Kosten im Fuhrpark überwachen

Jedes Fahrzeug verursacht Kosten im Fuhrpark, die zu überwachen sind, um den Überblick zu behalten. Sämtliche Kosten, die ein Fahrzeug verursacht, müssen vom Fuhrparkmanager festgehalten werden, um stets die korrekten Angaben zu machen. Üblicherweise erhalten Fuhrparkmanager Rechnungen zu allen Kosten und halten diese oft noch in einem Excel Sheet fest. Das ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Damit gehören Rechnungen und die anfallenden Kosten im Fuhrpark zu Zeitfressern im Fuhrparkmanagement, die wir uns an dieser Stelle genauer ansehen wollen.

Warum ist die Überwachung von Kosten im Fuhrpark wichtig?

Kosten im Fuhrpark sind vom Fuhrparkleiter aus verschiedenen Gründen zu erfassen. Diese Kosten ermöglichen erst zu sehen, ob der Fuhrpark effizient ist, welche Kosten anfallen und bieten die Grundlage für Berichte an die Geschäftsführung. Verschiedene Fragen lassen sich nur beantworten, wenn sämtliche Rechnungen erfasst und korrekt zugeordnet sind. Andernfalls sind die Daten nicht vollständig und es ist nicht ersichtlich, wie hoch die jeweiligen Ausgaben für einzelne Fahrzeuge in der Realität sind. Rechnungen zu Versicherungen, zu Wartungen, für Leasinggebühren und viele weitere Kosten sind im Fuhrpark üblicherweise zu beachten. Die genau anfallenden Kosten variieren je nach Fuhrpark, Struktur und verwendeten Fahrzeugen. Grundsätzlich verursacht aber jedes Fahrzeug Kosten im Fuhrpark, die als Entscheidungsgrundlage für verschiedene Fragen dienen.

Folgende Fragen beantwortet speziell die Kostenzuordnung:

• Ermittlung der idealen Nutzungsdauer
• Mögliche Entscheidungsgrundlage für die Wahl zwischen Leasing, Kauf und externen Dienstleistern
• Richtige Auslastung der Fahrzeuge erkennen und Kostentreiber in Form von kaum verwendeten Fahrzeugen entfernen
• Budgetierbarkeit für den Fuhrpark
• Planbarkeit der Kosten sowie der Auslastung
• Lieferantenmanagement
• Vergleich verschiedener Fahrzeuge und Modelle
• Fahrzeuge erkennen, für die sich mögliche Mobilitätsalternativen anbieten

Herausforderungen bei der Erfassung und Zuordnung von Kosten

Die Herausforderung besteht für Fuhrparkleiter nicht nur in der Beantwortung der zuvor genannten Fragen, denen Kosten zugrundeliegen. Vielmehr geht es bei der Herausforderung dieser Aufgabe um die Erfassung und Zuordnung der entstehenden Kosten für jedes Fahrzeug der Flotte. Im Normalfall werden Rechnungen in der Buchhaltung zur Zahlung verarbeitet. Die Buchhaltung der Unternehmen arbeiten in vielen Fällen mit einem ERP-System, in dem alle Informationen zu den Kosten im Fuhrpark vorliegen. Trotz der vorliegenden Zahlen und Informationen führen viele Fuhrparkleiter eine persönliche Liste über sämtliche Kosten. Hier werden die Informationen aus den Rechnungen manuell eingepflegt, um mit diesen zu arbeiten.

An dieser Stelle beginnt die zeitliche Herausforderung, da im Durchschnitt zwischen 3 und 5 Rechnungen jährlich pro Fahrzeug anfallen. Gehen wir einmal von der Rechnung aus, dass jede Rechnung einen Arbeitsaufwand von 3 bis 5 Minuten mit sich bringt. Bei einer Flotte von 100 Fahrzeugen bedeutet das im besten Fall 15 jährliche Arbeitsstunden und im schlimmsten Fall ganze 42 Stunden pro Jahr. Nicht zu vergessen ist hier sicherlich, dass viele Rechnungsarten recht geballt auftreten. Dann kommen in einzelnen Monaten besonders viele Arbeitsstunden nur für die Verarbeitung der Rechnungen zustande.

