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Fringe benefit: l’auto aziendale
Words by: emanuelav
Che cosa sono i fringe benefit e come si calcolano (anche grazie al software di Avrios)? Che cosa comporta ricevere l’auto aziendale come tale? Come viene tassata in busta paga? E se l’auto fosse green? Conviene ancora l’auto aziendale come fringe benefit o esistono altre soluzioni, anche più vantaggiose? Rispondiamo in dettaglio a questi e ad altri quesiti.
Indice
- Il significato e le tipologie di fringe benefit
- L’auto aziendale come fringe benefit
- Estrapolare i dati giusti per il calcolo del fringe benefit
- Come calcolare il fringe benefit con un software di gestione come quello di Avrios
- Cambiano la mobilità e le esigenze dei dipendenti sui benefit
- Il budget di mobilità come benefit
- Conclusioni: conviene di più l’auto aziendale o il budget di mobilità?
Il significato e le tipologie di fringe benefit
- Che cosa si intende per “fringe benefit”?
I fringe benefit sono, facendone la traduzione, dei benefici secondari, accessori, sono “qualcosa in più” che il datore di lavoro offre al dipendente (fringe, in inglese, indica proprio il margine, il bordo, l’ulteriore, il secondario).
Si tratta quindi di una forma di retribuzione – elargita quindi dall’azienda al lavoratore – che affianca e completa quella tradizionale, è il cosiddetto «compenso in natura», sono beni e servizi che l’impresa concede (per scelta autonoma o concordata) ai dipendenti.
- Quali tipi di fringe benefit esistono?
I fringe benefit spaziano in diversi campi di interesse: servizio mensa (aziendale, convenzionata, luoghi di ristorazione convenzionati vicini alla sede aziendale, …); buoni pasto (anche per la pausa pranzo in smartworking); telefono/pc/tablet; polizze assicurative; cassa sanitaria; supporto per mutui/finanziamenti; buoni scuola; sconti/convenzioni; auto aziendale; e così via.
Di nostro peculiare interesse, com’è naturale, ciò che riguarda le auto.
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L’auto aziendale come fringe benefit
L’auto aziendale è tra i fringe benefit prediletti dai dipendenti, perché:
- possono usufruire di un’auto senza accollarsi le spese legate al veicolo, (acquisto/noleggio, manutenzione, assicurazione, bollo, carburante – se presente carta carburante fornita dalla compagnia);
- utilizzano il mezzo per spostamenti legati al lavoro durante la settimana e per le proprie necessità nel tempo che eccede rispetto a quello lavorativo.
Tuttavia, pur essendo un servizio che agevola e motiva il dipendente, non è del tutto gratuito, proprio perché si somma al suo reddito.
Le regole sulla tassazione in busta paga
- Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi prima dell’1 luglio 2020, la tassazione si basa sulle tabelle chilometriche Aci (si tratta di tabelle pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale. Vi si trovano i valori per tutti i veicoli esistenti sul mercato, suddivisi per tipologia, per motorizzazione e per il loro essere in produzione o meno): «è considerato reddito del dipendente il 30% del costo che deriva dal percorrere quindicimila chilometri in un anno con quel determinato tipo di automobile», recita la normativa.
- Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi a partire dall’1 luglio 2020, invece, la tassazione dei veicoli a uso promiscuo è inversamente proporzionale al livello di emissioni dell’automobile in questione (più inquinano, più costano ai dipendenti).
- Per i contratti stipulati dall’1 gennaio 2021, inoltre, grazie a un emendamento al Decreto Sostegni-bis, cambiano le soglie di pagamento, si allargano leggermente le maglie: se prima, ad esempio, la tassazione era del 30% alla luce di emissioni di CO2 comprese tra i 61 e i 160 g/km, ora quel 30% comprende veicoli con emissioni tra i 61 e i 190g/km. Per emissioni tra 191 e 230 g/km diventa del 50%, e sopra i 230 g/km, è del 60%. La soglia resta invece immutata per la tassazione del 25% (veicoli con emissioni tra 0 e 60 g/km).
E se l’auto è ibrida o elettrica?
Se l’auto aziendale è ibrida o elettrica, è addirittura più conveniente che sia contemplata come fringe benefit, perché:
- a partire dall’1 luglio 2020, la tassazione dei veicoli a uso promiscuo è inversamente proporzionale al livello di emissioni dell’automobile in questione (più inquinano, più costano ai dipendenti).
Le preferenze, dunque, ricadono ormai principalmente su veicoli green, al fine d’esser gravati da un peso fiscale d’entità decisamente contenuta.
I vantaggi dell’auto aziendale ad uso promiscuo
Quando l’auto aziendale si dice “ad uso promiscuo”? Che vantaggi dà al dipendente?
