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Kostenmanagement

Leasingverträge optimieren – Teil 3/3

In unserem letzten Teil der Reihe Leasingverträge optimieren besprechen wir das Thema Vertragsanpassungen. Lernen Sie wie eine Matrixkalkulation helfen kann.

November. 26, 2021

Vertragsanpassung: Die Matrixkalkulation

Wie bereits im 1. und 2. Teil dieser Artikelreihe besprochen, kommt es immer wieder vor, dass sich während einer Vertragslaufzeit die Bedingungen ändern. Eine 100 % Prognose, was in den nächsten 36 Monaten der Leasinglaufzeit passiert, ist kaum erreichbar. Eine Matrixkalkulation kann helfen. Nicht nur bei der Flexibilität. Es schafft zudem Transparenz. Eine Vertragsanpassung ist nicht immer zwingend notwendig.

Was ist eine Matrixkalkulation?

Beginnen wir mit der Frage: „Was ist eine Matrixkalkulation?“
Danach können wir besprechen, aus welchen Gründen Sie dies zwingend vor Unterzeichnung Ihres Leasingvertrags im Vertrag aufnehmen sollten.

Zu Beginn eines Leasingvertrags könnte im Rahmen einer Matrixkalkulation festgelegt werden, wie sich die Restwertentwicklung eines Fahrzeuges über bestimmte Laufleistung und Laufzeitkombinationen entwickeln.

In der Übersicht wird errechnet, wie sich die Leasingrate und der Restwert bei den einzelnen Laufzeiten und der Laufleistung verhält.

Folgendes Beispiel zeigt eine Matrixkalkulation:

Laufzeit / jährl. Laufleistung10’00020’00030’00040’000
12 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
18 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
24 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
30 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
36 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
42 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
48 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
54 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR
60 MonateRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LRRW in % / LR

Wir haben bewusst das Wort ‚könnte‘ verwendet. Nicht jeder Leasingpartner nimmt eine solche Matrixkalkulation in den Vertrag auf. Warum? Das fragen Sie sich jetzt zurecht.

Warum werden Matrixkalkulationen nicht automatisch im Vertrag aufgenommen?

Die Antwort darauf ist gleichermaßen einfach, wie sie auch komplex ist. Wenn Sie mit Ihrem Leasingpartner eine Matrixkalkulation abstimmen und im Vertrag aufnehmen, erhöhen Sie damit wesentlich die Transparenz aller abgestimmten Details: Laufzeit, Mehr- / Minderkilometer, Toleranz, Restwert usw.

Sie denken sich jetzt möglicherweise, dass die oben genannten Punkte für Sie transparent genug sind. Aber vielleicht vernachlässigen Sie dabei, dass die Leasingfahrzeuge von Mitarbeitern für bestimmte Projekte genutzt werden. Fahrverhalten und auch Projekte können sich über die Laufzeit des Leasingvertrags ändern. Mitarbeiter könnten umziehen und somit erhöht sich der Anfahrtsweg zum Unternehmen. Projekte können sich drastisch erhöhen und dies nicht nur saisonal, sondern kontinuierlich. Nicht immer sind Sie in der Lage, das Fahrverhalten optimal vorherzusagen. Selbst dann, wenn Sie eine einwandfreie Dokumentation führen und alle Zahlen und Verträge sowie deren Laufzeit/Laufleistung im Auge behalten.

Wer übernimmt das Risiko bei der Restwertkalkulation?

Das sind Sie. Sie übernehmen das Risiko der variablen Restwertkalkulation, nicht der Leasinggeber. Die Unsicherheiten bei der Risikobewertung von Gebrauchtfahrzeugen veranlassen Leasinggeber zu konservativen Restwerteinschätzungen und einer Risikoumlagerung bei Vertragsanpassungen.

„Sie denken sich, dass die abgestimmten Punkte im Vertrag für Sie transparent genug sind. Das sind sie nicht.“

Der Restwert des Leasingfahrzeugs

Bedenken Sie bei allen Verhandlungen mit Leasingpartnern, dass Sie als Leasingnehmer Geld einsparen wollen. Sie möchten Transparenz und einen gewissen Spielraum an Flexibilität, da Sie über die Leasingdauer nicht alle Eventualitäten berücksichtigen können.

