Riduzione costi della flotta

9/17/2024

1 min

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Introduzione

Il fleet manager si trova di fronte a determinate sfide e criticità nella gestione della flotta aziendale.

Deve infatti assicurarsi che ogni azione – propria e altrui – sia mirata a ridurre i costi e a incrementare i profitti.

Vediamo, dunque, nello specifico, a che livello sia possibile contenere i costi del parco auto, anche grazie al supporto di un software di gestione.

Come ottimizzare i costi

Diamo, anzitutto, uno sguardo generale alle strategie principali per il contenimento dei costi della flotta, tra le quali:

utilizzo del software. Il software di gestione comporta alcuni vantaggi significativi (garantisce una visibilità completa dei dati – anche simultanea da diverse postazioni; riduce i costi; permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni; consolida la flotta e la prepara per la crescita; consente di restare sempre aggiornati. È, insomma, uno strumento di grande supporto per il fleet manager che voglia avere una visione d’insieme di tutti i dati a portata di click (tipi di veicoli, assegnazione ai driver, condizioni contrattuali, condizione dei mezzi, …), che voglia risparmiare considerevole tempo nell’inserire e nel reperire gli stessi dati, che non voglia incorrere in errori, che abbia necessità di restare sempre aggiornato – in maniera capillare – su ogni singolo dettaglio di ciascun veicolo, e che non desideri esser colto di sorpresa da eventuali criticità o problemi.
carburante e usura veicoli. Il fleet manager si trova a dover controllare in maniera serrata i dati relativi allo stato dei veicoli e i consumi di carburante di ciascun mezzo della flotta, considerando anche quante volte ognuno di essi venga rifornito, così da contenere le spese e, in prospettiva, diminuirle.
sicurezza. La sensibilizzazione dei driver da parte del fleet manager verso uno stile di guida tranquillo e sicuro non comporterà soltanto il contenimento degli sprechi di carburante e dell’usura del mezzo, ma anche un aumento della sicurezza grazie alla diminuzione degli incidenti. Quest’ultima determina un calo significativo nelle spese legate alla riparazione dei veicoli e all’impossibilità del dipendente di lavorare, in caso di sinistro.
approvvigionamento dei veicoli aziendali. Volendo procedere con l’acquisto dei veicoli, nel caso in cui ci sia liquidità disponibile, sarebbe opportuno non far ricadere la scelta su mezzi low-cost, perché – sul lungo periodo – comportano crescenti spese di manutenzione e rifornimento, e grande svalutazione. È dunque preferibile puntare su mezzi di fascia medio-alta, se non addirittura alta, che permettono di contenere i costi per il carburante e per la manutenzione. L’usura sarà, in ogni caso, imprescindibile, ma, come già detto, occorrerà comunque formare i dipendenti affinché adottino uno stile di guida appropriato e cauto. Parlando di leasing, invece, l’azienda si troverà a pagare una rata mensile per poter utilizzare il veicolo, ma avrà la possibilità di riscattare lo stesso con una rata finale più consistente e di diventarne proprietaria. Come nel caso dell’acquisto, anche per la soluzione di leasing, le spese amministrative e manutentive, dopo il riscatto, sono a carico dell’azienda, la quale può però usufruire di agevolazioni fiscali. Il noleggio a lungo termine, infine, è un’alternativa validissima all’acquisto e comporta una significativa ottimizzazione dei costi. Per avere contratti sempre più vantaggiosi, poi, è bene aumentare il numero di agenzie di noleggio coinvolte, così che entrino in competizione sul prezzo e che l’azienda possa scegliere il più conveniente.

Gestione della flotta: come ottimizzare i costi

Gestione flotta aziendale: come ottimizzare i costi

Riduzione costi carburante

Tra le voci di costo più incisive sul bilancio aziendale, quella legata al carburante.

È dunque di fondamentale importanza che il fleet manager adotti strategie mirate al contenimento dei costi per il rifornimento, anche avvalendosi del supporto (determinante) di un software di gestione.

