La mise en conformité avec les réglementations d'un pays peut déjà représenter un défi pour les gestionnaires de flottes qui souhaitent garder une vue d'ensemble des politiques essentielles telles que les contrôles des permis de conduire, les réglementations en matière de prévention des accidents ou la gestion des amendes. Mais comment cela fonctionne-t-il lorsqu'il s'agit de flottes multipays, en particulier lorsque les règles et réglementations en vigueur diffèrent d'un pays à l'autre ?

Analyser les réglementations de conformité entre les pays

Pour respecter les exigences légales à différents niveaux liées à votre flotte, à vos véhicules et à vos conducteurs, il est tout d'abord important de connaître les différences requises par les autres pays en termes de conformité et les domaines dans lesquels vous pourriez avoir à mettre en œuvre des processus supplémentaires.

Réglementation en AllemagneLa réglementation allemande impose aux gestionnaires de flottes d'assumer la responsabilité des contrôles réguliers des permis de conduire, de la formation des conducteurs et des réglementations en matière de prévention des accidents (sur la base de »DGUV Schrift 70'). Ce dernier implique également les éléments suivants :

• Inspection des véhicules par un expert (communément appelée réglementation de prévention des accidents de la route)
• Inspection du véhicule par le personnel de conduite
• Instructions pour les conducteursn (familièrement connu sous le nom de réglementation sur la prévention des accidents de la route)

Si le responsable enfreint les règlements de l'association d'assurance responsabilité civile de l'employeur ou si les opérations ne sont pas conformes, il peut non seulement être menacé d'une amende, mais l'association d'assurance de l'employeur peut refuser de verser les prestations.

En Autriche, en revanche, différentes réglementations nationales s'appliquent en matière de contrôle des permis de conduire et rendent le processus plus difficile qu'en Allemagne, par exemple. Par exemple, sur la base de Article 37 (4) FSG, une amende minimale de 726€ est due pour la conduite d'un véhicule à moteur alors que le permis de conduire a été révoqué ou qu'une interdiction de conduire a été imposée. Le montant augmente en cas de récidive.

Outre l'amende, un éventuel recours intenté par la compagnie d'assurance en cas d'accident (conducteur sans permis de conduire) constitue un risque latent qu'il ne faut pas sous-estimer financièrement et les gestionnaires de flotte peuvent être tenus responsables lorsque les directeurs généraux leur délèguent la responsabilité sur la base de § 9 VStG.

En Suisse, la base juridique est similaire. Ici aussi, non seulement le conducteur est responsable lorsqu'il conduit des véhicules sans permis, mais également le gestionnaire de flotte si le véhicule est laissé à l'employé (article 100, paragraphe 2, SVG). En Suisse, la base légale du contrôle du permis de conduire est le Code de la route (SVG).

Mettez en œuvre de solides processus de conformité dès le début

La gestion de flottes d'un ou de plusieurs pays nécessite un système complet de processus de contrôle de la conformité. Ceci est non seulement essentiel en cas d'audit potentiel, mais également pour examiner et contrôler régulièrement la conformité et établir la bonne norme pour votre flotte. Ces processus incluent généralement la gestion de grandes quantités de données et de documentation, des programmes de contrôle et de formation, une analyse de l'état et des risques et des actions correctives.

Les gestionnaires de flotte sont chargés de mettre en œuvre des systèmes et des mécanismes de contrôle afin d'avoir une meilleure vue d'ensemble de leurs flottes et de gérer la conformité en conséquence. Cependant, de nombreuses flottes sont toujours gérées via des outils non basés sur le cloud (tels qu'Excel), qui sont plus obsolètes en cas d'erreurs de données. Ces flux de travail peuvent entraîner des aperçus et une gestion des données insuffisants et entraîner des conséquences pénales pour les gestionnaires de flotte.

Utilisez les logiciels de gestion de flotte pour soutenir vos efforts de conformité

Le suivi et la gestion des sujets de conformité peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier lorsque vous le faites manuellement sans solution basée sur le cloud. Les outils traditionnels tels qu'Excel peuvent être très populaires pour gérer les flottes de véhicules, mais ils sont automatiquement plus obsolètes en cas d'erreurs et prennent beaucoup de temps à gérer et à remplir.

À l'aide d'un logiciel de gestion de flotte, tel que Avrios, aide les responsables à mettre en place des processus de conformité, à automatiser les tâches quotidiennes et à stocker les données essentielles pour vos flottes en un seul endroit central, vous permet de gagner du temps, de minimiser les erreurs de données et de vous donner une meilleure vue d'ensemble des délais et des mesures à prendre pour garantir la conformité de votre flotte.

Restez flexible face au changement et créez de la valeur en matière de conformité

Les règles et réglementations sont toujours sujettes à modification dans les différents pays. En utilisant une solution numérique telle que le logiciel d'Avrios, vous pouvez créer des analyses de l'environnement, des risques et de l'état et vous donner une meilleure vue d'ensemble des exigences de votre flotte, ce qui vous permet de réagir plus rapidement aux changements en cours.

En outre, le maintien de la conformité avec les flottes multipays nécessite également la compréhension et les efforts de l'ensemble de l'entreprise. Le fait de créer un sentiment d'urgence auprès des employés pour qu'ils respectent les réglementations, telles que les contrôles réguliers du permis de conduire ou la formation des conducteurs, aide les gestionnaires de flotte à s'assurer que les exigences sont respectées à temps et que les flottes fonctionnent en ordre.

Comment Avrios peut vous aider à assurer la conformité de vos flottes

La gestion de la conformité n'a jamais été aussi simple. Avrios propose tous les outils pertinents dont vous aurez besoin pour rester en conformité au sein d'un pays ou avec des flottes multi-pays. De la formation des conducteurs à la gestion des amendes, le logiciel Avrios vous permet de gérer et d'auditer les données de plusieurs flottes en un seul endroit. Cela vous permet également de toujours rester au courant des différentes règles et réglementations des différents pays.

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