Introduzione

Parlando di gestione dei sinistri, è bene focalizzare l’attenzione, in particolare, su:

• l'impegno amministrativo che comporta un sinistro (come mai la gestione dei sinistri richiede così tanto tempo al fleet manager?),
• le sfide della gestione dei sinistri (quali sono i requisiti speciali della gestione dei sinistri nella pratica quotidiana?),
• le soluzioni più valide per una gestione dei sinistri che sia efficace (in che modo un software come quello di Avrios supporta una gestione dei sinistri efficiente e che fa risparmiare tempo?).

I danni che un sinistro provoca a un veicolo sono sempre fastidiosi, ma la questione della gestione dei sinistri in una flotta va ben oltre i singoli incidenti:

• ogni sinistro è accompagnato da riparazioni,
• spesso sono coinvolte altre parti,
• quindi il fleet manager deve dedicare molto tempo all'elaborazione di ogni pratica.

Vediamo allora:

• perché la gestione dei sinistri nella flotta è così importante,
• quali sono i punti da considerare,
• come si può ridurre il tempo impiegato per la pratica quotidiana.

Gestire i sinistri risparmiando tempo è possibile? Quanto lavoro comporta?

La gestione dei sinistri della flotta è estremamente importante per ogni fleet manager, che deve essere consapevole del tempo effettivo richiesto dall’elaborazione di ogni pratica, perché comporta:

• una grande mole di lavoro amministrativo,
• la coordinazione di molte persone (nel caso di un sinistro che coinvolge una controparte, ad esempio, si devono riunire rapidamente i diversi soggetti interessati).

Le principali parti coinvolte in caso di sinistro sono:

• gli autisti,
• gli organi interni dell’azienda (dipartimento delle risorse umane, supervisione, fleet management),
• la compagnia di assicurazione dell’azienda,
• la compagnia assicurativa della controparte,
• l’avvocato aziendale,
• eventualmente l'avvocato della controparte,
• le autofficine,
• il fornitore di veicoli a noleggio (in caso il veicolo fosse sotto quel tipo di approvvigionamento),
• le forze dell’ordine,
• gli eventuali testimoni.

I costi di comunicazione in caso di sinistro possono dunque essere particolarmente elevati e la quantità esatta di lavoro da svolgere dipende dal danno in questione.

Non è raro che la gestione di un sinistro richieda al fleet manager un impegno imponente:

• diverse ore di lavoro,
• la ricerca e il reperimento dei dati,
• la registrazione del sinistro,
• il coordinamento dei vari step,
• l'elaborazione conforme alla legge,
• l’archiviazione di una grande quantità di documenti.

Per riassumere brevemente:

• i sinistri sono di solito associati a costi considerevoli (danni a cose o persone),
• c'è sempre il rischio che sia coinvolta la responsabilità del proprietario,
• occorre far valere le richieste di risarcimento e respingere quelle ingiustificate,
• bisogna ridurre i costi ed evitare le richieste di risarcimento per responsabilità civile,
• è necessaria una gestione molto attenta dei sinistri.

Una gestione efficace dei sinistri nella flotta:

• riduce i costi,
• protegge dalle richieste di risarcimento non legittime.

Le sfide nella pratica quotidiana

La gestione dei sinistri nella flotta comporta diverse sfide nella pratica quotidiana. I fleet manager sono spesso incerti su cosa fare in caso di incidente. Inoltre, al giorno d'oggi vengono utilizzati diversi canali di comunicazione per registrare i danni:

• e-mail con immagini e moduli di richiesta di risarcimento,
• WhatsApp,
• telefonate,
• posta,
• altro.

Il gestore della flotta deve:

• unire informazioni provenienti da più fonti,
• garantire che i dati e le informazioni vengano trasmessi correttamente e che nulla vada perso (le informazioni da trasmettere includono dettagli come le disposizioni per la mobilità sostitutiva eventualmente necessaria e, naturalmente, la notifica del danno stesso),
• garantire una documentazione a lungo termine, in modo da poter rispondere in futuro alle eventuali domande sui sinistri occorsi,

ecco perché è fondamentale considerare di implementare la gestione dei sinistri con sistemi automatizzati al fine di far risparmiare tempo al fleet manager, che in genere:

• impiega parecchie ore, ogni volta, per sbrigare questo tipo di pratiche,
• si ritrova sommerso da un'enorme montagna di carta,
• resta invischiato nelle strutture complesse di cartelle digitali piuttosto confuse (ad esempio nei tradizionali fogli Excel).

