Auto aziendale ad uso promiscuo

Che cosa si intende per auto aziendale ad uso promiscuo? Quali sono i suoi possibili utilizzi? Come viene tassata e come un software come quello di Avrios può supportare nel calcolo della tassazione? È deducibile? Può essere monitorata con GPS? È più conveniente del budget di mobilità? Il suo utilizzo è regolato dalla Car Policy? Analizziamone, da vicino, tutte le caratteristiche.

Che cos’è l’auto aziendale ad uso promiscuo?

L’auto aziendale ad uso promiscuo:

• è una vettura assegnata al dipendente sia per scopi lavorativi che per uso personale.

Quando viene utilizzata?

L’auto aziendale ad uso promiscuo:

• viene usata durante l’orario lavorativo;
• è utilizzata durante il tempo libero e i giorni festivi (a seconda degli accordi previsti dal contratto).

Chi può guidare l’auto aziendale ad uso promiscuo?

L’auto aziendale ad uso promiscuo:

• è guidata dal dipendente a cui è assegnata,
• potrà essere guidata dai familiari (coniuge e figli) del dipendente. Questa opportunità è, invero, abbastanza rara e deve essere prevista dal contratto. Inoltre, può capitare che per motivi legati all’assicurazione possa essere fissata un’età minima per la guida del mezzo;
• potrà essere guidata da persone esterne alla strettissima cerchia familiare del dipendente. Opzione rarissima e sempre prevista o meno dal contratto stipulato tra azienda e lavoratore.

I vantaggi dell’auto aziendale ad uso promiscuo

Per i lavoratori, poter usufruire di un’auto in questa chiave è un grande vantaggio perché:

• non devono accollarsi le spese dell’acquisto/noleggio del veicolo,
• né quelle relative alla manutenzione, all’assicurazione, al bollo, al carburante (se presente carta carburante fornita dalla compagnia),
• si ritrovano, insomma, a utilizzare il mezzo per spostamenti legati al lavoro durante la settimana e a sfruttarlo per le proprie necessità nel tempo che eccede rispetto a quello lavorativo.

Quanto grava in busta paga un’auto aziendale ad uso promiscuo?

L’auto aziendale ad uso promiscuo come fringe benefit

Pur essendo un servizio che agevola e motiva il dipendente, l’auto aziendale ad uso promiscuo non è del tutto gratuita, proprio perché si somma al suo reddito. Sull’auto aziendale come fringe benefit grava, infatti, una forma di tassazione regolata dall’Art. 51 del T.U.I.R. (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

La tassazione dell’auto aziendale come fringe benefit

• Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi prima del 1° luglio 2020, la tassazione si basa sulle tabelle chilometriche Aci (si tratta di tabelle pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale – ecco le più recenti. Vi si trovano i valori per tutti i veicoli esistenti sul mercato, suddivisi per tipologia, per motorizzazione e per il loro essere in produzione o meno): «è considerato reddito del dipendente il 30% del costo che deriva dal percorrere quindicimila chilometri in un anno con quel determinato tipo di automobile», recita la normativa.
• Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi a partire dal 1° luglio 2020, invece, la tassazione dei veicoli a uso promiscuo è inversamente proporzionale al livello di emissioni dell’automobile in questione (più inquinano, più costano ai dipendenti).
• Per i contratti stipulati dal 1° gennaio 2021, inoltre, grazie a un emendamento al Decreto Sostegni-bis (art. 12 del Decreto Legge 115/2022), cambiano le soglie di pagamento, si allargano leggermente le maglie: se prima, ad esempio, la tassazione era del 30% alla luce di emissioni di CO2 comprese tra i 61 e i 160 g/km, ora quel 30% comprende veicoli con emissioni tra i 61 e i 190g/km. Per emissioni tra 191 e 230 g/km diventa del 50%, e sopra i 230 g/km, è del 60%. La soglia resta invece immutata per la tassazione del 25% (veicoli con emissioni tra 0 e 60 g/km).

