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Software di gestione flotta

Words by: emanuelav

Indice

Le caratteristiche del software di gestione

Che cos’è un software di gestione della flotta aziendale?

Perché è così importante?

Passare a un software di gestione comporta alcuni vantaggi determinanti per l’azienda:

  • garantisce una visibilità completa dei dati;
  • riduce i costi;
  • permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni;
  • consolida la flotta e la prepara per la crescita;
  • consente di restare sempre aggiornati.

Vediamone, allora, le caratteristiche.

1) Gestione dei dati

  • Centralizzazione dati: La digitalizzazione del parco auto consente di organizzare i dati e di centralizzare – su un’unica piattaforma – tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni,…), quindi di possedere una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni) sempre disponibile in maniera immediata e totale.
  • Inserimento automatico dati: I dati non devono più essere inseriti manualmente, con il rischio di compiere errori e con un copioso investimento di tempo. Essi vengono acquisiti, caricati, distribuiti e assegnati dalla piattaforma in maniera automatica, senza richiedere sforzo alcuno all’utente. (esempi: registrazione veicoli/gestione carburante).
  • Dati connessi: Tutti i dati, inseriti in automatico, restano sempre connessi, il che comporta un’estrema semplicità e un’importante razionalizzazione nel loro reperimento.
  • Accessi multipli contemporanei ai dati: Tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.

2) Gestione dei processi e dei flussi di lavoro

  • Fluidità nella gestione dei processi: Con l’automatizzazione dell’inserimento dei dati sulla piattaforma, tutti i processi di reperimento dati subiscono una significativa velocizzazione e diventano estremamente chiari e semplici. Di conseguenza, anche la rapidità e l’efficacia di reazione da parte del fleet manager si fanno significative.
  • Gestione attività con notifiche personalizzate: Le notifiche e i promemoria assolutamente personalizzabili fanno in modo che il fleet manager sia sempre aggiornato, in tempo reale, su scadenze (revisioni, …), incombenze (controllo patenti, …), e criticità (aumento consumo carburante del dato veicolo, …), così che non si verifichino ritardi o inadempienze e che la flotta sia costantemente efficiente.
  • Gestione dei danni: La gestione dei danni ai veicoli diventa immediata e intuitiva. Tutti i dati e le comunicazioni relativi a constatazioni di sinistro, preventivi per le riparazioni, e altro sono infatti riuniti in un unico file digitale. Questo permette di prendere decisioni in maniera molto rapida su assicurazioni, riparazioni, e metodi di risoluzione.
  • Gestione dell’approvvigionamento: La visibilità completa di tutte le offerte e di tutti i preventivi e la reperibilità di tutti i dati su un’unica piattaforma rendono semplici e immediati i confronti, così da poter decidere in maniera più snella se acquistare, prendere in leasing o a noleggio i veicoli e presso quale fornitore sia più vantaggioso.

3) Conformità

  • Verifiche automatiche delle patenti: È un passaggio fondamentale per la conformità della flotta aziendale. Se avviene per via telematica grazie a software, diventa estremamente rapida e semplice. Questo permette d’essere sempre in regola (conformi, per l’appunto) e di evitare problemi legali, nonché esborsi economici imprevisti.
  • Formazione dei driver: Punto fondamentale per sensibilizzarli a una guida oculata e opportuna e per aggiornarli su tutte le norme in vigore, così da evitare il più possibile sinistri e sprechi, e da contenere i costi.
  • Gestione dei file per sanzioni: Le sanzioni, in una flotta aziendale, sono inevitabili, ma grazie al software digestione, è possibile tenerle sotto controllo in maniera molto immediata e intuitiva: esse vengono lette, infatti, dal software stesso, il quale permette poi di interagire direttamente con i driver e con le autorità.

4) Analisi

  • Analisi dei costi: Grazie alla presenza del software, tutti i dati relativi a ogni veicolo sono disponibili a portata di click e visibili in qualsiasi momento, con uno sguardo ampio e capillare. Si ha dunque la percezione netta del costo di ogni fattura, delle spese generali e particolari per ogni veicolo, sia per quanto riguarda il carburante, che per la manutenzione, che per qualsiasi altro aspetto.
  • Monitoraggio dei consumi: Grazie alla disponibilità di tutti i dati che giungono in automatico sulla piattaforma digitale dalle carte carburante, il fleet manager ha a disposizione una panoramica esaustiva sui costi per il rifornimento e sul chilometraggio di ogni veicolo: nel momento in cui si accorge di consumi anomali rispetto alla norma, dunque, può intervenire per ridurli in una prospettiva a breve e a lungo termine (manutenzione, controllo criticità/scelta di veicoli più efficienti).
  • Controllo delle emissioni: Sia il consumo che le tipologie di carburante hanno un impatto significativo sulle emissioni di una flotta. Grazie all’analisi dei dati, quindi, il fleet manager/mobility manager ha la possibilità di prendere decisioni mirate sulla mobilità del proprio parco auto e dei propri dipendenti, in vista di una gestione che sia sempre più conforme agli standard europei in materia di obiettivi ambientali. 
  • Controllo del chilometraggio: Il software è in grado di fornire, in tempo reale, tutte le informazioni riguardanti il chilometraggio d’ogni veicolo, comprese quelle sul chilometraggio residuo previsto da ogni contratto di leasing/noleggio, così da non incorrere in eccessi, che comportano esborsi importanti.

