Gestione automezzi

Analizziamo tutte le caratteristiche legate alla gestione di una flotta di automezzi, sottolineandone le peculiarità.

9/17/2024

1 min

Schema

Che cos’è una flotta di automezzi e in cosa differisce da una di sole automobili? Quali strategie sono necessarie per gestirla? Quanto è importante la telematica se si parla di automezzi? Una flotta di automezzi può mirare all’elettrificazione nel 2023? Analizziamo tutte le caratteristiche legate alla gestione di questo tipo di flotta.

Che cos’è una flotta di automezzi

Che cos’è una flotta aziendale

Le flotte aziendali sono gruppi (più o meno numerosi) di veicoli (leggeri e/o pesanti, automobili) appartenenti, in genere, a un’azienda, che li mette a disposizione dei dipendenti:

a scopo puramente strumentale,
ad us o promiscuo,
ad uso esclusivamente personale (raro, ma può accadere)

con diversi fini commerciali.

Esistono diverse tipologie di flotte aziendali. Vediamo le principali, che ci serviranno per comprendere il concetto di automezzi.

Flotte aziendali di automobili

Le flotte aziendali di automobili sono parchi auto che comprendono al loro interno solo autovetture. Esse sono destinate, in genere, a scopi puramente strumentali, ad uso personale o promiscuo (si vedano, in proposito, i paragrafi precedenti).

Flotte aziendali di veicoli leggeri

Le flotte aziendali di veicoli leggeri sono parchi auto che comprendono mezzi commerciali che non eccedono le 3,5 tonnellate di peso, per direttiva europea. Prendono il nome di LCV (Light Commercial Vehicles) e si distinguono in:

veicoli N1, destinati al trasporto (furgoni, autocarri leggeri e pick-up);
veicoli M2, per il trasporto di persone (es. minibus).

Flotte aziendali di veicoli pesanti

Le flotte aziendali di veicoli pesanti sono parchi auto che comprendono mezzi commerciali che superano le 3,5 tonnellate di peso, per direttiva europea. Prendono il nome di HGV (Heavy Goods Vehicles) e si distinguono in:

veicoli N2, con massa compresa tra le 3,5 e le 12 tonnellate, per il trasporto di merci;
veicoli N3, con massa superiore alle 12 tonnellate, per il trasporto di mezzi.

La flotta aziendale di automezzi

Una flotta aziendale di automezzi comprende in genere automobili e mezzi commerciali leggeri e/o pesanti (van, furgoni, autocarri, autotreni, autoarticolati). Essa comporta, da parte del fleet manager, attenzioni peculiari nelle fasi di:

organizzazione dei mezzi,
scelta dei dispositivi utili per una guida il più possibile efficace,
monitoraggio, reperimento, e inserimento dati.

I mezzi pesanti, infatti, oltre a richiedere tutti i controlli che il gestore della flotta riserva alle automobili e ai veicoli di medie dimensioni, necessitano anche di avere a bordo device particolari e di un’osservazione serrata su tutta la serie di dati che deriva dal rispettivo cronotachigrafo (dispositivo che, per legge, viene installato obbligatoriamente proprio sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate) e da tutti gli altri dispositivi.

Vediamo allora, in dettaglio, che cosa non possa mancare nella gestione di un parco automezzi.

Che cosa non può mancare nella gestione di un parco automezzi

Car Policy

La Car Policy è un documento, stilato dall’azienda:

riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta,

è rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori,

non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto.

Essa regola, in particolare:

i soggetti coinvolti nell’uso/gestione dei veicoli;
le modalità d’uso dei mezzi;
la sicurezza;
le modalità di approvvigionamento dei mezzi;
le norme per l’assegnazione dei veicoli ai rispettivi driver;
la scelta dei veicoli;
e tutti gli aspetti relativi a un utilizzo opportuno degli automezzi e a un’organizzazione efficiente della flotta.

Questo documento deve essere reso noto con estrema trasparenza, sempre aggiornato e sottoscritto in ogni sezione da tutte le parti coinvolte.

Affinché, infatti, il parco automezzi possa funzionare in maniera efficace, è necessario che ciascuno svolga al meglio il proprio ruolo, seguendo queste linee guida dettate dall’azienda.

