In linea generale, ogni azienda che possieda una flotta ha bisogno di una car policy: essa stabilisce le regole per l’utilizzo delle auto aziendali al fine di ridurre al minimo i rischi nell’utilizzo e di ottimizzare i costi.
Che cos’è una car policy?
La car policy (anche detta “regolamento sulle auto aziendali” o “linee guida sulle auto aziendali”) definisce tutte le condizioni quadro per l’utilizzo dei veicoli aziendali. Specifica esattamente:
- quali dipendenti abbiano diritto a un veicolo,
- categorie, equipaggiamenti, e motori delle vetture da assegnare,
- quali siano le condizioni di utilizzo delle auto.
Si tratta proprio di linee guida centrali, definite con precisione, che indicano ai driver e ai fleet manager quali siano i loro diritti e i doveri nell’ambito dell’utilizzo dei veicoli.
Vediamo allora:
- le caratteristiche (orientamento strategico; controllo dei costi);
- gli elementi imprescindibili (criterio di assegnazione veicoli; definizione dei veicoli per la flotta: scelta della formula di mobilità; classificazione dei veicoli in categorie; selezione dei veicoli per i dipendenti; consegna e utilizzo dei veicoli; considerazione sul passaggio all’elettrico);
- l’aggiornamento costante (il fatto che la Car Policy sia tenuta in perenne aggiornamento, la rende estremamente efficace);
- le modifiche necessarie da apportare in caso di elettrificazione della flotta;
- come Avrios possa sostenere il fleet manager nella stesura della car policy.
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Differenze tra la car policy e il contratto di assegnazione dell’auto aziendale
- Il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è normalmente un contratto con l’autista di un singolo veicolo: non si tratta quindi necessariamente di un insieme di regole generali, ma di singole integrazioni.
- La car policy è più generale, mentre il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è solitamente più specifico. La car policy può dunque essere semplicemente integrata dal contratto di assegnazione al fine di avere una linea guida adeguata in tutti gli ambiti essenziali.
- Mentre la car policy è sempre valida per l’intera azienda, il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è un insieme di regole individuali con ciascun driver.
È quindi importante non confondere i due documenti per fornire una copertura completa in tutte le aree.
Facciamo un esempio: nel contratto di leasing di un’auto aziendale si devono considerare soprattutto i singoli chilometraggi annuali. Vanno poi indicati gli intervalli di manutenzione specifici. Se le stesse condizioni non devono essere applicate a tutti i conducenti delle auto aziendali, si possono specificare nei singoli contratti di assegnazione. In questi ultimi, devono essere specificati anche i rispettivi equipaggiamenti delle vetture, perché non tutti i conducenti di una flotta desiderano lo stesso veicolo con lo stesso equipaggiamento.
Dipende comunque dalla linea strategica della flotta e quindi dalla politica sull’uso delle auto aziendali, cosa debba essere indicato nella car policy e cosa nel contratto di assegnazione dell’auto aziendale.
Domande frequenti sulla car policy
Cosa deve essere incluso in una car policy?
Una car policy include tutte le norme che devono essere rispettate quando si forniscono auto aziendali. Ciò include considerazioni sulla possibilità di effettuare viaggi privati e sull’autorizzazione all’uso del veicolo da parte di altri membri della famiglia, il comportamento da tenere in caso di incidente, a chi spettino i costi sostenuti. Inoltre, nella car policy devono essere riportate caratteristiche quali il tipo di veicolo, l’equipaggiamento, ed eventuali dotazioni speciali. Quanto più precisa è la politica di utilizzo delle auto aziendali, tanto minori saranno i malintesi in seguito.
Quando è importante una car policy?
Una car policy è fondamentale quando in azienda sono presenti auto aziendali. Ogni flotta, a prescindere dalle sue dimensioni, grazie a una car policy può ridurre i rischi legati all’utilizzo delle auto aziendali, perché specifica in maniera chiara e vincolante quali comportamenti si debbano tenere per utilizzare le auto aziendali. Senza una serie di regole fisse, l’uso dei veicoli aziendali comporta infatti dei rischi per l’azienda e per il fleet manager.
Perché è importante la car policy?
- La car policy non solo regola i comportamenti da tenere per utilizzare i veicoli aziendali, ma definisce anche le condizioni per la fornitura delle vetture. Questo semplifica tutti i processi legati all’auto aziendale: dall’ordine, alla consegna, alla restituzione. Anche il comportamento in caso di incidenti e l’equipaggiamento del veicolo sono definiti con precisione.
- Per i dipendenti, avere regole chiare è importante per determinare cosa sia loro permesso e cosa no. Ad esempio, se si sa con certezza, grazie alle linee guida, che un’auto aziendale non è destinata a viaggi privati, non sorgono incertezze né domande in merito.
Car Policy e Mobility Policy
Dalla concezione di Car Policy, si andrà via via migrando verso il concetto di Mobility Policy (o comunque, i due temi si interconnetteranno).
Si tratta di una concezione più estesa, che non riguarderà soltanto una condivisione di regole focalizzate strettamente sull’utilizzo dei mezzi della flotta, ma uno sguardo di amplissimo respiro sulla mobilità della flotta stessa e dei dipendenti.
Il mobility manager si occuperà dunque di creare un giro di mobilità il più possibile sostenibile a livello ambientale e sociale, inserendo nel parco auto anche la micromobilità (biciclette, scooter, monopattini, …) e preoccupandosi addirittura delle modalità di spostamento dei dipendenti da e verso il luogo di lavoro, proponendo loro le soluzioni più convenienti in termini di risparmio di tempo, di costi, e di emissioni di CO2.
Vediamo le due policy a confronto.
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Come modificare la Car Policy in caso di elettrificazione della flotta
La tecnologia automobilistica fa rapidi passi in avanti, le tendenze globali sono sempre più green e le flotte aziendali guardano in maniera ormai decisa all’elettrificazione, ossia all’includere sempre più veicoli elettrici (EV) e ibridi (PHEV) seguendo i dettami europei in materia di sostenibilità (in particolare, quelli del Green Deal che prevede «zero emissioni nette entro il 2035»).
Vediamo allora in che modo sia necessario adattare la Car Policy aziendale se il parco auto comprende veicoli a basse e bassissime emissioni.
- Alcune sezioni potranno restare invariate (assegnazione veicoli; procedure per cambio di posizione lavorativa; idoneità alla guida; formula di mobilità; uso del veicolo; procedure per incidente; responsabilità azienda; responsabilità conducente; consegna e restituzione).
- Altre sezioni dovranno essere aggiornate (emissioni CO2; scelta veicoli; auto aziendale come finge benefit; formazione dipendenti sull’uso di auto green; rifornimento; ricarica in azienda/domicilio dipendenti/colonnine pubbliche; ricarica come servizio o benefit).
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