Il software Avrios

Avrios, oltre a offrire, in toto, tutte le funzionalità appena esplicitate, consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale. (Scegliendo, in seguito, il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace, mentre con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.)

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La reportistica

Il software permette di creare report standard o personalizzati in maniera molto intuitiva, così da:

  • consentire di reperire/organizzare i dati,
  • ottenere una centralizzazione di tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, emissioni, tempi di riposo/guida degli autisti dei mezzi pesanti, pedaggi, cadenza dei rifornimenti, stato di usura/manutenzione dei mezzi, …) su un’unica piattaforma.

Fornisce dunque una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), che è sempre disponibile in maniera immediata e totale. In questo modo, la gestione della flotta stessa si fa più sicura ed efficiente.

Quali sono, dunque, nello specifico, i report che non possono mancare nella gestione di una flotta munita di software?

I tipi di report

  • Report per visualizzare il TCO: consente di visualizzare anche i singoli importi per ogni categoria di costo, addirittura personalizzando il periodo di riferimento per estrapolare i costi di interesse e applicando dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via). La sua interfaccia è personalizzabile e il report è estraibile in Excel.
  • Report per panoramica dei costi totali: serve a visualizzare e confrontare i costi totali per categoria di costo sostenuti dall’azienda tramite un grafico (la stessa funzione è disponibile in formato percentuale). Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse ed è possibile applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via). Permette di visualizzare le sottocategorie per ogni tipo di costo con i relativi importi e le liste dei veicoli che ricadono nella specifica sottocategoria con i relativi importi.
  • Report per analisi avanzata dei costi: permette di ottenere un’analisi avanzata dei costi attraverso una visione completa della flotta e dettagliata per singole transazioni. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse ed è possibile applicare dei filtri sulla base dell’oggetto dell’analisi (veicolo, centro di costo, fornitore, e così via). Consente di raggruppare le voci interessate per personalizzare le visualizzazioni ed è estraibile in Excel.
  • Report sui dati completi relativi alla flotta: fornisce non solo i costi, ma i dati completi relativi alla flotta come se fosse una fotografia dello stato della flotta durante il periodo di tempo selezionato. Permette di calcolare i mesi attivi per ogni veicolo. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e il report è estraibile in Excel.
  • Report di analisi sulla flotta: il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e i dati vengono visualizzati tramite grafici. Consente di monitorare la qualità dei dati della flotta (in questo caso, Avrios elabora e combina i dati con i quali viene alimentato: più i dati sono accurati e completi, più le elaborazioni e i report generati da Avrios saranno precisi). Inoltre, permette di avere un riepilogo dei dati mancanti; di analizzare la composizione della flotta nel tempo sulla base del tipo e dell’età dei veicoli; di esaminare l’andamento dell’utilizzo del veicolo; di osservare l’andamento del chilometraggio rispetto alle clausole contrattuali; di monitorare il costo totale della flotta nel tempo, i costi del carburante nel tempo, e il consumo carburante nel tempo.
  • Report sull’andamento chilometrico di ogni veicolo: consente di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli, delle clausole contrattuali, così come delle informazioni sul chilometraggio. Fornisce una stima del chilometraggio a fine contratto, dei chilometri eccedenti previsti, e una stima del costo supplementare. Il report è esportabile su Excel.
  • Report sull’utilizzo del veicolo da parte del guidatore: permette di visualizzare l’utilizzo del veicolo da parte del guidatore per il periodo selezionato (possibilità di visualizzare l’utilizzo veicolo per mese) e di vedere i periodi di assegnazione di un veicolo ai diversi guidatori con la durata in giorni. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e il report è estraibile in Excel.
  • Report sulle scadenze contrattuali: (Avrios inizia a notificare 180 giorni prima della scadenza contrattuale di un veicolo per evitare costi in eccesso). Prevede la procedura guidata per la dismissione del veicolo; consente di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via); ed è esportabile su Excel.
  • Report per il controllo sul consumo carburante e sulle emissioni di CO2: permette di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via). Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse. I dati effettivi sulle emissioni e sul consumo carburante vengono paragonati ai dati del costruttore e ogni veicolo viene poi classificato sulla base del risultato del confronto in “consumi a norma”, “consumi elevati”, “consumi molto elevati”. Il report è estraibile in Excel. Propone inoltre un grafico per la visualizzazione delle emissioni medie di CO2 e di consumo carburante e indica il consumo medio di carburante e di emissioni per tipo di rifornimento.
  • Report sui danni: fornisce una panoramica dei casi di danno della flotta, delle loro circostanze e tipologie, dei costi e dei conducenti coinvolti. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse. È possibile applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via).