Gegenübergestellt befindet sich der Leasinggeber, der das Risiko auf Sie übertragen möchte. Er möchte mit der vereinbarten Leasingrate nicht nur Geld verdienen, zudem muss der Restwert des Fahrzeugs bei Leasingende berücksichtigt werden. Die Rückgabekosten bei nicht Einhaltung des Vertrags werden auf Sie übertragen. Dies oft zulasten für Sie, da Flexibilität und Transparenz im Vertrag nicht gegeben waren.  

Tipp: Die Matrixkalkulation wirkt dem entgegen, indem sie einerseits Transparenz schafft und andererseits eine gewisse Flexibilität und Planbarkeit ermöglicht. Sie erhalten eine Übersicht, in der Sie alle notwendigen Kalkulationen finden. 

Die Vorteile einer Matrixkalkulation im Vertrag.

Eine 100 % Transparenz. Sie können schon vor Vertragsbeginn klar festlegen, welche Konsequenzen eine Vertragsanpassung hätte. Wenn Sie mit dem Leasingpartner eine Übersicht erstellen, in der Laufzeit/Laufleistung den TCO errechnet, erhöht sich damit für Sie nicht nur die Transparenz, sondern auch die Planungssicherheit.

Wenn Sie anhand Ihrer kontinuierlichen Dokumentation feststellen, dass bei einem Fahrzeug aufgrund sich veränderter Umstände die vereinbarte Kilometerlaufleistung zum Ende des Vertrags nicht eingehalten werden kann, (zudem auch die Toleranzgrenze – s. Leasingverträge optimieren – Teil 2/3), haben Sie eine Übersicht. Mit dieser können Sie mit nur einem Blick sehen, welche Auswirkungen dies auf Ihre Kosten hat. Sie erleben keine bösen Überraschungen mit horrenden Rückgabekosten.

Aufnahme einer Matrixkalkulation in den Leasingvertrag

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Leasinggeber Ihnen eine Matrixkalkulation automatisch anbietet. Der Grund dafür ist simpel: Dadurch wird dem Leasingpartner jeglicher Spielraum genommen, das Risiko auf Sie umzulagern. Es kann also sein, dass Sie die Aufnahme sowie die Kalkulation mit dem Leasinggeber verhandeln müssen. In den meisten Fällen lassen sich die Leasingpartner darauf ein, auch wenn die Verhandlungen Engagement, Durchsetzungskraft und Zeit in Anspruch nehmen.

Umso mehr Einkaufsmacht Sie haben, sprich, umso größer Ihre Fahrzeugflotte ist, umso einfacher werden die Verhandlungen. Aber auch Unternehmen, mit einer kleinen Flotte an Firmenfahrzeugen, können mit dem Partner Verträge aushandeln, die beiden Seiten gerecht werden. Sie müssen nur ganz genau wissen, was für einen Verhandlungsspielraum Sie beim Vertrag und später evtl. bei einer Vertragsanpassung haben.

Avrios: Verwaltung Ihre Fuhrparkdaten

Eine penibel geführte Dokumentation aller Daten für den Fuhrpark und die Kauf- sowie Leasingverträge wird Ihr Leben um einiges erleichtern. Es kann auch eine Vertragsanpassung verhindern. Wir stellen Ihnen ein fundiertes und aussagekräftiges Reporting zur Verfügung, welches die Laufleistung eines Fahrzeugs live in die Zukunft projiziert und mit den vereinbarten Werten der Leasingverträge vergleicht. Darüber hinaus informiert Sie unser System frühzeitig über auslaufende Leasingverträge. Damit vermeiden Sie unnötige Vertragsverlängerungen. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihnen eine zentrale und digitale Fahrzeugverwaltung anzubieten, die Ihren administrativen Aufwand auf ein Minimum reduziert. Hier können Sie sich für Ihren kostenlosen Account anmelden und mit uns in die Zukunft des Fuhrparkmanagements durchstarten – mit einem Klick erhalten Sie alle relevanten Berichte und Auswertungen für Ihren Fuhrpark!

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