È l’auto aziendale green ad uso promiscuo la più conveniente per i dipendenti

Alla luce dei dati riportati nel paragrafo precedente, le auto green (quindi a basse o bassissime emissioni, ibride ed elettriche) comportano una tassazione minima. Ecco il motivo per il quale, attualmente, sono le più richieste anche dai dipendenti. Pesantemente penalizzate, invece, le endotermiche con emissioni elevate.

Il tutto in accordo con la svolta ecologica auspicata dal piano del Green Deal europeo, quella che prevede «zero emissioni nette entro il 2035».

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Come calcolare la tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit senza il software di Avrios

Per procedere al calcolo della tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit manualmente, senza usare il software Avrios, è necessario:

• connettersi al sito ACI, scegliendo la sezione dedicata al fringe benefit;
• scegliere l’anno (in questo caso il 2022. Non è infatti possibile anticipare il calcolo per l’anno successivo, perché le nuove tabelle non sono ancora state pubblicate. Occorrerà dunque controllare periodicamente il sito per spere quando saranno disponibili);
• selezionare tra «autoveicoli, caravan e motoveicoli», a seconda del tipo di mezzo posseduto;
• selezionare il tipo di alimentazione del proprio veicolo (benzina, diesel, metano, elettricità,..);
• scegliere tra mezzi «in produzione e fuori produzione»;
• una volta operate le scelte appropriate, si aprirà una tabella Excel nella quale si dovrà cercare il modello della propria vettura.
• Nel momento in cui non fosse contemplato il modello esatto, sarà necessario selezionare un modello che si avvicini il più possibile al proprio, con il rischio di sbagliare.
• A questo punto, con un controllo incrociato tra il libretto di circolazione del proprio veicolo (per capire l’entità delle emissioni) e i valori contemplati dalla normativa (dei quali abbiamo discusso al paragrafo precedente), si troverà la cifra giusta.
• Questa cifra andrà divisa per 12 (le mensilità) e trasmessa a chi si occupa delle buste paga in azienda, così che possa inserirla nei pagamenti da effettuare.

Queste operazioni vanno ripetute, manualmente, per ogni singolo veicolo della flotta, con il grande rischio di poter commettere errori (in qualsiasi passaggio) e con un impiego di tempo considerevole.

Si tratta di un processo lungo, laborioso e complicato.

Facciamo allora un punto sui principali problemi che sorgono calcolando i fringe benefit manualmente e, subito dopo, come il software di Avrios possa snellire in maniera decisiva queste operazioni grazie all’automatizzazione di ogni  passaggio.

I problemi del calcolo manuale

I principali problemi legati al calcolo manuale dei fringe benefit riguardano:

• il tempo (elevato richiesto dalle operazioni),
• l’errore umano,
• la corrispondenza (tra nomenclatura del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e le diciture sulle tabelle ACI: non sempre precisa, perciò spesso si rende necessario consultare numerose tabelle per trovare l’esatta attinenza),
• le diverse figure coinvolte in azienda (che comportano complessità nel flusso di lavoro, lungo e laborioso, perché non tutte le figure aziendali hanno accesso allo stesso modo agli stessi dati. Occorrono dunque numerosi momenti di confronto per integrare la frammentarietà dei dati a disposizione di ciascuno).

I vantaggi del calcolo del fringe benefit con Avrios

Il software Avrios, dunque, grazie all’automatizzazione dei processi, consente di calcolare la tassazione dell’auto come fringe benefit in maniera rapida e sicura, escludendo qualsiasi tipo di errore (legato invece al calcolo manuale) e consentendo un enorme risparmio in termini di tempo (e, di conseguenza, di denaro per l’azienda).

Avrios, per ovviare ai problemi legati al calcolo manuale (cfr. paragrafo precedente, 4) I problemi del calcolo manuale) ha sviluppato, in particolare:

• un algoritmo che individua la corrispondenza perfetta tra modello del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e di quello presente sulle tabelle ACI, oppure una lista di potenziali alternative tra cui scegliere la più adatta, senza scorrere tutte le tabelle.
• Un sistema di conversione automatica da kW a CV.
• Una chiara panoramica del calcolo per ogni veicolo nel tempo.

