Introduzione: la pianificazione del budget e i suoi obiettivi

La pianificazione del budget (o budgeting) è il processo con cui un’azienda o un responsabile, come un fleet manager, prevede, organizza e assegna le risorse finanziarie disponibili in vista di un periodo futuro, solitamente l’anno successivo.

Nel contesto della gestione di flotte aziendali, pianificare il budget significa:

• identificare tutte le voci di spesa relative alla flotta (leasing, carburante, manutenzione, assicurazioni, ecc.),
• stimare i costi futuri sulla base di dati storici e obiettivi aziendali,
• allocare risorse in modo strategico per ottimizzare l'efficienza operativa,
• prevedere investimenti futuri (es. nuovi veicoli, elettrificazione, passaggio a un software di gestione),
• monitorare le prestazioni economiche della flotta rispetto al piano.

Gli obiettivi principali della pianificazione del budget

Gli obiettivi fondamentali del budgeting sono:

• il controllo dei costi (evitare sprechi e gestire in modo sostenibile il capitale aziendale),
• la prevedibilità (prepararsi a spese ricorrenti o straordinarie, riducendo il rischio di imprevisti),
• il supporto decisionale (fornire dati concreti alla direzione per scelte strategiche),
• l’efficienza operativa (migliorare la gestione della flotta con risorse ben allocate),
• l’allineamento agli obiettivi aziendali (integrare la gestione della flotta nella visione complessiva dell’impresa, come ad esempio sostenibilità, digitalizzazione, riduzione delle emissioni).

In sintesi, la pianificazione del budget non è solo un’attività amministrativa, ma uno strumento strategico di controllo e ottimizzazione, fondamentale per chi gestisce una flotta aziendale.

Pianificazione del budget: la checklist essenziale per il fleet manager

Ecco dunque la checklist essenziale alla quale il fleet manager dovrà fare riferimento per pianificare al meglio il budget della propria flotta:

• l’analisi del parco veicoli e del tasso di utilizzo dei mezzi,
• i nuovi acquisti,
• la revisione dei contratti (assicurazione, leasing),
• i costi del carburante/rifornimento,
• la frequenza dei sinistri,
• la manutenzione e l’assistenza,
• i costi di amministrazione,
• la compensazione delle emissioni di CO₂ e le soluzioni dimobilità alternativa.

L’analisi dei veicoli

Il punto di partenza per una pianificazione di budget efficace è un’analisi dettagliata del parco auto esistente, con particolare attenzione al livello di utilizzo di ciascun veicolo. È importante consultare idati aggiornati per ogni mezzo, in particolare per quelli in leasing:

• la durata residua del contratto,
• il chilometraggio attuale,
• i chilometri effettivamente percorsi.

Una bassa utilizzazione di determinati veicoli può indicare margini di ottimizzazione. In certi casi, soluzioni alternative come auto a noleggio, veicoli in pool o e-bike aziendali si rivelano più economiche rispetto all’auto aziendale assegnata singolarmente. Includere queste alternative nella strategia di gestione della flotta può portare a un risparmio significativo.

I nuovi acquisti

Definire in modo chiaro il numero di veicoli nuovi o aggiuntivi necessari è fondamentale. Occorre stabilire un tetto di spesa per veicolo o fissare le rate mensili di leasing in modo vincolante.

Consiglio: ogni processo di approvvigionamento rappresenta un’opportunità per negoziare condizioni più vantaggiose con nuovi fornitori.

Nel calcolo vanno inclusi anche:

• i costi di dismissione,
• gli introiti derivanti dalla vendita dei veicoli usati.

Inoltre, se l’azienda prevede una parziale o totale elettrificazione della flotta aziendale nel medio periodo, tale obiettivo deve essere già oggi integrato nella pianificazione degli acquisti.

La revisione dei contratti: leasing e assicurazione

La fase di budgeting è il momento ideale per rivedere tuttii contratti, in particolare quelli di leasing e assicurazione.

Un esempio: passare dal leasing finanziario al leasing full-service comporta rate mensili più alte, ma riduce i costi legati a manutenzionee riparazioni.

Nel caso di contratti a chilometraggio limitato, è fondamentale verificare se il chilometraggio concordato è stato rispettato. In caso di scostamenti rilevanti (in eccesso o in difetto), si consiglia di adattare il contratto.

Il carburante: un fattore chiave nei costi totali

I costi del carburante rappresentano in media il 24% delle spese totali di un parco veicoli. Una valutazione accurata dei consumi dell’anno precedente è quindi cruciale per stimare correttamente il budget futuro.

L’obiettivo è chiaro: ridurre i consumi.

Occorre dunque:

• una pianificazione intelligente dei percorsi,
• formare gli autisti alla guida ecologica,
• cercare e creare condizioni vantaggiose con le carte carburante.

La frequenza dei sinistri

In molte flotte aziendali, il livello di sinistrosità rimane stabile da un anno all’altro. Questo consente di pianificare tale voce con relativa precisione. Tuttavia, in caso di anomalie o aumento dei sinistri, è necessario agire tempestivamente seguendo queste fasi:

• analizzare i casi di danno,
• individuare le cause ricorrenti,
• intervenire prontamente con misure preventive e correttive.

La manutenzione e l’assistenza

Anche in questo caso è possibile fare riferimento ai dati storici per stimare i costi. Tuttavia, è consigliabile cercare attivamente margini di risparmio con queste strategie:

• confrontare i fornitori di officina,
• valutare soluzioni più convenienti per la gestione degli pneumatici.

Amministrazione: non sottovalutare i costi indiretti

La voce “amministrazione” può includere molti sottoelementi:

• i costi del personale,
• i costi di sistema e del software,
• le spese legate ai parcheggi aziendali.

Anche se apparentemente marginali, questi costi incidono sul budget complessivo e devono essere monitorati e documentati con precisione.

La compensazione delle emissioni di CO₂ e la mobilità sostenibile

Sempre più aziende includono nei loro obiettivi strategici la riduzione delle emissioni di CO₂. Per questo motivo, la pianificazione del budget deve considerare anche:

• i veicoli elettrici,
• le e-bike aziendali,
• le possibili soluzioni di car sharing.

Quando l’elettrificazione non è ancora realizzabile, si può valutare la compensazione delle emissioni di CO₂ tramite programmi certificati. Anche questi costi vanno previsti nel budget, come voce separata.

Conclusione: una pianificazione del budget accurata porta a una gestione di flotta più efficiente

Per i fleet manager, la pianificazione del budget è molto più di un esercizio numerico. È uno strumento strategico per:

• ottimizzare i costi,
• ridurre gli sprechi,
• modernizzare la flotta aziendale.

Grazie a un’attenzione particolare che si basi su:

• un approccio strutturato,
• dati sempre aggiornati,
• una visione orientata alla sostenibilità,

è possibile affrontare il nuovo anno con una flottaperformante, efficiente e pronta per il futuro.