Objectifs

• Assignation d'atelier numérique et intégrée
• Standardisation et transparence en cas d'amende
• Gestion intelligente des documents

Défi

Accélération du traitement des réparations et des ateliers ainsi que centralisation des amendes et des infractions administratives

La start-up de Münster, flaschenpost SE, se considère à la fois comme une entreprise de logistique et une entreprise numérique. Fondée en 2016, l'entreprise compte actuellement 23 sites en Allemagne et garantit la livraison de boissons à la porte en 120 minutes. Le Flaschenpost SE a connu une croissance rapide en quelques années, ce qui se reflète également dans la taille de la flotte. L'entreprise a commencé avec 40 véhicules à Münster uniquement et, fin 2020, l'ensemble de la flotte comprenait déjà 1 500 véhicules de livraison et 100 voitures de société. Jusqu'au début de 2020, la flotte était gérée à l'aide de feuilles de calcul Excel. Le temps requis par l'équipe de gestion de la flotte composée de quatre membres était énorme.

La décision du gestionnaire de flotte Stephan Zech en faveur d'un logiciel de gestion de flotte dépendait principalement de deux conditions. D'une part, la solution devait être adaptée à la croissance rapide de la flotte et aux visites d'ateliers qui l'accompagneraient inévitablement, et d'autre part, les amendes qui étaient auparavant gérées de manière décentralisée sur les différents sites devaient être numérisées et consolidées. « Il est important pour nous de pouvoir réagir immédiatement à chaque nouveau site », explique Stephan Zech. « Cela est particulièrement vrai pour les dommages et la maintenance. L'ensemble du processus, de la réception des réparations à la commande d'atelier, doit soutenir le flux de travail de « Flaschenpost SE ».

Solution

Intégration intelligente des données et OCR

La plateforme de gestion de flotte agile d'Avrios simplifie et accélère considérablement les processus du Flaschenpost SE. Cela repose sur la possibilité d'une intégration de données entièrement numérique. Toutes les données sont mises à jour automatiquement et peuvent être récupérées et évaluées en temps réel, même sur mobile. Cela simplifie l'ensemble du processus de l'atelier. En utilisant les données du véhicule et les caractéristiques des dommages, Stephan Zech peut non seulement sélectionner le meilleur atelier en cas de dommage, mais peut également prendre des décisions très rapidement. « Si la demande de véhicules est très élevée, je pourrais peut-être reporter la maintenance ou combiner des réparations mineures avec l'entretien suivant, ce qui réduit les temps d'arrêt, permet de gagner du temps et, en fin de compte, de réduire les coûts ».

Dans le passé, l'administration des amendes représentait un problème majeur pour l'entreprise. Avec environ 7 000 conducteurs alternant avec 1 500 véhicules, non seulement le taux d'amende était très élevé, mais leur administration prenait également beaucoup de temps.

La solution dans ce cas s'appelait la technologie OCR. Les billets entrants sont désormais automatiquement lus et intégrés à la plateforme. « Grâce à la centralisation et à la standardisation, ce domaine est totalement transparent. Il était important pour nous que la protection des données soit respectée à 100 %, et c'est le cas pour Avrios », souligne le responsable de la flotte Stephan Zech.

Avantages

Gestion des documents et analyse des données

Avrios facilite l'analyse. Cela vaut avant tout pour la gestion des documents. Toutes les informations et données pertinentes relatives aux contrats de leasing et d'assurance sont accessibles à tout moment à Stephan Zech en un clic.

Les anomalies ou les facteurs de coûts et donc les potentiels d'économies peuvent être identifiés immédiatement.

La gestion des risques est un sujet important pour toutes les flottes. Stephan Zech et son équipe utilisent également les possibilités de la plateforme dans ce cas. Les informations sur les différents véhicules sont régulièrement consultées et évaluées. « Nous examinons quels véhicules sont équipés de caméras de recul ou d'un système de contrôle de la distance de stationnement, par exemple, et quel est le quota de dégâts par véhicule individuel. Sur la base des données, je peux décider si et quel système d'assistance est utile ou non ».