I principali punti di forza di Avrios rispetto alla concorrenza sono:

• il ricalcolo automatico dei valori dei fringe benefit ogni anno, sulla base delle ultime tabelle ACI;
• l’aggiornamento automatico delle tabelle ACI;
• il suggerimento intelligente del veicolo ACI più adatto, che semplifica e velocizza l’intero processo.

Vediamo ora come funzioni, nella pratica, questa funzionalità di Avrios per il calcolo dell’auto aziendale come fringe benefit.

Come calcolare la tassazione sull’auto aziendale come fringe benefit con il software di Avrios

Con il software di Avrios, il calcolo si fa estremamente semplice e rapido, grazie all’automatizzazione che la piattaforma offre:

• le informazioni sulle emissioni vengono estrapolate tramite il numero di telaio, che è identificativo per ciascuna vettura. (Dal numero di telaio si ricavano infatti informazioni molto dettagliate su tutti gli aspetti del veicolo: colore carrozzeria, combustibile, tipo di cambio, configurazione, equipaggiamento, consumi, emissioni, …).
• È bene, comunque, operare un doppio controllo, perché a volte il solo numero di telaio non basta (questo accade se, ad esempio, il costruttore non ha dichiarato tutti i dati relativi alle emissioni con estrema precisione).
• Si caricherà, dunque, sulla piattaforma del software, anche il libretto del veicolo, che, sulla seconda pagina, al numero v.7, reca la specifica sulle emissioni della vettura.
• Una volta noto, con precisione, il volume delle emissioni in grammi al chilometro, il software individuerà in autonomia, in pochi secondi, la classe di tassazione in cui inserire il veicolo concesso come fringe benefit al dipendente, in base agli aggiornamenti dei parametri operati dalla legge e dalle tabelle Aci e la proporrà già divisa nelle 12 mensilità.
• Nel momento in cui si volesse avere il calcolo per l’anno successivo, poi, appena le nuove tabelle ACI saranno disponibili, Avrios, in autonomia, preparerà (sempre in pochi secondi) la cifra e la renderà disponibile accanto a quella passata, così che il fleet manager possa confrontarle direttamente.

Si tratta dunque di un’interfaccia estremamente dinamica, interattiva e reattiva, che consente ai fleet manager una svolta cruciale nella gestione del loro parco auto.

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L’auto aziendale come fringe benefit: esempi pratici di calcolo con e senza Avrios

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L’auto aziendale è deducibile?

Proviamo a rispondere ad alcune domande fondamentali sulla deducibilità delle spese legate alle auto elettriche aziendali:

• le auto elettriche aziendali sono deducibili?
• In che misura?
• Anche la ricarica elettrica è detraibile?

Vediamo che cosa dice la legge.

La legge sulla deducibilità delle auto elettriche aziendali

Per poter rispondere ai nostri quesiti, è necessario consultare l’articolo 164 del Tuir, Dpr 917/1986, il quale tratta proprio i “Limiti di deduzione delle spese e degli altri componenti negativi relativi a taluni mezzi di trasporto a motore, utilizzati nell’esercizio di imprese, arti e professioni”.

Questo articolo spiega, in particolare, che:

“le spese e gli altri componenti negativi relativi ai mezzi di trasporto a motore, indicati nello stesso articolo, sono soggette a vari tipi di deduzione”.

(I componenti negativi del reddito sono spese sostenute dall’azienda per poter perseguire i suoi obiettivi di mercato e di crescita, quindi beni materiali che immateriali).

E, più nello specifico, che:

“Sono deducibili nella misura del 20% le spese relative alle autovetture e autocaravan, di cui alla lettera a e alla lettera m del comma 1 dell’articolo 54 del Dlgs 285/1992, mentre la quota di deducibilità sale al 70% per i veicoli dati in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d’imposta”.

Traducendo il senso dell’articolo sopracitato, capiamo che:

Auto elettrica ad uso non strumentale

In linea generale, le aziende possono dedurre il 20% delle spese legate alle auto elettriche, se ne fanno uso non strumentale, con un tetto massimo di 3.615,20 euro.

