Qu'est-ce qui rend la gestion de flotte simple et efficace ? Quelles tâches et quels sujets sont les plus importants pour un gestionnaire de flotte ? Voici un bref aperçu des sujets les plus importants et explique pourquoi un logiciel de gestion de flotte peut vous aider dans ces tâches mieux que le papier et les feuilles de calcul Excel.

Achat et mise hors service de véhicules

Formes de financement
L'une des décisions fondamentales lors de l'achat de véhicules est la forme de financement, c'est-à-dire si les véhicules doivent être loués, achetés ou loués. Il est nécessaire de définir le budget, puis d'analyser les véhicules existants et les profils d'utilisation pour sélectionner les conditions du contrat telles que le kilométrage et la durée, ainsi que la forme de financement la plus appropriée dans chaque cas. Pour ces analyses, la feuille de calcul Excel traditionnelle est fastidieuse car de nombreux points de données pour de nombreux véhicules doivent être combinés et pris en compte.

Comparaison des offres
De plus, il est intéressant d'obtenir un devis auprès de plusieurs concessionnaires ou concessionnaires automobiles. Pour plus de transparence et de comparabilité, les appels d'offres et la comparaison de plusieurs offres sont importants, mais sur le papier, c'est un cauchemar.

Lors de la restitution d'un véhicule, l'équipement spécial et les caractéristiques du véhicule jouent un rôle dans la décision de rendre la valeur de revente ou le retour plus difficile ou plus favorable. Pour les véhicules loués, il est conseillé de travailler avec les vendeurs pour préparer le retour de la manière la plus rentable possible et éviter des frais supplémentaires élevés de la part de la société de leasing.

Maintenance et exploitation avec un logiciel de gestion de flotte

Gestion des dommages
La gestion des dommages fait partie intégrante des opérations quotidiennes de la flotte. Qu'il s'agisse de dommages au stationnement, de rayures ou d'accidents majeurs, des pannes et des temps d'arrêt surviennent et les réparations doivent être organisées dans l'atelier. L'obtention de différentes offres pour plus de transparence et des économies est souvent une mince affaire en raison de contraintes de temps et l'on compte sur l'atelier contractuel situé au coin de la rue. La communication avec les conducteurs, les compagnies d'assurance et les ateliers est fastidieuse et fastidieuse. Avec Avrios, vous disposez de toutes les données et photos relatives aux dommages dans un seul fichier numérique, vous pouvez demander une estimation des coûts en un clic et communiquer directement depuis le système. Finis les innombrables appels téléphoniques, e-mails et rappels Outlook !

En outre, des fichiers et des données complets sur les dommages vous permettent d'identifier rapidement les modèles et de prendre des mesures pour y remédier. Y a-t-il des dégâts importants lors du stationnement ? Rendez obligatoire l'assistant de stationnement dans la police d'assurance automobile et permettez à vos conducteurs de suivre une formation à la conduite. Le nombre de dommages diminuera de manière significative, tout comme votre taux de sinistres et, à moyen terme, vos primes d'assurance.

Gestion fine
Il s'agit d'un sujet fastidieux qui ne peut malheureusement pas être évité. Qu'il s'agisse d'un mauvais stationnement ou d'un excès de vitesse, les tickets de stationnement atterrissent sur votre bureau et doivent être transmis aux conducteurs concernés, le paiement sécurisé et, selon l'infraction, les autorités informées. Outre la pile de papier sur votre bureau, la numérisation est également intéressante ici pour un meilleur suivi et une meilleure vue d'ensemble.

Tâches et rendez-vous
Ceux-ci s'accumulent à mesure que le nombre de conducteurs et de véhicules augmente. Outre la vérification du permis de conduire et les instructions à la conduite conformément à l'UVV (voir également la rubrique « Conformité »), certains rendez-vous réguliers sont prévus pour chaque véhicule : TÜV, service client, changement de pneus, pour n'en nommer que quelques-uns. Les rappels automatiques et les rendez-vous récurrents vous aident à les suivre, quel que soit le nombre de véhicules de votre parc.

Surveillance du kilométrage
Le suivi du kilométrage de chaque véhicule est particulièrement important pour les véhicules loués, afin de toujours avoir une vue d'ensemble des véhicules qui ont parcouru le dépassement ou le déficit de kilométrage attendu à la fin du contrat. Tout le monde le sait : des semaines d'appels téléphoniques pour obtenir le kilométrage actuel du véhicule auprès du conducteur. Lorsque la carte carburant est connectée à la base de données, les kilomètres saisis sont automatiquement transmis lors du ravitaillement. Les données sont donc à jour et stockées directement dans le véhicule.

