Sanitätshaus o.r.t. automatise la vérification des permis de conduire et réduit durablement ses coûts de leasing

Réduire les coûts liés à la flotte

Sanitätshaus o.r.t. GmbH est une entreprise de services de santé de taille moyenne, spécialisée dans les soins à domicile, la rééducation et la technologie orthopédique. Basée à Göttingen et disposant de sept autres succursales, l’entreprise emploie plus de 200 collaborateurs au total, dont 120 utilisent des véhicules de fonction.

Le responsable de la flotte, Andreas Riebensahm, a rejoint l’entreprise à la fin de 2020. À cette période, la gestion de la flotte représentait un facteur de coûts important. Les dépenses liées aux véhicules en leasing augmentaient continuellement depuis plusieurs années, notamment parce que les véhicules ne correspondaient pas toujours au kilométrage contractuel initial. « Lors de la restitution des véhicules, les kilomètres excédentaires ou manquants nous posaient de sérieux problèmes. Certains véhicules prévus pour 20 000 kilomètres affichaient en réalité 40 000 kilomètres au compteur — et inversement », explique M. Riebensahm.

Chaque véhicule disposait alors d’un dossier papier regroupant l’ensemble des documents, allant de l’entretien à la gestion des sinistres, en passant par les assurances. Bien qu’une solution logicielle fournie par le partenaire de leasing fasse partie du contrat, ses fonctionnalités se sont rapidement révélées insuffisantes. « Nous manquions cruellement de visibilité et les données n’étaient pas mises en relation entre elles », résume le responsable de la flotte. L’introduction d’un logiciel de gestion de flotte complet et performant figurait donc naturellement en tête de ses priorités.

Un autre défi concernait la tenue des carnets de bord : les données étaient souvent incomplètes ou imprécises, et de nombreux trajets n’étaient pas correctement enregistrés. Face à cette situation, Andreas Riebensahm a décidé d’introduire le carnet de bord numérique Vimcar. « J’avais déjà utilisé ce carnet de bord numérique à titre privé et en avais été très satisfait. »

Les critères déterminants dans le choix d’Avrios comme solution de gestion de flotte ont finalement été la clarté de la plateforme ainsi que la puissance de ses fonctionnalités d’analyse.

Une gestion des contrats de leasing automatique et fluide

Depuis lors, Andreas Riebensahm gère seul la flotte d’o.r.t. en exploitant presque toutes les fonctionnalités d’Avrios. Un point est particulièrement essentiel pour lui : disposer à tout moment d’un accès complet à l’ensemble des données des véhicules. Cela lui permet non seulement de planifier et de gérer facilement les assignations comme les changements de pneus ou le suivi des sinistres mais aussi d’identifier rapidement d’éventuelles anomalies de coûts, un aspect crucial dans le cadre des contrats de leasing.

« J’ai une vue d’ensemble précise du kilométrage de chaque véhicule et je peux planifier en conséquence, aussi bien pour de nouveaux contrats que pour l’ajustement de contrats existants. Il peut par exemple être pertinent de prolonger un contrat de leasing de six mois, et grâce aux filtres d’Avrios, je peux effectuer ce calcul immédiatement », explique Andreas Riebensahm.

La valeur résiduelle des véhicules s’est également nettement améliorée depuis l’introduction d’Avrios. Auparavant, o.r.t. rencontrait régulièrement des difficultés lors de la restitution des véhicules : des défauts ou dommages étaient signalés au dernier moment, entraînant une baisse de leur valeur. Désormais, Andreas Riebensahm surveille automatiquement les durées d’utilisation et fait intervenir le Smart Repair avant les dates de restitution prévues. Ce problème a ainsi été entièrement résolu. En moyenne, le gestionnaire de flotte économise entre 1 000 et 1 500 euros par véhicule.

« Depuis que nous utilisons Avrios, les coûts liés aux véhicules en leasing ont fortement diminué. J’ai en permanence une vue d’ensemble complète et je peux réagir rapidement si nécessaire. » Andreas Riebensahm

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Le carnet de bord facilite le calcul du kilométrage

La fiscalité des véhicules de fonction est un enjeu majeur pour toute entreprise. Chez o.r.t., elle est gérée selon différents modèles. Les véhicules de fonction attribués individuellement sont soumis à la règle des 1 %, tandis que les véhicules de flotte doivent être équipés d’un carnet de bord servant de justificatif auprès des autorités fiscales.

Afin de documenter l’ensemble des trajets en toute conformité fiscale, Andreas Riebensahm a introduit le carnet de bord numérique Vimcar. Entre-temps, il exploite également les données issues des statistiques de véhicules Vimcar pour optimiser les coûts. « Je peux consulter à tout moment les trajets et le kilométrage dans le carnet de bord numérique. J’utilise ainsi certains véhicules comme “tampons” afin d’équilibrer le kilométrage au sein de la flotte », explique M. Riebensahm. Lorsqu’un véhicule a déjà parcouru trop de kilomètres, il est alors réservé à des trajets plus courts ou temporairement retiré de l’exploitation.

En matière de contrôles électroniques des permis de conduire, la priorité est donnée à la conformité légale et au gain de temps. Dans le cadre de ses fonctions, Andreas Riebensahm doit vérifier deux fois par an les permis de conduire des 120 conducteurs officiels. Autrefois très chronophage, cette tâche a été considérablement simplifiée grâce au contrôle électronique du permis de conduire proposé par Avrios. Indépendamment du lieu ou du moment, les conducteurs peuvent photographier et télécharger leur permis à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette, rendant toute falsification impossible.

« Avrios et Vimcar offrent non seulement un service client complet et de grande qualité, mais développent également leurs produits en continu. De nouvelles solutions innovantes sont régulièrement proposées pour faciliter mon travail. » Andreas Riebensahm