Ma esistono distinzioni proprio in base all’uso dei veicoli.

Auto elettrica ad uso promiscuo per i dipendenti

Se la vettura è ad uso promiscuo per i dipendenti, allora si potrà detrarre fino al 70% (e 40% di IVA).

Auto elettrica come bene strumentale per l’attività dell’impresa

Addirittura, se la vettura è “bene strumentale all’attività dell’impresa”, quindi è bene imprescindibile per svolgere tale attività, allora i costi del suo noleggio saranno deducibili al 100%.

Auto elettrica per agenti di commercio

Gli agenti di commercio possono detrarre sino all’80%, ogni anno, delle spese di noleggio dell’auto elettrica, sia che usino il veicolo per scopi lavorativi che privati, con un tetto massimo di 5.164,57 euro.

È possibile dedurre anche la ricarica

Sempre in virtù del medesimo articolo, il quale non prevede specifiche distinzioni su quali siano le componenti detraibili, anche la ricarica delle auto elettriche aziendali risulta detraibile, ma sempre in funzione dell’uso che si fa del veicolo.

• In generale, è possibile detrarre il 20% dei costi di ricarica,
• se l’auto è concessa ad uso promiscuo ai dipendenti, la deducibilità dei costi di ricarica sale al 70%.

Conclusioni

Per legge è quindi possibile detrarre le spese legate alle auto elettriche aziendali (noleggio e ricariche) in varie percentuali, a seconda dell’uso che l’impresa/la partita iva fa dei veicoli.

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Deducibilità auto elettriche aziendali

24.07.23

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L’auto aziendale ad uso promiscuo può essere monitorata con tracciamento GPS?

Per installare un localizzatore GPS occorre per legge l’approvazione:

• del sindacato
• o dell’Ispettorato del lavoro.

Inoltre:

• non è consentita l’installazione di un dispositivo GPS su veicoli aziendali per ragioni non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Se il GPS viene installato su un veicolo in maniera illecita da parte dell’azienda:

• le sanzioni imposte a un dipendente di cui è stata accertata un’infrazione (proprio grazie al GPS) non sono valide.

Infine:

• i mezzi aziendali che possiedono localizzatori GPS devono recare la scritta “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al dipendente,
• il monitoraggio deve essere disabilitato durante le pause lavorative,
• la posizione dev’essere oscurata dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Il monitoraggio GPS su auto ad uso promiscuo

Il monitoraggio GPS:

• è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
• deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.

Il trattamento dei dati personali

Se i dati riguardanti la posizione coinvolgono non soltanto un veicolo, ma anche una persona, entra in gioco la normativa sulla GDPR.

Per quanto riguarda le auto aziendali, dunque, i dirigenti dovranno prendere in considerazione il trattamento dei dati, analizzando (ce lo illustra uno studio dettagliato sull’argomento):

• le modalità del trattamento dei dati;
• le finalità perseguite dall’azienda,
• l’interesse dell’azienda;
• i rischi preventivati e le misure necessarie.

Importanti saranno anche le misure organizzative adottate:

• la designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che in genere è il fornitore del software di tracciamento);
• la data retention, ossia i tempi di conservazione dei dati trattati;
• l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.

Inoltre occorrerà:

• trattare i dati dovranno secondo le direttive del Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione;
• utilizzare i dati dovranno nel rispetto del dipendente e delle finalità aziendali;
• informare i lavoratori attraverso un’apposita informativa.

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Monitoraggio GPS delle auto aziendali: cosa è consentito?

30.06.23

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Conviene di più, per il dipendente, un’auto ad uso promiscuo o il budget di mobilità?

La mobilità sta cambiando e, con essa, le necessità dei dipendenti, i quali hanno bisogno di:

• una flessibilità sempre crescente,
• soluzioni che si adattino ai nuovi stili di vita,
• sostenibilità,
• riduzione dei costi,
• maggior libertà.