Il software e la reportistica Avrios

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, la reportistica e i vantaggi-chiave sopra esplicitati:

  • consente di creare report altamente personalizzabili, tarati sulla base delle esigenze di ogni singola flotta;
  • consente la creazione gratuita di un account (pacchetto Essentials) che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale.
  • Permette la scelta, successiva, del pacchetto Pro, attraverso il quale è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace grazie alla reportistica sui rischi e alle opzioni di analisi personalizzabili.
  • Propone, infine, la selezione del pacchetto Enterprise, grazie al quale si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta, integrando la propria struttura informatica (TI) in Avrios e utilizzando tutte le interfacce.
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Il supporto del software nella gestione della flotta

In quali ambiti specifici, nei quotidiani flussi di lavoro di un’azienda, il software supporta il fleet manager?

Car Policy

Il software di gestione può sostenere il fleet manager in maniera determinante nelle fasi di esecuzione e di controllo della Car Policy aziendale a livello di:

  • ottimizzazione dei costi;
  • scelte strategiche;
  • supporto nei calcoli e nelle decisioni;
  • gestione generale e capillare.

Avrios sostiene l’azienda nella stesura/aggiornamento della Car Policy

Avrios può sostenervi in maniera determinante nelle fasi di esecuzione e di controllo della vostra Car Policy, attraverso:

  • un’ottimizzazione dei costi dei veicoli grazie all’automatizzazione dei flussi di lavoro e a report dettagliati e personalizzabili;
  • un supporto decisivo sulle decisioni strategiche di mobilità aziendale grazie alla centralizzazione e al collegamento di tutti i dati;
  • la trasparenza delle informazioni;
  • il supporto nel calcolo e nella fase decisionale in base al vostro vero TCO;
  • la gestione delle multe.
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Calcolo dei fringe benefit

Il software di gestione, grazie all’automatizzazione dei processi, consente di calcolare la tassazione dell’auto come fringe benefit in maniera rapida e sicura, escludendo qualsiasi tipo di errore (legato invece al calcolo manuale) e consentendo un enorme risparmio in termini di tempo (e, di conseguenza, di denaro per l’azienda).

Vediamo, in dettaglio, come funzioni (con esempio pratico del calcolo con il software di Avrios).

Calcolare il fringe benefit con un software

Con il software (in particolare con quello di Avrios), ad esempio:

  • le informazioni sulle emissioni vengono estrapolate tramite il numero di telaio, che è identificativo per ciascuna vettura. (Dal numero di telaio si ricavano infatti informazioni molto dettagliate su tutti gli aspetti del veicolo: colore carrozzeria, combustibile, tipo di cambio, configurazione, equipaggiamento, consumi, emissioni,…).
  • È bene, comunque, operare un doppio controllo, perché a volte il solo numero di telaio non basta (questo accade se, ad esempio, il costruttore non ha dichiarato tutti i dati relativi alle emissioni con estrema precisione).
  • Ecco perciò la necessità di caricare sulla piattaforma del software anche il libretto del veicolo, che, sulla seconda pagina, al numero v.7, reca la specifica sulle emissioni della vettura.
  • Per la legge italiana, peraltro, fa fede proprio il libretto, quindi è sempre opportuno impegnarsi con questa doppia attenzione sui dati.

Una volta noto, con precisione, il volume delle emissioni in grammi al chilometro, il software individuerà la classe di tassazione in cui inserire il veicolo concesso come fringe benefit al dipendente, in base agli aggiornamenti dei parametri operati dalla legge e dalle tabelle Aci. 

Come calcolare il fringe benefit con un software di gestione come quello di Avrios

Il supporto offerto da un software di gestione nel calcolo del fringe benefit è determinante per:

  • risparmiare in termini di tempo,
  • scongiurare errori,
  • avere prospettive future.

Avrios, per ovviare ai problemi legati al calcolo manuale ha sviluppato, in particolare:

  • un algoritmo che individua la corrispondenza perfetta tra modello del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e di quello presente sulle tabelle ACI, oppure una lista di potenziali alternative tra cui scegliere la più adatta, senza scorrere tutte le tabelle.
  • Un sistema di conversione automatica da kW a CV.
  • Una chiara panoramica del calcolo per ogni veicolo nel tempo.

