Ziele

• Verringerung des Verwaltungsaufwandes
• Transparenz bei Fuhrparkkosten
• Sicherstellen der Compliance im Fuhrpark

Herausforderung

Kostenkontrolle und Einhaltung der Halterpflichten

TeeGschwendner ist mit 123 Fachgeschäften in Deutschland Marktführer im Teefacheinzelhandel und bietet ein hochwertiges und vielfältiges Tee-Sortiment. Ein Online-Shop ergänzt das Vertriebskonzept.

Mit 20 Dienstwagen verfügt das Meckenheimer Unternehmen über einen eher kleinen Fuhrpark, der nach und nach aufgestockt wurde. In der Vergangenheit wurden die Unterlagen zu den Fahrzeugen traditionell in Aktenordnern abgeheftet. Dazu zählten neben den Fahrzeug- und Fahrerdaten auch Leasingverträge, Werkstattrechnungen sowie Schaden- und Versicherungsfälle.

Dies galt vor allem im Zusammenhang mit den Laufzeiten der geleasten Fahrzeuge. Doch auch beim Thema Halterhaftung bestand Handlungsbedarf. Für die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle suchte Michael Blank eine rechtssichere Lösung, die für ihn und die Fahrer mit möglichst wenig Aufwand verbunden ist.

Vorteile

Digitalisierung der Daten und damit Kostenkontrolle

Seit 2019 nutzt TeeGschwendner die Flottenmanagement-Software von Avrios. Alle Stammdaten zu Fahrzeugen und Fahrern liegen nun in digitalisierter Form vor. Neu hinzukommende Daten wie Rechnungen oder Schadenfälle werden automatisch den jeweiligen Fahrzeugen zugeordnet. Alle Daten sind jederzeit in Echtzeit abrufbar und übersichtlich angeordnet – ein enormer Zeitgewinn gegenüber den traditionellen Akten.

Auch alle Daten des Leasingpartners wurden in die Plattform integriert und mit Tankkarten ergänzt. So lassen sich sowohl Aussagen zu einzelnen Kostenstellen als auch zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs treffen. Die Plattform ermöglicht Michael Blank vollständige Kostenkontrolle und bietet zusätzlich Analyse- und Berechnungsmöglichkeiten, etwa bei Sonderreparaturen, Betriebskosten und Leasingangeboten.

Datentransparenz und Compliance-Sicherheit

Die erfassten und integrierten Fahrerdaten unterstützen außerdem die Compliance. TeeGschwendner nutzt innerhalb der Plattform das Tool zur elektronischen Führerscheinkontrolle. Die regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnis ist ein wesentlicher Bestandteil der Halterhaftung.

Die halbjährliche Kontrolle ist in den Stammdaten hinterlegt. Fahrer werden automatisch per E-Mail aufgefordert, ihren Führerschein mit dem Smartphone abzufotografieren. Das Bild wird der jeweiligen digitalen Fahrerakte zugeordnet. Überprüfung und Zeitpunkt sind dokumentiert und jederzeit nachweisbar.

Für Michael Blank ist der Zeitaufwand für die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle daher äußerst gering. Gleichzeitig profitiert er von maximaler Transparenz: Er kann den Status jederzeit nachverfolgen und wird im Falle einer Verzögerung automatisch informiert.

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