L'importance de la conformité en matière de gestion des flottes de véhicules est indéniable et de nombreux pays ont mis en place des réglementations strictes qui doivent être contrôlées et mises en place correctement. La prise en charge de la gestion de la conformité des flottes peut être une tâche longue et difficile, car le non-respect de toutes les obligations légales peut avoir de graves conséquences. Aujourd'hui, nous examinons les impacts des réglementations de conformité sur les différents départements d'une entreprise et vice versa.

L'impact de la conformité de la flotte sur les différents services de l'entreprise

Dirigeants et propriétaires d'entreprise

Selon la taille de l'entreprise, la direction peut être plus ou moins impliquée dans la prise de décisions relatives à la gestion de la flotte, à la résolution des problèmes de conformité et de réclamations d'assurance et à la formulation de suggestions pour améliorer les performances. Les opérations quotidiennes sont toutefois généralement effectuées par des gestionnaires de flotte dédiés, ou en tant que tâches secondaires par des assistants, des contrôleurs ou des représentants de la réception.

Les entreprises et leurs propriétaires ou gestionnaires respectifs sont directement concernés par le niveau de conformité d'une flotte, car ils peuvent se voir infliger une amende pour toute forme de non-conformité en tant que propriétaires officiels de la flotte. Cependant, en Autriche, par exemple, les gestionnaires peuvent déléguer la responsabilité au gestionnaire de flotte sur la base de § 9 VStG en tant que propriétaire de la flotte.

Gestion de flotte

Les gestionnaires de flotte ont la responsabilité de garantir la conformité des activités de flotte. Selon la loi, ils doivent s'assurer que les véhicules sont sûrs et en état de marche afin de pouvoir effectuer en toute sécurité les tâches qui leur sont confiées. En outre, ils sont également chargés de s'assurer que les permis de conduire sont régulièrement vérifiés, que les amendes sont payées et que les employés sont formés à la conduite en toute sécurité des véhicules.

Comme indiqué ci-dessus, les gestionnaires de flotte peuvent être tenus responsables, en tant que « propriétaires » d'une flotte, de toutes les amendes infligées, ce qui peut en faire une tâche fastidieuse. Outre les amendes, une éventuelle réclamation de la part de la compagnie d'assurance pourrait constituer un risque financier qui doit également être pris en compte. C'est pourquoi il est essentiel de réaliser des évaluations des risques et de mettre en place des processus de conformité qui donnent un aperçu détaillé des actions des véhicules.

Département des finances

Le service financier est impliqué dans la conformité en matière de risque d'assurance. Leur tâche consiste à surveiller et à couvrir tous les coûts de l'entreprise, ce qui peut ne pas être le cas lorsque les opérations ne sont pas conformes. Si une entreprise n'assure pas les contrôles des permis de conduire ou les réglementations de prévention des accidents, les assurances peuvent ne pas payer en cas d'accident ou de dommages au véhicule ou aux conducteurs. Cela montre que le service financier bénéficie également d'un processus de conformité bien défini qui garantit une politique de flotte rentable.

Employés

Enfin et surtout, les employés ont un impact direct sur la mise en conformité d'une entreprise. Comme ils utilisent activement des véhicules sur une base régulière, ils doivent s'assurer qu'ils respectent les règles de circulation et participer régulièrement aux contrôles du permis de conduire et/ou à la formation des conducteurs. Les entreprises devraient promouvoir une culture de sécurité auprès de tous les employés afin de s'assurer qu'ils comprennent l'importance des politiques de conformité et qu'ils les suivent de manière proactive. Des sessions de formation régulières sur les politiques et les meilleures pratiques au sein de l'entreprise peuvent être un excellent moyen de s'assurer que les employés restent conscients de leurs responsabilités.

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