L’azienda, dal canto suo, ha sempre offerto benefit ai propri lavoratori: servizio mensa (aziendale, convenzionata, luoghi di ristorazione convenzionati vicini alla sede aziendale, …); buoni pasto (anche per la pausa pranzo in smart-working); telefono/pc/tablet; polizze assicurative; cassa sanitaria; supporto per mutui/finanziamenti; buoni scuola; sconti/convenzioni; auto aziendale; e così via.

L’auto aziendale è sempre stata tra i benefit preferiti dai dipendenti, ma oggi una nuova soluzione si profila all’orizzonte, quella del budget di mobilità.

Scopriamo allora: tra auto aziendale e budget di mobilità, quale conviene di più?

I vantaggi dell’auto come benefit

Per i dipendenti, ricevere l’auto aziendale come benefit conviene perché:

• non devono accollarsi le spese dell’acquisto/noleggio del veicolo,
• non devono preoccuparsi delle spese relative alla manutenzione, all’assicurazione, al bollo, al carburante (se presente carta carburante fornita dalla compagnia),
• utilizzano il mezzo per spostamenti legati al lavoro durante la settimana e lo sfruttano per le proprie necessità nel tempo che eccede rispetto a quello lavorativo,
• a seconda di ciò che è deciso da contratto, possono far guidare il veicolo anche ai familiari.

I vantaggi del budget di mobilità

Per i dipendenti

• È un sistema di ricompensa per i dipendenti (è infatti possibile utilizzare liberamente l’importo rimanente se non viene speso per i costi di mobilità),
• aumenta l’uguaglianza tra i dipendenti. (Di solito, infatti, l’auto aziendale è disponibile solo per i dipendenti senior, per i dirigenti e per il personale sul campo. Il budget per la mobilità può essere invece distribuito in modo più uniforme e non favorisce solo alcune figure),
• è un incentivo a comportamenti orientati verso la mobilità sostenibile,
• elimina la necessità di cercare parcheggio, riducendo così la congestione del traffico, soprattutto nelle aree urbane,
• dà maggiore flessibilità e possibilità di adattamento ai nuovi ritmi di vita e di lavoro (lavoro da remoto, home office, …).

Per i datori di lavoro

• Consente una maggiore inclusione dei dipendenti,
• comporta agevolazioni fiscali,
• è un sistema di ricompensa implicito per i dipendenti,
• porta un miglioramento dell’immagine dell’azienda,
• riduce i costi rispetto al concedere auto aziendali.

I limiti del budget di mobilità

Nonostante la volontà delle aziende di istituire un sistema dinamico di regolamentazione della mobilità stia crescendo, esistono alcuni limiti:

• i budget di mobilità sono particolarmente indicati nelle aree urbane, dove c’è una buona scelta di biciclette elettriche, scooter e una rete di trasporti pubblici molto buona, ma nelle aree rurali la scelta è molto più limitata. Qui l’auto resta una necessità per la maggior parte dei dipendenti.
• Comporta uno sforzo organizzativo maggiore, sia da parte dell’azienda che del dipendente.
• La maggior parte dei dipendenti più giovani è favorevole a un budget per la mobilità, mentre i dipendenti più adulti sono solitamente più scettici sull’argomento, temendo di essere limitati da un quadro di mobilità fisso.
• In un’azienda ci sono persone per le quali l’auto aziendale è essenziale. Chi si occupa di assistenza sul campo e gli addetti alle vendite che devono recarsi regolarmente presso i clienti hanno bisogno di opzioni di mobilità. Anche loro possono beneficiare di un budget per la mobilità, anche se è opportuno stabilire quale mezzo di trasporto può essere utilizzato al meglio. È necessaria una certa flessibilità da entrambe le parti. La fornitura ai dipendenti di un abbonamento ferroviario per gli appuntamenti con i clienti può garantire una certa flessibilità. Si può anche pensare a un pool di veicoli elettrici, anche se occorre garantire una disponibilità costante e una capacità di ricarica sufficiente.

Conclusioni: conviene di più l’auto aziendale o il budget di mobilità?

