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Elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark: Schlüsselverwaltung neu gestalten

Der Einsatz von Poolfahrzeugen geht mit zahlreichen Vorteilen, jedoch auch mit Herausforderungen für die Fuhrparkverwaltung einher. Erfahren Sie jetzt, warum ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark besonders für die Verwaltung von Poolfahrzeugen von Bedeutung ist.

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In diesem Artikel erfahren Sie: 

1. Definition und Funktionsweise: Möglichkeiten und Einsatzgebiete von einem elektronischen Schlüsselschrank.

2. Vorteile elektronischer Schlüsselschrank: Gerade bei Poolfahrzeugen ergeben sich eine bessere Kontrolle über die Fahrzeuge.

3. Herausforderungen bei der Schlüsselübergabe: Gute Gründe für die elektronische Schlüsselübergabe im Fuhrpark.

Die Schlüsselverwaltung im Fuhrpark ist für Fuhrparkleiter eine Herausforderung – die ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark lösen kann. Nur befugte Personen mit einer entsprechenden Buchung des Fahrzeugs oder solche, die den erforderlichen Code besitzen, können den Schlüssel für das Fahrzeug entnehmen. An dieser Stelle erfahren Sie mehr über Vorteile, die Umsetzung und mögliche Herausforderungen bei der Schlüsselverwaltung im Fuhrpark.

Was ist ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark? 

Es handelt sich tatsächlich um einen Schlüsselschrank, der im Unternehmen vorhanden ist. Ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark enthält Schlüssel der Fahrzeuge der Flotte. Die Besonderheit dabei ist jedoch, dass nicht jede Person den Schlüsselschrank öffnen kann. Dafür ist eine Berechtigung erforderlich. Mit einem PIN lässt sich der Schlüsselschrank öffnen und der Schlüssel des jeweiligen Fahrzeugs ist herausnehmbar. Der elektronische Schlüsselschrank im Fuhrpark ist somit für die Verwaltung der Poolfahrzeuge von Bedeutung. Schließlich müssen die Schlüssel für die Fahrzeuge kontrolliert herausgegeben werden. Das ist schon aus Gründen der Sicherheit von Bedeutung.

Elektronischer Schlüsselschrank Fuhrpark umsetzen
Elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark: Die Idee umsetzen

Funktionsweise der elektronischen Schlüsselverwaltung im Fuhrpark

Üblicherweise ist für den elektronischen Schlüsselschrank im Fuhrpark ein Buchungssystem erforderlich, um die Fahrzeuge zu buchen. Auf diese Weise fällt es leicht, die Bestätigung der Buchung an die Berechtigung zur Öffnung des Schlüsselschranks zu koppeln. Durch die Buchung von einem Fahrzeug erhält der Mitarbeiter einen PIN-Code, der in den Schlüsselschrank einzugeben ist.

Es gibt zusätzlich noch die Option, mit einem RFID-Chip zu arbeiten, der sich beispielsweise am Firmenausweis oder an einer Stempelkarte des Mitarbeiters befindet. Dadurch kann nur der Ausweis des Mitarbeiters, der das Fahrzeug angefordert hat, den Schlüssel freigeben. Auf diese Weise ist kein zusätzlicher Code erforderlich.  

Der elektronische Schlüsselschrank ist so programmiert, dass der Code oder Chip nur den Schlüssel zum gebuchten Fahrzeug freigibt. Dieser ist durch ein passendes Lichtsignal einfach zu erkennen, um hier Unklarheiten vorzubeugen. Mit der Rückgabe eines Schlüssels signalisiert der Schlüsselschrank dann auch wieder dem System, dass das dazugehörige Fahrzeug zur Verfügung steht. Die dazugehörige Technik rund um den Schlüsselschrank sorgt dafür, dass die Sicherheit hier besonders hoch ist. Es ist nicht möglich, den Schrank missbräuchlich ohne Code zu öffnen. Genauso können nicht einfach mehrere Schlüssel entnommen werden, für die keine Berechtigung vorliegt.

Ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark: Die Vorteile 

Die elektronische Schlüsselverwaltung im Fuhrpark bietet einige wichtige Vorteile. Nicht zu unterschätzen ist dabei, dass es neben der Sicherheit durch diese Methode noch weitere erwähnenswerte Vorteile gibt, die nicht zu unterschätzen sind.

Vorteile durch einen Schlüsselschrank: 

  • Sichere Option (nur der zugewiesene Schlüssel ist zu entnehmen)
  • Lösungen für kleine, mittelgroße und große Flotten (unterschiedliche Größen sind beim Schlüsselschrank vorhanden)
  • Sehr einfache Bedienung mit einem Pin oder RFID-Code
  • Praktische Fahrzeugreservierung per App/ Webseite für einfache Umsetzung
  • Je nach Modell ist eine Führerscheinkontrolle bei der Schlüsselentnahme möglich
  • Der passende Schlüssel wird durch ein Lichtsignal kenntlich gemacht
  • Praktische Lösung für den digitalen, modernen Fuhrpark 
Schlüsselverwaltung im Fuhrpark Poolfahrzeuge
Schlüsselverwaltung im Fuhrpark für Poolfahrzeuge

Mögliche Nachteile durch die elektronische Schlüsselverwaltung im Fuhrpark

Die Vorteile von einem elektronischen Schlüsselschrank im Fuhrpark überwiegen sicherlich. Vor allem für einen größeren Fuhrpark handelt es sich um eine sinnvolle, sichere und zeitsparende Lösung. Allerdings gibt es mögliche Nachteile, die vor einer Anschaffung ebenfalls zu beachten sind. Einmal ist ein elektronischer Schlüsselschrank recht kostenintensiv. Es handelt sich somit nicht um eine sehr günstige Lösung. Darüber hinaus handelt es sich beim Schlüsselschrank um ein Gerät, bei dem die Technologie stimmen muss, um Ausfälle zu verhindern. Es kann somit bei technischen Fehlern zu Störungen kommen, durch die dann die Schlüssel nicht mehr entnommen werden können. Ein Stromausfall ist ebenfalls zu bedenken, allerdings überbrücken hier viele Anbieter mit einer alternativen Lösung, um den Schwierigkeiten vorzubeugen. Die Vor- und Nachteile sollten daher auch bei dieser Lösung gegenübergestellt werden, um eine passgenaue Lösung zu erhalten.

Herausforderungen von Fuhrparkleitern bei der Schlüsselverwaltung im Fuhrpark 

Fuhrparkleiter stoßen im Zusammenhang mit der Schlüsselverwaltung im Fuhrpark auf verschiedene Herausforderungen. Diese sind im Idealfall genauer zu beachten, um Lösungen zu finden oder um entsprechend zu reagieren, falls erforderlich. Die vorhandenen Herausforderungen sorgen überhaupt erst dafür, dass es wichtig ist, über Alternativen zur manuellen Schlüsselherausgabe nachzudenken.  

Für die manuelle Herausgabe der Fahrzeugschlüssel muss der Fuhrparkverantwortliche oder eine andere befugte Person erst einmal vor Ort sein. Ein Termin zur Herausgabe der Schlüssel ist zu vereinbaren, welcher dann erst einmal einzuhalten ist. Allerdings sind nicht alle Fahrer oder Verantwortlichen für den Fuhrpark immer an der gleichen Stelle, was zu längeren Wartezeiten führen kann. Diese Koordination von Terminen und von Verfügbarkeiten vor Ort ist sicherlich nicht immer ganz einfach. Durch andere vorhandene Termine kann es hier schnell zu Zeitdruck oder Verzögerungen kommen, die sich wiederum auf Dienstfahrten auswirken. Nicht zu unterschätzen ist außerdem, dass es bei vielen Schlüsseln schnell passieren kann, dass diese verlegt werden. Längere Suchen, weitere Verzögerungen oder schlecht ausgelastete Fahrzeuge dank fehlender Schlüssel können dann einige der möglichen Herausforderungen sein.

