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Fahrtenbuch für Taxis: Nutzen und Chancen in der Praxis

Wann macht ein Taxi Fahrtenbuch Sinn und welchen Nutzen hat ein solches in der Praxis? Erfahren Sie jetzt, warum es für Taxiunternehmen sinnvoll ist, auf ein Fahrtenbuch zu setzen.

Taxi Fahrtenbuch

August. 17, 2023

Die Aufzeichnung der erfolgten Betriebsfahrten lässt sich mit einem Fahrtenbuch auch bei Taxis einfacher umsetzen. Vor allem digitale Fahrtenbücher für Taxis gehen mit verschiedenen Vorteilen einher und können sich in Bezug auf die Firmenwagenbesteuerung lohnen. Ein Vergleich zwischen 1 % Regelung und Fahrtenbuch ist dabei genauso wichtig wie ein Blick auf digitale Lösungen, um den Aufwand bei der Dokumentation zu minimieren.

Inhaltsverzeichnis

Wichtige Regeln rund um die Firmenwagenversteuerung bei Taxis

Die Firmenwagenversteuerung ist für Taxiunternehmen von besonderer Bedeutung. In diesem Zusammenhang ist ein Blick auf das für das Unternehmen optimale Szenario wichtig. Es besteht die Verpflichtung der Versteuerung der Firmenwagen bei Privatfahrten nach der 1 Prozent Regelung oder nach dem Fahrtenbuch, wenn ein dienstliches Fahrzeug ebenfalls privat genutzt wird. Als Richtlinie dabei ist anzugeben, dass ein Dienstfahrzeug mit einer betrieblichen Nutzung von mindestens 50 Prozent bei Privatfahrten immer zu versteuern ist. Grund dafür ist die Versteuerung des geldwerten Vorteils. Bei den meisten Taxiunternehmen dürfte daher die Versteuerung bei Privatfahrten immer eine Rolle spielen, da die Fahrzeuge im Normalfall größtenteils dienstlich genutzt werden. Grundsätzlich macht ein Fahrtenbuch für Taxiunternehmen Sinn, da die einzelnen Fahrten auf diese Weise eher nachzuweisen und konkret zu belegen sind.

Exkurs

Neben der Firmenwagenversteuerung müssen Taxiunternehmen weitere steuerliche Besonderheiten beachten. Gemeint ist dabei die zu erhebende Mehrwertsteuer in Deutschland. So gilt bei einer Beförderungsstrecke von weniger als 50 Kilometern der Steuersatz von 7 Prozent, bei einer längeren Strecke gilt der klassische Satz von 19 Prozent. Findet die Strecke aber innerhalb einer Stadt statt, bleibt es auch bei mehr als 50 Kilometern beim ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Taxiunternehmen müssen somit einige Besonderheiten kennen, um die Versteuerung der Fahrzeuge und der durchgeführten Fahrten in allen Bereichen richtig umzusetzen. Diese Regelung ist unter anderem bei der IHK nachzulesen.

Achtung: Falls wirklich ein privates Nutzungsverbot vorhanden ist, muss dieses im Zweifelsfall gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden. Das Finanzamt geht zunächst davon aus, dass ein Firmenwagen ebenfalls privat genutzt werden kann. Durch ein vollständig geführtes Fahrtenbuch lassen sich dadurch nicht nur alle privaten Fahrten einzeln nachweisen. Es lässt sich nach Wunsch genauso nachweisen, dass keine solchen privaten Fahrten stattgefunden haben.

Taxi Fahrtenbuch Fahrtdokumentation
Taxi Fahrtenbuch: Effiziente Fahrtdokumentation für Taxiunternehmen

Der Vergleich: Pauschale 1 % vs. Fahrtenbuch

Bei der Versteuerung von Dienstwagen gibt es zwei Methoden, die zum Einsatz kommen. Entweder die pauschale Versteuerung nach der 1 % Regelung. Oder die Versteuerung nach genauer Dokumentation jeder einzelnen Fahrt in einem Fahrtenbuch. Bei der 1 Prozent Regelung wird für die Besteuerung als Grundlage eine pauschale Summe von 1 Prozent vom Bruttolistenpreis genommen. Im Gegensatz zur Versteuerung über das Fahrtenbuch ist es dabei unwichtig, wie viele Fahrten genau absolviert wurden. Die pauschale Versteuerung von 1 Prozent des Bruttolistenpreises ist somit eine Variante, die mit wenig Arbeitsaufwand einhergeht. Allerdings kann diese Option mit einer höheren Steuerlast einhergehen, was für viele Taxifahrer nicht unbedingt von Interesse ist.

