Au lieu d'utiliser des espèces et de conserver d'innombrables reçus, de plus en plus d'entreprises optent pour des cartes carburant. Une carte carburant fonctionne de manière similaire à une carte de crédit et est utilisée par les employés de l'entreprise pour faire le plein de leur véhicule. La carte de flotte est utilisée aussi bien pour les voitures de fonction classiques que pour les véhicules de pool. Les entreprises apprécient notamment la réduction des tâches administratives et les économies potentielles.

Dans cet article, vous apprendrez

1. Utilisation polyvalente : les cartes carburant servent de moyen de paiement sans espèces pour le carburant, le lavage de voiture et les petites réparations, les prestations exactes variant selon le fournisseur.
2. Avantages et inconvénients : elles offrent des avantages tels que la simplification des processus de facturation et le contrôle des coûts, mais présentent également des inconvénients tels que le choix limité de stations-service et les quantités minimales d'achat potentielles.
3. Sélection et intégration : Le choix de la carte carburant appropriée dépend de facteurs tels que la taille du parc automobile, la couverture régionale et les exigences techniques. L'intégration dans un logiciel de gestion de flotte tel qu'Avrios peut réduire considérablement les tâches administratives.

Qu'est-ce qu'une carte carburant ?

La carte de flotte sert de moyen de paiement sans espèces pour les conducteurs de véhicules de service ou de pool. Une carte carburant est utilisée pour payer l'essence, le diesel ou d'autres carburants dans les stations-service. Selon le contrat, il est également possible de payer le lavage de la voiture ou d'autres produits tels que des essuie-glaces ou des huiles. Le montant de la facture est débité du compte de l'entreprise, comme pour une carte de crédit. L'utilisation d'une carte carburant facilite le contrôle des coûts de la flotte. Dans le cas d'une voiture électrique, on parle de carte de recharge.

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Les avantages d'une carte carburant

On se demande souvent quels sont les avantages d'une carte carburant pour la gestion d'une flotte ou pour un responsable de parc automobile. En réalité, une carte carburant n'est pas réservée aux moyennes ou grandes entreprises disposant d'une flotte très importante. Elle est souvent intéressante pour les petites entreprises ou les petites flottes.

Les avantages suivants rendent les cartes carburant intéressantes :

• Ravitaillement en carburant simple et sans espèces
• Des remises sur le réseau et sur le prix fixe journalier réduisent les coûts totaux de carburant
• Le processus de ravitaillement simplifié permet de gagner du temps
• Réduction significative des tâches administratives sans paperasserie fastidieuse
• Distinction claire entre les dépenses privées et professionnelles
• Réduction considérable des tâches administratives pour l'entreprise
• Possibilité d'enregistrer le kilométrage à la caisse
• Les rapports sur les coûts de carburant sont encore plus faciles à établir grâce aux décomptes et aux rapports des fournisseurs de cartes carburant
• Les cartes carburant sont considérées comme un moyen de motivation des employés
• Utilisation pratique pour le ravitaillement des véhicules de pool
• Les péages, les frais et les petites réparations peuvent être payés de manière ciblée et sans effort
• La fraude à la pompe est plus facile à détecter, car les dépenses soudaines élevées sont visibles

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Inconvénients des cartes carburant

Il convient de noter que l'utilisation d'une carte carburant présente également certains inconvénients et n'offre pas que des avantages. En effet, ce n'est que si tous les détails et toutes les conditions sont pris en compte que cette option est vraiment judicieuse pour la flotte. En raison du grand nombre de fournisseurs sur le marché, il peut arriver que certains inconvénients n'apparaissent qu'ultérieurement, lors de l'utilisation effective de la carte carburant.

Les inconvénients suivants peuvent survenir avec les cartes carburant :

• La fraude à la pompe est plus facile à détecter, mais ne peut être totalement exclue.
• L'utilisation de la carte carburant est généralement liée à certaines stations-service.
• Choix plus restreint de stations-service (risque d'accumulation de kilomètres supplémentaires).
• Quantités minimales d'achat/chiffre d'affaires minimal parfois exigés.
• Les conditions cachent parfois des coûts et doivent être vérifiées avec soin.
• Un faible kilométrage rend parfois la carte carburant peu rentable

Comparatif des cartes carburant

Il existe dans la pratique de nombreuses cartes carburant qui offrent différentes conditions, avantages et particularités. Vous trouverez ici un comparatif des principales cartes carburant qui peuvent être pertinentes.