Zu den Herausforderungen rund um die Schlüsselverwaltung kann auch gehören, dass oft mit Excel Tabellen oder mit dem Kalender gearbeitet wird. Beide Lösungen sind wenig übersichtlich, es kann zu Fehlern kommen. Für die erfolgreiche Verwaltung von Poolfahrzeugen ist es daher entscheidend, ein gutes System zur Buchung von Fahrzeugen sowie zur Schlüsselverwaltung aufzubauen. Ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark ist daher nicht nur bei sehr großen Flotten interessant. Selbst bei eher kleinen Flotten kann es sonst schwer werden, den Überblick zu behalten. Und die Schlüsselübergabe erfolgreich zu koordinieren.

Schlüsselverwaltung im Fuhrpark manuell
Manuelle Schlüsselverwaltung im Fuhrpark birgt Herausforderungen

Kann eine digitale Fahrzeugbuchung einen besseren Überblick schaffen?

Die Reservierung der Fahrzeuge über eine Fuhrparksoftware durch die Mitarbeiter nimmt immer weiter an Bedeutung zu. Gerade bei Poolfahrzeugen wird eine solche digitale Fahrzeugbuchung immer wichtiger und unterstützt dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Doch die digitale Fahrzeugbuchung durch die Mitarbeiter ist genauso mit Vorteilen für die Schlüsselverwaltung verbunden. Ohne eine digitale Fahrzeugbuchung ist es deutlich weniger einfach zu kontrollieren, wer wann und für wie lange ein Auto benötigt. Die Planbarkeit nimmt ab und es fällt wesentlich schwerer, die Kontrolle zu behalten. Im Gegensatz zur Arbeit mit Excel oder mit einem Kalender ist es möglich, jederzeit die Kontrolle über gebuchte Fahrzeuge zu behalten. Genau wie über verfügbare Fahrzeuge, die Auslastung und die Fahrer der einzelnen Fahrzeuge.

Letztendlich unterstützt die digitale Fahrzeugbuchung dabei, die Kontrolle über gebuchte und verfügbare Fahrzeuge im Fuhrpark zu behalten. Die digitale Fahrzeugbuchung ist darüber hinaus erforderlich, wenn ein elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark eingesetzt werden soll. Es ist daher sinnvoll, die gesamte Verwaltung, Buchung und Herausgabe von Poolfahrzeugen insgesamt effizienter zu gestalten.

Fazit

Das Modell Carsharing nimmt immer mehr an Bedeutung in Unternehmen zu. Kein Wunder, schließlich handelt es sich um eine umweltbewusste, kostengünstige und praktische Option, von der Mitarbeiter profitieren. Möglicherweise liegt die Zukunft in vielen Unternehmen eher im Bereich Carsharing als bei fest zugewiesenen Dienstwagen, die mit deutlich höheren Kosten einhergehen. Die Buchung, Zuweisung und Kontrolle rund um Poolfahrzeuge ist aber dabei besonders wichtig und ist für Fuhrparkverantwortliche eine echte Herausforderung geworden.

Die Schlüsselverwaltung ist aus Sicherheits- und Kostengründen genau wie für die Kontrolle der Fahrzeuge wichtig. Zum Schutz vor Missbrauch sollte der Schlüsselverwaltung entsprechend eine größere Bedeutung eingeräumt werden. Je nach Modell und Anbieter lässt sich die Verwendung von einem elektronischen Schlüsselschrank im Fuhrpark auch mit der Führerscheinkontrolle der Fahrer verbinden. Auf diese Weise ergibt sich im Flottenmanagement eine Arbeitsersparnis und die Kontrolle rund um die Flotte verbessert sich erheblich.

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