Con il software di Avrios, ad esempio, è possibile:

monitorare consumi ed emissioni di CO2;
ricevere notifiche (filtrate e del tutto personalizzabili) in tempo reale su sprechi e possibili problematiche, come l’utilizzo di carburanti premium laddove non sia necessario;
avere valutazioni sempre aggiornate sui consumi in base ai rifornimenti e dunque capire quali veicoli eccedano nel rifornimento.

Tutto questo porta a una tempestività considerevole nell’individuazione dei punti di debolezza e alla possibilità, dunque, di poter procedere con una pronta risoluzione.

gestione della flotta: come ridurre i costi del carburante

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Gestione della flotta: come ridurre i costi per il carburante

26.05.22

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Contenimento del TCO

Al fine di contenere e ottimizzare ogni voce del TCO il fleet manager deve:

avere sotto stretto controllo tutti i dati relativi a ciascun veicolo della flotta,
monitorarli in tempo reale,
analizzarli,
trarne materiale importante per pianificare strategie presenti e future.

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Il TCO nella gestione della flotta aziendale

13.07.22

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Ottimizzazione dell’approvvigionamento

Anche in fase di approvvigionamento il fleet manager può risparmiare in maniera significativa, addirittura sino al 25/30%.

Vediamo attraverso quali strategie.

Ogni fleet manager si trova di fronte al compito fondamentale di ottimizzare la fotta che gestisce contenendone i costi, a tutti i livelli.

Anche in fase di approvvigionamento è possibile risparmiare in maniera significativa, addirittura sino al 25/30%.

Ma come?

Cercando di ottenere sconti considerevoli. I fleet manager possono beneficiare di tre tipi di sconto:

1. quello offerto dai produttori di autoveicoli (OEM), con i quali hanno un rapporto diretto;
2. quello offerto dai concessionari;
3. le agevolazioni che arrivano dai contratti di leasing/noleggio.

Gli sconti dei produttori

I fleet manager hanno la possibilità – per ottenere sconti dai produttori – di richiedere configurazioni standardizzate dei veicoli, anziché modelli user chooser, ove sono i dipendenti a configurare la vettura secondo le loro esigenze individuali. Se infatti i fleet manager optano per un allestimento anche di alto livello, ma uguale per tutti i veicoli, il produttore può concedere condizioni di certo molto favorevoli, perché non deve differenziare la propria produzione.

Gli sconti dei concessionari

Per ottenere questi sconti, il fleet manager deve seguire tre passaggi:

negoziazione con i key account o concessionari. Per farlo, deve esporre le proprie esigenze sui veicoli (quantità, tipo, equipaggiamento. Che in genere sono previsti dalla car policy aziendale). Questo, ovviamente, è più semplice se fatto attraverso un software di gestione della flotta, che consente di avere un’analisi precisa in tempi brevissimi.
Gara di fornitura e contatti con i concessionari. Le piccole flotte, in genere, si rivolgono direttamente ai concessionari per l’approvvigionamento dei veicoli, mentre quelle grandi bandiscono gare di fornitura per raggiungere accordi con uno o più produttori/concessionari.
Valutazione offerte e negoziazioni. Le offerte per ogni veicolo vanno valutate in base al TCO che, oltre alle spese di alle spese di approvvigionamento, comprende quelle di gestione (manutenzione, carburante, …).

Le agevolazioni dei contratti di leasing/noleggio

Per ridurre i costi di leasing/noleggio, infine, il fleet manager deve – com’è naturale – ottimizzare i processi di:

Approvvigionamento strategico. Riguarda l’analisi e le negoziazioni annuali dei contratti quadro della flotta (che prevedono informazioni su: messa fuori servizio dei veicoli, valutazione dei sinistri, riparazione preventiva, chilometraggio, e così via). La sua ottimizzazione avviene determinando, anzitutto, il fabbisogno della flotta di nuovi veicoli in leasing/noleggio con un software di gestione e, successivamente, stipulando i contratti tramite gara o trattativa diretta.
Approvvigionamento operativo. Riguarda i contratti di leasing/noleggio singoli, per ogni veicolo, e avviene in genere secondo le condizioni previste dagli accordi quadro. Si ottimizza facendo attenzione a chilometraggio, messa fuori servizio dei veicoli, riparazione preventiva delle vetture e valutazione dei sinistri.