I principali punti di forza di Avrios rispetto alla concorrenza sono:

  • il ricalcolo automatico dei valori dei fringe benefit ogni anno, sulla base delle ultime tabelle ACI;
  • l’aggiornamento automatico delle tabelle ACI;
  • il suggerimento intelligente del veicolo ACI più adatto, che semplifica e velocizza l’intero processo.
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Gestione danni e sinistri

Come sappiamo, i sinistri non si possono evitare del tutto, ma il fleet manager ha a disposizione diversi strumenti per contenerne la portata e per diminuirli, così da abbattere le spese legate a riparazione, manutenzione e premi assicurativi.

Vediamo allora, in dettaglio:

  • l’importanza del software nella gestione dei sinistri;
  • l’importanza del software di Avrios nella gestione dei sinistri.

Le funzionalità del software in relazione ai sinistri

  • rileva le collisioni in automatico e genera immediatamente le notifiche degli incidenti per i fleet manager;
  • semplifica la gestione delle richieste di risarcimento. Questo velocizza le pratiche e consente di far tornare operativi più velocemente conducenti e veicoli;
  • mantiene un contatto perenne (24/7) con il servizio di rimorchio, al fine di spostare rapidamente il veicolo danneggiato dal luogo dell’incidente e di portarlo nel minor tempo possibile presso l’officina per la riparazione;
  • permette di contenere i costi, automatizzando l’elaborazione dei documenti e la gestione dei processi;
  • consente ai fleet manager di controllare senza difficoltà tutto il processo, dalla raccolta dei preventivi di spesa, alla riparazione, alla gestione della garanzia;
  • automatizza la comunicazione con le compagnie assicurative e consente di controllare comodamente l’evasione del sinistro, riducendo ulteriormente i costi grazie all’eliminazione degli intermediari nel processo di gestione del caso;
  • automatizza la gestione dei singoli casi, riducendo così notevolmente il tempo dedicato a ogni sinistro;
  • consente di reagire al sinistro in modo rapido grazie al controllo in tempo reale dei dati. I fleet manager possono infatti seguire lo stato degli incidenti passo per passo, nell’immediato;
  • permette di generare report, anche altamente personalizzati, così da consentire ai fleet manager di analizzare i dati relativi ai sinistri per migliorare e pianificare ulteriormente anche le azioni future;
  • genera in automatico tutta la documentazione pertinente al sinistro.

Il software Avrios nella gestione dei sinistri

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, tutte le funzionalità appena esplicitate, consente, in particolare, di creare un profilo unico per ogni incidente, completo di tutte le informazioni relative ai danni (dinamica degli eventi, immagini, perizie, dati assicurativi, proposte di costo, e così via). In questo modo il fleet manager è in grado di tenere sotto stretto controllo il premio assicurativo e di programmare interventi per cercare di evitare sinistri futuri.

Avrios, dunque, fornisce:

  • una gestione dei danni altamente efficiente volta al contenimento dei costi, grazie a una documentazione esaustiva di ogni sinistro;
  • una riduzione – in prospettiva – dei danni, grazie all’analisi capillare dei sinistri passati e all’individuazione di abitudini di guida non oculate;
  • il controllo del premio assicurativo.
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Risparmio sull’assicurazione

Capiamo come un software di gestione (come quello di Avrios) possa sostenere in maniera determinante il fleet manager al fine di risparmiare sull’assicurazione dei veicoli della flotta.

1. Riduzione dell’entità e del numero dei danni della flotta

Ridurre l’entità e il numero dei danni è un traguardo piuttosto difficile da raggiungere. In quest’ottica, dunque, si rende necessario il supporto di un software di gestione avanzato che analizzi in maniera approfondita le cause dei sinistri, così da avere la possibilità, dati alla mano, di applicare le misure più opportune per cercare di prevenire, come ad esempio:

  • sistemi di park assist nei parcheggi aziendali;
  • formazione degli autisti in materia di sicurezza alla guida;
  • colloquio con i conducenti che causano la maggior parte degli incidenti per mostrare loro i costi che i sinistri comportano per l’azienda;
  • programma motivazionale con incentivi per i driver che riescono a limitare al massimo il numero di incidenti. In genere, infatti, gli incentivi funzionano più delle sanzioni. Però occorre fare molta attenzione e tenere in considerazione quanto un autista sia effettivamente su strada, perché è naturale che un driver che lavora di più in auto può incorrere più facilmente in incidenti rispetto a chi percorre pochi chilometri. È opportuno dunque non punire ingiustamente autisti diligenti che però si trovano spessissimo sull’auto aziendale.

2. Riduzione dei costi di riparazione

I costi per i sinistri e la manutenzione rappresentano circa il 23% dei costi totali di una flotta. Sono dunque una delle voci di costo più rilevanti. Esistono però soluzioni per ridurre e talvolta addirittura per eliminare queste spese legate a danni e sinistri:

  • A) la riduzione del costo di ogni intervento di manutenzione,
  • B) la diminuzione dei rischi di incorrere in costi di riparazione/manutenzione.

