Come ridurre i costi di manutenzione della flotta aziendale

Come ridurre i costi di manutenzione e di riparazione delle auto aziendali

I costi per la manutenzione/riparazione dei veicoli aziendali (strettamente legati a quelli per i sinistri) rappresentano circa il 23% delle spese totali di una flotta. Sono dunque una delle voci di costo più rilevanti di un parco auto. Se pensiamo, poi, che i costi per le riparazioni possono addirittura variare fino al 33/50% da un’officina all’altra, a parità di servizio, lo scenario appare di difficile gestione, ma i fleet manager possono contenere queste spese grazie ad alcune importanti strategie che suddivideremo in:

• A) le prime due strategie (la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza; la risoluzione delle cause umane dei sinistri);
• B) le ulteriori quattro strategie (l’ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine; il controllo delle prestazioni delle officine; il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno; la gestione strategica dei sinistri di lieve entità).

Vedremo, infine, l'importanza del software di gestione per il contenimento di questi costi.

A) Le prime due strategie 

Le prime due strategie puntano al contenimento della frequenza e dell’entità dei sinistri. Cercando infatti di evitare il più possibile, a monte, gli incidenti, le spese legate a manutenzione e riparazione dei veicoli diminuiscono sensibilmente:

• 1) la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza,
• 2) la risoluzione delle cause umane dei sinistri.

Capiamone i risvolti.

1) Risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza

Per risolvere le cause tecniche dei sinistri e dunque abbattere i costi di manutenzione/riparazione, il fleet manager deve:

• monitorare la frequenza dei sinistri;
• adottare misure di assistenza, come ad esempio i sensori di parcheggio, di distanza e le telecamere posteriori sui veicoli e contrassegnare eventuali pilastri o ostacoli lungo i percorsi/nei parcheggi aziendali;
• preoccuparsi di procedere con la revisione periodica dei veicoli (olio, filtro aria, pressione gomme, pneumatici, motore, parti meccaniche, freni,…), che è un accorgimento che consente di ridurre il degrado dei mezzi (nonché maggior sicurezza);
• affidare l’acquisto, il cambio e lo stoccaggio degli pneumatici a un fornitore esterno, così da ridurre i costi e renderli prevedibili grazie a offerte mensili trasparenti;
• scegliere modelli efficienti di veicoli;
• selezionare veicoli con potenza calibrata alla prestazione che devono effettuare (ai viaggi brevi e frequenti, ad esempio, meglio destinare mezzi poco potenti, di bassa cilindrata);
• valutare con cura la portata dei danni e decidere che quelli minori (alla verniciatura, ad esempio) potrebbero essere riparati in una sola volta, contestualmente alla revisione o, addirittura, risolti autonomamente anziché essere denunciati puntualmente all’assicurazione, per un risparmio sulle spese dei premi assicurativi;
• farsi proporre e selezionare con attenzione varie offerte comparate di prezzi per le riparazioni e scegliere i più vantaggiosi.

2) Risoluzione delle cause umane dei sinistri

In quasi tutte le flotte, i responsabili della maggior parte dei danni ai veicoli sono solitamente solo una parte dei guidatori. Con l‘aiuto di un software, è relativamente facile identificarli. Una volta identificati i conducenti, esistono vari approcci per prevenire i sinistri:

• formazione degli autisti verso uno stile di guida sicuro e oculato al fine di contenere l’usura del veicolo. Uno stile di guida poco attento, infatti, porta al logoramento degli pneumatici, del mezzo in sé, nonché a piccoli sinistri. Più il mezzo è ben funzionante, meno si usura;
• colloquio con i conducenti che causano la maggior parte degli incidenti per mostrare loro i costi che i sinistri comportano per l’azienda;
• organizzazione di un programma motivazionale con incentivi per i driver che riescono a limitare al massimo il numero di incidenti. In genere, infatti, gli incentivi funzionano più delle sanzioni. Però occorre fare molta attenzione e tenere in considerazione quanto un autista sia effettivamente su strada, perché è naturale che un driver che lavora di più in auto può incorrere più facilmente in incidenti rispetto a chi percorre pochi chilometri. È opportuno dunque non punire ingiustamente autisti diligenti che però si trovano spessissimo sull’auto aziendale.

B) Le ulteriori quattro strategie 

Attraverso questi ulteriori accorgimenti, il fleet manager può giungere a un significativo contenimento dei costi legati alla manutenzione/riparazione dei veicoli della propria flotta:

• 1) l’ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine,              
• 2) il controllo delle prestazioni delle officine,
• 3) il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno,
• 4) la gestione strategica dei sinistri di lieve entità.

Vediamo in dettaglio le caratteristiche di queste soluzioni.

1) Ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine

Il fleet manager deve preoccuparsi di identificare i fornitori con modelli di business competitivi e negoziare sconti, con questi, facendo loro promesse di elevati volumi d’acquisto in periodi prestabiliti.

2) Controllo delle prestazioni delle officine

È necessaria la verifica dei servizi e delle fatture con i preventivi. I servizi delle officine sono infatti poco trasparenti, spesso vengono gonfiati, anche fino al 30% in più. Il fleet manager deve dunque controllare con grande attenzione le fatture di riparazione e fare reclamo qualora i conti non tornassero.

3) Raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno

È opportuno stipulare accordi-quadro con 2-3 reti di officine o un contratto con un intermediario, poi creare un sistema per la diagnosi da remoto e il controllo dei danni. Di solito, a questo scopo si utilizza un software. Una volta trovato il software adatto per la valutazione dei sinistri, può iniziare la gestione operativa dei danni e dunque il contenimento dei costi di riparazione/manutenzione.

4) Gestione strategica dei sinistri di lieve entità

È bene impegnarsi nella riparazione di più danni in un unico intervento (riparazione congiunta) o nell’alienazione dei veicoli danneggiati lievemente (non riparare i danni di entità modesta alle vetture prima della messa fuori servizio).

Conclusioni: l'importanza del software di gestione

Contenere i costi di manutenzione e di riparazione è una sfida particolarmente difficile per i fleet manager nella gestione della flotta, data l’entità molto gravosa di queste spese sul bilancio generale del parco auto.

Grazie, però, alle numerose strategie di cui dispongono e al supporto di un valido software di gestione della flotta, abbattere questi costi, come abbiamo visto, può diventare molto meno complicato.

Il software, in effetti, automatizza i processi di raccolta e recupero dei dati sui singoli veicoli, sulle criticità, sul chilometraggio, sullo stato di usura, sulla scadenze manutentive, sui preventivi delle officine da mettere a confronto, e così via. In questo modo, con una panoramica completa sulle informazioni relative a ciascuna vettura e anche grazie alla gestione automatizzata dei sinistri, contenere i costi di manutenzione si fa più semplice.