Software di gestione

Numerosi fleet manager si servono, ancor oggi, di espedienti tradizionali (classico foglio di calcolo Excel) per gestire la loro flotta aziendale, che, in effetti, possono funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte: risultano di semplice utilizzo, sono gratuiti e hanno sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati.

Purtroppo, però, queste soluzioni possono presentare anche diversi limiti, in particolare in presenza di automezzi nella flotta (che necessitano della registrazione di numerosi dati ulteriori rispetto alle automobili): inserimento manuale dei dati, lungo, laborioso e soggetto a errori che non vengono poi segnalati; no visione d’insieme; no interazione con l’utente, né con altri sistemi; no utilizzo contemporaneo da più postazioni; no adattamento a smartphone/smartwatch; e così via.

Il passaggio al software di gestione, dunque, comporta una serie di vantaggi di valore inestimabile per il fleet manager e per la flotta stessa, che viene organizzata in maniera indubbiamente più efficace: visibilità completa dei dati, che sono sempre disponibili, a portata di click; riduzione dei costi (carburante/manutenzione), aumento della sicurezza, e ottimizzazione dei tempi (nelle consegne, per i mezzi pesanti); risparmio di tempo nell’inserimento e nel reperimento dati, grazie alle automazioni; consolidamento della flotta e preparazione per la crescita; aggiornamento costante.

Localizzazione con GPS

La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione; lo stile di guida; il consumo carburante; i tempi di sosta/guida; i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti; e così via.

Questa localizzazione si può ottenere:

montando un GPS tracker su ciascun mezzo;
attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi;
con dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.

Navigatori specifici per mezzi pesanti

Si tratta di software di navigazione che:

selezionano solo rotte adatte alla taglia del mezzo, evitando di proporre strade con restrizioni di peso/larghezza/altezza;
indicano parcheggi sicuri per poter sostare di notte;
forniscono mappe con restituzioni realistiche dell’ambiente per preparare l’autista allo scenario che gli si presenterà;
aggiornano in tempo reale sullo stato/sulla viabilità delle rotte da percorrere;
inviano messaggi personalizzati ai driver in base alle necessità preventivamente inserite;
avvisano su quale lato della strada sarà la destinazione, così da evitare al driver impreviste e pericolose manovre di inversione di marcia in loco.

Manutenzione preventiva veicoli

Necessaria per evitare malfunzionamenti improvvisi e sprechi inutili, dunque, di fondamentale importanza affinché ciascuno sia sempre del tutto operativo, si possano evitare eventuali sinistri e i costi siano il più possibile contenuti.

Tracking dei rimorchi

Al fine di avere percezione esatta e in tempo reale di dove siano ubicati i rimorchi e addirittura sapere quando abbiano i portelloni aperti.

Previsione dei tempi di arrivo

Notifiche in tempo reale per rendere del tutto efficienti i rapporti con i clienti, rendendoli edotti del momento in cui arriverà il carico, così che essi possano organizzarsi al meglio tra consegne e ritiri e non vi siano sprechi di tempo né per loro, né per l’azienda.

Geofencing

Si tratta di un perimetro virtuale che viene monitorato. Può essere una zona geografica (ad esempio l’area di carico/scarico merci, per controllare, a seconda che un mezzo vi sia o meno presente, se abbia già effettuato o meno la consegna), o il perimetro esterno del veicolo (così da tenere sotto controllo chi/che cosa entri nella sua area di manovra e tener monitorato, anche a distanza e a mezzo fermo, la sua sicurezza e il suo utilizzo).

Gestione carico

Il carico degli automezzi deve essere assolutamente proporzionato alla loro portata, per evitare di incorrere in sanzioni e di usurare i mezzi stessi, con conseguenti e ingenti costi extra.

Organizzazione interna dei rimorchi

Quando nella flotta sono presenti mezzi pesanti, è bene organizzare le merci in maniera molto oculata, così che i driver non siano poi costretti ad arrampicarsi tra i pacchi, o a fare movimenti scomposti per raggiungere il carico rischiando sinistri. Questo aspetto è importantissimo, dunque, per la sicurezza e per il contenimento di tempi e di costi.

