Dans les entreprises où les voyages d'affaires font partie du quotidien, la gestion des voyages est devenue une composante incontournable. En effet, les voyages d'affaires doivent être organisés, gérés et facturés. À l'ère de la gestion moderne de la mobilité, les domaines de la gestion de flotte et de la gestion des voyages ne peuvent plus être strictement séparés. Vous trouverez ici plus d'informations sur la définition, ainsi que sur les similitudes et les différences entre ces deux domaines.

Que signifie « gestion des déplacements » ?

La gestion des déplacements professionnels concerne tous les voyages d'affaires, leur réservation, leur organisation, leur planification et leur facturation. Il peut s'agir de voyages d'affaires effectués en avion, en train ou en avion. Il ne s'agit pas uniquement de voyages internationaux, la gestion des déplacements professionnels comprend également l'organisation de voyages d'affaires nationaux. Des conférences nationales ou internationales aux déplacements vers différents sites de l'entreprise, le champ d'application est très large. La nature, le nombre et l'orientation des voyages d'affaires dépendent toujours de l'entreprise concernée.

Auparavant, c'était souvent la secrétaire de direction qui était chargée d'organiser les voyages d'affaires et de s'occuper des réservations. C'est toujours le cas dans de nombreuses entreprises, mais dans d'autres, les voyages d'affaires sont nombreux et nécessitent une charge de travail importante pour l'administration. La gestion des voyages est donc toujours importante lorsque des voyages d'affaires ont lieu dans l'entreprise.

‍

Les tâches d'un gestionnaire de déplacements dans la pratique

Selon le type et l'orientation des voyages d'affaires, un gestionnaire de voyages a des tâches variées à accomplir dans la pratique. Cela comprend les tâches suivantes :

• Comparaison des différentes offres avant la réservation
• Réservation de voitures de location
• Réservation de vols ou de trajets en train
• Réservation d'hébergements dans des hôtels
• Conseil aux employés en matière de voyages d'affaires
• Organisation de différents événements
• Décompte des frais de déplacement
• Contrôle des frais de déplacement

Selon l'entreprise, un gestionnaire de voyages met également en place un système facilitant les réservations pour les voyages d'affaires. L'organisation d'événements tels que des réunions, des conférences ou des visites de salons fait également partie des tâches d'un gestionnaire de voyages. En outre, les gestionnaires de voyages conseillent les employés sur les conditions de voyage à l'étranger si nécessaire. Cela peut inclure les visas, les documents, les vaccinations ou les exigences en matière de permis de conduire. Les informations et la nécessité de celles-ci doivent toujours être adaptées au pays de destination.

‍

La gestion des déplacements fait-elle partie de la gestion de flotte ?

À l'origine, la gestion des déplacements constituait un domaine distinct et ne relevait pas directement de la gestion de flotte. C'est toujours le cas dans certaines entreprises, selon leur orientation. Cependant, les tâches respectives se confondent souvent, de sorte qu'il peut être judicieux de regrouper ces domaines. On parle alors plutôt de gestion de la mobilité, car cela englobe tous les domaines de la mobilité.

Dans de nombreuses entreprises, il est judicieux de coordonner très étroitement ces deux domaines. Par exemple, il convient toujours d'utiliser d'abord les véhicules de pool internes avant de réserver des voitures de location coûteuses. Il est également important de se concerter pour la facturation des véhicules utilisés. Cela permet de réduire en partie les coûts des voyages d'affaires, ce qui est très important pour les entreprises en termes de rentabilité.

Du budget de mobilité au contrôle des permis de conduire en passant par la formation des conducteurs pour les voyages d'affaires, les domaines se recoupent à de nombreux égards. La gestion des déplacements ne fait donc pas partie de la gestion de flotte. Il s'agit toutefois d'un domaine dans lequel une coordination étroite est utile afin de réduire le temps passé et les coûts engagés. Une collaboration est particulièrement recommandée lorsque l'utilisation de véhicules de fonction est judicieuse ou nécessaire dans le cadre de la gestion des déplacements.