Die einzige Alternative zum pauschal genutzten Betrag bei der Versteuerung ist ein Fahrtenbuch. Ein Fahrtenbuch kann für Taxis jedoch je nach Anzahl der Fahrten mit einem erheblichen Arbeitsaufwand einhergehen. Jede einzelne Fahrt ist aufzuzeichnen, ohne Ausnahme. Dafür sind nur tatsächlich stattgefundene Fahrten zu versteuern, keine weiteren Fahrten. Das kann mit einer größeren Ersparnis einhergehen, die sich finanziell gesehen durchaus positiv bemerkbar macht. Für Taxifahrer sowie Taxiunternehmen ist vor allem die Entscheidung für eine der beiden Methoden wichtig, wenn private Fahrten stattfinden. Es ist nicht zulässig, die Fahrten einfach nicht anzugeben oder zu versteuern.

Taxi Fahrtenbuch Aufzeichnung Fahrten
Taxi Fahrtenbuch: Aufzeichnung der Fahrten umsetzen

Ein Taxi Fahrtenbuch: Lohnt sich das Fahrtenbuch für Taxiunternehmen?

Ja, ein Dahrtenbuch lohnt sich für Taxiunternehmen tatsächlich. Zumindest ist das fast immer der Fall. Allerdings lohnt sich ein manuell geführtes Fahrtenbuch nur sehr bedingt, da hier der Dokumentationsaufwand als besonders groß zu bezeichnen ist. In einem Taxi finden über den Tag hinweg sehr viele Fahrten statt. Beim manuellen Fahrtenbuch ist der zeitliche Aufwand zu bedenken, da ein Taxi Fahrtenbuch immer vollständig sein muss. Zur Betrachtung der tatsächlichen Arbeitszeit sowie für einen besseren Überblick über Routen, Fahrten im Allgemeinen und die Kilometerstände ist ein digitales Fahrtenbuch am ehesten geeignet.

Vorteile von digitalen Fahrtenbüchern für Taxiunternehmen

Ein digitales Fahrtenbuch bietet Taxifahrern den Vorteil, dass bei privaten Fahrten diese nach den real gefahrenen Kilometern versteuert werden. Ob sich diese Variante lohnt oder nicht, ist dabei individuell festzulegen. Das geschieht am besten über einen Rechenvergleich zwischen 1 Prozent Regelung und Fahrtenbuch. Für Taxiunternehmen bietet das Fahrtenbuch ebenfalls Vorteile, da Fahrten übersichtlich dargestellt sind und bewusst wird, in welchem Ausmaß ein Fahrzeug ausgelastet wird. Das Fahrtenbuch lohnt sich für Taxis somit, sobald es sich um eine zuverlässige digitale Variante handelt. Diese hat dann auch vor dem Finanzamt Bestand und bietet die Möglichkeit, die eigenen Steuerzahlungen zu verringern. Interessant kann es gerade für Taxiunternehmen sein, ein Fahrtenbuch mit Telematik auszustatten und mit einem Telematiksystem zu verbinden. In diesem Zusammenhang können Unternehmen auf Vorteile wie auf die Fahrzeugortung zuzugreifen.

Taxi Fahrtenbuch Grundlage Analyse
Das Taxi Fahrtenbuch: Grundlage für die Analyse der einzelnen Fahrten

Fazit: Fahrtenbuch als interessante Lösung für Taxiunternehmen

Taxiunternehmen und Taxifahrer, die bisher auf manuelle Lösungen oder auf die 1 Prozent Regelung bei der Versteuerung von Fahrzeugen gesetzt haben, sollten noch einmal die Möglichkeiten überdenken. Digitale Fahrtenbücher sind häufig nicht manipulierbar und bieten vollständige Daten zum Nachweis beim Finanzamt. Das ist für viele Taxiunternehmen zur besseren Planung, Fahrtendokumentation sowie für die Abrechnung wichtig. Taxifahrer sparen bei dieser Form der Versteuerung in vielen Fällen Steuern, sodass es sich häufig um eine finanziell vorteilhafte Lösung handelt.

Zusätzliche Infos zum Thema Fahrtenbuch für Taxis

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