La mise à disposition de voitures de société dans une entreprise est considérée comme un avantage et une motivation pour les plus performants ou les employés d'un certain domaine d'activité, où une voiture de société est incontournable. Cependant, l'entreprise ne fournit pas son propre véhicule à tous les employés, raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont recours à la mise en commun de véhicules. Nous examinons comment intégrer et gérer avec succès les véhicules de votre parc de véhicules.

Que sont les véhicules de piscine

Les véhicules de pool sont des véhicules qui peuvent être utilisés par plusieurs employés de l'entreprise plutôt qu'un seul, et sont également appelés autopartage d'entreprise. La différence avec les voitures de société réside dans le fait que ces véhicules ne sont attribués à personne de façon permanente, mais que les employés ont un accès gratuit aux véhicules. Souvent, les entreprises fournissent un ou plusieurs véhicules par département (cela dépend notamment de la taille de l'entreprise), ce qui facilite la localisation et la répartition des coûts. L'intégration des véhicules dans la flotte permet au gestionnaire de flotte de gagner du temps et de l'argent, car il est possible de simplifier l'administration grâce à un logiciel numérique de réservation et d'allocation.

Comment gérer les véhicules du pool

La responsabilité de la gestion des véhicules d'un parc automobile devrait incomber au gestionnaire de la flotte. Cela comprend la réalisation de contrôles de permis de conduire et d'inspections de prévention des accidents, la gestion des dommages et l'inspection des véhicules, des analyses de risques et la formation des employés à la manipulation des véhicules du pool. En outre, le gestionnaire de flotte devrait également être disponible en tant que personne de contact pour les questions concernant les réservations des véhicules.

Le moyen le plus simple de résoudre ces tâches est d'utiliser logiciel de gestion de flotte numérique. Ici, les gestionnaires de flotte peuvent gérer à la fois des voitures de société ordinaires et des véhicules en pool, économisant ainsi du temps et de l'argent.

En tant que gestionnaire de flotte, vous devez également mettre en place un système de réservation au sein d'une entreprise capable de suivre avec précision la réservation et l'utilisation des véhicules du pool. Cela vous donne une marge de manœuvre et vous pouvez prendre des décisions, et vous pouvez voir s'il vaut la peine d'augmenter ou même de réduire le nombre de véhicules en pool dans votre flotte.

Coûts

Les coûts des véhicules du pool de la flotte résultent du nombre de kilomètres parcourus ainsi que d'un tarif journalier ou horaire qui doit être déterminé au préalable. Un journal de bord permet de déterminer les coûts, qui enregistre quand quel employé a conduit la voiture et pendant combien de temps. Ceci est particulièrement important en cas de dommage, afin que l'entreprise puisse suivre exactement ce qui s'est passé, à quel moment et avec quelle voiture.

Si vos employés sont également autorisés à utiliser les véhicules du pool à titre privé, vous êtes tenu de vous assurer que l'avantage monétaire est enregistré. Les avantages non pécuniaires sont des avantages sociaux qui doivent être imposés en tant que revenus. Par exemple, la méthode du 1 % peut être utilisée comme taux forfaitaire pour taxer l'usage privé. Cela indique qu'un pour cent du prix catalogue brut au moment de l'immatriculation initiale de la voiture est crédité à titre d'avantage monétaire. En outre, 0,03 % du prix catalogue brut par kilomètre parcouru est également calculé si le véhicule est utilisé sur le chemin du travail.

Reconnaître les économies de coûts

Outre le coût des véhicules mis en commun dans la flotte, il est également possible d'identifier des économies de coûts. Grâce à un logiciel de gestion de flotte transparent, vous pouvez voir exactement la demande des véhicules et, si nécessaire, réaliser des économies sur les voitures, par exemple pour les inspections UVV ou la maintenance.

Conformité

La responsabilité du propriétaire est une question importante dans le parc automobile, que celui-ci comprenne des voitures de société ou des véhicules de pool. Pour cette raison, le gestionnaire de flotte doit s'assurer que des contrôles réguliers des permis de conduire sont effectués pour les deux modèles de véhicules, que les conducteurs reçoivent des instructions régulières sur le thème des véhicules et de la sécurité, et que des inspections UVV sont effectuées sur les véhicules.

Le moyen le plus rapide et le plus simple de gérer les contrôles de permis de conduire et la responsabilité du propriétaire consiste à utiliser un outil de gestion de flotte numérique tel qu'Avrios. Intéressé ? Vérifiez ensuite Avrios disponible gratuitement pendant 30 jours !