Introduzione

Un software per la gestione della flotta offre numerosi vantaggi ai fleet manager nelle attività quotidiane, tra cui:

• il risparmio di tempo,
• la semplificazione di molti flussi e processi di lavoro,
• la maggiore visibilità dei costi che emergono.

In questo articolo esploreremo dunque i 5 vantaggi principali del software Avrios, pensato appositamente per i fleet manager, ma che saranno utili anche a direttori finanziari, contabili, controller e CEO.

1. Monitorare i costi con il software per la gestione della flotta

Ogni flotta genera costi, ma ciò che conta davvero è poterli:

• monitorare,
• analizzare,
• gestire,
• ottimizzare

facilmente. Questo è possibile grazie a soluzioni digitali come un software per la gestione della flotta. Il lavoro tradizionale di assegnazione dei costi da parte del fleet manager è ormai superato:

• l'intelligenza artificiale del software Avrios esegue automaticamente questa operazione,
• i costi devono essere a disposizione in un solo click,
• i dati non devono essere trascritti manualmente,
• nessun fattore di costo è più trascurato,
• la creazione di report e analisi diventa semplice e intuitiva,
• le criticità sono facilmente identificabili in pochi secondi,
• si possono adottare misure tempestive per ottimizzare i costi.

I fleet manager, in questo modo, non solo monitorano i costi con precisione, ma possono anche ridurli attivamente.

Ad esempio:

• l'integrazione delle fatture del carburante è digitalizzata,
• l'uso di carte carburante aiuta a ottimizzare la gestione,
• i costi di officina sono elaborati dal software tramite tecnologia OCR che assegna ogni voce al veicolo tramite il suo numero di targa,
• la manutenzione, i danni, gli scostamenti dalla norma sono facilmente individuabili,
• i costi possono essere confrontati facilmente secondo vari criteri, con possibilità di ulteriori riduzioni. Poiché le spese per la flotta sono spesso tra i maggiori oneri aziendali, una riduzione dei costi è di particolare importanza.

2. Ottenere trasparenza nell'uso della flotta

Un software semplifica diverse attività cruciali nell agestione della flotta. Ciò include:

• la pianificazione delle risorse finanziarie,
• gli ordini di veicoli,
• la valutazione dell'efficienza dei costi,
• la valutazione della mobilità elettrica e dei veicoli a propulsione alternativa.

Un software semplifica diverse attività cruciali nella gestione della flotta.

Ciò comporta che risultati concreti in questi settori possano essere raggiunti solo con una completa trasparenza dei dati e delle informazioni e questa trasparenza è garantita proprio da un software intelligente per la gestione della flotta.

Solo avendo una visione chiara della flotta attuale è possibile ordinare i veicoli in tempo. Occorre infatti:

• pianificare le risorse finanziarie,
• identificare misure per ridurre i costi,
• mantenere una visione dettagliata della flotta in tempo reale,
• identificare i veicoli che possono essere sostituiti con modelli a propulsione alternativa.

3. Semplificare processi complessi con il software di gestione della flotta

Il lavoro di un fleet manager è affascinante e molto impegnativo. Tuttavia, i numerosi flussi di lavoro complessi possono rapidamente diventare problematici durante i periodi di picco. Inoltre, sempre meno fleet manager hanno il tempo di concentrarsi sulle tendenze future, a causa della complessità e dell'impegno richiesti dai processi quotidiani.

Un software per la gestione della flotta offre il vantaggio significativo di semplificare molti processi:

• la comunicazione con i driver,
• la manutenzione dei veicoli,
• il rispetto delle scadenze.

Da un lato, il lavoro manuale è completamente eliminato, così si riduce significativamente l’impegno in termini di tempo. Dall'altro, i processi sono standarizzati, così si migliora la comprensione e si riduce il tasso di errore.

4. Risparmiare tempo semplificando tutte le attività

Molte attività all'interno della gestione della flotta sono necessarie, ma richiedono un notevole dispendio di tempo. La documentazione di un danno, ad esempio, può richiedere da due a quattro ore, e le ore si sommano.

La sfida per i fleet manager è quella di:

• non raggiungere i limiti di capacità,
• mantenere i processi operativi.

Che si tratti del controllo delle patenti, della gestione dei compiti o delle multe, ogni attività può essere automatizzata totalmente o parzialmente con un software per la gestione della flotta:

• le patenti vengono verificate digitalmente e automaticamente,
• le fatture carburante vengono lette e analizzate,
• le scadenze ricorrenti vengono gestite in automatico dal software, che comunica direttamente con gli autisti.

Il risultato:

• risparmio di diverse ore a settimana,
• questo tempo libero può essere utilizzato dai fleet manager per ottimizzare la flotta e contribuire attivamente a plasmarne il futuro, piuttosto che limitarsi a osservare passivamente.

L’aumento dei costi del carburante sta facendo lievitare i costi delle flotte del 10%. Questo rende particolarmente urgente per le aziende riflettere su nuovi concetti di mobilità e sul possibile passaggio alla mobilità elettrica. Tuttavia, ciò è possibile solo se i fleet manager hanno il tempo di occuparsi di questi temi.

Gestire il parco auto manualmente tramite i tradizionali fogli di calcolo Excel (o strumenti simili) non permette di dedicare il tempo necessario a questi sviluppi. Alla luce di questa evoluzione, l'adozione di un software per la gestione della flotta diventa ancora più vantaggiosa, e il ritorno sull'investimento si fa sentire in modo ancora più significativo.

Avrios aiuta le aziende a raggiungere obiettivi di sostenibilità e di riduzione delle emissioni, concentrandosi su:

• quali veicoli possano essere sostituiti con modelli a trazione elettrica,
• la possibilità che esistano autisti che potrebbero utilizzare forme alternative di mobilità,
• un monitoraggio delle sovvenzioni,
• il calcolo preciso dei costi totali e delle emissioni di una flotta.

Conclusione: un software di gestione della flotta rende il lavoro dei fleet manager più semplice

Un software di gestione della flotta intelligente e completamente digitale facilita notevolmente il lavoro dei fleet manager:

• i costi possono essere monitorati e ridotti più facilmente,
• i compiti complessi sono sostituiti da processi semplificati e standardizzati,
• i processi che richiedono molto tempo e che si ripetono costantemente possono essere automatizzati e digitalizzati,
• il risparmio significativo di tempo e la riduzione dei costi aprono nuove opportunità per la flotta,
• il fleet manager ha più tempo per pensare all'implementazione di concetti innovativi di mobilità.

Con un account gratuito, è possibile ottenere un'anteprima iniziale durante il periodo di prova, e a lungo termine, la gestione dell'intera flotta diventerà meno dispendiosa in termini di tempo e di costi.