Introduzione: che cos'è il TCO nella gestione flotte?

Il TCO (Total Cost of Ownership) rappresenta l’insieme di tutti i costi legati a un veicolo aziendale. Oltre alle spese evidenti come il leasing e il carburante, include anche costi meno visibili ma essenziali:

• manutenzione,
• pneumatici,
• danni e assicurazioni,
• tasse di immatricolazione,
• costi di restituzione,
• uso effettivo del veicolo (eventuali differenze chilometriche rispetto alle distanze previste dai contratti, in più o in meno),
• costi di finanziamento (leasing o ammortamento).

La voce di costo più significativa è spesso quella finanziaria, ovvero leasing o ammortamento. Il primo passo per un'ottimizzazione efficace sta dunque nel raccogliere dati completi e trasparenti. Solo così si può comprendere la situazione di partenza e identificare i margini di miglioramento.

Capire cosa incide maggiormente sulle spese è il primo passo per ottimizzare i costi dell’intera flotta.

Perché il reporting sul TCO è essenziale per i fleet manager

Con l’aumento generalizzato dei costi (carburante, assicurazioni, leasing, veicoli), è cruciale per ogni azienda avere il pieno controllo sulle spese del parco auto. Il reporting sul TCO consente di:

• pianificare il budget in modo preciso (è uno strumento strategico per budgeting, procurement e finanziamento),
• valutare in anticipo le implicazioni finanziarie delle decisioni (base dati chiara per decisioni operative e strategiche),
• analizzare tutte le voci di costo, non solo le più visibili,
• monitorare in tempo reale l’efficacia delle strategie adottate.

Come un software come quello di Avrios ottimizza la gestione costi

Una piattaforma come quella di Avrios consente di centralizzare i dati:

• i costi vengono acquisiti digitalmente da fonti come carte carburante, report di danni, contratti di leasing e manutenzione,
• non c’è necessità di inserimento manuale dei dati come avviene utilizzando i fogli di calcolo Excel.

Avrios fornisce:

• report personalizzati in tempo reale,
• segnalazioni di anomalie o spese fuori norma,
• proiezioni basate sui dati attuali (ad esempio, la stima dei costi di fine leasing).

Un esempio pratico: quando i dati fanno la differenza

I report possono evidenziare, ad esempio, che le spese di restituzione per un veicolo sono molto elevate. In questi casi, potrebbe allora essere conveniente riscattare il mezzo anziché restituirlo. L’analisi accurata deidati consente di prevenire costi maggiori e ottimizzare le decisioni.

Costi totali vs costi per chilometro

Due sono gli indicatori chiave per ogni fleet manager:

• i costi totali, che aiutano nella pianificazione generale e nella gestione strategica,
• i costi per chilometro, che evidenziano veicoli inefficaci, ad esempio auto poco utilizzate con leasing molto oneroso.

Può capitare che un veicolo costi 1,50 €/km, una cifra paragonabile al costo di un taxi in città: in questo caso, è necessario intervenire. Veicoli dimenticati o poco utilizzati possono rappresentare un peso economico nascosto.

Confronti e benchmarking

Oltre al confronto interno tra veicoli simili, è utile confrontarsi con flotte di dimensioni comparabili. Il benchmarking consente di:

• valutare l’efficienza relativa,
• individuare ulteriori margini di miglioramento.

Conclusione: il reporting sul TCO è uno strumento strategico necessario

Il monitoraggio puntuale dei costi totali con una software come quello di Avrios è oggi fondamentale per affrontare l’aumento dei costi e l'inflazione. Esso consente:

• di identificare le aree critiche,
• di agire con dati affidabili
• una gestione della flotta più efficiente, sostenibile e redditizia.

Se la visione è chiara, dettagliata e tempestiva, le basi per le decisioni strategiche sono valide ed efficienti.