En plus des prestataires présentés ici, différentes cartes de crédit proposent des réductions sur les achats de carburant, dont peuvent bénéficier aussi bien les clients professionnels que les particuliers. Cette alternative est particulièrement intéressante si vous ne recherchez pas une carte de flotte classique et que vous souhaitez bénéficier d'autres réductions et avantages. Deux prestataires renommés dans ce domaine sont la BMW Card d'American Express et les cartes de crédit Santander.

L'intégration d'une carte carburant avec Avrios

Une carte carburant n'a vraiment de sens que si elle peut être facilement intégrée dans un logiciel de gestion de flotte. Avec la solution Avrios, les gestionnaires de flotte gagnent du temps, car la charge administrative est considérablement réduite. Fini les papiers et les saisies manuelles. Avec Avrios, les frais de carburant sont automatiquement attribués à chaque véhicule. Des évaluations et des statistiques transparentes permettent de repérer les anomalies et de réaliser directement des économies en cas d'augmentation des coûts. Avec Avrios, les gestionnaires de flotte peuvent intégrer toutes les cartes carburant courantes dans leur système. Cela signifie moins de travail administratif et un meilleur contrôle des coûts. Ils ont ainsi à tout moment une vue d'ensemble des coûts réels de leur flotte.

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Quelle carte carburant choisir ?

Critères pour choisir un fournisseur de cartes carburant

Pour tirer profit d'une carte carburant, il est important de choisir le bon fournisseur. Tout comme le tarif, la couverture géographique et l'utilisation globale, les fournisseurs eux-mêmes jouent un rôle important. Idéalement, la carte carburant doit être adaptée aux conditions de votre flotte afin d'éviter toute solution inadaptée.

Les considérations suivantes jouent un rôle dans le choix d'une carte carburant :

• Quelle couverture régionale est importante pour mes conducteurs ?
• Mes conducteurs circulent-ils au niveau régional, interrégional ou peut-être même international ?
• La collaboration avec un seul fournisseur est-elle suffisante ou faut-il faire appel à plusieurs fournisseurs ?
• Quelles sont mes exigences en matière de conditions techniques et d'intégration ?
• Quels sont les tarifs envisageables ?

Le choix d'une carte carburant adaptée dépend toujours des besoins des conducteurs et de l'orientation du parc automobile. Enfin, il convient de se demander s'il faut opter pour une carte carburant mono-marque ou une carte carburant multi-marques. Dans le premier cas, le fournisseur est par exemple Aral ou Shell. La solution multi-marques combine plusieurs fournisseurs et permet ainsi une couverture suprarégionale. Ici, tout comme pour le modèle de facturation, le comportement de conduite et l'utilisation des conducteurs jouent un rôle important dans le choix du fournisseur.

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À partir de quelle taille de flotte une carte est-elle rentable ?

Une carte carburant convient en principe à toutes les tailles de flotte, mais tous les prestataires ne proposent pas cette option pour les très petites flottes. Pour simplifier la facturation et mieux contrôler les coûts et les conducteurs, il peut également être judicieux d'opter pour une carte carburant pour une petite flotte. Au plus tard lorsque la flotte atteint une taille moyenne ou importante, la carte carburant devient rentable pour la plupart des entreprises. Étant donné que des cartes adaptées sont également disponibles pour les particuliers, la carte carburant est intéressante pour les entreprises disposant d'une flotte de toute taille. Il est toutefois important de comparer précisément les conditions proposées par les différents prestataires afin de trouver la solution la mieux adaptée à la taille de votre flotte.

La carte carburant est-elle sûre ?

La fraude à la carte carburant par les conducteurs est plus facile à détecter grâce à l'enregistrement précis de toutes les données. Cependant, une telle fraude ne peut être totalement évitée. En outre, la carte carburant est considérée comme une option sûre, car son utilisation abusive est empêchée autant que possible par des codes PIN et des mesures telles que la signature des conducteurs. En cas de vol, la carte carburant offre donc une certaine protection contre l'utilisation abusive, comme une carte de crédit. Dans un tel cas, il est important de bloquer la carte. Des paramètres individuels permettent de détecter très rapidement toute activité inhabituelle sur les cartes carburant.

Détails sur le calcul des tarifs des fournisseurs de cartes carburant

Il n'est pas possible de répondre à la question du coût exact d'une carte carburant. En effet, le calcul des tarifs des fournisseurs de cartes carburant dépend de nombreux détails. Les frais d'utilisation annuels varient d'un fournisseur à l'autre et s'élèvent en moyenne à 20 euros. Des cartes de flotte gratuites sont également disponibles, mais leur utilisation est très limitée. Il convient alors de se demander si la carte est suffisante ou s'il est préférable d'opter pour un fournisseur offrant un choix un peu plus large en matière de stations-service. En principe, la carte coûte très peu cher et offre généralement quelques avantages sous forme de remises et de conditions avantageuses pour les entreprises.