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La telematica per i mezzi pesanti

La telematica per i mezzi pesanti prevede l’uso del cronotachigrafo, ma non solo.

Il cronotachigrafo, che per legge viene installato obbligatoriamente sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate:

indica i tempi di guida effettuati e quelli rimanenti,
dà notifica delle soste,
dà conto dei pedaggi corrisposti.

Un controllo capillare di questi dati consente al fleet manager di:

ottimizzare le tempistiche per le consegne,
rispettare la normativa vigente,
controllare i percorsi e il loro costo,

dunque, di risparmiare considerevolmente in termini di efficienza nei confronti dei clienti, di tempo, e di denaro.

Scopriamo allora quali siano i vantaggi che un sistema telematico apporta alla flotta in presenza di mezzi pesanti.

Che cos’è la telematica per mezzi pesanti?

Grazie alla telematica, i dati relativi ai mezzi pesanti:

vengono registrati da una centralina o, più in generale, da un sensore durante la guida del veicolo,
vengono trasmessi all’azienda in modo rapido e sicuro attraverso la rete mobile,
possono essere ricevuti con un software adeguato.

In questo modo, il fleet manager può sempre sapere con esattezza:

dove si trova ogni camion della propria flotta,
per quanto tempo è stato in movimento,
quali distanze ha percorso.

La telematica per i mezzi pesanti fornisce quindi ai fleet manager tutte le informazioni necessarie:

per la localizzazione dei mezzi,
per un monitoraggio molto preciso dei veicoli,
per la pianificazione degli itinerari,
per il conteggio delle ore di lavoro degli autisti,
per il controllo del consumo di carburante.

Essendo il tachigrafo obbligatorio per gli autocarri sopra le 3,5 tonnellate di peso, la telematica nelle flotte, al momento, è molto più comune sui mezzi pesanti che non sulle classiche auto aziendali.

Vantaggi dei sistemi telematici per i mezzi pesanti

I sistemi telematici in generale comportano una serie di vantaggi che sono di grande interesse per la gestione delle flotte, in particolare per via dei dati che consentono di ottenere su:

chilometri percorsi e i tragitti effettuati,
tempi di lavoro e rispetto dei tempi di pausa,
comportamento di guida (comprese frenate e accelerazioni),
sicurezza,
analisi dei costi e dei consumi di carburante,
ottimizzazione dei percorsi e dell’impiego dei veicoli in tempo reale,
modalità di utilizzo dei veicoli.

Grazie all’analisi di tutti questi dati e alla conseguente pianificazione di strategie mirate d’azione, il fleet manager può giungere a una significativa riduzione dei costi della flotta.

I vantaggi della telematica nella flotta di automezzi

Ecco i vantaggi della telematica per una flotta di automezzi:

Giornali di bordo digitali o registri digitali

Lì vengono registrati con precisione i chilometri percorsi e gli orari di inizio e fine lavoro. Questi registri vengono utilizzati:

per presentare le ore di lavoro,
per dimostrare al cliente la distanza percorsa.

Questo migliora le condizioni di lavoro, poiché non ci saranno più ore al volante non pagate perché non viste. Inoltre, è possibile dimostrare che una certa distanza è stata percorsa all’ora stabilita. Un registro digitale basato sulla telematica per autocarri rappresenta quindi un importante vantaggio sia per gli autisti che per gli stessi fleet manager.

Posizionamento GPS preciso

Grazie al GPS:

i fleet manager possono seguire i veicoli in tempo reale,
sapere dove si trovano e ottimizzare il loro utilizzo;
i percorsi possono essere pianificati al meglio, in modo che l’uso complessivo del tempo di lavoro sia più efficiente nel migliore dei casi,
a lungo termine, è possibile ridurre i costi della flotta e migliorare l’utilizzo di tutti i veicoli sfruttando la flotta in modo più efficiente.

Risparmio sui costi per il carburante

I camion della flotta sono associati a un elevato consumo di carburante, che si traduce in costi non trascurabili per la flotta. È dunque opportuno esaminare più da vicino il consumo di carburante, proprio grazie alla telematica al fine di risparmiare sui costi per il rifornimento, a vantaggio della redditività dell’intera azienda.

