Combien de gestionnaires de flotte utilisent-ils les services des fournisseurs de cartes carburant ? Que faut-il prendre en compte lors du choix d'un fournisseur ? Quels sont les avantages d'une carte carburant associée à un logiciel de gestion de flotte ?
Les coûts de carburant sont un sujet très fastidieux mais important pour de nombreux gestionnaires de flotte. Sans cartes de carburant, ils doivent collecter les reçus de carburant auprès des conducteurs, les vérifier, annuler les dépenses privées et l'entreprise doit ensuite rembourser les frais à l'employé. Il s'agit d'un processus très fastidieux et chronophage. Les reçus individuels nécessitent également beaucoup d'efforts manuels lorsqu'il s'agit d'analyser les coûts de carburant, le kilométrage et la consommation, d'une part au niveau des véhicules individuels, mais également au niveau de l'ensemble du parc.
Dans la vie quotidienne d'une flotte, les cartes de carburant fonctionnent comme une sorte de carte de crédit. Le chauffeur fait le plein dans une station-service du réseau et la facture va directement à l'entreprise. Les cartes carburant peuvent ainsi réduire les efforts bureaucratiques pour les gestionnaires de flotte et les entreprises. Ils offrent également plus de confort aux conducteurs lors du ravitaillement et offrent aux gestionnaires de flotte une plus grande transparence en matière de coûts de carburant, grâce à la facturation automatique et, selon le système de gestion de flotte, à l'intégration et à la création de rapports.
Les avantages des cartes carburant sont évidents :
- Réduction des coûts de carburant grâce à des remises sur le réseau (souvent sur le prix fixe quotidien)
- Un ravitaillement plus facile et donc des conducteurs plus satisfaits
- Ravitaillement sans espèces
- Paiement des péages et des dépenses et, dans certains cas, des réparations mineures et des montants pour les ateliers
- Blocage des dépenses privées
- Enregistrement des kilométrages à la caisse
- Réduction de la charge administrative pour l'entreprise (par exemple en raison de l'absence de remboursement des dépenses)
- Les cartes carburant et le remboursement des frais de carburant en tant qu'instrument supplémentaire de motivation des employés
- Manipulation simple pour le ravitaillement des véhicules du pool avec une carte carburant déposée dans le véhicule
- Rapports actuels sur les coûts de carburant au moyen de relevés et de rapports que le gestionnaire de flotte reçoit du fournisseur de la carte carburant
Il existe des cartes de carburant de sociétés pétrolières renommées, appelées cartes de carburant monomarques (par exemple Aral, Avia, Esso, OMV, Shell, Total). D'autre part, plusieurs stations-service différentes desservent les fournisseurs multimarques, ce qui peut accroître la couverture géographique et la densité du réseau de stations-service (par exemple DKV, UTA).
Outre la dispersion et la densité, le choix d'un fournisseur monomarque ou multimarque peut également faire une différence en termes de prix. En sélectionnant habilement la meilleure station-service du réseau, vous pouvez réaliser des économies ciblées lors du remplissage. En général, il existe des stations-service bon marché partout.
Quel est le prix fixe quotidien ?
Une carte carburant en Allemagne fonctionne selon le modèle tarifaire suivant : un prix de base mensuel est payé pour la carte carburant et le fournisseur accorde une réduction sur le prix du carburant ou le prix fixe quotidien pour la quantité de carburant remplie.
Des prestataires tels qu'Aral, par exemple, ne facturent pas à leurs clients professionnels la réduction accordée sur le prix que le conducteur voit à la pompe à essence. Au lieu de cela, la réduction est calculée sur le prix fixe quotidien correspondant. Il s'agit du prix fixe sur 24 heures qui s'applique dans toutes les stations-service du fournisseur concerné, c'est-à-dire quelle que soit l'heure de la journée et que le ravitaillement ait lieu à la station-service de l'autoroute ou dans une petite ville. Le prix fixe quotidien peut donc parfois être supérieur au prix affiché à la pompe à essence.
