festlegen

Die Fahrzeugverwaltung ist nicht möglich, ohne in diesem Zusammenhang Aufgaben und Termine festzulegen. Die Aufgaben sind rechtzeitig festzulegen, einzelnen Fahrern zuzuweisen und müssen abgearbeitet werden. Vom TÜV bis hin zum Reifenwechsel im Herbst sowie im Frühling gibt es ganz unterschiedliche Aufgaben, die in einem Fuhrpark anfallen. Wichtig ist dabei, dass bei diesen Aufgaben im Fuhrpark bestimmte Fristen vorhanden sind. Ein Versäumen der Fristen kann mit rechtlichen Konsequenzen sowie im Falle von Kontrollen mit Geldbußen verbunden sein. Das ist sicherlich nicht zu unterschätzen, wenn es um eine effiziente und sichere Fahrzeugverwaltung geht.

Folgende Funktionen sind dabei interessant:

  • Festlegung von Terminen für die elektronische Führerscheinkontrolle
  • Mögliche Terminsetzung beim TÜV
  • Festlegung von Aufgaben wie Reifenwechsel, Wartung etc.
  • Elektronische Erinnerungen der Termine an die Fahrer
  • Einfache und sichere Festlegung von Aufgaben und wichtigen Terminen
  • Fuhrparkleiter müssen nicht mehr ständig bei Fahrern wegen der Erledigung der Aufgaben nachfragen 

Beschaffungsmanagement als Bestandteil der Fahrzeugverwaltung

Eine wichtige Aufgabe im Rahmen der Fahrzeugverwaltung ist das Beschaffungsmanagement. Die Beschaffung von Fahrzeugen, egal ob es sich um gekaufte oder um geleaste Fahrzeuge handelt, wirkt sich erheblich auf die Fuhrparkkosten aus. Doch auch die Schadenquote und Reparaturkosten hängen nicht zuletzt genau wie der Kraftstoffverbrauch mit davon ab, wie die Beschaffung umgesetzt wurde. Eine Möglichkeit von einer Fuhrparksoftware ist beispielsweise eine Beschaffungsakte, die Bestellungen von neuen Fahrzeugen besonders einfach gestaltet.

Folgende Funktionen sind für die Fahrzeugverwaltung interessant:

  • Angebote und wichtige Daten werden automatisch ausgelesen
  • Alle Angebote sind übersichtlich auf einer Seite dargestellt
  • Wesentliche Finanzierungsdaten werden ausgelesen und in die Fahrzeugakte eingetragen
  • Sämtliche wichtigen Daten befinden sich übersichtlich in einer Beschaffungsakte
  • Beschaffungsakte funktioniert mit allen Autohäusern und Leasinggesellschaften (Angebote müssen per E-Mail eintreffen)
  • Umstellung auf Beschaffungsakten ist ohne weitere Anpassungen der Strukturen möglich 

Compliance bei der Fahrzeugnutzung einhalten

Der rechtssichere Betrieb des Fuhrparks ist zur Vermeidung von rechtlichen Konsequenzen oder höheren Kosten entscheidend. Von der Einhaltung der Halterhaftung bis zur Umsetzung von der regelmäßigen Führerscheinkontrolle gibt es in diesem Zusammenhang verschiedene wichtige Themen. Das Thema Compliance überschneidet sich in diesem Zusammenhang mit den Aufgaben und Terminen im Rahmen der Fahrzeugverwaltung. Eine moderne Fuhrparksoftware beachtet dieses wichtige Thema in jedem Fall, da die Konsequenzen der Vernachlässigung bekannt sind. Wichtig ist dabei außerdem der Datenschutz, welcher bei den sensiblen Daten dringend einzuhalten ist.

Folgende Funktionen sind im Zusammenhang wichtig:  

Digitales Schadenmanagement im Rahmen der Fahrzeugverwaltung

Eine weitere wichtige Funktion ist ohne Frage das digitale Schadenmanagement mit Schadenakte, Bußgeldmanagement und einem Blick auf die Ursachen von entstandenen Schäden. Die Meldung von Schäden sollte für alle Beteiligten einfach, digital und ohne großen Aufwand möglich sein. Automatische Berichte, die Zuordnung von Daten und die Senkung von Kosten durch die Schäden sind wichtig. Schließlich ist es nicht möglich, Schäden im Fuhrpark ganz zu vermeiden.