L’approvvigionamento dei veicoli della flotta aziendale: strategie per risparmiare

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Approvvigionamento dei veicoli della flotta: strategie per risparmiare

25.08.22

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Riduzione dei costi di manutenzione

I costi per la manutenzione/riparazione dei veicoli aziendali (strettamente legati a quelli per i sinistri) rappresentano circa il 23% delle spese totali di una flotta. Sono dunque una delle voci di costo più rilevanti di un parco auto.

Se pensiamo, poi, che i costi per le riparazioni possono addirittura variare fino al 33/50% da un’officina all’altra, a parità di servizio, lo scenario appare di difficile gestione.

Ma i fleet manager possono contenere queste spese grazie ad alcune importanti strategie.

Gestione flotta aziendale: come ridurre i costi di manutenzione

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Come ridurre i costi di manutenzione della flotta aziendale

16.11.22

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Risparmiare sui costi di manutenzione delle auto in leasing

Nel momento in cui un’azienda ha necessità di acquisire nuovi veicoli per implementare la propria flotta, si trova di fronte a tre vie principali: l’acquisto della vettura, il noleggio o il leasing.

Con l’acquisto del veicolo, l’azienda ne acquisisce subito la proprietà;
il noleggio a lungo termine consente all’azienda un uso protratto del mezzo che si termina con la sua restituzione alla società di noleggio;
grazie al leasing, infine, dopo l’uso protratto del veicolo, l’azienda può procedere al riscatto dello stesso attraverso il pagamento di una maxi-rata finale e giungere quindi all’acquisizione definitiva.

Vediamo allora, in dettaglio:

le caratteristiche del leasing,
le strategie necessarie a contenerne i costi di manutenzione.

Le caratteristiche del leasing

Il leasing:

consente di usufruire del veicolo per un tempo prolungato (in genere più di 48 mesi), da concordare con la società di leasing, a fronte del pagamento di una rata mensile.
Nel canone mensile, che è più basso rispetto a quello di noleggio, non sono comprese tutte le spese legate alla vettura (le spese di manutenzione sono infatti escluse, mentre restano bollo e assicurazione).
La rata mensile comprende un determinato chilometraggio da concordare con la società di leasing a inizio contratto e ogni eccedenza ha prezzo molto elevato.
Offre possibilità di riscatto del mezzo una volta terminato il contratto attraverso il pagamento di una maxi-rata finale, da concordare con la società.
Come per il noleggio si può scegliere tra un contratto di leasing single- o multi-sourcing, cioè, con uno o con più fornitori.

Come ridurre i costi di manutenzione e di riparazione delle auto aziendali in leasing

i costi per le riparazioni possono addirittura variare fino al 33/50% da un’officina all’altra, a parità di servizio,
e che – come specificato nel paragrafo precedente – per i veicoli in leasing queste spese esulano dal contratto, quindi rappresentano un esborso ulteriore,

lo scenario appare di difficile gestione. I fleet manager, però, possono contenere queste spese grazie ad alcune importanti strategie:

1) la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza;
2) la risoluzione delle cause umane dei sinistri;
3) l’ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine;
4) il controllo delle prestazioni delle officine;
5) il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno;
6) la gestione strategica dei sinistri di lieve entità.

Miscellaneous

Gestione della flotta: contenere i costi di manutenzione delle auto in leasing

20.10.22

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Riduzione premi assicurativi

I premi assicurativi rappresentano circa il 13% dei costi totali di una flotta e il loro aumento si colloca tra i 10 e i 20.000 euro l’anno.

L’aspetto positivo dei costi assicurativi, però, risiede nel loro essere piuttosto trasparenti e facilmente riducibili, principalmente in due modi:

grazie alla gestione del rapporto sinistri/premi;
grazie a una corretta scelta dell’assicurazione e all’utilizzo di un software, come quello di Avrios, che supporti il fleet manager nella gestione.

