ALTEN GmbH numérise la gestion de son parc automobile pour des reportings fiables et sans erreur

Garantir des reportings élaborés

ALTEN est un partenaire international de services informatiques et un fournisseur de développement. L’entreprise dispose d'une importante flotte automobile composée de 356 véhicules d'entreprise, qui comprend notamment les flottes de deux sociétés sœurs. ALTEN GmbH enregistre environ 20 à 25 changements de conducteurs par mois. En raison de cette configuration, les collaborateurs chargés de la gestion de la flotte étaient confrontés à une charge de travail administrative importante. Sans solution logicielle, le reporting était extrêmement compliqué et chronophage. L'équipe remplissait manuellement un tableau Excel, qui ne pouvait être modifié que par une seule personne à la fois. De plus, les employés devaient signer manuellement les reçus de carburant. Au fil du temps, le tableau Excel a vu ses limites atteintes, ce qui rendait la garantie d'un reporting complet tout simplement impossible.

Des processus simplifiés grâce à Avrios et Vimcar

En 2020, l’entreprise a décidé de numériser entièrement la gestion de sa flotte et a choisi Avrios pour relever ses défis. Si la qualité et la maintenance des données restent une priorité pour la responsable de la flotte, Avrios simplifie néanmoins de nombreux processus. Le logiciel permet notamment à l’équipe de générer facilement des rapports individuels, sans devoir imprimer des documents de plusieurs pages. Grâce à Avrios, Sarina Russo a l’assurance de disposer de données fiables et peut identifier rapidement d’éventuelles erreurs — allant jusqu’à détecter des ravitaillements incorrects au sein de l’entreprise.

ALTEN n’a par ailleurs plus besoin de signaler individuellement chaque changement d’utilisateur de véhicule à ses partenaires de leasing : le logiciel s’en charge automatiquement, permettant ainsi aux collaborateurs de gagner un temps précieux.

La numérisation du parc automobile d’ALTEN GmbH a débuté il y a cinq ans. Dès 2018, l’entreprise a introduit le carnet de bord numérique Vimcar. Cet outil permet à l’équipe de gérer les 20 véhicules de la flotte ainsi que l’ensemble des conducteurs soumis à l’obligation de tenir un carnet de bord. Vimcar contribue également à la standardisation des processus internes, notamment en matière de déplacements et de comptabilité.

Arife Yilmaz, du service de paie d’ALTEN, souligne la simplicité et la praticité de l’utilisation de Vimcar sur les smartphones personnels. Les conducteurs sélectionnent simplement le type de trajet, puis saisissent le nom et l’objet de leur déplacement. Du point de vue du service de paie, cette fonctionnalité représente un véritable soulagement : les conducteurs disposent de sept jours pour effectuer d’éventuelles corrections ou compléments. De son côté, l’équipe paie bénéficie de rapports Vimcar conformes aux exigences fiscales, le système distinguant automatiquement et instantanément les trajets privés imposables des trajets professionnels — un atout majeur pour la gestion de la paie. 

Autre avantage : les enregistrements de données sont faciles à stocker et toujours disponibles sous la forme appropriée lors des contrôles fiscaux ou bien d’audits.

« Avec Vimcar, tout est préconfiguré. Nos conducteurs peuvent enregistrer leurs trajets sous forme de modèles en quelques clics. Cela leur facilite grandement la tenue d'un carnet de bord. »

Arife Yilmaz, chargée de la paie chez ALTEN GmbH

Une utilisation simple pour tous les collaborateurs

Sarina Russo est convaincue par la simplicité des solutions Avrios et Vimcar : « Toute personne capable d’utiliser un smartphone peut utiliser Avrios et Vimcar », explique la responsable de la flotte.

Le logiciel se distingue par son interface intuitive : la recherche de données, qu’il s’agisse de chiffres ou de noms, est simple et rapide. Les utilisateurs ont pu prendre en main l’outil immédiatement, sans formation préalable. La flexibilité constitue un autre atout majeur : Sarina Russo peut accéder au logiciel depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone, et effectuer des contrôles rapides des données, même à distance, sans aucune difficulté.

Ce haut niveau de convivialité est également confirmé par les conducteurs. « Le logiciel est très intuitif. Tout est clair et fonctionne selon le principe de l’apprentissage par la pratique », souligne Arife Yilmaz, collaboratrice du service financier.

En cas de problème, l’assistance se montre particulièrement réactive, avec une hotline toujours disponible.

« Le fonctionnement est si intuitif et simple que je peux désormais utiliser le logiciel les yeux fermés. »
Sarina Russo, responsable de flotte, ALTEN GmbH