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Car policy aziendale

In linea generale, ogni azienda che possieda una flotta ha bisogno di una car policy: essa stabilisce le regole per l’utilizzo delle auto aziendali al fine di ridurre al minimo i rischi nell’utilizzo e di ottimizzare i costi.

Che cos’è una car policy?

La car policy (anche detta “regolamento sulle auto aziendali” o “linee guida sulle auto aziendali”) definisce tutte le condizioni quadro per l’utilizzo dei veicoli aziendali. Specifica esattamente:

  • quali dipendenti abbiano diritto a un veicolo,
  • categorie, equipaggiamenti, e motori delle vetture da assegnare,
  • quali siano le condizioni di utilizzo delle auto.

Si tratta proprio di linee guida centrali, definite con precisione, che indicano ai driver e ai fleet manager quali siano i loro diritti e i doveri nell’ambito dell’utilizzo dei veicoli.

Molte aziende però, pur avendo una flotta, non introducono una car policy, anche se si tratta di una misura assolutamente raccomandabile, che contribuisce all’ottimizzazione della flotta stessa e al contenimento dei costi. Con le specifiche precise presenti su questo documento, infatti, si vincola il comportamento dei driver, che devono attenersi alle direttive.

Contenuti essenziali della car policy

La car policy aziendale regola tutti i dettagli importanti per l’azienda e il rispettivo parco auto:

  • per quanto tempo possa essere utilizzato ogni veicolo;
  • quali costi siano a carico dell’autista, e quali del datore di lavoro;
  • le modalità di intervento in caso di incidente;
  • i controlli periodici della patente di guida;
  • la possibilità di uso privato del veicolo.

Molti fraintendimenti e conseguenti difficoltà nella gestione della flotta possono essere ricondotti a una car policy lacunosa o non chiara. È importante quindi che le norme non lascino spazio a molteplici interpretazioni e che indichino come debbano comportarsi i fleet manager e i driver.

Una car policy deve contenere i seguenti elementi:

1) Il periodo di utilizzo dell’auto aziendale

Il periodo esatto di utilizzo deve essere specificato nella car policy per evitare eventuali fraintendimenti. Poiché il trasferimento dei veicoli aziendali è solitamente limitato nel tempo, l’autista deve essere conscio di questi periodi. Si devono definire anche i dettagli sul passaggio di consegne del veicolo e sull’eventuale passaggio a uno nuovo.

2)Persone autorizzate all’uso

Se non si tratta di decisioni individuali, ma di norme che riguardano l’intera flotta, è necessario registrare gli utenti autorizzati alla guida dei veicoli aziendali: si deve dunque stabilire con precisione se solo i dipendenti dell’azienda possano condurli o se la concessione sia estesa anche ai familiari degli stessi. Se l’uso da parte di altri membri della famiglia fosse vietato e guidassero comunque, infatti, l’assicurazione non coprirebbe eventuali costi in caso di sinistro.

3) Comportamento in caso di incidente

Anche a fronte dello stile di guida più sicuro, talvolta è impossibile evitare gli incidenti. Nel regolamento delle auto aziendali, il comportamento in caso di sinistro deve essere definito con precisione per evitare ambiguità e incomprensioni. La documentazione di un incidente (sotto forma di protocollo) deve essere riportata con precisione, così come la procedura standard. In questo modo, i fleet manager sono sempre informati sui sinistri.

4) Copertura dei costi

Un’auto aziendale comporta dei costi. La car policy aziendale deve specificare esattamente quali siano questi costi e come debbano essere ripartiti. Ad esempio, dovrebbe essere specificato chi paga il rifornimento/la ricarica. Lo stesso vale per i costi di manutenzione, per il cambio degli pneumatici o per l’assicurazione. Più precisa è la suddivisione, meno ambiguità ci saranno nell’accordo.

5) L’ambito di utilizzo dei veicoli

È importante specificare l’ambito di utilizzo dei veicoli. Questo vale soprattutto per i viaggi privati e la loro portata. Alcune aziende vietano l’uso promiscuo dell’auto: in tal caso, il driver non può utilizzare il veicolo aziendale a titolo privato.

6) Eventuali condizioni speciali dell’azienda

Molte aziende impongono condizioni speciali sull’uso dell’auto aziendale. Tali condizioni speciali devono essere registrate in dettaglio nella car policy e rispettate. Queste condizioni possono includere, ad esempio, la tassazione dell’auto aziendale e le modalità per il parcheggio in azienda.