Cartes de carburant et autres services
L'externalisation des services et des produits, comme dans le cas des cartes de carburant ou de la gestion des pneus, offre souvent des avantages non seulement administratifs mais également de prix. Outre les coûts prévisibles et les remises, des prestataires de services externes prennent en charge certaines tâches. Avec les fournisseurs de cartes carburant, les factures sont envoyées directement et ce ne sont pas les reçus de carburant individuels qui doivent être remboursés au conducteur. Pour en savoir plus sur les cartes carburant, cliquez ici. Avec la gestion des pneus, un fournisseur gère le stockage, les changements de pneus et l'achat de nouveaux pneus. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Répartition et contrôle des coûts

Pour chaque véhicule, toute une série de factures arrivent au bureau du gestionnaire de flotte, qu'il s'agisse de l'achat et de l'investissement initial, des factures courantes de carburant, de réparations, d'assurance ou de pneus. Chacune de ces factures doit être enregistrée, dactylographiée, vérifiée, payée et attribuée au véhicule correspondant. Cela demande beaucoup de temps et de nervosité. Avec logiciel de gestion de flotte comme Avrios, les factures entrantes sont automatiquement lues, classées et attribuées directement au véhicule, de sorte que l'aperçu des coûts totaux par véhicule et par niveau de coût est toujours à jour, sans saisie ! En ce qui concerne une plus grande transparence de la flotte, il est très important de connaître et d'optimiser le TCO (coût total de possession) de chaque véhicule. Ce n'est que lorsque vous connaissez les coûts par kilomètre et par véhicule que vous pouvez identifier les formes de financement idéales, les modèles de véhicules ou les valeurs aberrantes, par exemple, et prendre les mesures appropriées.

Conformité
En ce qui concerne le parc de véhicules, les sujets relatifs à la conformité sont très importants. En tant que propriétaire, l'entreprise ou le gestionnaire de flotte est responsable si les permis de conduire ne sont pas vérifiés, si le conducteur n'est pas correctement instruit conformément aux règles de prévention des accidents, et des accidents ou similaires se produisent en conséquence.

Vérification du permis de conduire
En Allemagne, les contrôles des permis de conduire sont obligatoires par la loi et devraient généralement être effectués deux fois par an, ou plus fréquemment dans des cas particuliers tels que les véhicules en pool ou les conducteurs présentant un risque accru. Le gestionnaire de flotte ou l'entreprise doit s'assurer que les conducteurs sont en possession d'un permis de conduire valide adapté au véhicule, et cette vérification doit être documentée en conséquence.

Instructions pour le conducteur selon les normes UVV
Afin de prévenir les accidents, il est également nécessaire de donner des instructions aux conducteurs ; cela se fait normalement une fois par an. Le contenu de la formation comprend des sujets tels que la marche à suivre en cas d'accident, le chargement et l'arrimage appropriés du chargement, l'influence de l'alcool et des drogues au volant, et bien plus encore. La preuve doit en être fournie, par exemple sous la forme d'un test. Cette instruction doit également être documentée.

La vérification du permis de conduire et les instructions aux conducteurs selon les normes UVV sont souvent encore effectuées sur place et en personne. Cela prend beaucoup de temps et, en particulier dans le cas d'une gestion de flotte décentralisée, de différents sites de l'entreprise ou du siège social, c'est très fastidieux pour le gestionnaire de flotte ainsi que pour les conducteurs. Pour les deux tâches de gardien, il existe donc des solutions en ligne telles qu'Avrios, qui envoient des rappels automatiques, stockent les données en toute sécurité et documentent les contrôles et les formations. La liste papier ou Excel appartient donc à l'histoire ancienne.

En savoir plus sur la conformité ici.

Stratégie et planification de la flotte

Une fois que vous aurez réussi à automatiser certaines des tâches manuelles et des processus fastidieux liés aux opérations quotidiennes de la flotte, vous aurez plus de temps pour résoudre les problèmes stratégiques.

Un sujet important est la politique de l'entreprise ou la politique automobile. Vous réglez ici des questions telles que « Qui obtient un véhicule de fonction ? » ou « Quels modèles et caractéristiques d'équipement sont autorisés ».

Votre entreprise dispose-t-elle d'une stratégie verte pour réduire les émissions de CO2 ? Alors, comment pouvez-vous y contribuer en tant que gestionnaire de flotte ? Vous souhaitez intégrer la mobilité électrique à votre flotte ? Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre article de blog sur la mobilité électrique.

Au-delà de cela, y a-t-il d'autres tendances et solutions de mobilité que vous comptez intégrer dans les années à venir, telles que des subventions aux transports publics, des vélos professionnels ou des solutions de covoiturage ?

Comment le logiciel de gestion de flotte Avrios peut vous aider

Plus vous avez de visibilité et de contrôle sur votre flotte et les données relatives à chaque véhicule, plus vous pouvez prendre des décisions éclairées et réaliser des économies de temps et d'argent ciblées en les gérant. Les tâches et responsabilités du gestionnaire de flotte sont nombreuses et variées, et même les petites flottes de 20 véhicules accumulent beaucoup de papier et de points de données. Pour maîtriser ce flot de données, plus de 1 000 clients font désormais confiance à Avrios comme logiciel de gestion de flotte. Dites adieu à Excel et aux dossiers papier et place à la numérisation de la flotte !

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