Vediamo in dettaglio le caratteristiche di queste soluzioni.

3. Controllo dei casi assicurativi sui dati

Basandosi sui dati, il fleet manager ha la possibilità di applicare tre strategie:

  • il controllo delle classi di premio. Alcuni fleet manager utilizzano un database strutturato sui sinistri per determinare
    il rapporto sinistri/premi provvisorio alla fine dell‘anno. Se la quota è poco prima del limite per entrare nella classe successiva, essi non presentano più determinate richieste di risarcimento alla compagnia di assicurazione e rimangono quindi al livello di premio inferiore. Con questa misura si risparmia in media l‘1,5% dei premi assicurativi;
  • il controllo della franchigia. Se il danno viene registrato in modo completo nel software per la flotta, è possibile determinare
    una quota efficiente per le franchigie. Ciò consente di risparmiare l‘1,2% dei premi assicurativi;
  • la chiusura a fine anno dei casi assicurativi aperti. Le assicurazioni creano accantonamenti per i sinistri aperti. Questi sono inclusi nel calcolo del rapporto sinistri/premi. Per questo motivo, gli assicuratori sono fortemente incentivati a fissare accantonamenti elevati e a chiuderli in un momento successivo. Circa il 10% dei casi assicurativi è aperto da più di un anno e pertanto è incluso due volte nel rapporto sinistri/premi. Il numero di casi aperti può di norma essere ridotto al 5%, il che corrisponde a una riduzione media dei premi del 3,5%.

Gestione professionale dei sinistri con Avrios

Grazie ad un’attiva gestione dei sinistri è possibile ridurre i costi di assicurazione e sinistri di circa il 30%. Il potenziale di risparmio ammonta quindi a circa il 7% dei costi del parco veicoli, ovvero 70.000 euro per 100 veicoli. A causa dell‘entità di questo potenziale di risparmio, è stato particolarmente importante per Avrios sviluppare una soluzione di gestione dei danni adatta a tutte le flotte.

Per la gestione dei sinistri sono necessarie quattro risorse:

  • 1) software che aiuta a strutturare i dati;
  • 2) competenze tecniche in materia di veicoli per la gestione dei sinistri;
  • 3) accesso a condizioni di acquisto professionali;
  • 4) capacità amministrative.

La gestione dei sinistri con Avrios presenta due vantaggi principali rispetto ad altri sistemi:

  • lo sforzo amministrativo è notevolmente ridotto grazie all‘automazione. Le fatture vengono infatti registrate automaticamente nella piattaforma;
  • è possibile ordinare i dati e le informazioni sui sinistri in base alle diverse necessità con pochi click. Ad esempio, è possibile visualizzare le cause dei sinistri nell‘intera flotta e lo storico dei danni dei singoli veicoli. In secondo luogo, Avrios risolve il problema delle analisi errate a causa dell‘incompletezza dei dati. Senza l’utilizzo di un software, la raccolta dei dati è un‘attività amministrativa che diventa molto onerosa. Quindi, quello che succede è che spesso molti dati non vengono registrati e i database rimangono incompleti. Conseguentemente i risultati di analisi condotte su dati incompleti non possono essere utilizzati per trarre conclusioni valide.

Avrios, punta a semplificare la gestione della mobilità e della flotta. L’approccio consiste nell‘implementare le possibilità di digitalizzazione nella gestione del parco macchine, garantendo l’automatizzazione di molti processi (tra cui l’inserimento dei dati).

I servizi per la gestione dei sinistri di Avrios

L‘obiettivo dei servizi per la gestione dei sinistri di Avrios è di integrare la gestione della flotta con le risorse necessarie per una gestione professionale dei sinistri. L‘offerta comprende:

  • l‘accesso alle conoscenze  tecniche del settore,
  • la gestione delle attività amministrative,
  • una completa creazione di canali per ottenere condizioni migliori sui servizi di officina.

Se necessario, questi servizi possono essere acquistati singolarmente o in forma di pacchetti. Una delle principali innovazioni del nostro approccio è che la gestione di questi servizi è perfettamente integrata nella piattaforma online di Avrios. Ciò consente a tutte le flotte di accedere a queste risorse in modo semplice, efficiente e secondo le loro esigenze.

Inoltre, i clienti mantengono sempre il controllo della gestione dei sinistri. Lo storico dei sinistri è registrato in Avrios ed è pertanto trasparente e tracciabile.

Altro vantaggio importante è che Avrios è sempre neutrale. Ciò significa che Avrios opera nell‘interesse del cliente e non riceve commissioni. Neutralità significa anche che la piattaforma Avrios è progettata per elaborare e registrare in maniera esatta anche i dati relativi ai sinistri di tutti i fornitori esterni. Quindi è, per esempio, possibile gestire parte dei sinistri da soli o decidere di registrare i dati sui sinistri dai fornitori di leasing/noleggio. È da ricordare però che l‘utilizzo di fornitori esterni di servizi di gestione dei sinistri comporta lo svantaggio che queste compagnie inseriscono i dati manualmente e di conseguenza fatturano il lavoro.

Per concludere, come abbiamo visto, la gestione dei sinistri è relativamente complessa. La piattaforma di Avrios potrebbe dunque essere la soluzione giusta per voi.

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Calcolo del TCO

In che misura il software di gestione può supportare il fleet manager nel calcolo del TCO?

Non esiste ancora una formula universalmente riconosciuta per calcolare il TCO, ma ci sono costi standard che il fleet manager deve includere necessariamente nelle proprie considerazioni al fine di ottimizzare la gestione del parco auto. Occorre quindi una grande esperienza e una percezione accurata e capillare di tutti i dati per monitorare con successo il TCO.

(Un software di gestione, com’è naturale, supporta il fleet manager in maniera considerevole in questa operazione, permettendogli di avere una panoramica sempre aggiornata in tempo reale di tutte le informazioni riguardanti ogni veicolo, a portata di click).

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Evoluzione del concetto di fleet management grazie all’avvento del software di gestione

Come è cambiato, negli anni, il ruolo del fleet manager con l’avvento dei software di gestione?

1) Il fleet manager come cervello della flotta

  • Agli esordi, la gestione dei dati della flotta era puramente manuale per il fleet manager, quindi dispendiosa in termini di tempo, faticosa e soggetta ad errore: i documenti erano cartacei e si archiviavano in infinite cartelle.
  • Un primo passo verso la digitalizzazione ha comportato l’utilizzo di copie digitali in PDF e, in molti casi, di fogli di calcolo Excel per contenere e analizzare i dati. In questo contesto, ogni scadenza e processo doveva essere monitorato e gestito ancora manualmente. Si è trattato di un miglioramento rispetto alla carta, ma l’inserimento e l’analisi dei dati dipendeva ancora quasi esclusivamente dal fleet manager che era quindi il cervello della flotta, colui che aveva a disposizione molti dati, ma poche informazioni.

2) Il fleet manager come comandante della flotta

Passando invece alla situazione di oggi, vediamo che tre sono le aree tecnologiche in grande sviluppo: la digitalizzazione, l’automazione dei processi, e lo sviluppo dell’Intelligenza Artificiale per un’analisi approfondita dei dati. Un software di gestione (come quello di Avrios, ad esempio) si colloca nel punto d’intersezione tra queste e offre al Fleet Manager il potere di:

  • agire basandosi su un’analisi dei dati approfondita e automatizzata,
  • spendere meno tempo su mansioni manuali,
  • prendere decisioni strategiche che possano portare a processi più efficienti e al contenimento dei costi.

Il fleet manager, dunque, passa dalla pura gestione al controllo di tutto il sistema, con mansioni più strategiche. Diventa il comandante della flotta.

Le sue priorità sono, come accennato nell’introduzione:

  • l’affidabilità della gestione, affinché possa soddisfare tutte le figure aziendali responsabili, così come i conducenti, attraverso processi che siano il più efficiente possibile;
  • la riduzione dei costi, identificando le opportunità di risparmio a tutti i livelli;
  • gli obiettivi di sostenibilità, che sono sempre più importanti e portano le aziende alla transizione all’elettrico e alla riduzione delle emissioni.

3) Il fleet manager come eroe della flotta

La mobilità del futuro prospetta sviluppi epocali, fatti di Intelligenza Artificiale, di tecnologie sempre più avanguardistiche dei veicoli, di guida autonoma, di scelte a zero impatto ambientale, e di una quantità via via più consistente e articolata dei dati a disposizione per ciascun mezzo. In questo contesto digitale, interconnesso e dinamico, il comandante della flotta si trasformerà quindi nell’eroe della mobilità, ossia colui che supervisiona tutti questi sistemi integrati e li allinea con le esigenze dell’azienda.

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I sistemi di gestione delle flotte aziendali tra passato e prospettive future

Quali sono stati e quali sono i principali sistemi di gestione della flotta?

Quali si rivelano più efficaci ed efficienti?

Perché si rende necessario passare al software di gestione?

Il foglio di calcolo Excel come sistema di gestione della flotta aziendale?

Numerosi fleet manager si servono, ancor oggi, di soluzioni tradizionali per gestire la loro flotta aziendale. Si tratta, in genere, del classico foglio di calcolo Excel che, in effetti, può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte: risulta di semplice utilizzo, è gratuito e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati. Per quale motivo, dunque, pensare di sostituirlo?  Perché questa soluzione ha in sé qualche limite:

  • ogni singolo dato non può essere caricato in automatico, bensì, solo manualmente. Questo può facilmente condurre in errore in fase di aggiornamento/scelta formule/creazione-rimozione celle, e così via (errore che rischia poi di riversarsi a cascata su tutti i dati successivi o derivanti, inficiando il lavoro di numerose ore);
  • per questo stesso motivo, richiede un copioso investimento in termini di tempo, che si estende anche alla fase di reperimento dati; il sistema non rileva né segnala eventuali errori;
  • non assicura una visione d’insieme di costi/risparmio/dati generali e particolari;
  • non concede che vi si intervenga, contemporaneamente, in più di una persona, da più di una postazione; non lavora in connessione con altre applicazioni, ma è di uso esclusivo, perciò non interagisce con altri sistemi;
  • non aggiorna su scadenze, né su altro. Insomma, non interagisce nemmeno con l’utente; non si adatta con facilità allo schermo degli smartphone (e, a maggior ragione, a quello degli smartwatch), perciò rallenta le operazioni in caso in cui l’operatore sia impossibilitato ad accedere al pc;
  • se contiene troppi dati, funziona a rilento anche su pc;
  • se non si aggiornano in maniera tempestiva tutti i nuovi dati in entrata (che nel caso di una flotta mista si moltiplicano, perché a quelli di auto e mezzi di medie dimensioni si aggiungono i dettagli ulteriori dei mezzi pesanti che, più che mai, vanno inseriti in tempo reale, per valutare i tempi di sosta, di marcia, e le consegne), si rischia di prendere decisioni sulla base di quadri già obsoleti.

Esistono soluzioni più consone?

Il software come sistema di gestione della flotta aziendale

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi che lo portano a essere un sostituto ormai irrinunciabile del foglio Excel:

  • Visibilità completa dei dati: avere la possibilità di generare report standard e/o personalizzati con estrema facilità per il reperimento e l’organizzazione dei dati, ottenere una centralizzazione – su un’unica piattaforma – di tutte le informazioni raccolte riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni,…), quindi possedere una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), sempre disponibile in maniera immediata e totale, sono aspetti chiave che permettono una gestione più sicura ed efficiente della flotta stessa.
  • Riduzione dei costi: con l’automatizzazione della flotta, la registrazione, il controllo/l’analisi in tempo reale, e la visione completa e sempre disponibile di tutti i dati, è semplice individuare eventuali criticità e problemi e intervenire tempestivamente. Inoltre, il rendiconto e l’analisi finanziaria non sono più effettuati sulla base di dati provenienti da fonti plurime, ma sono accessibili direttamente e velocemente, a portata di click. Il monitoraggio continuo e serrato dei costi della flotta, dunque, evita che si venga colti impreparati di fronte a impasse di qualsivoglia natura.
  • Risparmio in termini di tempo: con la digitalizzazione della flotta ci si trova a poter registrare i nuovi veicoli, le fatture e altri documenti in maniera estremamente rapida e intuitiva. Per la registrazione dei veicoli è infatti sufficiente, in genere, inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via) e per quanto riguarda le fatture, basta semplicemente caricarle sulla piattaforma, lasciando che sia il software a trarne i dati in automatico. Il risparmio in termini di tempo è, dunque, considerevolmente consistente.
  • Consolidamento della flotta e preparazione per la crescita: con la gestione della flotta su cloud, tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Questo è, di certo, un aspetto fondamentale per le aziende con più sedi (su territorio nazionale e internazionale), ma si rivela estremamente importante anche nel momento in cui il fleet manager in carica sia impossibilitato all’accesso e si renda necessario l’intervento, sui dati, di qualsiasi altro addetto, anche in un’unica sede. Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione della flotta incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.
  • Aggiornamento costante: essendo, il software, in continua evoluzione, esso consente di restare al passo con i tempi e a prepararsi, per tempo, ai grandi trend, come può essere, ad esempio, il macro-tema della transizione della flotta all’elettrico.

La localizzazione con GPS come sistema di gestione della flotta aziendale

La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione; lo stile di guida; il consumo carburante; i tempi di sosta/guida; i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti; e così via.

Questa localizzazione si può ottenere: montando un GPS tracker su ciascun mezzo; attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi; con dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.

Sinergia tra fleet manager e altre figure come sistema di gestione della flotta aziendale

Se il parco auto è di dimensioni ridotte, può essere che tutte le mansioni siano svolte da un’unica persona. Può addirittura succedere che la gestione della flotta sia affidata a figure professionali che sono già dedite ad altri compiti, ma il rischio, in questi casi, è di perdere di vista scadenze importanti e di non avere quello sguardo capillare e continuo sui dati che si rivela, invece, determinante per una funzionalità ottimale.

Ecco allora la necessità di uno o più professionisti che si occupino, operando in perfetta consonanza, della gestione della flotta.

