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Die Dienstwagenrückgabe: Das ist zu beachten

Eine klar geregelte Dienstwagenübergabe vermeidet Kosten, Missverständnisse und hilft allen Beteiligten. Erfahren Sie jetzt, worauf es bei der Rückgabe des Dienstwagens ankommt und wie Sie Schwierigkeiten vorbeugen können.

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January 31, 2023
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Die Dienstwagenrückgabe ist genau wie die Übergabe des Dienstwagens zu Beginn sehr wichtig, um weiteren Kosten oder Problemen vorzubeugen. Dabei ist bei der Rückgabe des Dienstwagens nicht nur der Grund oder der Zeitpunkt dafür entscheidend. Ein Blick auf den Zustand des Fahrzeuges sowie auf mögliche Schäden ist in diesem Moment vorzunehmen, um unnötigen Kosten vorzubeugen. Klare Regelungen mit dem Fahrer des Dienstwagens sind an dieser Stelle genau wie ein klares Übergabeprotokoll von Bedeutung.

Rückgabe des Dienstwagens: Darauf sollten Sie achten

Zunächst einmal ist in diesem Zusammenhang zu klären, wann es zu einer Dienstwagenrückgabe kommen kann, um dann Bedingungen dafür genauer zu bestimmen:

  • Beendigung des Leasingvertrages des Dienstwagens
  • Kündigung des Arbeitnehmers
  • Elternzeit (z. B. über den Mutterschutz hinaus)
  • Lange Krankenstände von mehr als 6 Wochen
  • Der Arbeitnehmer geht in Altersteilzeit/in Teilzeit
  • Die Aufgabenbereiche verändern sich

Der Fall der Rückgabe eines Dienstwagens im Falle der Beendigung eines Leasingvertrages ist soweit selbstverständlich und normalerweise klar vertraglich geregelt. Wichtig ist es darüber hinaus zu wissen, wann ein Arbeitgeber die Rückgabe eines Dienstwagens fordern kann. Nach der Kündigung durch den Arbeitnehmer oder des Arbeitnehmers ist mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses die Rückgabe des Dienstwagens anzufordern. Doch auch bei langen Krankenzeiten von mehr als 6 Wochen kann der Arbeitgeber das Fahrzeug zurückfordern. Bis zu einer Krankenzeit von 6 Wochen darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen jedoch weiter nutzen, ohne dass es zu einer Rückforderung kommt. Bei einer Veränderung der Aufgabenbereiche oder der Umwandlung der Vollzeitbeschäftigung in eine Teilzeitbeschäftigung kann es zu einer Rückforderung des Dienstwagens kommen. Gleiches gilt bei Arbeitnehmern, die sich für den Abschluss eines Altersteilzeitvertrages entschließen. Sobald sich die ursprüngliche Form der Beschäftigung stark verändert, kann es sinnvoll sein, sich über die Rückgabe eines Dienstwagens Gedanken zu machen.

Zu beachten ist zudem die Elternzeit, in der keine Lohnfortzahlung vorhanden ist. Dann ist der Dienstwagen normalerweise zurückzugeben, anders als im Mutterschutz. Nimmt die Mutter nur den Mutterschutz von 14 Wochen in Deutschland und der Schweiz der von 16 Wochen in Österreich in Anspruch, nicht jedoch die eventuell anschließende Elternzeit, kann sie den Dienstwagen weiter fahren. Mögliche Ausnahmen oder Sonderregelungen sollten in jeder Flotte individuell geregelt sein, um Missverständnissen frühzeitig vorzubeugen.

Übergabeprotokoll Banner

Absicherung dank klarer vertraglicher Regelungen

Je ungenauer Regelungen in Bezug auf die Dienstwagenrückgabe getroffen wurden, desto größer sind Missverständnisse und Streitigkeiten in der Praxis. Es ist daher unbedingt empfehlenswert, klare Regelungen für alle klassischen Fälle in der Car Policy festzuhalten, um sich später problematische Klärungen zu ersparen. Vertragliche Regelungen vereinfachen die Rückgabe eines Dienstwagens und beugen höheren Kosten vor, die sonst häufig vom Arbeitgeber zu tragen sind. Die Handhabung rund um den Zeitpunkt der Rückgabe ist dabei genauso festzuhalten wie es bei besonderen Gründen der Fall ist. Durch eine klare Handhabung steht für alle Beteiligten fest, wann ein Fahrzeug zurückzugeben ist und wie lange der Fahrer dafür Zeit eingeräumt bekommt. Schließlich unterstützen vertragliche Regelungen vor allem in einem Sonderfall, wenn durch lange Krankheitszeiten oder die Kündigung des Arbeitnehmers die sonst vorgesehene Dienstwagennutzung nicht mehr eingehalten wird.

