I compiti di un fleet manager sono molto vari e richiedono una visione d’insieme di tutto ciò che accade nella flotta. Non si tratta semplicemente di amministrare il parco auto o di assegnare i veicoli. Il controllo dei costi, ad esempio, è un punto fondamentale tra le mansioni di un fleet manager, le quali includono anche il controllo delle scadenze di manutenzione e la gestione dei sinistri, e così via, azioni necessarie per ridurre ulteriormente i costi.
I compiti di un fleet manager:
- Approvvigionamento e smantellamento dei veicoli
- Confronto tra assicurazioni, servizi di riparazione e fornitori di leasing
- Manutenzione dei veicoli con attenzione a tutte le scadenze della flotta
- Assegnazione di tutte le spese al veicolo corrispondente
- Controllo e ottimizzazione dei costi sostenuti
- Orientamento strategico della flotta
- Questioni legali, quali la responsabilità del proprietario, la polizza auto, e la formazione sulle norme riguardanti la sicurezza
- Controllo della patente di guida
- Gestione dei sinistri e delle contravvenzioni
- Controllo sell’utilizzo dei veicoli
- Pianificazione e implementazione di possibili innovazioni, ad esempio attraverso metodi di alimentazione alternativa.
Il fattore decisivo risiede sicuramente nella competenza del fleet manager, che dovrebbe sempre essere aggiornato grazie a corsi di formazione e webinar. I suoi compiti si realizzano sempre in un’ottica di sguardo globale sul parco auto, perciò strumenti digitali, quali il software di gestione, possono essergli molto utili per evitare un lungo lavoro manuale di inserimento dati.
Non è, peraltro, determinante l’ampiezza della flotta, ma piuttosto l’organizzazione dei compiti. In particolare, le piccole operazioni come il controllo delle patenti di guida o l’inserimento delle fatture del carburante richiedono molto tempo, quindi le soluzioni digitali per la gestione si rivelano provvidenziali, nonché determinanti per assolvere alle numerosissime incombenze.
I compiti del fleet manager sono spesso assegnati ad altre figure
Non tutte le aziende sono solite designare un fleet manager. Anche se la flotta è già in essere, infatti, la gestione della stessa è spesso decentralizzata. In alcuni casi, sono i contabili o i responsabili acquisti a occuparsi di queste attività, il che comporta problematiche legate alle competenze. Ad esempio, la responsabilità del proprietario può essere trasferita solo a dipendenti competenti e consapevoli delle implicazioni della stessa responsabilità. Essa, perciò, rimane dell’azienda in assenza di figure qualificate che sappiano gestirla. (Informazioni più dettagliate su questo argomento sono disponibili nell’articolo collegato).
In sostanza, quindi, la distribuzione alternativa dei compiti nelle aziende spesso porta a una mancanza di trasparenza: capita che le mansioni vengano dimenticate o non siano eseguite per tempo. Questo comporta costi maggiori sul lungo periodo e, addirittura, conseguenze legali per l’azienda. Per questo motivo, l’ideale sarebbe una presa in carico coscienziosa della gestione flotta da parte di un fleet manager competente: permetterebbe di ridurre i costi, di organizzare il tutto in modo efficiente, e di avere una flotta che funzioni in modo ottimale.
Conclusione: implementazione ottimale dei compiti
Le mansioni di un fleet manager possono essere molto lunghe e laboriose, per questo motivo abbiamo esaminato da vicino la questione del risparmio di tempo e abbiamo notato quanto sia possibile risparmiare anche sui costi della flotta se i compiti sono distribuiti e implementati in modo efficiente. (Gli articoli collegati offrono uno sguardo alle opportunità offerte dalla gestione digitale del parco veicoli per i fleet manager, nonché un’analisi approfondita dei compiti esistenti. I nostri webinar sull’argomento forniscono informazioni utili e supporto valido per una gestione ottimale della flotta).