Treibstoffrechnungen im Fuhrpark gezielt zuordnen

Ein typisches Thema für das Fuhrparkmanagement sind Treibstoffrechnungen im Fuhrpark, deren Erfassung und die richtige Zuordnung. Da jedes Fahrzeug betankt werden will, fallen immer Treibstoffrechnungen im Fuhrpark an. Das gilt für Fahrzeuge mit Diesel- oder Benzinantrieb genau wie für nachhaltige Fahrzeuge mit Elektroantrieb. Eine Aufladung oder das Auftanken geht immer mit Kosten einher. Je nach Fuhrparkgröße wartet eine enorme Datenmenge auf den Fuhrparkleiter, die kaum zu überprüfen ist. Die korrekte Zuordnung zu einzelnen Fahrzeugen ist aber für weitere Entscheidungen und für die Auswertung der Kosten im Fuhrpark wichtig. Ein Dilemma, welches vielen Fuhrparkleitern nur zu bekannt ist. Wir schauen uns genauer den Zeitaufwand, die Vorgehensweise sowie moderne Alternativen für die richtige Zuordnung der Tankrechnungen an.

Treibstoffrechnungen im Fuhrpark: Zeitfresser für Fuhrparkleiter

Treibstoffrechnungen im Fuhrpark stellen ohne Frage einen echten Zeitfresser im Fuhrpark dar, wenn diese richtig zugeordnet werden wollen. Gehen wir einmal davon aus, dass ein Fahrzeug m Schnitt 6 Liter auf 100 Kilometer verbraucht und das der Tank im Durchschnitt 55 Liter fasst. Bei einer Fahrleistung von 30000 Kilometern im Jahr und 100 Fahrzeugen in der Flotte führt das zu im knapp 3300 Betankungsvorgängen jährlich. Bei Einsatz von Tankkarten mit monatlicher Abrechnung befinden sich im Schnitt etwas mehr als 270 Vorgänge auf jeder einzelnen Tankkartenabrechnung. Diese Zahlen zeigen schnell die enorme Menge an Daten und die Vielzahl von erforderlichen Treibstoffrechnungen im Fuhrpark. Selbst bei einer kleineren Flotte ist der Aufwand aber noch enorm.

Warum ist die Auswertung der Tankvorgänge wichtig?

Ähnlich wie bei Kosten im Fuhrpark sind Treibstoffrechnungen im Fuhrpark wichtige Daten für Entscheidungen. Das Auswerten der Betankungsvorgänge wird daher aus verschiedenen Gründen durchgeführt:

• Fahrverhalten ermitteln (Hier handelt es sich um die größte Ursache für zu hohe Flottenkosten)
• Emissionen ermitteln
• Fehlbetankungen und Betrug erkennen
• Fahrzeugeffizienz messen und auswerten
• Betankung mit Premiumkraftstoff erkennen und im Idealfall aus Kostengründen verhindern

Wie in der vorherigen Berechnung deutlich wird, ist die Auswertung eines solch umfangreichen Datensatzes nicht ganz einfach. Häufig werden Betankungen gar nicht ausgewertet, oder man greift auf das Reporting des Tankkartenabieters zurück, was sich der Dienstleister in aller Regel jedoch zahlen lässt. Diese Kosten scheuen viele Fuhrparkleiter und Unternehmen wiederum. Wenn die Daten jedoch weder überprüft, noch genauer zugeordnet werden, ergeben sich hieraus schnell zu hohe Kosten für die gesamte Flotte. Daher ist ein genauer Blick auf Treibstoffrechnungen im Fuhrpark immer für eine effiziente Arbeit wichtig.

Herausforderungen für Fuhrparkleiter: Die effiziente Erfassung

Die grösste Herausforderung bei Treibstoffrechnungen im Fuhrpark ist die schiere Datenmenge. Kontrolle von einzelnen Betankungen ist dem Fuhrparkleiter allein aus Zeitgründen nur stichprobenartig oder im Verdachtsfall möglich. Nutzer von Tankkarten greifen der Erfahrung nach häufig auf die deutlich teureren Premiumtreibstoffe zurück. Ohne die Wirksamkeit von diesen Treibstoffen in Frage zu stellen, ist die Notwendigkeit dennoch fragwürdig. Es besteht die Möglichkeit solche Vorgänge zu blocken. In einem solchen Fall ergibt sich möglicherweise eine Situation, in der der Fahrer nicht in der Lage ist, seine Rechnung an der Tankstelle zu bezahlen. Aus diesem Grund greift man auf dieses Vorgehen normalerweise nicht zurück.

