Objectifs

• Automatisation
• Centralisation
• Transparence
• Réduction des coûts

Défi

Consolidation de toutes les données de la flotte et automatisation des processus

MeierTobler AG, un spécialiste suisse de la technologie du bâtiment qui a été fondé en 2018 par la fusion des sociétés Walter Meier et Tobler Haustechnik. L'entreprise est principalement active sur le marché du chauffage, de la ventilation et de la climatisation et, à la suite de la fusion, Meier Tobler dispose désormais d'une flotte d'environ 750 véhicules.

Avant même la fusion, Walter Meier recherchait une nouvelle solution de gestion de flotte. Les données de la flotte ont été décentralisées. Les données relatives à l'administration des véhicules et à la gestion des dommages étaient stockées dans deux bases de données différentes, tandis qu'un fichier Excel contenait des données concernant les commandes et les retours de véhicules. Toutes ces informations ont dû être transférées vers un système de gestion des données central et pratique afin de simplifier les processus internes. Le nombre de fournisseurs de crédit-bail a également dû être réduit à deux et un processus d'appel d'offres multiple a dû être mis en place. En fin de compte, l'objectif était de simplifier, d'optimiser et d'automatiser les processus, tout en créant de la transparence, en identifiant les économies potentielles et en réduisant et en prédisant les coûts.

Solution

Avrios favorise la transparence et l'accessibilité des données

MeierTobler s'appuie sur la plateforme de gestion de flotte Avrios pour gérer et optimiser sa flotte. La nouvelle solution a établi une structure de données cohérente, ce qui a permis d'obtenir une vue d'ensemble complète des données de la flotte. Le résultat est une vue d'ensemble complète des données de la flotte. Il est stocké dans un seul système, ce qui permet de contrôler les processus, de la commande au retour des véhicules.

Avrios assure également la planification future : la solution peut être adaptée à la croissance de la flotte et permet ainsi une augmentation à long terme de l'efficacité de la gestion de flotte. Avec seulement trois employés, les données consolidées de 750 véhicules peuvent être traitées de manière centralisée avec beaucoup moins de travail et de communication. L'équipe de gestion de flotte peut utiliser Avrios, par exemple, pour accéder à l'état des données fiables et à jour via un smartphone, simplifier de nombreux ateliers et processus de coordination internes, et garantir que les données peuvent être traitées indépendamment des absences du personnel.

Après la mise en œuvre d'Avrios, MeierTobler a mis en place un processus d'appel d'offres multiple avec deux fournisseurs de leasing. Cela a commencé avec le rapport de retour du véhicule Avrios. Il identifie les véhicules qui doivent être remplacés en raison de l'expiration des contrats de leasing ou pour des raisons économiques. Les nouvelles commandes sont créées dans Avrios via la fonction Achats dès le départ. Dans le dossier d'achat, tous les documents, de la demande de devis à l'immatriculation du véhicule, sont gérés numériquement et de manière centralisée. Dans le même temps, des conversations avec les conducteurs, les concessionnaires automobiles ou les loueurs peuvent avoir lieu directement sur la plateforme dès la phase d'achat.

Avantages

Les enchères multiples et les données agrégées permettent de réduire les coûts

La numérisation permet non seulement d'enregistrer automatiquement toutes les données relatives aux véhicules et aux contrats, mais simplifie également la décision concernant la meilleure offre. Les informations sont combinées et rendues comparables. La procédure a été couronnée de succès : les contrats de leasing récemment conclus sont nettement moins chers qu'auparavant.

La mise en œuvre d'Avrios a permis de suivre le kilométrage des véhicules conformément au contrat de leasing. Les données requises sont automatiquement agrégées à partir de différentes sources, telles que les factures de carburant ou les conducteurs, et peuvent ainsi être comparées aux chiffres du contrat. Les écarts entre les kilomètres prévus et les valeurs réelles sont facilement reconnaissables.

Pour MeierTobler, ce système constitue un autre avantage majeur : « Les contrats de leasing peuvent être ajustés à l'avance afin d'éviter des coûts supplémentaires lors de la restitution des véhicules de leasing. Cette fonction a permis une planification plus précise des coûts pour l'ensemble de la flotte et des économies annuelles d'environ 200 000 francs suisses (180 000 euros).