Maggior sicurezza

Gli incidenti, purtroppo, non possono sempre essere evitati.

Un modo per ridurre la probabilità di sinistri, però, è una formazione dei conducenti che vada oltre la classica istruzione sulla conformità alle norme antinfortunistiche. Questo è possibile proprio grazie ai dati ottenuti dal sistema telematico dei camion e all’interpretazione del comportamento alla guida. Grazie all’analisi di questi dati, in molti casi è infatti possibile sviluppare istruzioni adeguate a ridurre il rischio di incidenti.

La sicurezza alla guida diventa dunque maggiore, perché in caso di incidente o furto del veicolo, i dati sono disponibili in tempo reale grazie alla telematica. Questo è quindi un vantaggio per autisti e fleet manager.

Conformità ai requisiti di legge

Non bisogna dimenticare che la telematica per i mezzi pesanti non è semplicemente un’opzione volontaria che l’autista può accettare o meno. Si tratta piuttosto di una questione di obblighi di legge, dal momento che il tachigrafo è obbligatorio per gli autocarri con peso lordo superiore a 3,5 tonnellate.

Conclusione: la telematica per automezzi è un’opzione vantaggiosa per la flotta

La telematica per gli automezzi è un’opzione determinante per la gestione della flotta, poiché la tecnologia consente di:

registrare dati importanti,
adattare i percorsi,
pianificare gli itinerari migliori,
avere percezione netta delle ore di lavoro,
conoscere il consumo di carburante.

L’analisi di questi dati è cruciale per ottimizzare la flotta.

Si rende dunque necessario un sistema telematico per autocarri e una scatola o un sensore sul veicolo per registrare i dati rilevanti nel modo più accurato possibile.

Dopotutto, misurazioni imprecise non sono auspicabili e portano solo a una base distorta sulla quale costruire poi un processo decisionale fallace.

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Una flotta di automezzi può puntare all’elettrificazione nel 2023?

L’orientamento europeo è sempre più volto verso la sostenibilità e le flotte aziendali guardano ormai in maniera decisa all’elettrificazione, quindi all’inclusione di un crescente numero di veicoli elettrici (EV) e ibridi (PHEV), seguendo le regole europee in materia (in particolare, quelle del Green Deal che prevede «zero emissioni nette entro il 2035»).

Proviamo allora a capire, analizzando pro e contro, quanto convenga avere veicoli commerciali elettrici nel proprio parco auto, quindi, in particolare, furgoni e mezzi pesanti. (Sull’importanza della presenza di auto elettriche nella flotta, invece, si legga questo nostro articolo).

I limiti legati ai veicoli elettrici commerciali per la flotta

Il costo dei veicoli elettrici commerciali

Il costo dei veicoli elettrici commerciali è decisamente molto elevato rispetto a quello degli stessi modelli con motore endotermico:

si è nell’ordine del 40/50% in più per l’acquisto dei furgoni,
se poi si pensa a mezzi ancor più grandi, la cifra raddoppia.

Il prezzo di questi mezzi è dunque ancora decisamente scoraggiante. Nei prossimi paragrafi, parleremo comunque anche degli incentivi disponibili per questo tipo di veicoli.

Meglio sarebbe, in ultima analisi, pensare dunque a soluzioni di noleggio a lungo termine. Almeno per ora.

Il costo dell’elettricità e le colonnine di ricarica

Con i rincari sull’elettricità dovuti al momento storico che stiamo vivendo, rifornire i veicoli elettrici commerciali non è sempre così vantaggioso.

I camion elettrici, ad esempio, necessitano almeno di tre ricariche per percorsi di media lunghezza. Ancor di più per tratte lunghe.

Nel 2021 ricaricare a colonnine pubbliche costava tra i 40 e i 50 centesimi per kWh.
Nel 2023 siamo a una media di 74 centesimi.
Perciò per una ricarica da 50 kWh, serviranno 37 euro, con autonomia di circa 300 km. (Tesla, però, ad esempio, dichiara un’autonomia tra i 500 e gli 800 km sul proprio truck elettrico, il Semi. Quindi in futuro potrebbero aprirsi scenari sempre più favorevoli.)