Tra i sistemi di gestione della flotta aziendale, dunque, anche la sinergia tra le figure coinvolte.

Il fleet manager dovrà cooperare con la direzione, con i manager delle risorse umane, con il mobility manager, con il travel manager. Ciascuno seguirà la propria sezione riguardante la flotta e tutti opereranno, comunque, nella stessa direzione, così che il parco auto possa crescere e migliorare, pur senza sprechi a qualsiasi livello.

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I principali fornitori di software di gestione

A prima vista, il mercato può sembrare un po’ confuso per quanto riguarda i vari fornitori di software di gestione. Tuttavia, ci sono alcuni grandi fornitori che si distinguono positivamente con le loro soluzioni e che possono essere utilizzate in modo particolarmente efficace nella pratica da flotte di diverse dimensioni. Per tutte le opzioni, va sottolineato che è sempre necessario verificare individualmente per la rispettiva flotta se possono essere utilizzate bene nella pratica.

Ecco i più importanti fornitori italiani.

Avrios

Avrios:

  • fornisce un software completo che consente ai fleet manager di visualizzare i dati importanti su un’unica piattaforma, con un semplice click;
  • offre la possibilità di sperimentare una fase di prova e di adattarsi alle esigenze individuali del cliente;
  • permette, con un unico colpo d’occhio, di avere sotto controllo i costi totali del parco auto per poter mirare agli obiettivi di crescita della flotta in maniera del tutto efficace;
  • fornisce un software con uso intuitivo che semplifica l’esecuzione dei compiti sia per gli autisti che per i fleet manager,
  • consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale. (Scegliendo, in seguito, il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace, mentre con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.)

Bloomfleet

Bloomfleet offre:

  • la gestione degli ordini dei veicoli a noleggio,
  • il monitoraggio dei costi, attività di logistica e di manutenzione della flotta,
  • l’assistenza ai driver in ogni fase di utilizzo del veicolo assegnato
  • al fine di consolidare i costi della mobilità dei veicoli, monitorare il TCO della flotta e il comportamento di acquisto e di utilizzo attraverso indicatori e grafici.

Fleet Support

Fleet Support offre:

  • un software centralizzato che permette di coprire tutte le attività inerenti la gestione del parco, sia esso acquisito in noleggio, leasing o proprietà, e di produrre ampia e puntuale reportistica.

Zucchetti

Zucchetti assicura:

  • un’organizzazione ottimale e il controllo dei processi di gestione della flotta che consente di offrire un servizio puntuale all’interno dell’azienda, contenere i costi e prendere le giuste decisioni per un asset strategico dell’impresa;
  • il controllo dei veicoli di proprietà, a noleggio o in leasing, riservati in benefit a un dipendente o messi a disposizione di tutta l’azienda.

Drivevolve

Drivevolve punta a:

  • controllare facilmente i costi di gestione;
  • mantenere costanti i rapporti con i fornitori;
  • avere sempre sotto controllo le scadenze ed eliminare il cartaceo,
  • personalizzare i moduli in base alle tue esigenze.
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Software di gestione: i vantaggi per la contabilità

I vantaggi del software di gestione sulla contabilità:

  • la possibilità di generare report chiari, che riducono in modo significativo il carico di lavoro amministrativo per il reparto contabilità.

Non appena sono infatti disponibili con precisione tutti i costi dei singoli veicoli, dell’intera flotta, della manutenzione, delle riparazioni, del carburante e dei costi di carico, il reparto contabilità deve dedicare meno tempo a registrazione/recupero/consultazione/implementazione di queste voci, soprattutto nel caso dei bilanci mensili e annuali.

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Il software di gestione offre vantaggi per il monitoraggio

Per avere un monitoraggio efficace sulla flotta è necessario che i dati a disposizione siano completi e chiari. Il software di gestione serve proprio a:

  • avere una visione d’insieme dei dati relativi a ciascun veicolo,
  • calcolare le cifre chiave rilevanti,
  • ridurre i costi.

Tutte le aziende che vogliono ottimizzare il controllo della propria flotta dovrebbero dunque passare alla gestione automatizzata del parco auto.

Infatti, più è chiaro quale veicolo causi costi anomali, richieda troppo carburante o venga utilizzato in misura non consona, tanto più è possibile ottimizzare le spese in tutti i settori.

Avrios offre, oltre a due pacchetti a pagamento (Pro e Enterprise), un primo approccio gratuito necessario a sondare le capacità del proprio software di gestione, grazie alla possibilità di aprire un account gratuito che mostra chiaramente le opportunità necessarie al monitoraggio.

Se implementata correttamente, la gestione digitale della flotta con un software intelligente risparmia molto lavoro al personale e semplifica il calcolo delle cifre chiave, la ricerca dei dati e la pianificazione e il budget in generale.

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