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Flottenverwaltung

Fuhrparkmanagement und digitales Aufgabenmanagement

Das Fuhrparkmanagement beinhaltet eine Vielzahl von anspruchsvollen Aufgaben für Fuhrparkleiter. Im Rahmen des digitalen Aufgabenmanagements findet eine Vereinfachung vieler Prozesse im Tagesgeschäft statt – wir stellen Vorteile genau wie wesentliche Chancen für die Flottenverwaltung vor.

Februar. 18, 2022

Im Fuhrparkmanagement muss sich der Fuhrparkleiter um zahlreiche Aufgaben kümmern, die entscheidend für die effiziente Verwaltung der Fahrzeuge sind. Im Fuhrparkmanagement kommt es darauf an, stets alle Kosten im Blick zu haben und zu wissen, welches Fahrzeug wann von wem und in welchem Umfang bewegt wird. Dazu kommt, dass neben der Kontrolle aller Fahrzeuge an sich die entstehenden Kosten zu senken sind. Das ist mit Sicherheit für die meisten Fuhrparkleiter die schwierigste Aufgabe überhaupt. Zur Vereinfachung aller Aufgaben im Fuhrparkmanagement hat sich digitales Aufgabenmanagement bewährt. Schauen wir uns einmal an, was darunter zu verstehen ist und welche Vorteile damit einhergehen.

Das leistet digitales Aufgabenmanagement für das Fuhrparkmanagement

Die größte Gefahr beim Fuhrparkmanagement ist sicherlich, wie schnell einzelne Aufgaben vergessen werden. Sie müssen alle Termine im Blick haben und für sich festhalten, wann welches Fahrzeug zur Wartung muss. Das kann abhängig vom verwendeten Programm aufwendig ausfallen. Mit einem klassischen Kalender und bei der manuellen Eintragung an sich kann es vorkommen, dass einzelne Termine entfallen. Termine, die im Anschluss mit mehr Aufwand und höheren Kosten verbunden sind. Als Alternative dazu gibt es die Möglichkeit, mit einer Fuhrparkmanagement Software alle Termine digital zu verwalten. Damit kommen wir zum digitalen Aufgabenmanagement. Der Grundgedanke dahinter ist, dass alle Aufgaben im Fuhrpark in digitaler Form zur Verfügung stehen. Dadurch haben Fuhrparkleiter weniger Arbeit und konzentrieren sich stärker auf wesentliche Bereiche im Fuhrparkmanagement.

Folgendes sollte durch das digitale Aufgabenmanagement umsetzbar sein:

  • Einfach zu bedienende Software, die alle anstehenden und erledigten Aufgaben anzeigt
  • Auf einem Dashboard finden Sie sämtliche Daten, die von Bedeutung sind
  • Termine wie TÜV oder Überprüfung nach UVV sind eingetragen
  • Fahrzeugstammdaten sind hinterlegt, damit Sie sehen, wann Versicherungen ablaufen und wann Sie handeln sollten
  • Keine Aufgabe wird durch die transparente Darstellung vergessen
  • Sie können die vorhandenen Aufgaben und Daten von überall aus aufrufen, da die Software nicht an einen Standort gebunden ist

Übersichtliche und transparente Gestaltung aller Aufgaben

Eine wichtige Funktion im Rahmen des Fuhrparkmanagements ist das sogenannte Dashboard. Dort finden Sie alle anstehenden Aufgaben und Termine, die zu erledigen sind. Da sämtliche Fahrzeug- und Versicherungsdaten genau wie wesentliche Termine digital erfasst sind, behalten Sie leichter den Überblick. Wichtig ist schließlich, dass die Software einfach zu bedienen und zugleich übersichtlich ist. Eine sinnvolle Lösung bietet Ihnen alle Daten und Termine mit einem Klick. Natürlich sollte eine gute Lösung für das Fuhrparkmanagement von überall aus zur Verfügung stehen, da kein zu installierendes Programm erforderlich ist. Unsere zentrale Software erfordert Ihre Anmeldedaten und bietet Ihnen dann von überall aus eine übersichtliche Darstellung aller Prozesse und Aufgaben im Dashboard. Dadurch können Sie schneller handeln und von überall aus transparent die wesentlichen Prozesse einsehen.

Kosten stets im Blick behalten

Eine Fuhrparkmanagementsoftware unterstützt dabei, dass Sie alle Aufgaben stets im Blick haben. Darüber hinaus bietet die Software aber noch einen weiteren Vorteil: Sie haben alle Kosten im Blick. Das ist besonders wichtig, wenn es um Entscheidungen geht und darum, einen genauen Status festzuhalten. Sie berichten nach einem Klick an die Verantwortlichen den aktuellen Status des Fuhrparks inklusive der entstandenen Kosten. Sie sehen, welches Fahrzeug ausgelastet ist und erfahren, welche Fahrzeuge besonders hohe Kosten verursachen. Das gleiche gilt für Tankabrechnungen, für entstehende Versicherungs- und Wartungskosten sowie für Kosten, die in Bezug auf Schäden entstehen. Ein Ausschlag nach oben ist bei den Kosten erkennbar, damit Sie im Anschluss direkt handeln können.