Solutions numériques pour la gestion des déplacements

Les solutions numériques permettent de travailler de manière beaucoup plus efficace. À condition qu'il s'agisse de solutions adaptées. L'exemple de la gestion numérique des flottes de véhicules le montre clairement, car elle permet de travailler de manière beaucoup plus efficace, plus rapide et plus économique. Il existe des solutions numériques complètes pour la gestion des déplacements qui permettent de numériser toutes les tâches essentielles. Il n'est pas toujours nécessaire ou judicieux de miser sur une solution aussi complète. Il peut donc être judicieux de numériser certains domaines et de déterminer d'abord les besoins. La réservation numérique de voyages via des applications et d'autres outils est déjà très répandue et a remplacé le recours exclusif aux agences de voyages dans de nombreuses entreprises. Toutefois, pour trouver les solutions numériques adaptées, il est indispensable d'examiner les processus existants, les tâches à accomplir et les besoins réels.

Remarque : selon la taille de l'entreprise, il peut être judicieux que la gestion des déplacements soit prise en charge par le service chargé de la gestion du parc automobile. Il est alors recommandé d'utiliser un logiciel intelligent de gestion de parc automobile. Cela facilite la fusion des domaines si vous le souhaitez. Comme les petites et moyennes entreprises ont généralement moins besoin d'un service de gestion des déplacements spécialement mis en place, il est judicieux d'envisager une combinaison des deux domaines. Le responsable du parc automobile devient alors responsable de la mobilité.

‍

Conclusion

En réalité, la gestion des déplacements et la gestion de flotte sont deux domaines distincts. Cependant, selon l'entreprise, il existe certains recoupements, notamment lorsque des trajets avec des véhicules de la flotte sont nécessaires. Ou lorsqu'il s'agit de réserver des voitures de location ou des véhicules supplémentaires. Selon l'entreprise et son orientation, il peut être judicieux de mettre en place une gestion globale de la mobilité qui couvre tous les aspects de la mobilité. Il existe des solutions numériques pour la gestion des déplacements comme pour la gestion de flotte.

Il est donc possible de réserver des voyages d'affaires de manière efficace, rapide et à moindre coût. Pour la facturation des voyages, il est également intéressant de travailler avec des outils numériques afin de toujours garder une vue d'ensemble. Dans le cadre de la transition vers la mobilité, il faut s'attendre à ce que la gestion des parcs automobiles et des déplacements continuent à fusionner à l'avenir.

Informations supplémentaires sur la gestion des parcs automobiles

• Budget mobilité vs voiture de fonction : une comparaison
• Mobilité d'entreprise : une approche holistique de la mobilité d'entreprise
• Gestion des flottes pour les entreprises disposant de flottes importantes
• Smart Working : gestion « Out Of Office » des flottes d'entreprise
• Onboarding chez Avrios : une nouvelle façon de gérer votre flotte
• Logiciel de gestion de flotte : 5 avantages du logiciel Avrios pour les gestionnaires de flotte
• Gestion de flotte avec Excel : les inconvénients par rapport à un logiciel
• Gestion de flotte Excel vs gestion moderne de flotte
• 10 conseils et astuces pour la gestion de flotte
• Gain de temps dans la gestion de flotte - Réduisez votre charge de travail quotidienne

Questions fréquentes sur la gestion des déplacements

1. Quand la gestion des déplacements est-elle nécessaire ?

La gestion des déplacements est particulièrement importante pour les grandes entreprises où les voyages d'affaires font partie du quotidien. Dans toutes les entreprises où les voyages d'affaires sont fréquents, la gestion des déplacements est généralement un domaine à part entière, dans lequel un gestionnaire de voyages s'occupe des tâches importantes.

2. Que fait un gestionnaire de voyages ?

Un gestionnaire de voyages est responsable de l'organisation, de la gestion et du décompte des voyages d'affaires. Cela comprend l'organisation de visites à un salon professionnel ainsi que la gestion complète de voyages à l'étranger de plusieurs semaines.

3. Quelle aide existe-t-il pour la gestion des déplacements ?

Divers outils et solutions numériques offrant une approche globale sont disponibles pour la gestion des déplacements. Si l'utilisation de véhicules de société fait partie du voyage, il est également possible de collaborer avec le service de gestion du parc automobile et d'utiliser un logiciel de gestion de parc automobile adapté.

‍

‍