Obiettivi

• Riduzione dei costi amministrativi
• Trasparenza dei costi della flotta
• Garanzia della conformità della flotta

Sfida

Controllo dei costi e rispetto degli obblighi legali

TeegSchwendner è il leader di mercato nella vendita al dettaglio di tè con 123 negozi in Germania e offre una gamma di tè variegata e di alta qualità. Un negozio online completa il concetto di vendita.

Con 20 auto aziendali, l'azienda con sede a Meckenheim dispone di una flotta di veicoli piuttosto ridotta, che è cresciuta solo gradualmente. In passato, i documenti relativi ai veicoli venivano tradizionalmente conservati in cartelle di file. Oltre ai dati del veicolo e del conducente, questi file includevano contratti di leasing, fatture di officina e richieste di risarcimento danni e assicurazioni.

Ciò era particolarmente vero in relazione al chilometraggio dei veicoli noleggiati.

Ma c'era bisogno di agire anche sulla questione della responsabilità. Michael Blank era alla ricerca di una soluzione conforme alla legge per i necessari controlli della patente di guida che comportasse il minor sforzo possibile per lui e per i conducenti.

Vantaggi

Digitalizzazione dei dati e quindi controllo dei costi

TeegSchwendner utilizza la piattaforma di gestione della flotta Avrios dal 2019. Tutti i dati anagrafici su veicoli e conducenti sono ora disponibili in formato digitale. I nuovi dati aggiunti come fatture o reclami vengono assegnati automaticamente al rispettivo veicolo. Tutti i dati possono essere richiamati in qualsiasi momento in tempo reale e sono disposti in modo chiaro: un enorme risparmio di tempo rispetto alla documentazione cartacea. Tutti i dati dei partner di leasing sono stati inoltre integrati nella piattaforma e integrati con carte carburante. In questo modo è possibile effettuare report e dichiarazioni sui singoli centri di costo e sui costi totali di un veicolo.

La soluzione della piattaforma consente a Michael Blank di avere il controllo completo sui costi della flotta. Inoltre, offre opzioni di analisi e calcolo, ad esempio per riparazioni speciali, costi operativi e offerte di leasing.

Trasparenza dei dati e garanzia della conformità della flotta

I dati del conducente, una volta raccolti e integrati, forniscono anche supporto alla conformità. All'interno della piattaforma, TeegSchwendner utilizza lo strumento per il controllo elettronico della patente di guida. Il controllo regolare della patente di guida è una parte essenziale della responsabilità dell'azienda.

Il controllo semestrale ricorrente viene memorizzato nei dati di base. Ai conducenti viene richiesto automaticamente via e-mail di scattare una foto della patente di guida con il proprio smartphone. L'immagine viene quindi assegnata al rispettivo file digitale del conducente. Il controllo e la data sono quindi documentati e possono essere verificati in qualsiasi momento.

Per Michael Blank, il tempo necessario per il controllo della patente di guida richiesto dalla legge è quindi estremamente ridotto. Tuttavia, ha la massima trasparenza. Può monitorare lo stato dei controlli in qualsiasi momento e viene informato automaticamente in caso di ritardo.