Digitales Schadenmanagement für das Fuhrparkmanagement beachten

Die Digitalisierung ist beim Fuhrparkmanagement ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Noch interessanter ist es aber, wenn Sie sämtliche Aufgaben in digitaler Form vorliegen haben. Die Gefahr, wichtige Einzelheiten zu vergessen, sinkt damit sehr stark. Zu den weiteren Aufgaben bei der Verwaltung des Fuhrparks gehört ein gezieltes Schadenmanagement. Ohne dieses laufen Sie Gefahr, dass Schäden nicht richtig erfasst oder bearbeitet werden. Im Rahmen einer umfassenden Lösung für das Fuhrparkmanagement kommt es daher darauf an, dass das Schadenmanagement ebenfalls in digitaler Form umgesetzt wird. Auf diese Weise sind stets Mitarbeiter für die Fahrer erreichbar, die Organisation von Ersatzmobilität, Schadenerfassung und Reparaturen ist einfach umsetzbar. Im Schadenfall steht eine digitale Schadenakte zur Verfügung, die für das Fuhrparkmanagement in Bezug auf die effiziente und genaue Verwaltung von Bedeutung ist.

Kriterien für die Auswahl eines Anbieters festlegen

Das Fuhrparkmanagement ist ein wichtiges und zugleich recht sensibles Thema. Daher kommt es bei der Auswahl eines Anbieters darauf an, dass einige wesentliche Punkte erfasst werden. Im Idealfall können Sie sich vorab für einen kostenlosen Account anmelden, wie es beispielsweise bei Avrios möglich ist. Auf diese Weise erhalten Sie einen genauen Einblick über die Möglichkeiten und den Einsatz des Programms. Das unterstützt ganz klar bei der Entscheidung für oder gegen einzelne Anbieter.

Folgende Punkte sind bei der Anbieterauswahl von Bedeutung:

  • Es handelt sich um einen zertifizierten, vertrauenswürdigen Anbieter
  • Sämtliche Prozesse werden digitalisiert, damit keine Aufgaben und Termine mehr entfallen
  • Daten lassen sich automatisch erfassen, auslesen und verwalten
  • Die Handhabung der Software ist einfach gestaltet, um keine wertvolle Arbeitszeit zu verlieren
  • Mit einem Klick stehen Termine, Kosten und anstehende Aufgaben bereit
  • Die Software lässt sich digital und ohne die Installation von einem Programm verwenden
  • Dokumente wie der Führerschein aller Fahrer lassen sich rechtssicher digital prüfen
  • Demo-Version: Sie können die Fuhrparkmanagement Software prüfen und austesten
  • Ansprechpartner stehen zur Verfügung, um alle Fragen zeitnah zu klären
  • Individualisierung der Software ist möglich, um eine genaue Anpassung an Ihre Bedürfnisse zu ermöglichen

Sie sollten sich stets gut aufgehoben fühlen und das Gefühl haben, dass Ihre Fragen zeitnah und professionell beantwortet werden. Darüber hinaus stehen die einfache Anwendung der Software sowie die intelligente Gestaltung von dieser im Vordergrund. Von Bedeutung ist am Ende, dass die Lösung für Ihr digitales Aufgabenmanagement für eine deutliche Arbeitserleichterung und für eine Einsparung der Kosten sorgt. Daher lohnt es sich, zuerst die Ansprüche zu formulieren und zu prüfen, welche Aufgaben bei Ihnen im Fuhrparkmanagement mit einem besonders hohen Arbeitsaufwand einhergehen. Fest steht, dass die Digitalisierung aller Aufgaben im Fuhrparkmanagement eine innovative, moderne und zeitsparende Lösung für Fuhrparkleiter darstellt.

Fazit: Digitales Aufgabenmanagement unterstützt im Fuhrparkmanagement enorm

Das Fuhrparkmanagement ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Dabei ist es nicht entscheidend, ob die zu verwaltende Flotte groß oder klein ist. Es gibt zahlreiche Prozesse, die zu überwachen sind. Durch digitales Aufgabenmanagement fällt das Fuhrparkmanagement leichter. Die Digitalisierung der Verwaltung bietet viele Vorteile, sorgt aber vor allem für mehr Transparenz, weniger Fehler und dafür, dass Sie keine Termine mehr vergessen. Denn Fuhrparkmanager wissen schließlich, dass vergessene Termine schnell in höheren Kosten ausarten. Oder sogar in rechtliche Folgen, die sich durch effiziente Verwaltung vermeiden lassen. Daher leistet ein Anbieter mit einer Lösung für digitales Aufgabenmanagement viel, um das Fuhrparkmanagement zu vereinfachen. Wichtig ist lediglich, dass es sich um eine umfassende, einfach zu bedienende und transparente Lösung handelt. Dann können Sie sich zukünftig auf andere Aufgaben konzentrieren, wie auf die Einsparung von Kosten im Fuhrpark oder auf die Strategie zum Erreichen der Nachhaltigkeitsziele im Unternehmen.

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