Fahrzeugmanagement Software: Datenmanagement sicher umsetzen

In jedem Fuhrpark fallen Daten an, die zu verwalten, einzusehen und abzuspeichern sind - ohne eine Fahrzeugmanagement Software geht dies mit hohem Arbeitsaufwand einher. Fuhrparkverantwortliche führen häufig lange, komplexe und wenig übersichtliche Excel Sheets für alle Daten. Die wichtigen Informationen stehen damit nicht mit einem Klick zur Verfügung. Das lässt sich durch eine moderne Lösung ändern. Doch schauen wir uns erst einmal an, welche Vorteile eine Fahrzeugmanagement Software in Bezug auf das Datenmanagement bietet. Zusätzlich ist die Bedeutung der Daten, des Managements und die aktuelle Vorgehensweise bei diesem sensiblen Thema von Bedeutung. Schließlich bilden Daten rund um Fahrer, Flotte, Verträge und alle Fahrzeuge das Herz des Fuhrparks. Genau wie die Analyse dieser Daten im Alltag.

Die Bedeutung des Datenmanagements im Fuhrpark

Im Fuhrpark fallen üblicherweise viele Daten an, die von Verantwortlichen einzugeben und auszuwerten sind. Findet diese Auswertung nicht statt oder gibt es nicht die Möglichkeit, passende Schlüsse zu ziehen, lassen sich falsche Entscheidungen nicht verhindern. Da eine Vielzahl von Daten anfallen und wichtig für den Fuhrpark, das Management und die gesamte Flottenverwaltung sind, finden Sie hier einige Beispiele für relevante Daten:

• Vertragsdaten/ Leasingdaten der Fahrzeuge
• Tankkarten und Treibstoffverbrauch
• Fahrzeugauslastung/ Genutzte Routen
• Anfallende Schäden, mögliche Strafzettel und Reparaturen
• Gesamte Kosten, die das Fahrzeug verursacht
• Wichtige Termine, die einzuhalten sind
• Die aktuelle Überprüfung der Fahrerlaubnis/ Schulung nach UVV
• Absprachen und Details zur Halterhaftung

Die richtige Eingabe der Daten ist daher die Grundlage für Entscheidungen im Fuhrpark. Ganz gleich, ob diese Entscheidungen sich auf Kosten, die Nutzungsdauer oder auf die Verwaltung von Schäden, Tankkosten oder die Flottengröße beziehen. Falsch eingegebene oder nicht richtig zugeordnete Daten sind entsprechend kritisch, da keine Entscheidung mehr richtig gefällt wird. Sie erhalten durch die Daten, die ein Fuhrpark erzeugt, sämtliche Informationen, die im Rahmen der Verwaltung einer Flotte von Bedeutung sind.

Aktuelle Umsetzung durch Fuhrparkverantwortliche

Viele Fuhrparkleiter verwalten ihre Daten aktuell noch nicht mit einer Fahrzeugmanagement Software. Üblich ist vielmehr die Verwaltung mit Excel, wobei hier einzelne Tabellen verwendet und stetig erweitert werden. Dieses Vorgehen geht mit Herausforderungen genau wie mit möglichen Nachteilen einher:

• Durch das manuelle Einpflegen von Daten können sich Fehler in das System einschleichen
• Der Zeitaufwand für das Pflegen/ die Aktualisierung der Daten ist äußerst hoch
• Excel-Tabellen werden schnell recht unübersichtlich
• Daten sind nicht direkt und zeitnah aufrufbar
• Berichte an die Geschäftsführung kosten mehr Zeit und erfordern Vorbereitung
• Entscheidungen lassen sich nicht sofort treffen, wodurch sich unter Umständen die Kosten im Fuhrpark erhöhen
• Daten sind unter Umständen nicht besonders sicher gespeichert, das Einsehen von anderen Parteien ist eventuell möglich

Zwar besteht die Möglichkeit, durch die Formatierung von Excel diverse Ungereimtheiten aufzudecken. Jedoch schleichen sich trotzdem Fehler in Tabellen ein. Eine niedrige Fehlerquote von vielleicht 1 Prozent bedeutet bei einer Liste mit 1.000 Daten immer noch insgesamt 10 Fehler. Das klingt zunächst nach wenigen Fehlern. Allerdings können diese Daten und Zahlen betreffen, die für weitere Entscheidungen wichtig sind. Nehmen wir einmal an, es hat sich ein Fehler eingeschlichen, der sich um die Kosten dreht, die ein Fahrzeug verursacht. Eventuell betrifft die Entscheidung dann eine Neuanschaffung, die gar nicht nötig ist. Oder vermeidet eine dringend erforderliche Neuanschaffung, da die Daten nicht stimmen. Es ist daher besonders wichtig, dass das Datenmanagement so korrekt und leicht einsehbar wie nur möglich ist. Dadurch lassen sich verschiedene Fehler und falsche Entscheidungen von Anfang an vermeiden.