Il carico di lavoro, quindi, è sempre tale da diventare una vera sfida nella pratica quotidiana.

Scegliere procedure efficaci per gestire i sinistri e risparmiare tempo

Il primo passo per una gestione dei sinistri che comporti un risparmio di tempo deve quindi essere l'ottimizzazione di questo processo.

In effetti, per scongiurare i sinistri (sebbene siano misure fondamentali per ridurli) non sono sufficienti:

• il controllo regolare delle patenti di guida tramite modulo o strumento digitale,
• la formazione degli autisti sulla sicurezza.

È estremamente importante anche:

• analizzare i sinistri già verificatisi in passato,
• esaminare gli schemi ricorrenti,
• tenere traccia dei luoghi e degli autisti più frequentemente coinvolti,
• regolamentare chiaramente le richieste di risarcimento nella polizza auto e nel contratto di noleggio del veicolo.

L'analisi e il follow-up dei danni nella flotta possono quindi contribuire a ridurre il numero di sinistri tanto quanto i processi e le linee guida chiare per i driver.

La soluzione alternativa per la gestione dei sinistri deve essere peraltro accessibile in ogni momento e da chiunque per evitare malintesi (dopotutto, il fleet manager non è sempre reperibile).

L'esternalizzazione a fornitori esterni o agli assicuratori: una soluzione non ottimale

Esternalizzazione a fornitori esterni

Esiste la possibilità di esternalizzare (outsourcing), ossia di affidare la gestione dei sinistri a fornitori di servizi esterni, ma questo servizio è spesso associato a costi considerevoli. Considerando che i costi assicurativi possono rappresentare circa il 10-15% dei costi totali della flotta, l'esternalizzazione di questa voce è associata alla perdita di una massiccia quota di risparmio.  

I costi elevati fanno sì che questa opzione sia quindi la soluzione migliore solo per poche aziende.

Esternalizzazione agli assicuratori

Esistono anche assicuratori che offrono, come servizio aggiuntivo, la gestione dei sinistri. Tuttavia:

• le informazioni sensibili utilizzate dall'assicuratore per valutare il rischio vengono trasmesse al fornitore di servizi senza alcun filtro,
• l'assicuratore si trova a lavorare con partner il cui lavoro è difficile da monitorare.

Le soluzioni interne vincono sull’esternalizzazione

La soluzione migliore è quindi una soluzione interna. In questo modo:

• si evitano ulteriori difficoltà,
• si possono ridurre significativamente i costi dell'outsourcing,
• il fleet manager ha sempre sotto controllo una panoramica precisa degli incidenti e dei danni,
• il fleet manager può procedere con un’analisi della situazione in vista di miglioramenti futuri e costi inferiori.

Con la soluzione giusta, la gestione interna dei sinistri con risparmio di tempo non è più un miraggio.

In che modo un software come quello di Avrios aiuta a risparmiare tempo nella gestione dei sinistri?

La gestione dei sinistri con il software di gestione di Avrios consente:

• un'amministrazione snella, centralizzata e digitale dei sinistri,
• agli autisti di registrare i sinistri direttamente online in un modulo predefinito,
• che tutte le informazioni rilevanti siano sempre prese in considerazione,
• al fleet manager di ricevere un rapporto digitale sui danni che egli potrà utilizzare per elaborazione e analisi,
• una visualizzazione semplice, intuitiva e immediata di perizie, ordini e appuntamenti in officina, dettagli di contatto di avvocati o testimoni, rapporti e documenti della polizia,
• la costante conformità alle norme di legge.

Com’è naturale, non è possibile stimare con precisione il tempo esatto risparmiato con il passaggio alla gestione sinistri con software, ma si tratta di un miglioramento molto significativo.

Conclusione: risparmiare tempo prezioso nella gestione sinistri con il software

Una soluzione moderna che preveda la registrazione automatica di tutti i dettagli nel sistema consente di risparmiare molto tempo.

Quando si parla di gestione dei sinistri con risparmio di tempo, non sono buone soluzioni:

• i fogli Excel,
• le cartelle piena di documenti cartacei,

perché comportano un dispendio di tempo considerevole.

I sinistri infatti:

• devono essere registrati ed elaborati singolarmente,
• possono essere sottoposti a registrazioni passibili di errori.

Un software come quello di Avrios offre dunque una soluzione:

• semplice,
• intelligenti,
• intuitiva,
• immediata.

Tutte le informazioni, grazie all'utilizzo del software:

• sono più facili da recuperare,
• possono essere visualizzate immediatamente in caso di dubbio, evitando così di perdere tempo in inutili ricerche.