Sanitätshaus o.r.t.

Ziele

• Digitalisierung der Fuhrparkdaten 
• Verringerung des Verwaltungsaufwand
• Kostenkontrolle 

Herausforderung

Kostensenkung im Fuhrpark

Die Sanitätshaus o.r.t. GmbH ist ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen im Gesundheitswesen und hat sich auf die Bereiche Homecare, Reha- und Orthopädietechnik spezialisiert. Am Hauptsitz in Göttingen und in den sieben weiteren Filialen arbeiten insgesamt mehr als 200 Mitarbeiter, 120 davon nutzen ort-Fahrzeuge. Fuhrparkmanager Andreas Riebensahm kam Ende 2020 zum Unternehmen. Der Fuhrpark stellte zu diesem Zeitpunkt einen enormen Kostenfaktor dar. Die Kosten für die Leasingfahrzeuge stiegen seit Jahren, auch weil die Fahrzeuge nicht der vereinbarten Kilometerleistung entsprachen. „Die Mehr- oder Minderkilometer bei der Rückgabe der Fahrzeuge waren ein großes Problem. Es gab Fahrzeuge, die mit 20.000 Kilometer veranschlagt waren, tatsächlich aber 40.000 Kilometer auf dem Tacho hatten und umgekehrt“, sagt Andreas Riebensahm. Für jedes Fahrzeug gab es damals einen Ordner, in dem alle Dokumente abgelegt wurden – von der Wartung über die Bearbeitung von Schadensfällen bis hin zu allen Versicherungsunterlagen. Daneben gab es eine kleine Softwarelösung des Leasingpartners, die Teil des Leasingvertrags war. „Es fehlte der Überblick, Zusammenhänge wurden nicht erkannt“, fasst es Riebensahm zusammen. Die Einführung einer umfassenden Flottenmanagementsoftware stand deshalb ganz oben auf seiner Prioritätenliste.
Ein weiteres Problem waren die Pool-Fahrzeuge. Die Fahrtenbücher wurden ungenau geführt, immer wieder fehlten Fahrtennachweise. Der Fuhrparkmanager entschied sich daher, das Vimcar-Fahrtenbuch einzuführen. „Ich habe das digitale Fahrtenbuch bereits privat genutzt und sehr gute Erfahrungen damit gemacht.“ Den Ausschlag für Avrios als Flottenmanagementsoftware gaben die übersichtliche Darstellung und die Analysemöglichkeiten der Plattform.

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Übersichtlich, intuitiv und einfach anzuwenden. Das hat mich bei Avrios überzeugt. Das Vimcar-Fahrtenbuch hat mich schon als Privatnutzer begeistert. Als Fuhrparkmanager profitiere ich von dieser rechtssicheren und digitalen Lösung.

Andreas Riebensahm
Fuhrparkmanager, Sanitätshaus o.r.t.

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Lösung

Leasingverträge im Blick

Andreas Riebensahm managt seitdem den Fuhrpark von ort im Alleingang und nutzt dabei nahezu alle Funktionen von Avrios. Besonders wichtig für ihn: Er hat jederzeit Zugriff auf alle Fahrzeugdaten. So kann er nicht nur sehr einfach Termine wie Reifenwechsel verwalten und die Bearbeitung von Schadensfällen überwachen, sondern auch Kostenausreißer erkennen. Das zahlt sich vor allem bei Leasingverträgen aus. „Ich habe die Kilometerstände der einzelnen Fahrzeuge im Blick und kann entsprechend planen. Das gilt für Neuverträge, aber auch für Anpassungen bestehender Verträge. Zum Beispiel kann es sich durchaus lohnen, den Leasingvertrag um ein halbes Jahr zu verlängern. Mit dem Avrios-Filter kann ich das sofort berechnen“, erklärt Riebensahm. Auch der Restwert der Fahrzeuge hat sich seit der Einführung von Avrios erhöht. In der Vergangenheit gab es bei ort immer wieder Probleme bei der Rückgabe der Fahrzeuge. Mängel und Schäden wurden reklamiert, die wiederum den Restwert drückten. Seit Andreas Riebensahm die Laufzeiten automatisiert überwacht und die Fahrzeuge bereits vor dem fälligen Rückgabetermin mit Smart Repair aufbereiten lässt, hat sich dieses Problem gelöst. Im Schnitt spart der Fuhrparkmanager 1.000 bis 1.500 Euro pro Fahrzeug ein. 

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Seitdem wir Avrios nutzen, sind die Kosten für die Leasingfahrzeuge gesunken. Ich habe jederzeit den vollen Überblick und kann bei Bedarf schnell reagieren.

Andreas Riebensahm
Fuhrparkmanager, Sanitätshaus o.r.t.

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Vorteile

Fahrtenbuch hilft bei Kilometerausgleich

Die Besteuerung von Firmenwagen ist in allen Unternehmen ein wichtiges Thema. Bei ort wird dies unterschiedlich gehandhabt. Die personalisierten Dienstwagen unterliege der 1%-Regelungen. Pool-Fahrzeuge benötigen ein Fahrtenbuch als Nachweis für das Finanzamt. Andreas Riebensahm führte das Vimcar-Fahrtenbuch ein, um alle Fahrten finanzamtkonform zu dokumentieren. Inzwischen nutzt er die Daten aus der Vimcar-Fahrzeugstatistik aber auch, um Kosten zu sparen. „Fahrten und Kilometerstände kann ich über das digitale Fahrtenbuch jederzeit abrufen. Ich setze daher die einzelnen Fahrzeuge als Puffer für einen Kilometerausgleich ein“, erklärt Riebensahm. Hat ein Fahrzeug bereits zu viele Kilometer zurückgelegt, wird es nur noch auf kürzeren Strecken oder vorerst nicht mehr eingesetzt. 

Bei der elektronischen Führerscheinkontrolle steht neben der Rechtssicherheit die Zeitersparnis im Vordergrund. Zweimal pro Jahr muss der Fuhrparkmanager im Rahmen der Halterhaftung die Führerscheine der 120 offiziellen Fahrer überprüfen. In der Vergangenheit war das sehr zeitaufwendig. Die elektronische Führerscheinkontrolle von Avrios hat dies vereinfacht. Orts- und zeitunabhängig können die Fahrer ihren Führerschein per Smartphone oder Tablet abfotografieren und hochladen. Eine Manipulation ist ausgeschlossen.

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„Avrios und Vimcar haben nicht nur einen ausgezeichneten und umfassenden Support, sondern entwickeln auch ihre Produkte immer weiter. Es werden ständig neue und innovative Lösungen angeboten, die mich in meiner Arbeit unterstützen.“

Andreas Riebensahm
Fuhrparkmanager, Sanitätshaus o.r.t.