Software di gestione: i vantaggi per la contabilità

Vediamo come il software di gestione porti grandi vantaggi non solo alla flotta aziendale, ma anche al reparto contabilità.

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Introduzione

Quando si parla di software di gestione della flotta si pensa in genere al supporto che esso dà al lavoro del fleet manager, ma ci sono altre aree aziendali che traggono vantaggio dall'introduzione della digitalizzazione, in particolare, la contabilità.

Grazie al software, infatti, si hanno a disposizione:

  • cifre e rapporti più accurati,
  • tutti i dati disponibili con un semplice click.

I vantaggi del software di gestione

La contabilità ha infatti bisogno di dati sui costi che:

  • siano esatti,
  • non differiscano dalla realtà,
  • siano sempre disponibili con un solo click e senza lunghe ricerche.

Esaminare numerosi contratti ed estratti conto non è semplice per il reparto contabile e gli errori costano molto in termini di tempo e di denaro.

Il software di gestione della flotta, quindi, fa in modo che:

  • tutti i dati rilevanti,
  • i contratti,
  • le fatture

siano disponibili e possano essere richiamati in maniera semplice e immediata.

Una reportistica accurata

I report:

  • sono fondamentali per una gestione accurata della flotta,
  • vengono generati con grande semplicità grazie all'utilizzo del software,
  • contengono dati sui costi dei singoli veicoli,
  • contengono dati sui costi totali,
  • consentono di visualizzare le variazioni – anche anomale –nei costi (in questo modo, gli aumenti nelle uscite possono essere individuati immediatamente, così da poter adottare tempestive misure di contenimento).

Ecco, quindi, perché una reportistica accurata è utile per la contabilità:

  • i dati importanti sono disponibili sempre e con un solo click,
  • i costi generali e particolari sono sempre consultabili e visibili,
  • i dati mensili/trimestrali sono reperibili con immediatezza,
  • i costi ricorrenti e le spese straordinarie possono essere identificati e inseriti tempestivamente,
  • le attività contabili di routine sono semplici e veloci da svolgere (non occorrono lunghi tempi di attesa per inserire i nuovi darti e per recuperarli),
  • le registrazioni dei costi possono essere effettuate subito dopo l'importazione dei dati,
  • non sono necessari tempi di attesa per la compilazione di un report,
  • le irregolarità nei costi risultano immediatamente visibili.

Ed ecco quindi perché l'impegno amministrativo per la flotta a livello di contabilità è dunque notevolmente ridotto grazie all’uso del software:

il software permette di generare report accurati

e

i report consentono di snellire il lavoro contabile.

I vantaggi della riduzione dei costi a livello pratico

In molte aziende, la flotta rappresenta una tra le prime cinque voci di costo più gravose nel bilancio. A seconda poi dell'azienda, del suo orientamento e delle dimensioni del parco veicoli, può essere una tra le prime tre.

La flotta dunque:

  • è molto importante per la redditività dell'azienda,
  • comporta grande lavoro per il reparto contabilità, essendo un'area che genera costi così elevati.

Quindi, più i dati sono ordinati e precisi, meglio è nella pratica del lavoro quotidiano:

  • per l'azienda nel suo complesso,
  • per il reparto contabile,
  • per i bilanci e la percezione dei costi esatti,
  • per la riduzione dei costi.

E questo risultato può essere ottenuto proprio grazie al controllo preciso fornito dal software di gestione della flotta su dati, cifre e soluzioni da scegliere.

Conclusione

I vantaggi del software di gestione sulla contabilità:

la possibilità di generare report chiari, che riducono in modo significativo il carico di lavoro amministrativo per il reparto contabilità.

Non appena sono infatti disponibili con precisione tutti i costi dei singoli veicoli, dell'intera flotta, della manutenzione, delle riparazioni, del carburante e dei costi di carico, il reparto contabilità deve dedicare meno tempo a registrazione/recupero/consultazione/implementazione di queste voci, soprattutto nel caso dei bilanci mensili e annuali.