Conseil pratique : évitez les pièges des coûts liés aux prix fixes quotidiens : vérifiez si votre carte carburant est liée au prix fixe quotidien et s'il existe également des stations-service sans prix fixe quotidien disponibles dans votre réseau de cartes carburant.
Alors, comment réussir à sélectionner le fournisseur qui me convient ?
- Est-ce que j'utilise déjà des cartes carburant et est-ce que je suis toujours à la recherche d'une meilleure solution ?
- Ai-je déjà de l'expérience avec un ou plusieurs prestataires ?
- De quelle couverture géographique mes conducteurs ont-ils besoin ? Mes chauffeurs voyagent-ils au niveau régional, national ou même international ?
- Est-ce que je souhaite travailler avec un ou plusieurs prestataires pour couvrir l'ensemble de la zone géographique ?
- Qu'en est-il des coûts ?
- Quelles sont mes exigences en matière d'intégration technique, par exemple un logiciel de gestion de flotte ?
Conseil pratique : vous pouvez également choisir et obtenir des cartes de carburant en dehors de la société de leasing, vous n'êtes pas lié à votre fournisseur de leasing !
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de flotte tel qu'Avrios avec l'intégration de cartes carburant ?
Comme indiqué précédemment, une étape vers la numérisation de la gestion de flotte a déjà été franchie lors de la collaboration avec les fournisseurs de cartes carburant : vers la comptabilité actuelle du fournisseur de cartes carburant et élimination des reçus individuels et de beaucoup de papier. Pour aller encore plus loin, de nombreux gestionnaires de flotte utilisent désormais des logiciels tels qu'Avrios pour rendre transparents d'autres blocs de coûts et données de la flotte en plus des coûts de carburant, leur permettant ainsi d'agir.
Chaque véhicule est stocké dans Avrios, y compris toutes les données du contrat, y compris toutes les informations pertinentes telles que les conditions de location, et peut désormais être consulté et contrôlé en ce qui concerne tous les coûts. Tous les frais de carburant peuvent être consultés en quelques clics, ainsi que tous les autres coûts de financement, de réparations, etc.
Dans Avrios, tous les fournisseurs de cartes carburant courants sont intégrés et les relevés, le kilométrage et les coûts de carburant respectifs sont automatiquement envoyés au système, traités et directement affectés au véhicule concerné.
Grâce à la connexion, le kilométrage est également continuellement mis à jour et complété, sans intervention manuelle du gestionnaire de flotte. Le conducteur saisit le kilométrage à la caisse lors du remplissage du réservoir, celui-ci est transmis à Avrios par le fournisseur de la carte carburant et Avrios fournit des prévisions actualisées quotidiennement du kilométrage de location pour chaque véhicule, ce qui permet d'éviter des coûts supplémentaires dus au kilométrage supplémentaire ou réduit à la fin du contrat.
Avrios intègre toutes les cartes carburant courantes dans un seul système
- Toutes les données du véhicule sont disponibles en un seul endroit, sans saisie manuelle
- Les coûts de carburant peuvent être visualisés jusqu'au niveau du véhicule
- Au niveau du véhicule, la consommation de carburant et le kilométrage réels peuvent toujours être facilement surveillés à l'aide des données stockées sur les véhicules et les contrats, simplement et sans effort supplémentaire de la part du gestionnaire de flotte
Cela signifie que le gestionnaire de flotte garde toujours le contrôle et peut prendre des contre-mesures si nécessaire.
Utilisez-vous déjà des cartes carburant ? Sont-ils intégrés à votre solution de gestion de flotte existante ? Nous vous proposons une carte carburant Avrios via l'Avrios Marketplace en coopération avec UTA. Elle est entièrement intégrée et assortie de conditions intéressantes. Plus d'informations ici
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