Folgende Funktionen sind entscheidend:

  • Digitale Meldung von Schäden
  • Mögliche Beschaffung von Ersatzmobilität
  • Zeitnahe und kostenbewusste Reparatur der Schäden
  • Berichte rund um Schäden zur genauen Analyse
  • Zuordnung von Daten
  • Eine digitale und somit jederzeit aufrufbare Schadenakte 
Fahrzeugverwaltung manuell
Manuelle Fahrzeugverwaltung: Eine aufwendige Lösung

Fahrzeugverwaltung mit Avrios: Eine Vorstellung

Die Fuhrparksoftware von Avrios überzeugt in der Praxis durch verschiedene sinnvolle Funktionen, durch die sich die Fahrzeugverwaltung vereinfachen lässt. Die Fahrzeugverwaltung mit einer intelligenten Software soll schließlich Zeit sparen, eine effiziente Verwaltung ermöglichen und die Möglichkeit bieten, Fuhrparkkosten zu senken. Sämtliche zuvor vorgestellten wichtigen Funktionen im Rahmen der digitalen Fahrzeugverwaltung ermöglicht die Avrios Software.

Folgende Funktionen zeichnen Avrios unter anderem aus:

  • Ansicht der Gesamtkosten mit Blick auf die Kosten einzelner Fahrzeuge
  • Automatische Reportings (auch Benutzerdefiniert)
  • Auslesen von Daten und automatische Zuordnung
  • Schadenmanagement in Zusammenarbeit mit RepairFix
  • Übersichtliches Dashboard für die Ansicht mit einem Klick
  • Veränderungen und Ausreißer bei Kosten sofort im Blick haben
  • Einfach gestaltetes Beschaffungsmanagement
  • Zuverlässiges Aufgaben & Terminmanagement
  • Rechtssichere Verwaltung des Fuhrparks (Compliance)

Im Rahmen einer Fuhrparkberatung lässt sich ebenfalls individuell herausfinden, welche Funktionen in welchem Umfang erforderlich sind. Schließlich weichen die Bedürfnisse verschiedener Unternehmen in der Praxis immer voneinander ab. Die genannten Funktionen ermöglichen die effiziente, sichere Fahrzeugverwaltung von kleinen genau wie von mittelgroßen oder sehr großen Flotten.  

Von Interesse ist in diesem Zusammenhang nicht nur ein Blick auf die reinen Funktionen und Möglichkeiten der Avrios Software. Bei Interesse an der digitalen Form der Fahrzeugverwaltung mit einer intelligenten Software bietet sich ein Einblick in die Software von Avrios an. Die Avrios Produktdemo zeigt Möglichkeiten und Chancen der Software in der Praxis auf. So erhalten Sie einen Überblick in das praktische Einsatzgebiet und die Erleichterungen im Tagesgeschäft dank der damit verbundenen Funktionen, die möglich sind.

Fazit: Fahrzeugverwaltung digital intelligent lösen 

Heutzutage bestehen vielseitige Möglichkeiten, wenn es um die besten Lösungen für die Fahrzeugverwaltung geht. Gerade eine Fuhrparksoftware ist mittlerweile in der Lage, zahlreiche anfallende Aufgaben intelligent zu lösen und spart Zeit, Kosten und sorgt für einen besseren Überblick. Es kann in einigen Fällen weiterhin sinnvoll fürAutohändler sein, auf eine klassische Software für das Bestandsmanagement zurückzugreifen.

Sobald ein Fuhrpark professionell zu verwalten ist, wäre jedoch eine Fuhrparksoftware die bessere Lösung. Die verschiedenen vorhandenen Funktionen erlauben dabei eine Optimierung der Fuhrparkverwaltung auf mehreren Ebenen. Eine Fuhrparkberatung kann genau wie eine Produktdemo dabei helfen, Potenzial in der digitalen Fahrzeugverwaltung zu erkennen und sich einen Überblick zu verschaffen.

Zusätzliche Infos zum Thema Fahrzeugverwaltung

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