Lösungen für Fuhrparkmanager: Alternativen für Kosten im Fuhrpark

Die manuelle Erfassung über Excel Sheets ist im Normalfall unübersichtlich und leider recht fehleranfällig. Es kann schnell passieren, dass Kosten einem falschen Fahrzeug zugeordnet wurden. Oder die eingegebene Zahl stimmt nicht. Die Kosten im Fuhrpark müssen jedoch durch die Bedeutung für das Fuhrparkmanagement unbedingt stimmen. Das führt dazu, dass eine moderne Alternative zur manuellen Erfassung wichtig und sinnvoll ist. Fuhrparkleiter können bei der passenden Lösung Zeit sparen und sich mehr auf wichtige Entscheidungen im Management konzentrieren.

ERP und BI Systeme: Buchhaltungssysteme sinnvoll nutzen

Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass der Flottenverantwortliche die Informationen zu Kosten separat führt. Schließlich wurden diese Rechnungen im besten Fall bereits erfasst. Wenn in einem Buchhaltungssystem die Kosten auf korrekte Kostenstellen gebucht werden, die sich eindeutig einem Fahrzeug zuweisen lassen, ist die  Auswertung einfacher umsetzbar. In der Praxis zeigt sich allerdings, dass das Verknüpfen mehrerer Systeme mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist. Eine gängige Alternative ist das Benutzen von sogenannten Business-Intelligence-Systemen, die Daten verschiedener Systeme visuell auswerten und darstellen. Diese Lösung ist zwar noch mit Aufwand durch den Fuhrparkleiter verbunden. Sie müssen die Kosten im Fuhrpark jedoch nicht mehr manuell erfassen, was in jedem Fall ein Fortschritt ist und weniger Zeit erfordert.

Outsourcing im Flottenmanagement

Das Auslagern der Flottenverwaltung und der Rechnungsinformationen an einen Dritten stellt häufig eine Option dar. Mit diesen externen Drittparteien lassen sich Vereinbarungen über notwendige Berichte und Auswertungen treffen. Diese Dienstleistungen sind allerdings recht kostspielig und müssen mit 10 bis 20 Euro an zusätzlichen Kosten pro Fahrzeug und Monat kalkuliert werden. Ein Fuhrpark mit 100 Fahrzeugen verursacht damit im besten Fall jährlich 12.000 Euro, im schlimmsten Fall rund 24.000 Euro, an zusätzlichen Kosten. Das ist für viele Unternehmen keine unbedingt interessante Möglichkeit, da versucht wird, die Kosten im Fuhrpark so weit wie möglich zu reduzieren.

Automatisierte Erfassung durch Avrios

Mittels der OCR-Technik und der künstlichen Intelligenz der Avrios Plattform lassen Rechnungsinformationen vollautomatisch bis ins kleinste Detail auswerten. Dazu muss die Rechnung nur per PDF oder Bilddatei an Avrios gesendet werden und wird vollständig verarbeitet. Anhand des Kennzeichens auf der Rechnung weist die Software die Kosten automatisch dem Fahrzeug zu. Auch die Ermittlung der Kostenarten funktioniert auf diese Weise. Ausserdem wertet die Software Informationen zum Lieferanten sowie den Kilometerstand aus, sofern diese Daten vorhanden sind. Damit erhält der Anwender transparente Informationen zu allen Kosten im Fuhrpark, ohne dafür mit einem Zeitaufwand zu rechnen. Die Zeiteinsparung beträgt je nach Struktur und Größe des Fuhrparks bis zu mehreren Stunden pro Monat. Zeit, die Fuhrparkleiter an anderer Stelle nutzen können.

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Fazit: Effizientes Management durch den Blick auf Kosten im Fuhrpark  

Für ein effizientes Management der Kosten im Fuhrpark sowie für eine korrekte Erfassung ist es wichtig, dass der Fuhrparkleiter jede anfallende Rechnung beachtet. Um die Kosten im Blick zu behalten, wird häufig zu manueller Erfassung und zur Arbeit mit Excel Sheets zurückgegriffen. Das ist nur bedingt sinnvoll, da Fehler passieren können. Der Arbeitsaufwand ist je nach Fuhrparkgröße ebenfalls zu beachten, sodass es sich um eine Tätigkeit handelt, die Alternativen benötigt. Das kostspieligere Outsourcing ist genau wie die Verwendung von ERP und BI Systemen möglich.

Jedoch ist der zeitliche oder finanzielle Aufwand auch hier nicht zu unterschätzen. Daher stellt die Arbeit mit Avrios die wohl einfachste und modernste Lösung für die Überwachung und Erfassung der Kosten im Fuhrpark dar. Wir von Avrios glauben daran, dass sich Prozesse im Fuhrpark schneller, genauer und einfacher gestalten lassen. Melden Sie sich bei Interesse für Ihren kostenlosen Account an, um Zeitfresser im Alltag zu reduzieren.

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