Gestione rapporto sinistri/premi

Per contenere i costi legati all’assicurazione occorrono:

a. Riduzione dell’entità e del numero dei danni della flotta

Ridurre l’entità e il numero dei danni è un traguardo piuttosto difficile da raggiungere. In quest’ottica, dunque, si rende necessario il supporto di un software di gestione avanzato che analizzi in maniera approfondita le cause dei sinistri, così da avere la possibilità, dati alla mano, di applicare le misure più opportune per cercare di prevenire, come ad esempio:

sistemi di park assist nei parcheggi aziendali;
formazione degli autisti in materia di sicurezza alla guida;
colloquio con i conducenti che causano la maggior parte degli incidenti per mostrare loro i costi che i sinistri comportano per l’azienda;
programma motivazionale con incentivi per i driver che riescono a limitare al massimo il numero di incidenti. In genere, infatti, gli incentivi funzionano più delle sanzioni. Però occorre fare molta attenzione e tenere in considerazione quanto un autista sia effettivamente su strada, perché è naturale che un driver che lavora di più in auto può incorrere più facilmente in incidenti rispetto a chi percorre pochi chilometri. È opportuno dunque non punire ingiustamente autisti diligenti che però si trovano spessissimo sull’auto aziendale.

b. Riduzione dei costi di riparazione

I costi per i sinistri e la manutenzione rappresentano circa il 23% dei costi totali di una flotta. Sono dunque una delle voci di costo più rilevanti. Esistono però soluzioni per ridurre e talvolta addirittura per eliminare queste spese legate a danni e sinistri:

b1) la riduzione del costo di ogni intervento di manutenzione,
b2) la diminuzione dei rischi di incorrere in costi di riparazione/manutenzione.

Vediamo in dettaglio le caratteristiche di queste soluzioni.

b1) La riduzione del costo di ogni intervento di manutenzione

I costi per le riparazioni possono variare fino al 33/50% da un’officina all’altra, a parità di servizio. I fleet manager possono contenere queste spese grazie a:

l’acquisto strategico di servizi di riparazione e di manutenzione, che significa essenzialmente identificare i fornitori con modelli di business competitivi e negoziare con questi sconti sulla base di promesse di elevati volumi d’acquisto in periodi prestabiliti;
il controllo delle prestazioni, cioè la verifica di servizi e fatture con i preventivi. I servizi delle officine sono infatti poco trasparenti, spesso vengono gonfiati, anche fino al 30% in più. Il fleet manager deve dunque controllare con grande attenzione le fatture di riparazione;
il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno, ovvero è necessario stipulare accordi quadro con 2-3 reti di officine o un contratto con un intermediario, poi creare un sistema per la diagnosi da remoto e il controllo dei danni. Di solito a questo scopo si utilizza un software. Una volta trovato il software adatto per la valutazione dei sinistri, può iniziare la gestione operativa dei danni;
la gestione strategica dei sinistri di lieve entità, cioè la riparazione di più danni in un unico intervento (riparazione congiunta) o l’alienazione dei veicoli danneggiati lievemente (non riparare i danni di entità modesta alle vetture prima della messa fuori servizio).

b2) La diminuzione dei rischi di incorrere in costi di riparazione/manutenzione

Può avvenire grazie a:

la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri, quali ad esempio oggetti pericolosi difficili da vedere, come i paletti nei parcheggi aziendali. In questi casi è possibile ridurre il rischio di danni con l’aggiunta di telecamere posteriori alla dotazione standard dei veicoli.
la risoluzione delle cause umane dei sinistri. In quasi tutte le flotte, i responsabili della maggior parte dei danni ai veicoli sono solitamente solo una parte dei guidatori. Con l‘aiuto di un software, è relativamente facile identificarli. Una volta identificati i conducenti, esistono vari approcci per prevenire i sinistri (si veda paragrafo a. Riduzione dell’entità e del numero dei danni della flotta del presente articolo).

