Introduzione

Gestire una flotta aziendale in modo efficiente significa anche saper controllare con precisione tutti i costi associati. Tuttavia, in molte imprese, le spese legate ai veicoli aziendali vengono sottovalutate o gestite in modo frammentato, generando sprechi e inefficienze. In questo articolo vedremo allora:

• come ridurre in modo concreto i costi del parco auto aziendale,
• quali siano le aree con il maggior potenziale di risparmio,
• come una gestione strutturata, supportata da strumenti digitali, possa migliorare la redditività complessiva della flotta.

I costi della flotta sono più alti di quanto si pensi

In molte aziende, i costi del parco auto vengono gestiti in modo superficiale, il che è sorprendente se si considera che una flotta di 100 veicoli può generare oltre un milione di euro l’anno – pari al 2,5%-5% dei costi totali per molte medie imprese.

Secondo i dati raccolti su oltre 600 clienti Avrios, i costi di gestione possono essere ridotti fino al 15%-25%.

Ma dove si annidano questi margini di miglioramento? Per rispondere, è fondamentale:

• analizzare costi fissi e variabili,
• individuare le principali aree critiche,
• impostare una gestione proattiva basata su dati concreti.

Perché è così importante ottimizzare i costi della flotta?

L’analisi di centinaia di flotte – da 20 a 10.000 veicoli – ha evidenziato due motivi principali alla base di una gestione inefficiente dei costi:

Il parco auto non è una priorità strategica (in molte aziende il fleet management è considerato una funzione di supporto, lontana dal core business. Mancano quindi risorse, tempo ed esperienza per una gestione ottimizzata),

si usano strumenti e processi inadeguati (se i dati sui danni non vengono raccolti in modo strutturato, è impossibile fare prevenzione o negoziare con le assicurazioni. Lo stesso vale per i chilometraggi: senza dati affidabili, non si possono scegliere i contratti di leasing più vantaggiosi),

Una gestione professionale supportata da un software di fleet management consente di ridurre il carico amministrativo fino al 30%, migliorando la visibilità e il controllo sui costi.

Le cinque principali categorie di costo nel parco auto

Per ridurre in modo efficace i costi della flotta, bisogna partire dall’identificazione delle principali voci di spesa. Le aree che incidono di più sono cinque:

• il deprezzamento e il finanziamento,
• le assicurazioni,
• la manutenzione e le riparazioni,
• i danni,
• il carburante e l’energia.

In quattro di queste cinque categorie è possibile ottenere una riduzione del 10%-25%. Solo il carburante (o le spese di ricarica elettrica) offre un margine inferiore, ma anche in questo caso si possono ottenere risultati significativi con interventi mirati.

Il deprezzamento e il finanziamento

Questa categoria comprende:

• l’acquisto, gli interessi e la dismissione per veicoli di proprietà,
• le rate di leasing e i costi di restituzione per veicoli a noleggio.

Costi fissi vs costi variabili nella flotta

Per calcolare con precisione i costi per veicolo, è utile distinguere tra costi fissi e variabili:

I costi fissi del parco veicoli

Ecco quali sono i costi fissi della flotta:

• rate di leasing/ammortamenti,
• costi di noleggio (garage, posti auto, mezzi temporanei),
• gli stipendi del personale dedicato al fleet management,
• i premi assicurativi fissi,
• i pedaggi fissi (es. abbonamenti autostradali),
• gli interessi su finanziamenti.

I costi variabili del parco veicoli

Ecco quali sono i costi variabili della flotta:

• il carburante o le ricariche elettriche,
• gli ammortamenti chilometrici,
• gli pneumatici,
• le riparazioni e la manutenzione,
• i pedaggi a consumo,
• i lubrificanti e gli oli.

Solo un’analisi accurata e continua consente di attribuire correttamente i costi a ogni singolo veicolo, ottimizzando le decisioni operative e strategiche.

Dove si nasconde il vero potenziale di risparmio?

Ecco le aree principali in cui è possibile tagliare i costi della flotta aziendale.

1. I consumi di carburante

Una guida più efficiente, l’utilizzo di carburanti alternativi, o l’ottimizzazione dei percorsi possono ridurre i consumi anche solo del 5%-10% — una percentuale che, su larga scala, si traduce in migliaia di euro risparmiati.

2. La gestione dei sinistri

Il fleet damage management è una delle aree con maggiore impatto economico. Una strategia efficace comprende:

• una selezione attenta delle officine convenzionate,
• la mobilità sostitutiva interna (es. auto in pool),
• una gestione del rischio attiva,
• la prevenzione e la formazione degli autisti.

Una buona gestione dei danni riduce sia i costi diretti che quelli assicurativi.

3. L’acquisto dei veicoli

Sia in leasing che in proprietà, negoziare condizioni migliori e confrontare più fornitori è essenziale. Sfruttare promozioni o acquistare veicoli in stock può portare a risparmi notevoli.

4. Le assicurazioni

Un'area spesso trascurata, quella dell'assicurazione: confrontare diverse polizze, valutare franchigie, flotte aggregate o contratti multi linea può abbattere i premi annuali.

Software di gestione: uno strumento decisivo

L’uso di un software gestionale per flotte aziendali consente di:

• avere una visione chiara e centralizzata dei costi totali,
• calcolare il costo medio per veicolo,
• identificare rapidamente anomalie o eccessi di spesa,
• ottimizzare manutenzione, utilizzo, e consumo.

Solo con dati aggiornati e affidabili è possibile implementare strategie come la manutenzione predittiva, la rotazione intelligente dei veicoli, o la pianificazione dinamica delle tratte.

Conclusione: ridurre i costi della flotta migliora la competitività aziendale

Una gestione poco strutturata della flotta comporta costi elevati, scarsa efficienza e ostacola la transizione verso una mobilità più sostenibile.

Le aziende che puntano a ridurre i costi del parco veicoli ottengono:

• una maggiore redditività,
• una maggiore trasparenza dei dati,
• una maggiore agilità operativa.

 I prossimi passi?

È opportuno che il fleet manager si occupi di:

• analizzare i costi attuali,
• identificare le voci critiche,
• implementare una strategia di ottimizzazione graduale,
• utilizzare un software per il fleet management per massimizzare il risparmio.