Objectifs

• Réduction des coûts administratifs
• Transparence des coûts de la flotte
• Garantie de la conformité de la flotte

Défi

Contrôle des coûts et respect des obligations légales

TeegSchwendner est le leader du marché de la vente au détail de thé avec 123 magasins en Allemagne et propose une gamme de thé variée et de haute qualité. Une boutique en ligne complète le concept de vente.

Avec 20 voitures de société, l'entreprise basée à Meckenheim dispose d'une flotte de véhicules assez restreinte, qui ne faisait que croître progressivement. Dans le passé, les documents relatifs aux véhicules étaient traditionnellement conservés dans des dossiers. Outre les données relatives au véhicule et au conducteur, ces fichiers comprenaient des contrats de leasing, des factures d'atelier et des demandes d'indemnisation et d'assurance.

Cela était particulièrement vrai en ce qui concerne le kilométrage des véhicules loués.

Mais il fallait également agir sur la question de la responsabilité. Michael Blank recherchait une solution conforme à la loi pour les contrôles de permis de conduire requis, qui impliquerait le moins d'efforts possible pour lui et pour les conducteurs.

Avantages

Numérisation des données et donc maîtrise des coûts

TeegSchwendner utilise la plateforme de gestion de flotte Avrios depuis 2019. Toutes les données de base sur les véhicules et les conducteurs sont désormais disponibles sous forme numérique. Les données récemment ajoutées, telles que les factures ou les réclamations, sont automatiquement attribuées au véhicule concerné. Toutes les données peuvent être consultées à tout moment en temps réel et sont clairement organisées, ce qui représente un gain de temps considérable par rapport à la documentation papier. Toutes les données des partenaires de location ont également été intégrées à la plateforme et complétées par des cartes carburant. De cette manière, des rapports et des relevés peuvent être établis sur les différents centres de coûts ainsi que sur les coûts totaux d'un véhicule.

La solution de plateforme permet à Michael Blank de contrôler totalement les coûts de la flotte. Il propose également des options d'analyse et de calcul, par exemple pour les réparations spéciales, les coûts d'exploitation et les offres de crédit-bail.

Transparence des données et garantie de la conformité de la flotte

Les données sur les conducteurs, une fois collectées et intégrées, fournissent également une assistance en matière de conformité. Au sein de la plateforme, TeegSchwendner utilise l'outil de contrôle électronique du permis de conduire. Le contrôle régulier du permis de conduire est un élément essentiel de la responsabilité de l'entreprise.

Le contrôle semestriel récurrent est enregistré dans les données de base. Les conducteurs sont automatiquement invités par e-mail à prendre une photo de leur permis de conduire avec leur smartphone. L'image est ensuite attribuée au dossier numérique du pilote concerné. Le contrôle et la date sont donc documentés et peuvent être vérifiés à tout moment.

Pour Michael Blank, le temps consacré à la vérification légale du permis de conduire est donc extrêmement réduit. Néanmoins, il fait preuve d'une transparence maximale. Il peut suivre l'état des contrôles à tout moment et est automatiquement informé en cas de retard.