I sistemi di gestione delle flotte aziendali

La gestione della flotta aziendale

Ogni fleet manager deve organizzare al meglio la flotta che si trova a gestire. Il suo scopo principale è quello di assicurarsi che ogni azione – propria e altrui – sia mirata a ridurre i costi e a incrementare i profitti.

È necessario, quindi, che:

• controlli che i veicoli siano usati in maniera opportuna, così da arginare gli sprechi di carburante;
• utilizzi al meglio i fogli di calcolo o, meglio ancora, si serva di un software che lo aiuti nelle fasi di reperimento/inserimento/gestione/recupero dei dati;
• faccia riparare/sostituire i veicoli non più idonei per il lavoro, così che le spese di manutenzione, sicurezza, e carburante si abbassino;
• scelga in maniera oculata tra le soluzioni di leasing/noleggio/acquisto; e così via.

Per farlo, ha diverse possibilità.

Quali sono, dunque, i sistemi di gestione delle flotte aziendali?

I sistemi di gestione delle flotte aziendali

Il foglio di calcolo Excel come sistema di gestione della flotta aziendale?

Numerosi fleet manager si servono, ancor oggi, di soluzioni tradizionali per gestire la loro flotta aziendale. Si tratta, in genere, del classico foglio di calcolo Excel che, in effetti, può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte: risulta di semplice utilizzo, è gratuito e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati. Per quale motivo, dunque, pensare di sostituirlo?  Perché questa soluzione ha in sé qualche limite:

• ogni singolo dato non può essere caricato in automatico, bensì, solo manualmente. Questo può facilmente condurre in errore in fase di aggiornamento/scelta formule/creazione-rimozione celle, e così via (errore che rischia poi di riversarsi a cascata su tutti i dati successivi o derivanti, inficiando il lavoro di numerose ore);
• per questo stesso motivo, richiede un copioso investimento in termini di tempo, che si estende anche alla fase di reperimento dati; il sistema non rileva né segnala eventuali errori;
• non assicura una visione d’insieme di costi/risparmio/dati generali e particolari;
• non concede che vi si intervenga, contemporaneamente, in più di una persona, da più di una postazione; non lavora in connessione con altre applicazioni, ma è di uso esclusivo, perciò non interagisce con altri sistemi;
• non aggiorna su scadenze, né su altro. Insomma, non interagisce nemmeno con l’utente; non si adatta con facilità allo schermo degli smartphone (e, a maggior ragione, a quello degli smartwatch), perciò rallenta le operazioni in caso in cui l’operatore sia impossibilitato ad accedere al pc;
• se contiene troppi dati, funziona a rilento anche su pc;
• se non si aggiornano in maniera tempestiva tutti i nuovi dati in entrata (che nel caso di una flotta mista si moltiplicano, perché a quelli di auto e mezzi di medie dimensioni si aggiungono i dettagli ulteriori dei mezzi pesanti che, più che mai, vanno inseriti in tempo reale, per valutare i tempi di sosta, di marcia, e le consegne), si rischia di prendere decisioni sulla base di quadri già obsoleti.

Esistono soluzioni più consone?

Il software come sistema di gestione della flotta aziendale

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi che lo portano a essere un sostituto ormai irrinunciabile del foglio Excel:

• Visibilità completa dei dati: avere la possibilità di generare report standard e/o personalizzati con estrema facilità per il reperimento e l’organizzazione dei dati, ottenere una centralizzazione – su un’unica piattaforma – di tutte le informazioni raccolte riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni,…), quindi possedere una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), sempre disponibile in maniera immediata e totale, sono aspetti chiave che permettono una gestione più sicura ed efficiente della flotta stessa.
• Riduzione dei costi: con l’automatizzazione della flotta, la registrazione, il controllo/l’analisi in tempo reale, e la visione completa e sempre disponibile di tutti i dati, è semplice individuare eventuali criticità e problemi e intervenire tempestivamente. Inoltre, il rendiconto e l’analisi finanziaria non sono più effettuati sulla base di dati provenienti da fonti plurime, ma sono accessibili direttamente e velocemente, a portata di click. Il monitoraggio continuo e serrato dei costi della flotta, dunque, evita che si venga colti impreparati di fronte a impasse di qualsivoglia natura.
• Risparmio in termini di tempo: con la digitalizzazione della flotta ci si trova a poter registrare i nuovi veicoli, le fatture e altri documenti in maniera estremamente rapida e intuitiva. Per la registrazione dei veicoli è infatti sufficiente, in genere, inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via) e per quanto riguarda le fatture, basta semplicemente caricarle sulla piattaforma, lasciando che sia il software a trarne i dati in automatico. Il risparmio in termini di tempo è, dunque, considerevolmente consistente.
• Consolidamento della flotta e preparazione per la crescita: con la gestione della flotta su cloud, tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Questo è, di certo, un aspetto fondamentale per le aziende con più sedi (su territorio nazionale e internazionale), ma si rivela estremamente importante anche nel momento in cui il fleet manager in carica sia impossibilitato all’accesso e si renda necessario l’intervento, sui dati, di qualsiasi altro addetto, anche in un’unica sede. Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione della flotta incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.
• Aggiornamento costante: essendo, il software, in continua evoluzione, esso consente di restare al passo con i tempi e a prepararsi, per tempo, ai grandi trend, come può essere, ad esempio, il macro-tema della transizione della flotta all’elettrico.

La localizzazione con GPS come sistema di gestione della flotta aziendale

La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione; lo stile di guida; il consumo carburante; i tempi di sosta/guida; i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti; e così via.

Questa localizzazione si può ottenere: montando un GPS tracker su ciascun mezzo; attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi; con dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.

Sinergia tra fleet manager e altre figure come sistema di gestione della flotta aziendale

Se il parco auto è di dimensioni ridotte, può essere che tutte le mansioni siano svolte da un’unica persona. Può addirittura succedere che la gestione della flotta sia affidata a figure professionali che sono già dedite ad altri compiti, ma il rischio, in questi casi, è di perdere di vista scadenze importanti e di non avere quello sguardo capillare e continuo sui dati che si rivela, invece, determinante per una funzionalità ottimale.

Ecco allora la necessità di uno o più professionisti che si occupino, operando in perfetta consonanza, della gestione della flotta.

Tra i sistemi di gestione della flotta aziendale, dunque, anche la sinergia tra le figure coinvolte.

Il fleet manager dovrà cooperare con la direzione, con i manager delle risorse umane, con il mobility manager, con il travel manager. Ciascuno seguirà la propria sezione riguardante la flotta e tutti opereranno, comunque, nella stessa direzione, così che il parco auto possa crescere e migliorare, pur senza sprechi a qualsiasi livello.