Les frais suivants peuvent s'ajouter, mais varient considérablement d'un fournisseur à l'autre :

• Frais de compte éventuels pour les cartes de crédit avec remise sur le carburant
• Modification du nom de l'entreprise sur la carte
• Débits refusés
• Non-utilisation de la carte
• Carte insuffisamment utilisée (respecter les quantités minimales d'achat, le cas échéant)
• Cartes volées ou perdues qui sont réémises
• Pour les factures papier demandées à la place des solutions numériques

En fin de compte, il est essentiel d'examiner en détail et de comparer les différentes offres des fournisseurs. Ce n'est qu'alors qu'il sera possible de déterminer clairement si le fournisseur de cartes carburant est adapté à l'utilisation dans le cadre de la flotte. Dès que vous utilisez un logiciel de gestion de flotte tel qu'Avrios, l'intégration de la carte carburant devrait être possible. Vous vous épargnez ainsi beaucoup de travail administratif et obtenez plus rapidement des chiffres importants qui constituent une base de décision pour tout gestionnaire de flotte.

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Comment trouver la meilleure option ?

En raison de la diversité des offres, il est difficile pour de nombreux clients potentiels de trouver la carte carburant la mieux adaptée à leurs besoins. La carte carburant adaptée à une entreprise nécessite donc une comparaison précise des conditions respectives et des besoins propres à l'entreprise. Dans un premier temps, il est utile de connaître la consommation de carburant de la flotte et de l'analyser plus en détail. Pour ce faire, vous devez répondre à des questions pertinentes afin d'évaluer de manière aussi réaliste que possible la consommation de carburant et vos besoins exacts. Combien de véhicules sont en circulation, quels sont les besoins actuels en carburant et quels sont vos coûts actuels en carburant ? Ces questions sont particulièrement importantes pour la recherche d'une carte carburant pour les entreprises, afin d'éviter des coûts trop élevés dus à une offre inadaptée.

Ce n'est qu'alors qu'il vaut la peine de comparer les différents prestataires. Dans la dernière étape de la sélection, la recherche de la meilleure carte carburant doit inclure la prise de contact avec le prestataire afin d'obtenir une offre sur mesure. Dans certains cas, cela permet de négocier des conditions spéciales ou des remises, mais cela dépend des conditions individuelles et de la consommation de carburant. Quelle que soit la solution choisie, il est important de mettre l'idée en pratique. Ce n'est que si les cartes sont faciles à gérer et à consulter que les gestionnaires de flotte peuvent gagner du temps. Un système compliqué ou l'absence d'intégration dans un logiciel de gestion de flotte existant ne constituent en revanche pas une solution recommandable. Il est donc judicieux de vérifier la mise en œuvre technique de la carte ainsi que les conditions, les prix et les quantités de carburant pouvant être achetées auprès des différents fournisseurs.

Questions fréquentes sur la carte carburant

1. Où utilise-t-on une carte carburant ?

Une carte carburant sert à faire le plein de carburant, comme l'essence et le diesel, dans les stations-service. En général, la carte carburant est limitée à certains fournisseurs. Une carte carburant peut être utilisée pour une voiture de fonction comme pour les véhicules de pool d'une flotte.

2. Comment fonctionne une carte carburant ?

Le principe de la carte carburant est comparable à celui d'une carte de crédit. Les frais encourus sont réglés avec la carte carburant, puis la station-service facture le montant correspondant sur le compte enregistré. Les rapports des fournisseurs permettent ainsi un contrôle plus précis des frais encourus, sans que les conducteurs aient à payer en espèces. La carte carburant est donc une solution sans espèces pour le paiement des carburants dans les stations-service.

3. Une carte carburant permet-elle uniquement de faire le plein ?

Non, dans de nombreux cas, une carte carburant ne sert pas uniquement à faire le plein. Elle permet également de payer les péages, les lavages de voiture et les petites réparations. Cela dépend non seulement du fournisseur de la carte carburant, mais aussi et surtout des conditions convenues avec l'employeur.

4. Les cartes carburant offrent-elles des réductions sur le carburant ?

Oui, les cartes carburant offrent généralement une réduction sur le carburant. Le montant exact de la réduction dépend du tarif choisi et de la base de calcul de la carte carburant. On observe souvent une économie d'environ 5 % sur le carburant, ce qui réduit globalement les coûts de carburant de l'entreprise.

Ressources supplémentaires

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