L’auto, in questo scenario viene:
- assegnata al dipendente sia per scopi lavorativi che per uso personale;
- usata durante l’orario lavorativo;
- utilizzata durante il tempo libero e i giorni festivi (a seconda degli accordi previsti dal contratto);
- è un benefit e come tale verrà conteggiato in busta paga (si vedano i prossimi paragrafi);
- potrà essere guidata dai familiari (coniuge e figli) del dipendente. Questa opportunità è, invero, abbastanza rara e deve essere prevista dal contratto. Inoltre, può capitare che per motivi legati all’assicurazione possa essere fissata un’età minima per la guida del mezzo;
- potrà essere guidata da persone esterne alla strettissima cerchia familiare del dipendente. Opzione rarissima e sempre prevista o meno dal contratto stipulato tra azienda e lavoratore.
Estrapolare i dati giusti per il calcolo del fringe benefit
- Come si ricavano i dati giusti per calcolare il fringe benefit?
- Quanto aiuta un software di gestione?
Affinché la tassazione sia corretta in busta paga (e quindi per non incorrere in pagamenti troppo elevati o troppo contenuti, nonché in possibili sanzioni), è necessario che i dati relativi alle emissioni di ciascun veicolo vengano estrapolati, raccolti e letti in maniera molto precisa. Il supporto di un software di gestione aiuta il fleet manager in maniera determinante anche in questo processo.
Con il software (in particolare con quello di Avrios), ad esempio:
- le informazioni sulle emissioni vengono estrapolate tramite il numero di telaio, che è identificativo per ciascuna vettura. (Dal numero di telaio si ricavano infatti informazioni molto dettagliate su tutti gli aspetti del veicolo: colore carrozzeria, combustibile, tipo di cambio, configurazione, equipaggiamento, consumi, emissioni,…).
- È bene, comunque, operare un doppio controllo, perché a volte il solo numero di telaio non basta (questo accade se, ad esempio, il costruttore non ha dichiarato tutti i dati relativi alle emissioni con estrema precisione).
- Ecco perciò la necessità di caricare sulla piattaforma del software anche il libretto del veicolo, che, sulla seconda pagina, al numero v.7, reca la specifica sulle emissioni della vettura.
- Per la legge italiana, peraltro, fa fede proprio il libretto, quindi è sempre opportuno impegnarsi con questa doppia attenzione sui dati.
Una volta noto, con precisione, il volume delle emissioni in grammi al chilometro, il software individuerà la classe di tassazione in cui inserire il veicolo concesso come fringe benefit al dipendente, in base agli aggiornamenti dei parametri operati dalla legge e dalle tabelle Aci.
Come calcolare il fringe benefit con un software di gestione come quello di Avrios
Il supporto offerto da un software di gestione nel calcolo del fringe benefit è determinante per:
- risparmiare in termini di tempo,
- scongiurare errori,
- avere prospettive future.
Avrios, per ovviare ai problemi legati al calcolo manuale ha sviluppato, in particolare:
- un algoritmo che individua la corrispondenza perfetta tra modello del veicolo sul libretto o sul contratto di leasing/noleggio e di quello presente sulle tabelle ACI, oppure una lista di potenziali alternative tra cui scegliere la più adatta, senza scorrere tutte le tabelle.
- Un sistema di conversione automatica da kW a CV.
- Una chiara panoramica del calcolo per ogni veicolo nel tempo.
I principali punti di forza di Avrios rispetto alla concorrenza sono:
- il ricalcolo automatico dei valori dei fringe benefit ogni anno, sulla base delle ultime tabelle ACI;
- l’aggiornamento automatico delle tabelle ACI;
- il suggerimento intelligente del veicolo ACI più adatto, che semplifica e velocizza l’intero processo.
Cambiano la mobilità e le esigenze dei dipendenti sui benefit
La mobilità sta cambiando e, con essa, le necessità dei dipendenti, i quali hanno bisogno di:
- una flessibilità sempre crescente,
- soluzioni che si adattino ai nuovi stili di vita,
- sostenibilità,
- riduzione dei costi,
- maggior libertà.
L’azienda, dal canto suo, ha sempre offerto benefit ai propri lavoratori: servizio mensa (aziendale, convenzionata, luoghi di ristorazione convenzionati vicini alla sede aziendale, …); buoni pasto (anche per la pausa pranzo in smart-working); telefono/pc/tablet; polizze assicurative; cassa sanitaria; supporto per mutui/finanziamenti; buoni scuola; sconti/convenzioni; auto aziendale; e così via.
L’auto aziendale è sempre stata tra i benefit preferiti dai dipendenti, ma oggi una nuova soluzione si profila all’orizzonte, quella del budget di mobilità.
Scopriamo allora: tra auto aziendale e budget di mobilità, quale conviene di più?
Il budget di mobilità come benefit
Le caratteristiche del budget di mobilità
Il budget di mobilità:
- è un programma di benefit per i dipendenti che possono usufruire di un’indennità mensile per diverse modalità di trasporto a spese dell’azienda, per scopi privati o di pendolarismo;
- è quindi un budget fisso per gli spostamenti che le aziende concedono ai propri dipendenti. (I dipendenti possono decidere autonomamente il mezzo di trasporto che desiderano utilizzare per raggiungere l’ufficio o una riunione di lavoro: mezzi pubblici, e-hailing, biciclette elettriche, taxi, e così via. L’idea alla base è che i dipendenti abbiano la massima flessibilità e possano optare per alternative ecologiche;
- è un budget che va a vantaggio di tutti i dipendenti e di tutta l’azienda. (Permette a una cerchia più ampia di persone, oltre a quelle che hanno diritto a un’auto, di viaggiare a spese dell’azienda. Essa stabilisce infatti un budget fisso per ogni dipendente e mette a disposizione liberamente l’importo rimanente. I dipendenti attenti ai costi che utilizzano i mezzi pubblici, ad esempio, trarranno particolare vantaggio);
- è un’alternativa all’auto aziendale. Non si tratta di una misura per sostituirla completamente o per bandirla dall’azienda.