7) La cerchia degli utenti

Nella migliore delle ipotesi, la car policy dovrebbe indicare chiaramente chi ha diritto a un’auto aziendale. I gruppi professionali e le aree in cui un dipendente riceve un’auto aziendale, quindi, devono essere chiaramente definiti. Se, ad esempio, solo il personale sul campo o i dirigenti hanno questo diritto, è necessario includerlo nella car policy. In questo modo si evita di dover decidere chi abbia diritto e chi no. Inoltre, in questo modo è possibile regolare chiaramente le aspettative dei dipendenti.

Questi punti possono essere integrati in base alle esigenze delle rispettive aziende. Così facendo si ottiene una car policy che si adatta sia alla compagnia che alle condizioni individuali della flotta. Non ha molto senso adottare completamente modelli generali senza adeguamenti specifici, poiché ogni azienda ha regolamenti individuali sull’uso dei veicoli.

Differenze tra la car policy e il contratto di assegnazione dell’auto aziendale

  • Il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è normalmente un contratto con l’autista di un singolo veicolo: non si tratta quindi necessariamente di un insieme di regole generali, ma di singole integrazioni.
  • La car policy è più generale, mentre il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è solitamente più specifico. La car policy può dunque essere semplicemente integrata dal contratto di assegnazione al fine di avere una linea guida adeguata in tutti gli ambiti essenziali.
  • Mentre la car policy è sempre valida per l’intera azienda, il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è un insieme di regole individuali con ciascun driver.

È quindi importante non confondere i due documenti per fornire una copertura completa in tutte le aree.

Facciamo un esempio: nel contratto di leasing di un’auto aziendale si devono considerare soprattutto i singoli chilometraggi annuali. Vanno poi indicati gli intervalli di manutenzione specifici. Se le stesse condizioni non devono essere applicate a tutti i conducenti delle auto aziendali, si possono specificare nei singoli contratti di assegnazione. In questi ultimi, devono essere specificati anche i rispettivi equipaggiamenti delle vetture, perché non tutti i conducenti di una flotta desiderano lo stesso veicolo con lo stesso equipaggiamento.

Dipende comunque dalla linea strategica della flotta e quindi dalla politica sull’uso delle auto aziendali, cosa debba essere indicato nella car policy e cosa nel contratto di assegnazione dell’auto aziendale.

Importanza della car policy per la flotta

  • La car policy dà una struttura alla flotta e fornisce un quadro d’azione che facilita le attività quotidiane dei fleet manager. Le controversie tra i dipendenti o l’uso improprio dei veicoli possono essere evitati grazie a linee guida chiare. Se, ad esempio, si definisce con precisione chi deve sostenere quali costi, si ottiene una migliore visione d’insieme per entrambe le parti, fleet manager e autisti.
  • Il tempo risparmiato grazie alla car policy, peraltro, è enorme. Come linea guida generale, si presume che la configurazione di un’auto aziendale implichi in media circa 30 ore lavorative. La negoziazione delle categorie, dei modelli di veicoli e delle condizioni di utilizzo del veicolo richiedono infatti molto tempo. Una volta creata la car policy, però, il tempo e l’impegno necessari si riducono notevolmente.

Domande frequenti sulla car policy

Cosa deve essere incluso in una car policy?

Una car policy include tutte le norme che devono essere rispettate quando si forniscono auto aziendali. Ciò include considerazioni sulla possibilità di effettuare viaggi privati e sull’autorizzazione all’uso del veicolo da parte di altri membri della famiglia, il comportamento da tenere in caso di incidente, a chi spettino i costi sostenuti. Inoltre, nella car policy devono essere riportate caratteristiche quali il tipo di veicolo, l’equipaggiamento, ed eventuali dotazioni speciali. Quanto più precisa è la politica di utilizzo delle auto aziendali, tanto minori saranno i malintesi in seguito.

Quando è importante una car policy?

Una car policy è fondamentale quando in azienda sono presenti auto aziendali. Ogni flotta, a prescindere dalle sue dimensioni, grazie a una car policy può ridurre i rischi legati all’utilizzo delle auto aziendali, perché specifica in maniera chiara e vincolante quali comportamenti si debbano tenere per utilizzare le auto aziendali. Senza una serie di regole fisse, l’uso dei veicoli aziendali comporta infatti dei rischi per l’azienda e per il fleet manager.

Perché è importante la car policy?

  • La car policy non solo regola i comportamenti da tenere per utilizzare i veicoli aziendali, ma definisce anche le condizioni per la fornitura delle vetture. Questo semplifica tutti i processi legati all’auto aziendale: dall’ordine, alla consegna, alla restituzione. Anche il comportamento in caso di incidenti e l’equipaggiamento del veicolo sono definiti con precisione.
  • Per i dipendenti, avere regole chiare è importante per determinare cosa sia loro permesso e cosa no. Ad esempio, se si sa con certezza, grazie alle linee guida, che un’auto aziendale non è destinata a viaggi privati, non sorgono incertezze né domande in merito.
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