c) Controllo dei casi assicurativi sui dati

Il rapporto sinistri/premi può essere ridotto mediante tre strategie di gestione dei sinistri basate su dati:

controllo delle classi di premio. I premi assicurativi non aumentano costantemente, ma gradualmente. Alcuni clienti Avrios utilizzano un database strutturato sui sinistri per determinare il rapporto sinistri/premi provvisorio alla fine dell’anno. Se la quota è poco prima del limite per entrare nella classe successiva, essi non presentano più determinate richieste di risarcimento alla compagnia di assicurazione e rimangono quindi al livello di premio inferiore. Con questa misura si risparmia in media l’1,5% dei premi assicurativi.
controllo della franchigia. Se il danno viene registrato in modo completo nel software per la flotta, è possibile determinare una quota efficiente per le franchigie. In base alla nostra esperienza, ciò consente di risparmiare l’1,2% dei premi assicurativi. A questo punto, va anche notato che le officine spesso emettono fatture con importi superiori al dovuto per le richieste d’indennizzo, mentre le fatture emesse per riparazioni pagate direttamente dal cliente presentano importi più bassi. Anche solo per questo motivo vale la pena di non fissare la franchigia a un livello troppo basso.
chiudere a fine anno i casi assicurativi aperti. Le assicurazioni creano accantonamentiper i sinistri aperti. Questi sono inclusi nel calcolodel rapporto sinistri/premi. Per questo motivo,gli assicuratori sono fortemente incentivati afissare accantonamenti elevati e a chiuderli inun momento successivo.Circa il 10% dei casi assicurativi è aperto da piùdi un anno e pertanto è incluso due volte nelrapporto sinistri/premi.Vale la pena, alla fine dell’anno, analizzareattivamente il database dei sinistri per risolverei casi ancora in sospeso. Il numero di casiaperti può di norma essere ridotto al 5%, il checorrisponde a una riduzione media dei premi del3,5%.

Gestione professionale dei sinistri con Avrios

Grazie ad un’attiva gestione dei sinistri è possibile ridurre i costi di assicurazione e sinistri di circa il 30%. Il potenziale di risparmio ammonta quindi a circa il 7% dei costi del parco veicoli, ovvero 70.000 euro per 100 veicoli. A causa dell‘entità di questo potenziale di risparmio, è stato particolarmente importante per Avrios sviluppare una soluzione di gestione dei danni adatta a tutte le flotte.

Per la gestione dei sinistri sono necessarie quattro risorse:

1) software che aiuta a strutturare i dati;
2) competenze tecniche in materia di veicoli per la gestione dei sinistri;
3) accesso a condizioni di acquisto professionali;
4) capacità amministrative.

La gestione dei sinistri con Avrios presenta due vantaggi principali rispetto ad altri sistemi:

lo sforzo amministrativo è notevolmente ridotto grazie all‘automazione. Le fatture vengono infatti registrate automaticamente nella piattaforma;
è possibile ordinare i dati e le informazioni sui sinistri in base alle diverse necessità con pochi click. Ad esempio, è possibile visualizzare le cause dei sinistri nell‘intera flotta e lo storico dei danni dei singoli veicoli. In secondo luogo, Avrios risolve il problema delle analisi errate a causa dell‘incompletezza dei dati. Senza l’utilizzo di un software, la raccolta dei dati è un‘attività amministrativa che diventa molto onerosa. Quindi, quello che succede è che spesso molti dati non vengono registrati e i database rimangono incompleti. Conseguentemente i risultati di analisi condotte su dati incompleti non possono essere utilizzati per trarre conclusioni valide.

Avrios, punta a semplificare la gestione della mobilità e della flotta. L’approccio consiste nell‘implementare le possibilità di digitalizzazione nella gestione del parco macchine, garantendo l’automatizzazione di molti processi (tra cui l’inserimento dei dati).

I servizi per la gestione dei sinistri di Avrios

L‘obiettivo dei servizi per la gestione dei sinistri di Avrios è di integrare la gestione della flotta con le risorse necessarie per una gestione professionale dei sinistri. L‘offerta comprende:

l‘accesso alle conoscenze tecniche del settore,
la gestione delle attività amministrative,
una completa creazione di canali per ottenere condizioni migliori sui servizi di officina.

Se necessario, questi servizi possono essere acquistati singolarmente o in forma di pacchetti.

Una delle principali innovazioni del nostro approccio è che la gestione di questi servizi è perfettamente integrata nella piattaforma online di Avrios. Ciò consente a tutte le flotte di accedere a queste risorse in modo semplice, efficiente e secondo le loro esigenze.
Inoltre, i clienti mantengono sempre il controllo della gestione dei sinistri. Lo storico dei sinistri è registrato in Avrios ed è pertanto trasparente e tracciabile.
Non da sottovalutare è anche il vantaggio dato dal fatto che Avrios è sempre neutrale. Ciò significa che Avrios opera nell‘interesse del cliente e non riceve commissioni. Neutralità significa anche che la piattaforma Avrios è progettata per elaborare e registrare in maniera esatta anche i dati relativi ai sinistri di tutti i fornitori esterni. Quindi è, per esempio, possibile gestire parte dei sinistri da soli o decidere di registrare i dati sui sinistri dai fornitori di leasing/noleggio. È da ricordare però che l‘utilizzo di fornitori esterni di servizi di gestione dei sinistri comporta lo svantaggio che queste compagnie inseriscono i dati manualmente e di conseguenza fatturano il lavoro.

Per concludere, come abbiamo visto, la gestione dei sinistri è relativamente complessa. La piattaforma di Avrios potrebbe dunque essere la soluzione giusta per voi.

Risparmiare con l’app di gestione

Vediamo le principali funzionalità e i vantaggi delle app di gestione delle flotte aziendali con autoveicoli e/o automezzi.

Si tratta di applicazioni mobile o web che, con pochissimi clic, consentono:

un monitoraggio capillare dei veicoli in tempo reale,
la comunicazione immediata tra fleet manager e driver,
una gestione sempre più efficiente ed efficace del parco auto.

Tra le funzionalità più interessanti, utili e richieste di queste app, ecco:

la comunicazione diretta e in tempo reale tra fleet manager e autisti, attraverso una chat riservata, fondamentale per risolvere nell’immediato qualsiasi difficoltà e dubbio, a colmare ogni necessità;
notifiche in tempo reale su scadenze e incombenze per fleet manager e driver;
una damage management (gestione dei sinistri) snella e rapida, per la quale sarà sufficiente al driver l’inserimento delle specifiche sui danni al fine di tenere immediatamente aggiornato il fleet manager, che potrà subito procedere con le pratiche necessarie e trovare, via via, le soluzioni migliori per la propria flotta, al fine di prevenire danni e sinistri e ottimizzare spese e costi;
la gestione multe intuitiva e veloce, che si articola sulla falsariga di quella dei sinistri;
la prenotazione dei veicoli in car pool. Se l’azienda possiede vetture in pool, infatti, grazie a queste app è possibile visionare quali auto siano disponibili e dove e disporne grazie all’apertura automatica delle portiere senza lo scambio fisico delle chiavi;
il monitoraggio del carburante (tipi di carburante; consumi; spese per il rifornimento; specifiche sulle carte; eventuali anomalie che fanno intuire in tempo reale, al fleet manager, i possibili problemi insorti e gli consentono di intervenire in maniera tempestiva per risolverli, senza che si facciano più seri, e così via);
il monitoraggio del chilometraggio (importante soprattutto per le vetture a noleggio o in leasing, così che il margine di chilometri ancora disponibili da contratto sia costantemente sotto controllo e non si ecceda, risparmiando, ma anche per i veicoli di proprietà dell’azienda);
la prenotazione del servizio di ricarica elettrica, per le aziende che offrono questo servizio tramite colonnine interne (con monitoraggio delle colonnine libere, dell’avanzamento della ricarica, e così via);
l’identificazione di parcheggi blu e la possibilità di pagamento tramite la stessa app;
la localizzazione di stazioni di lavaggio dell’auto e di altri servizi utili alla manutenzione straordinaria delle vetture;
caricamento diretto della patente di guida, per snellire il controllo da parte del fleet manager.