I vantaggi del budget di mobilità
Per i dipendenti
- È un sistema di ricompensa per i dipendenti (è infatti possibile utilizzare liberamente l’importo rimanente se non viene speso per i costi di mobilità),
- aumenta l’uguaglianza tra i dipendenti. (Di solito, infatti, l’auto aziendale è disponibile solo per i dipendenti senior, per i dirigenti e per il personale sul campo. Il budget per la mobilità può essere invece distribuito in modo più uniforme e non favorisce solo alcune figure),
- è un incentivo a comportamenti orientati verso la mobilità sostenibile,
- elimina la necessità di cercare parcheggio, riducendo così la congestione del traffico, soprattutto nelle aree urbane,
- dà maggiore flessibilità e possibilità di adattamento ai nuovi ritmi di vita e di lavoro (lavoro da remoto, home office, …).
Per i datori di lavoro
- Consente una maggiore inclusione dei dipendenti,
- comporta agevolazioni fiscali,
- è un sistema di ricompensa implicito per i dipendenti,
- porta un miglioramento dell’immagine dell’azienda,
- riduce i costi rispetto al concedere auto aziendali.
I limiti del budget di mobilità
Nonostante la volontà delle aziende di istituire un sistema dinamico di regolamentazione della mobilità stia crescendo, esistono alcuni limiti:
- i budget di mobilità sono particolarmente indicati nelle aree urbane, dove c’è una buona scelta di biciclette elettriche, scooter e una rete di trasporti pubblici molto buona, ma nelle aree rurali la scelta è molto più limitata. Qui l’auto resta una necessità per la maggior parte dei dipendenti.
- Comporta uno sforzo organizzativo maggiore, sia da parte dell’azienda che del dipendente.
- La maggior parte dei dipendenti più giovani è favorevole a un budget per la mobilità, mentre i dipendenti più adulti sono solitamente più scettici sull’argomento, temendo di essere limitati da un quadro di mobilità fisso.
- In un’azienda ci sono persone per le quali l’auto aziendale è essenziale. Chi si occupa di assistenza sul campo e gli addetti alle vendite che devono recarsi regolarmente presso i clienti hanno bisogno di opzioni di mobilità. Anche loro possono beneficiare di un budget per la mobilità, anche se è opportuno stabilire quale mezzo di trasporto può essere utilizzato al meglio. È necessaria una certa flessibilità da entrambe le parti. La fornitura ai dipendenti di un abbonamento ferroviario per gli appuntamenti con i clienti può garantire una certa flessibilità. Si può anche pensare a un pool di veicoli elettrici, anche se occorre garantire una disponibilità costante e una capacità di ricarica sufficiente.
Conclusioni: conviene di più l’auto aziendale o il budget di mobilità?
A un primo sguardo, sembra che il budget per la mobilità renda l’auto aziendale obsoleta, un concetto superato. Ma non è così, perché continueranno a esserci numerosi dipendenti e ragioni che deporranno a favore dell’auto aziendale.
In questo contesto occorre tenere conto:
- delle condizioni di lavoro dei dipendenti e della distanza/del percorso che devono affrontare per recarsi al lavoro,
- dell’ubicazione dell’azienda. Nelle zone rurali, spesso non c’è la possibilità di accedere a un sistema di trasporto pubblico ben funzionante.
La semplice abolizione dell’auto aziendale non è quindi una soluzione adeguata ed è piuttosto probabile che susciti proteste.
In conclusione, dunque:
- la mobilità evolve velocemente,
- sono richieste soluzioni flessibili,
- non sempre l’auto aziendale è il mezzo preferito,
- veicoli in pool, modelli di car sharing o anche l’uso di un budget di mobilità versatile possono portare a nuovi impulsi.
Tuttavia:
- è necessario tenere conto di molti dettagli, poiché l’introduzione di un budget di mobilità come alternativa all’auto aziendale non è un’opzione valida necessariamente per ogni sede o dipendente.
Piuttosto, tale budget dovrebbe essere visto come un’alternativa adeguata e molto contemporanea. Si tratta di un approccio interessante che sicuramente verrà adottato da un numero sempre crescente di aziende e società nel prossimo futuro.
Prima di introdurre un budget per la mobilità:
- si effettuerà un’indagine o un’analisi completa del parco auto, del comportamento di guida e delle esigenze dei dipendenti.
In questo percorso, il fleet manager diventa anche un mobility manager e il software di gestione della flotta fornisce un notevole supporto.
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