Hierbei ist zu beachten, dass Fehlbetankungen in der Praxis kaum zu erkennen sind. Eine Ausnahme wäre ein Motorschaden am Fahrzeug, der durch diese Fehlbetankung entsteht. Kurz gesagt ist die Überwachung von Treibstoffabrechnungen in der Praxis nach wie vor eine grosse Hürde, die für Kopfzerbrechen sorgt. Dabei lassen sich mit gewonnenen Kennzahlen zum Treibstoffverbrauch und zu den Tankrechnungen viele Rückschlüssen gewinnen. Alternativen zum kostenpflichtigen Reporting des Dienstleisters der Tankkarten sind damit dringend erforderlich.

Die klassische Vorgehensweise via Excel

Eine mögliche Alternative für viele Fuhrparkleiter ist die Verwendung von einem Excel Sheet zur genaueren Auswertung der Treibstoffrechnungen. In der Regel weisen die Abrechnungen der Tankkartenanbieter ein Format auf, welches sich selten ändert. Der versierte Excel Nutzer ist damit mit einem Makros in der Lage, die Daten in eine Tabelle einzulesen und den Fahrzeugen zuzuweisen. Excel lässt sich ausserdem so einstellen, dass bestimmte Treibstoffarten markiert werden, womit sich Premiumkraftstoffe erkennen lassen. Wenn innerhalb der Exceldatei unter den Fahrzeugstammdaten die Treibstoffart erfasst ist, könnte man auch Fehlbetankungen feststellen. Schwieriger wird es hier, Betrug zu erkennen. Hier ist es zu empfehlen einen Maximalbetrag pro Monat und Karte festzulegen, um zumindest schwere Fälle von Betrug zu vermeiden. Es handelt sich daher um die einfache Lösung, die jedoch nicht in der Lage ist, einen Betrug zu erkennen.

Avrios als Alternative für Treibstoffrechnungen im Fuhrpark

Alle gängigen Tankkartenanbieter lassen sich problemlos in Avrios integrieren. Avrios prüft alle Betankungsvorgänge auf Plausibilität und benachrichtigt Fuhrparkverantwortliche über bemerkenswerte oder ungewöhnliche Vorgänge. Die Premiumwarnung benachrichtigt ausserdem bei Betankungsvorgängen, die Premiumkraftstoffe enthalten. Auch Fremdbetankungen stellt die Software fest. Außerdem lassen sich effektive Verbräuche den Herstellerangaben gegenüberstellen. Abweichungen fallen damit schnell auf, wenn sie nicht zur Norm passen. Die Bewertung der Effizienz einzelner Fahrzeuge der Flotte erledigt sich damit von selbst. Abgerundet werden die Auswertungen mit einer Berechnung der effektiven CO2-Emission. Damit lassen sich Nachhaltigkeitsziele leichter erreichen und die aktuellen Daten kann der Fuhrparkleiter mit einem Klick der Geschäftsführung vorstellen.

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Fazit: Zeitsparende Lösung für die Auswertung von Daten

Wenn Fuhrparkleiter die Treibstoffrechnungen im Fuhrpark ignorieren, verlieren sie wichtige Informationen. Schließlich ermöglichen Tankrechnungen dem Management, verschiedene Rückschlüsse auf die Nutzung, die Effizienz und die Kosten zu gewinnen. Die Verwendung der Reportings von Tankkartenanbietern ist mit Kosten verbunden und ein Excel Sheet bietet zwar viele Informationen, deckt jedoch möglicherweise einen Betrug nicht auf. Wir sind davon überzeugt, dass Avrios hier die schnellste und umfassendste Lösung für die Auswertung von Treibstoffrechnungen im Fuhrpark bietet. Sie gewinnen damit Zeit für wichtige Entscheidungen und können den aktuellen Fuhrpark besser bewerten. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account in unserer App an, um Zeitfresser im Fuhrpark bald erfolgreich zu automatisieren.

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