Durch die Fahrzeugmanagement Software Zeit und Kosten einsparen

Eine Fahrzeugmanagement Software vereinfacht das Datenmanagement erheblich. Fuhrparkleiter sparen viel Zeit, da Daten nicht mehr manuell einzugeben sind. Die Arbeit mit möglicherweise sehr unübersichtlichen und wenig nachvollziehbaren Excel Tabellen endet so. Vielmehr ist es mit einer Fahrzeugmanagement Software wie mit Avrios möglich, Daten direkt auslesen zu lassen. Sie müssen diese nicht mehr eigenständig eingeben, da die Software Daten ausliest, abspeichert und korrekt zuordnet. Fehler beim Eingeben entfallen dadurch ebenfalls, die vorher vielleicht ein Problem waren. Zusätzlich ist diese Vorgehensweise sicher, da die Software nur mit dem entsprechenden Profil und dem jeweiligen Passwort aufrufbar ist. Fuhrparkleiter gewinnen auf diese Weise viel Zeit für andere Aufgaben sowie für strategische Überlegungen und Entscheidungen. Es handelt sich gerade beim Datenmanagement schließlich um eine recht unbeliebte, zeitraubende Aufgabe, die dennoch nicht wegfallen kann. Die Übernahme durch die Fahrzeugmanagement Software stellt damit im Normalfall die einfachere Lösung für alle Beteiligten dar.

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Fahrzeugmanagement Software ist der Blick auf die Kosten des Fuhrparks. Der Fuhrpark verursacht Unternehmen hohe Kosten, die erst einmal unabhängig von der exakten Flottengröße zu betrachten sind. Oftmals gehören die anfallenden Kosten zu den größten Positionen des Unternehmens. Jede Einsparung ist damit nicht nur sinnvoll, sondern für die Steigerung des Unternehmensgewinns von besonderer Bedeutung. Mit der Fahrzeugmanagement Software lassen sich alle Daten zentral, digital und mit einem Klick aufrufen. Dadurch können Sie gesamte Kosten Ihrer Flotte, Vertragsdaten oder die Daten einzelner Fahrzeuge aufrufen. Bei jeder Flottengröße ist zu beachten, dass die Auslastung einzelner Fahrzeuge sowie die entstehenden Kosten große Auswirkungen haben. Das ist aber nur einsehbar, wenn Sie alle Daten mit einem Klick aufrufen, einsehen und analysieren können. Auf diese Weise lassen sich kostensparende Entscheidungen treffen, die langfristig den Unternehmensgewinn steigern und die anfallenden Kosten senken.

Vorteile einer Fahrzeugmanagement Software direkt erkennen:

• Daten werden automatisch und dabei fehlerfrei eingelesen
• Schnelle Umsetzung: Alle Daten sind sofort und ohne weitere Wartezeit im System verfügbar
• Die Zuordnung zu Fahrern und Fahrzeugen erfolgt ebenfalls automatisch
• Sämtliche Flottendaten sind im System gespeichert, richtig geordnet und einsehbar
• Die Arbeit mit Excel sowie die zeitraubende manuelle Eingabe von Daten entfällt
• Analysen, der Blick auf die Kosten und die Nutzung sind stets mit einem Klick aufrufbar
• Entscheidungen lassen sich durch klaren Blick auf alle relevanten Daten treffen

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Ein interessantes Beispiel rund um die Einsatzmöglichkeiten bietet die Verwendung der Fahrzeugmanagement Software von Avrios von der DBU Facility Services AG. Das Unternehmen benötigte mit einer Flotte von etwa 100 Fahrzeugen und der Leistung im Bereich der Gebäudedienstleistungen sinnvolle Lösungen für die Verwaltung der Flotte. Das Thema Datenmanagement spielte eine besondere Rolle als Grundlage für Entscheidungen und gerade die zentrale Umsetzung war für das Unternehmen von Bedeutung. Durch die Nutzung der intelligenten Fahrzeugmanagement Software wurde der Fuhrpark mit allen Daten und Kosten transparenter, nachvollziehbarer und kostete weniger Zeit bei der Verwaltung. Hier finden Sie alle Informationen rund um die Ansprüche und die Umsetzung der DBU Facility Services AG in die Praxis.

Fazit: Datenmanagement effizient dank der Fahrzeugmanagement Software umsetzen

Die Eingabe, Verwaltung sowie das Einsehen aller Daten, die den Fuhrpark betreffen, ist für Fuhrparkleiter entscheidend. Datenmanagement muss möglichst sicher erfolgen, um Daten zu schützen. Außerdem ist es wichtig, hier möglichst den vorhandenen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Geben Fuhrparkleiter alle Daten bei Excel ein, bedeutet dieses Vorgehen einen hohen Zeitaufwand. Die Fehlerquote fällt ebenfalls durch das Kopieren und Einfügen von Daten größer aus als es bei einer automatischen Lösung der Fall ist.

Eine intelligente Fahrzeugmanagement Software bietet hier den Vorteil, dass der Arbeitsaufwand deutlich geringer ausfällt und alle Daten zentral einsehbar sind. Das vereinfacht das Datenmanagement im Allgemeinen, reduziert Kosten im Fuhrpark und ermöglicht eine schnelle Handlungsfähigkeit, die nur durch das Einsehen aller Daten mit einem Klick möglich ist. Mit Avrios können Sie daher Zeit sparen, Kosten senken und das gesamte Datenmanagement einfacher, sicherer und moderner gestalten - und Sie reduzieren gleichzeitig vorhandene Fehler, die sonst auftreten. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account an - bringen Sie gemeinsam mit Avrios Ihr Datenmanagement im Fuhrpark auf ein ganz neues Level!

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