A un primo sguardo, sembra che il budget per la mobilità renda l’auto aziendale obsoleta, un concetto superato. Ma non è così, perché continueranno a esserci numerosi dipendenti e ragioni che deporranno a favore dell’auto aziendale.

In questo contesto occorre tenere conto:

• delle condizioni di lavoro dei dipendenti e della distanza/del percorso che devono affrontare per recarsi al lavoro,
• dell’ubicazione dell’azienda. Nelle zone rurali, spesso non c’è la possibilità di accedere a un sistema di trasporto pubblico ben funzionante.

La semplice abolizione dell’auto aziendale non è quindi una soluzione adeguata ed è piuttosto probabile che susciti proteste.

In conclusione, dunque:

• la mobilità evolve velocemente,
• sono richieste soluzioni flessibili,
• non sempre l’auto aziendale è il mezzo preferito,
• veicoli in pool, modelli di car sharing o anche l’uso di un budget di mobilità versatile possono portare a nuovi impulsi.

Tuttavia:

• è necessario tenere conto di molti dettagli, poiché l’introduzione di un budget di mobilità come alternativa all’auto aziendale non è un’opzione valida necessariamente per ogni sede o dipendente.

Piuttosto, tale budget dovrebbe essere visto come un’alternativa adeguata e molto contemporanea. Si tratta di un approccio interessante che sicuramente verrà adottato da un numero sempre crescente di aziende e società nel prossimo futuro.

Prima di introdurre un budget per la mobilità:

• si effettuerà un’indagine o un’analisi completa del parco auto, del comportamento di guida e delle esigenze dei dipendenti.

In questo percorso, il fleet manager diventa anche un mobility manager e il software di gestione della flotta fornisce un notevole supporto.

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Auto aziendale vs budget di mobilità: quale conviene di più?

21.06.23

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L’uso dell’auto aziendale ad uso promiscuo è regolato dalla Car policy

Che cos’è la Car Policy

La Car Policy:

• è un documento, stilato dall’azienda, che riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta;
• è rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori, ma non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto;
• garantisce, nello specifico, i diritti e i doveri di ciascuno;

Regola, in particolare:

• i soggetti coinvolti nell’uso/gestione dei veicoli;
• le modalità d’uso dei mezzi;
• la sicurezza;
• le modalità di approvvigionamento dei mezzi;
• le norme per l’assegnazione dei veicoli ai rispettivi driver;
• la scelta dei veicoli;
• tutti gli aspetti relativi a un utilizzo opportuno degli automezzi e a un’organizzazione efficiente della flotta.

Questo documento deve:

• essere reso noto con estrema trasparenza,
• essere sempre aggiornato e sottoscritto in ogni sezione da tutte le parti coinvolte, così da tener lontane eventuali diatribe.

Affinché, infatti, il parco automezzi possa funzionare in maniera efficace, è necessario che ciascuno svolga al meglio il proprio ruolo, seguendo queste linee guida dettate dall’azienda.

L’auto ad uso promiscuo in Car Policy

L’inclusione di nuovi veicoli nella car list della flotta richiederà una guida aggiuntiva, in quanto le auto potrebbero essere concesse:

• ad uso esclusivamente lavorativo,
• ad uso promiscuo.

Nel caso di uso promiscuo sarà necessario specificare i significativi vantaggi fiscali dei mezzi elettrici rispetto a quelli endotermici come fringe benefit in busta paga, così che gli autisti possano scegliere in maniera ponderata e vantaggiosa tra mezzi tradizionali e non.

La Car Policy aziendale svolge un ruolo chiave in questo senso, perché può illustrare chiaramente l’impatto economico che la scelta dell’auto ha sulle tasse personali. Illustrando il minor impatto delle auto più ecologiche sulle tasche degli autisti rispetto alle tradizionali, essi potranno prediligerli, consentendo alla compagnia di avere un’impronta sempre più sostenibile.

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Car Policy aziendale: come adattarla alle flotte elettriche

21.04.23

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La Car Policy aziendale: cosa non può mancare

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Car Policy e Mobility Policy aziendali: cosa sono

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