Bedeutung der korrekten Rückgabe eines Dienstwagens

Bei der Rückgabe eines Dienstwagens ist an erster Stelle zu beachten, wann und aus welchen Gründen die Rückgabe zu fordern ist. Darüber hinaus gibt es jedoch einige Punkte, die zu beachten sind, um weitere Schwierigkeiten und hohe Kosten zu vermeiden. Ideal ist es, wenn der Fuhrparkleiter ein Rückgabeprotokoll nutzt und gewissenhaft alle wesentlichen Punkte in das Protokoll einfügt. Besonderes Augenmerk ist dabei auf folgende Schwierigkeiten zu legen:

Rückgabe mit Schäden am Fahrzeug

Das Fahrzeug sollte gründlich und fachgerecht geprüft werden, wenn die Rückgabe ansteht. Vertragliche Regelungen weisen im besten Fall darauf hin, was bei Schäden am Fahrzeug von wem zu tragen ist und wie es mit der Vorgehensweise in der Praxis aussieht. Fehlende Regelungen führen im schlimmsten Fall zu hohen Kosten für das Unternehmen, die vermeidbar sind. Da es immer zu Schäden am Fahrzeug kommen kann, die über eine normale Nutzung hinausgehen, ist es hier sinnvoll, mit fachlicher Unterstützung das Fahrzeug bei der Rückgabe zu begutachten. Dadurch lassen sich alle möglichen Mängel im Protokoll festhalten, was nicht nur für ein Leasingfahrzeug von Bedeutung ist.

Rückgabe eines Fahrzeuges mit zu hoher Laufleistung

Es ist üblich, bei der Übergabe von einem Dienstwagen eine Laufleistung mit dem Fahrer genau wie mit der Leasinggesellschaft zu vereinbaren. Falls es sich nicht um ein Leasingfahrzeug handelt, ist die Vereinbarung einer angemessenen Laufleistung dennoch sinnvoll, um eine übermäßige Beanspruchung und Abnutzung der Fahrzeuge zu verhindern. Daher ist bei der Dienstwagenrückgabe nicht nur der Zustand des Fahrzeuges zu begutachten, sondern genauso die vorhandene Laufleistung. Je nach bisheriger Nutzung des Fahrzeuges ist es dann sinnvoll zu prüfen, ob die Mehrkilometer aufgrund der privaten oder der dienstlichen Kilometer entstanden sind. Bereits vor der Dienstwagenrückgabe bietet es sich an, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob mit Mehr- oder Minderkilometern zu rechnen ist. Dadurch ist es oftmals möglich auszuschließen, dass eine zusätzliche Laufleistung in Bezug auf die Kosten allein vom Arbeitgeber zu tragen ist.

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Praktische Checkliste für die Dienstwagenrückgabe nutzen

Im Idealfall gibt es für die Dienstwagenrückgabe ein offizielles Protokoll, um den gängigen Vorschriften zu entsprechen und um keine Details auszulassen. Das Protokoll sollten der Dienstwagennutzer sowie der Fuhrparkverantwortliche zum Abschluss unterzeichnen. In einem Rückgabeprotokoll ist unter anderem der Zustand des Fahrzeuges mit möglichen Schäden aufzuführen. Darüber hinaus sollten Merkmale des Fahrzeuges sowie die gesamte Ausstattung festgehalten sein, um ein vollständiges Rückgabeprotokoll zu ermöglichen.  

Einfacher ist die Rückgabe des Dienstwagens mit unserer Checkliste für die Dienstwagenübergabe umzusetzen. Die kostenlose Checkliste eignet sich für jede Flottengröße und unterstützt dabei, an alle Details zu denken und ein ordentliches Rückgabeprotokoll zu erstellen. Sowohl bei der Übergabe des Fahrzeuges zu Beginn der Nutzung als auch bei der Rückgabe zum Ende der Nutzung sind schließlich einige Dinge zu beachten, die in der verlinkten Checkliste genauer dargestellt werden.

Fazit: Die Dienstwagenrückgabe gewissenhaft umsetzen

Mit einer vollständigen Checkliste ist die Dienstwagenübergabe deutlich effizienter möglich. Bewusst sollte Fuhrparkverantwortlichen zunächst einmal sein, wann genau die Rückgabe eines Dienstwagens von Bedeutung ist. Ausscheidende Mitarbeiter nach einer Kündigung müssen den Dienstwagen genauso zurückgeben wie es bei Eltern in Elternzeit oder bei sehr lange erkrankten Mitarbeitern der Fall ist. Individuelle Absprachen zur genauen Rückgabe sind jederzeit möglich und sind im besten Fall im Dienstwagenüberlassungsvertrag oder in der Car Policy geregelt. Zusätzlich ist das Fahrzeug genau zu begutachten, um mögliche Schäden oder übermäßige Abnutzungserscheinungen frühzeitig zu erkennen. Auf diese Weise lassen sich spätere kostspielige Reparaturen oder hohe Kosten bei der Rückgabe von Leasingfahrzeugen vermeiden. Eine gewissenhafte Umsetzung der Dienstwagenrückgabe in allen Fällen führt dazu, dass sich ein späterer Verwaltungsaufwand reduziert. Im Idealfall ist die Rückgabe der Dienstwagen daher klar für alle Seiten geregelt, damit Arbeitnehmer und Fuhrparkverantwortliche wissen, welche Maßnahmen zu treffen sind.

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