Introduzione

Ogni flotta ha scadenze e appuntamenti che devono essere organizzat ie rispettati nell'ambito della pianificazione generale del parco auto e tale programmazione richiede in genere molto tempo. La maggior parte dei fleet manager utilizza ancora il classico foglio di calcolo Excel. In questo modo:

• si impiega molto in termini di tempo,
• si può incorrere in errori.

Vediamo allora insieme:

• le scadenze importanti per la flotta,
• la procedura di pianificazione,
• le alternative al classico foglio Excel.

Le principali scadenze della flotta

Ogni veicolo prevede numerose scadenze:

• i controlli tecnici,
• gli appuntamenti per la manutenzione,
• il cambio degli pneumatici,
• e così via.

Queste incombenze possono diventare una grande sfida quando si tratta di un'intera flotta. È quindi necessaria una certa abilità organizzativa per monitorare e organizzare tutti gli appuntamenti senza perderne nemmeno uno.

Ma quali sono le scadenze che devono essere rispettate?

Gli intervalli di manutenzione

La frequenza esatta degli appuntamenti legati alla manutenzione dipende da:

• chilometraggio,
• produttore.

È importante rispettare le date anche per poter poi procedere con gli eventuali reclami nei confronti del produttore e per la garanzia ingenerale.

La sostituzione degli pneumatici

Gli pneumatici devono essere cambiati a seconda della stagione. Questo è importante per:

• restare sempre conformi,
• far viaggiare i propri autisti in sicurezza.

Normalmente, i driver sanno quando gli pneumatici devono essere sostituiti e concordano la data. Tuttavia, molti fleet manager preferiscono inviare un promemoria agli autisti per evitare che si verifichino lacune nella sicurezza dovute al montaggio di pneumatici sbagliati.

L’ispezione del veicolo

L'ispezione del veicolo è un appuntamento particolarmente importante che deve essere effettuato da uno specialista. L'ispezione tecnica previene gli incidenti ed è quindi fondamentale per:

• la conformità,
• le richieste di risarcimento in caso di danni.

Si tratta di scadenze fondamentali che il fleet manager deve ricordare al conducente. Mancare a questi appuntamenti può avere infatti conseguenze molto costose.

Le sfide del pianificatore di Excel

L'organizzazione delle scadenze di un'intera flotta richiede, naturalmente, tempo e di solito viene realizzata con il Planner Excel. Tuttavia, questo approccio pone alcune sfide:

• normalmente, i fleet manager utilizzano un calendario in cui vengono inseriti gli appuntamenti,
• gli autisti vengono avvisati delle prossime scadenze per telefono o via e-mail,
• molti fleet manager sono soliti fissare gli appuntamenti con il centro di ispezione o l'officina di riferimento,
• il Planner Excel, in effetti, offre la possibilità di inserire e monitorare gli appuntamenti futuri,
• e questo comporta una grande quantità di lavoro amministrativo, che però non può essere evitato, poiché se le scadenze nonv engono monitorate, sorgono rapidamente ulteriori problemi e costi elevati.

Sebbene molti fleet manager adottino questa soluzione, non è detto che sia la più sicura.

Valide alternative per la gestione delle scadenze nella flotta

Le sfide da affrontare per organizzare e rispettare tutte le scadenze sono numerose. È quindi importante trovare alternative sensate per la gestione degli appuntamenti nel parco veicoli. Esistono diverse soluzioni per organizzarli al meglio: vediamo insieme quali.

Trasferire la responsabilità all’autista

La responsabilità può essere trasferita al conducente, che deve organizzare gli appuntamenti per il suo veicolo. In questo caso è possibile redigere la car policy aziendale e il contratto di noleggio auto in modo che il driver sappia esattamente quali sono le sue responsabilità. In questi accordi, è preferibile indicare ai conducenti che eventuali costi derivanti da appuntamenti mancati sono a carico loro.

In ogni caso, il trasferimento di responsabilità:

• comporta meno tempo perso per il fleet manager,
• ma non garantisce che le scadenze vengano rispettate.

La programmazione con Office

Gli appuntamenti possono essere facilmente inseriti nel calendario di Office, in modo da ricevere promemoria automatici.

Questa automazione:

• è più affidabile rispetto al trasferimento di responsabilità all'autista,
• comporta meno lavoro.

Tuttavia, il fleet managera deve ancora inserire gli appuntamenti e i futuri promemoria per avviare il processo.

L’implementazione automatica con un software come quello di Avrios

La situazione è diversa quando si utilizza un software di gestione come quello di Avrios, in quanto:

• gli appuntamenti importanti vengono registrati immediatamente quando ogni veicolo viene impostato,
• all'autista vengono ricordate le scadenze in automatico, in modo che non le diemntichi,
• al driver arriva un feedback diretto, non appena un appuntamento è stato completato, che viene anche registrato dal sistema,
• il fleet manager ha la possibilità di creare da sé gli appuntamenti, che è vantaggioso a partire da una certa età del veicolo o da un certo chilometraggio delle vetture.

In generale, il rischio di mancare agli appuntamenti è notevolmente ridotto. Questo approccio elimina anche lo sforzo organizzativo associato a una grande mole di lavoro.

Ridurre al minimo il tempo trascorso in flotta

L'esatta quantità di tempo che i fleet manager dedicano alla gestione delle scadenze è difficile da determinare. Dipende sempre:

• dal numero di veicoli,
• dal tipo di implementazione scelta per ricordare gli appuntamenti.

Più la programmazione è automatizzata, più è sicura, facile e rapida.

Ogni anno vengono fissati appuntamenti a intervalli variabili, che devono essere rispettati tempestivamente.

E anche se sono necessari solo 5 minuti per ogni promemoria, con una flotta di 100 veicoli, ad esempio, lo sforzo organizzativo diventa notevole. Con una soluzione moderna è però possibile:

• ridurre al minimo il tempo trascorso nel parco veicoli,
• proteggere la flotta da conseguenze costose.

Conclusione: pianificare le scadenze della flotta in modo efficiente e tempestivo

In ogni flotta aziendale sono previste diverse scadenze:

• dagli intervalli di manutenzione,
• alle ispezioni ai veicoli,
• ai controlli degli pneumatici.

Questi appuntamenti non possono essere evitati, perciò è bene pianificarli in modo efficiente, perché le conseguenze di appuntamenti dimenticati o non rispettati sono spesso molto onerose. Idealmente, il fleet manager dovrebbe avere una visione d'insieme di tutti gli appuntamenti della flotta e utilizzare un software adeguato per assicurarsi che nulla venga dimenticato.

Noi di Avrios crediamo che le scadenze della flotta debbano essere ricordate automaticamente e in modo affidabile da un sistema. Ecco perché la nostra soluzione è l'opzione sicura per evitare ulteriori difficoltà e costi inutili.