Utilizzando colonnine installate presso il domicilio dei dipendenti o in azienda, il prezzo scende, ma essendo la potenza erogata minore, occorrerà più di un’intera notte (dodici ore) per ricaricare solo per metà la batteria.

Vero è che, però, l’azienda può usufruire di incentivi per l’installazione delle colonnine di ricarica. Se perciò nella sua flotta sono presenti veicoli commerciali pesanti che compiono tratte brevi o medie, questa rappresenta la giusta soluzione.

Oltre al costo dell’elettricità, è poi necessario tener conto della presenza non omogenea di infrastrutture di ricarica nel nostro Paese (più della metà – il 60% – sono infatti collocate al nord e il resto, al centro-sud), anche se l’Italia si sta organizzando per avere sempre più colonnine sui grandi snodi stradali.

I vantaggi legati ai veicoli commerciali elettrici per la flotta

Gli incentivi

Sono ancora disponibili (e lo saranno fino al 2024), sulla piattaforma ecobonus, gli incentivi per mezzi commerciali totalmente elettrici:

4.000 euro se si acquistano veicoli N1 fino a 1,5 tonnellate;
6.000 euro per N1 tra 1,5 e 3,5 tonnellate;
12.000 euro per veicoli N2 tra 3 e 7 tonnellate;
14.000 euro N2 fra 7 e 12 tonnellate.

Quindi, anche se il costo di questi veicoli è molto elevato, occorre comunque ripensarlo alla luce di queste sovvenzioni.

Il risparmio sul lungo periodo (il TCO)

Il TCO (Total Cost of Ownership) nella gestione della flotta aziendale è il costo totale di proprietà di un veicolo, ossia il costo totale di un veicolo per tutto l’arco di tempo del suo utilizzo. È il costo onnicomprensivo che riguarda ogni mezzo di un parco auto, dall’acquisto/noleggio/leasing, alla manutenzione, a ogni operazione/spesa a esso legata.

Esso comprende dunque:

costi fissi (pagamento rate e/o canone fisso, tassa di proprietà, manutenzione ordinaria, assicurazione);
costi variabili (carburante, tasse di circolazione, pagamento dei pedaggi, manutenzione straordinaria).

Considerando tutte queste voci, è facile comprendere che il TCO delle auto elettriche e ibride è decisamente inferiore rispetto a quello delle endotermiche, in quanto su tutte esiste un notevole risparmio (tranne sul costo di acquisto, come abbiamo già visto pochi paragrafi fa). Vediamo in dettaglio allora ciò che riguarda il bollo, la manutenzione e l’assicurazione.

Bollo

In generale, per i veicoli elettrici e ibridi, il bollo:

non è da corrispondere per i primi cinque anni dalla prima immatricolazione;
dal sesto anno, si paga una cifra pari a un quarto rispetto a ciò che si deve corrispondere per un’auto endotermica di pari potenza.
(Ci sono poi alcune eccezioni, in base alle regioni, previste dalle tabelle ACI, ma il costo del bollo per questo tipo di veicoli resta sempre nettamente più basso rispetto a quello dei modelli endotermici).

Manutenzione

In generale:

i veicoli totalmente elettrici necessitano di minor cura rispetto alle loro versioni endotermiche e consentono di risparmiare sulla manutenzione in maniera considerevole. Questo, principalmente, perché – come esplicitato con estrema chiarezza e sintesi nello studio condotto da Motus-E – «meno cose ci sono in un motore, meno cose si possono rompere.», e i motori dei veicoli elettrici possiedono sino all’80% in meno di componenti rispetto a quelli a gasolio/benzina.

Assicurazione

L’assicurazione dei veicoli elettrici consente all’azienda un risparmio che oscilla tra il 10 e il 30%.

Conclusioni: elettrificazione ancora difficoltosa, ma con importanti vantaggi

I più grandi ostacoli che frenano ancora le aziende di fronte all’implementazione di veicoli commerciali elettrici nella flotta sono:

il costo elevato di questi mezzi,
la disomogenea distribuzione delle colonnine di ricarica sul territorio italiano,
il prezzo dell’elettricità.

Per contro, però: